Trinny London do perfekcji opanowuje pozyskiwanie nowych klientów dzięki Asanie

Luksusowa gama łatwego, nowoczesnego, „uniwersalnego” makijażu Trinny London znalazła się w kosmetyczkach na całym świecie – w ciągu zaledwie czterech lat firma rozrosła się do ponad 170 pracowników. Jednak ten niesamowity sukces wzbudził obawy dotyczące tego, jak utrzymać taki poziom wzrostu w dłuższej perspektywie dzięki pozyskiwaniu nowych klientów.

W branżach konsumenckich media społecznościowe mają kluczowe znaczenie dla budowania społeczności osób, które czują się związane z marką – i Trinny London nie jest tu wyjątkiem. Aby tworzyć angażujące treści, które przyciągną nowych klientów, Trinny London musi prowadzić działalność opartą na współpracy międzyfunkcyjnej. Podobnie jak wiele startupów, początkowo używała ona podstawowych narzędzi do zarządzania projektami i kampaniami. „Mieliśmy ogromny arkusz kalkulacyjny, w którym próbowaliśmy skatalogować wszystkie treści i połączyć je między zespołami” – mówi Shannon O’Hara, producent. „Arkusze kalkulacyjne dawały nam ogólny obraz, ale ich aktualizowanie wymagało mnóstwa pracy ręcznej”. Musiał być lepszy sposób.

Według raportu Indeks anatomii pracy jednostki mogą zaoszczędzić sześć godzin i pięć minut tygodniowo dzięki samym tylko ulepszonym procesom. Firma Trinny London zdecydowała się na wdrożenie nowego narzędzia w stylu Kanban i od razu zauważyła, że łatwiej jest przeglądać zadania, śledzić postępy i identyfikować zależności funkcjonalne. Stworzyło to jednak nowy problem: nadmierną komunikację. „Skrzynki odbiorcze pracowników były zalewane powiadomieniami” – wyjaśnia Shannon.

Firma Trinny London zdecydowała się przyjrzeć bliżej innym narzędziom do zarządzania pracą, zdając sobie sprawę, że potrzebuje czegoś z silną automatyzacją, co ma wszystkie potrzebne funkcje od razu po wdrożeniu. „Potrzebowaliśmy bardziej wyrafinowanego systemu – czegoś, co działałoby jak arkusz kalkulacyjny, ale z widokiem w czasie rzeczywistym i automatycznymi powiadomieniami, bez przytłaczania ludzi” – mówi Shannon.

Asana spełniała wszystkie wymagania

Zespoły Asany i Trinny London rozpoczęły wdrażanie od jednego przypadku użycia: pomocy przy wprowadzaniu produktów na rynek. Jemima Childs, koordynatorka produkcji wideo, powiedziała: „Asana sprawiła, że proces stał się bardzo przejrzysty. Wydawało się, że wszyscy wiedzą, na czym stoją i co muszą zrobić”. Shannon dodała: „Jeśli nie mam laptopa pod ręką, mogę śledzić powiadomienia dzięki integracji ze Slack. Wszystko jest w jednym miejscu, więc nie muszę sprawdzać e-maili, gdy wracam do pracy”.

Udowodnienie możliwości Asany na małą skalę uprościło wdrożenie. Jednak zadowolenie zespołu nie wynikało tylko z tego, jak Asana usprawniła zarządzanie pracą – dotyczyło to również wszystkich drobnych szczegółów. „Podoba mi się sposób, w jaki można okazać współpracownikom uznanie za pomocą emotikonów. To bardzo motywuje i ma ogromne znaczenie” – mówi Jemima.

Odpowiednie fundamenty

„Kiedy korzystaliśmy z naszego początkowego arkusza kalkulacyjnego i narzędzia w stylu Kanban, nieustannie musieliśmy prosić ludzi o aktualizacje. To raczej podwoiło niż zmniejszyło o połowę obciążenie pracą” – mówi Jemima. Jednak przejrzystość, jaką zapewnia Asana w zakresie tworzenia briefów do nowych reklam, organizowania ich i rejestrowania informacji zwrotnych, umożliwiła Trinny London usprawnienie pracy swoich pracowników. Jak pokazuje raport Indeks anatomii pracy, ponad jedna czwarta pracowników chciałaby, aby ich pracodawcy dokonali tej inwestycji, aby wspierać lepszą współpracę. „Moja ulubiona funkcja to możliwość dodania jednego zadania do wielu tablic. Dzięki temu możemy komunikować się w ramach jednego zadania, które jest widoczne wszędzie. To dla nas przełom” – mówi Shannon.

