Firma ma dziś ponad 1 milion zarejestrowanych użytkowników, 82 miliony USD pozyskanych od inwestorów i zatrudnia ponad 100 pracowników, ale kiedy Badrul zaczynał tam pracować, wyglądała zupełnie inaczej. Zespół był niewielki, a Figma nie była jeszcze spółką giełdową. W tamtym czasie używali platformy JIRA do zarządzania rozwojem produktu, ale to rozwiązanie było zbyt skomplikowane dla ich przepływów pracy i generowało dodatkowe nakłady związane z zarządzaniem w miarę rozwoju zespołu i produktu. Zespoły potrzebowały platformy prostej w obsłudze, możliwej do skalowania, która pomogłaby im przetrwać wprowadzenie produktu na rynek i późniejszy okres.

Moja rola jako menedżera projektu wymaga wielu dostosowań, komunikacji i łączenia ze sobą pracy grup ludzi, aby dać im to, czego potrzebują od siebie nawzajem do wspólnego sukcesu. Potrzebowaliśmy prostego narzędzia, które mogłoby rozwijać się razem z nami przez jakiś czas.

Poszukiwanie prostego sposobu na zarządzanie zadaniami programistów

Badrul chciał znaleźć elastyczne i proste narzędzie do zarządzania listą zadań zespołów produktowego i inżynieryjnego. Ale szersza perspektywa była równie istotna. Musiał łączyć pracę zespołów międzyfunkcyjnych w całej firmie podczas dużych premier, gdy potrzebne było pełne zaangażowanie wszystkich pracowników. Takie rozwiązanie zapewniłoby przejrzystość organizacyjną i większe poczucie odpowiedzialności dzięki jasnym planom, obowiązkom i terminom.

Testowanie i wdrażanie Asany

Badrul najpierw przetestował Asanę tylko na jednym zespole, aby upewnić się, że jest ona łatwiejsza w użyciu niż ich dotychczasowy system. Następnie przeniósł pracę całego zespołu produktowego i inżynieryjnego z JIRA do Asany. Udostępnił przy tym zespołom krótkie szkolenia i dokumentację, aby mogły zapoznać się z narzędziem. Dzięki elastyczności Asany, różne zespoły mogą z niej korzystać w sposób, który najlepiej odpowiada ich konkretnym potrzebom i przepływom pracy.

Asana to mechanizm naszego działania: pomaga nam tworzyć, budować, testować i aktualizować dokumenty. Jednym z najprzyjemniejszych elementów jest to, że przepływ pracy jednego zespołu nie musi być zgodny z procesami innego.

Budowanie zaufania poprzez przejrzystość

Asana zapewnia widoczność wszystkich produktów i prac programistycznych. Kiedy Figma opracowuje nową funkcję, tworzy dokument specyfikacji produktu, a gdy tylko zespół uzgodni jego treść, z dokumentu tworzony jest projekt w Asanie. Aby przyspieszyć ten proces, firma korzysta z szablonu projektu, który zawiera typowe kroki i kamienie milowe dla zaangażowanego menedżera produktu, designera i programistów.

Tablica projektu staje się nowym źródłem informacji. Dzięki zadaniom i osiom czasu wszyscy pracują zgodnie z planem i odpowiadają za swoje działania, ponieważ każdy widzi, kto nad czym pracuje. W przypadku większych premier, zespoły międzyfunkcyjne również zarządzają zadaniami i terminami w Asanie, a także dodają pliki, aby utrwalić strategię i inne szczegóły.

Asana przyczynia się do budowy zaufania wewnątrz zespołów i pomiędzy nimi. Wiemy, kto i na kiedy musi wykonać każde zadanie, więc czujemy się odpowiedzialni. Takie zaufanie jest niezbędne, aby zespół mógł odnieść sukces.

W miarę postępu prac