Trinny London korzysta z Asany, aby poprawić wydajność wydatków na reklamy. Jak wyjaśniła Demi Mistry, koordynatorka ds. płatnych kampanii społecznościowych: „Wcześniej bardzo trudno było dowiedzieć się, gdzie coś się znajduje, i dopasować odpowiednie obrazy do odpowiedniego tekstu. Asana daje mi pełny wgląd w cel każdej reklamy, jej opis, powiązane linki i zasoby, a także postęp prac i kolejne kroki. Asana pomaga nam szybciej przesyłać treści do menedżera reklam na Facebooku i testować je. Kiedy wiemy, co działa, możemy przygotować więcej materiałów i poprawić zwrot ze sprzedaży”.

Bezbłędna realizacja

Asana umożliwia również Trinny London koordynację zespołów międzyfunkcyjnych, które zajmują się pozyskiwaniem nowych klientów w miarę rozwoju firmy.

Scentralizowane, udostępnione tablice zapewniają pojedynczy widok wszystkich zadań, z czytelnymi aktualizacjami statusu i współpracownikami włączanymi do projektu w razie potrzeby. „Ponieważ współpracujemy ze wszystkimi zespołami marketingowymi, Asana świetnie nadaje się do zarządzania wszystkimi zadaniami. Mamy cztery tablice przeznaczone wyłącznie do sesji zdjęciowych: jedną do organizowania sesji, drugą do retuszu, trzecią do redakcji i czwartą do dodatkowego projektowania” – mówi Penny Bavister, koordynatorka ds. projektowania. „Aby utrzymać nas na właściwych torach, ustawiłam regułę, która sprawia, że gdy zadanie zostanie oznaczone jako ukończone, automatycznie przenosi się do następnej tablicy. Jeśli czegoś brakuje, inna reguła obniża jego status i przesyła je z powrotem do poprzedniej tablicy w celu wykonania dalszych prac”.

Shannon dodała: „Asana pomogła nam zautomatyzować proces zatwierdzania opinii, co zdecydowanie przyspieszyło pracę i sprawiło, że wszystko jest bardziej przejrzyste”.

Ponadto raport Indeks anatomii pracy wykazał, że większość pracowników jest w stanie poświęcić tylko 14% swojego czasu na strategię przyszłościową, a Trinny London uważa, że Asana dała jej ogromną szansę. „Moja poprzednia rola teraz działa sama” – wyjaśnia Shannon. „Asana dała mi więcej czasu na pracę nad planowaniem na wyższym poziomie i przygotowaniem się do przyszłych premier i projektów”.

Widoczne wyniki

Podstawowym wskaźnikiem KPI zespołu ds. produkcji wideo było zwiększenie czasu oglądania o jedną minutę wszystkich treści wideo na stronie internetowej i w YouTube. Zachęca to więcej widzów do „polubienia i subskrybowania”, co ostatecznie zwiększa przychody. „Aby uzyskać nowe briefy wideo, prosimy zespół redakcyjny o wypełnienie formularza w Asanie, co powoduje utworzenie zadania na tablicy produkcji wideo. Dzięki temu mam wizualną listę zleceń, co ułatwia mi ocenę obciążenia pracą i stanu różnych zasobów przed przypisaniem briefu do zespołu projektowego lub copy teamu” – wyjaśnia Jemima.

Wcześniej wnioski przychodzące były zarządzane za pomocą poczty elektronicznej, a ich liczba oznaczała, że często pomijano działania lub dochodziło do nieporozumień – jednego z głównych skutków wypalenia zawodowego według raportu Indeks anatomii pracy. Obecnie 99% komunikacji wewnętrznej odbywa się za pośrednictwem Asany. Ponadto pracownicy czują się odpowiedzialni za przydzielone im zadania, mają dostęp do potrzebnych informacji i wiedzą, że mogą wpłynąć na wynik swojej pracy, co motywuje ich do wzięcia na siebie odpowiedzialności. Jak dodała Jemima: „Asana pomogła nam lepiej zarządzać obciążeniem pracą”.

Gotowi na sukces

Dzięki wdrożeniu Asany do codziennej pracy, Trinny London ma teraz odpowiednią platformę do skalowania i dywersyfikacji, dzięki której może sprostać wymaganiom przyszłych klientów. „W ciągu najbliższego roku skupimy się na zwiększeniu naszej obecności na rozwijających się rynkach, w tym w USA, Niemczech i Kanadzie” – mówi Demi. „Asana będzie bardzo pomocna w organizowaniu wprowadzania produktów na nowe rynki, a także w utrzymaniu dotychczasowego sposobu prowadzenia działalności”.

Trinny London jest teraz pewna swojej zdolności do pozyskiwania nowych klientów w perspektywie długoterminowej, ponieważ Asana zapewnia zespołowi platformę, której potrzebuje do zarządzania i bezbłędnego wykonywania pracy.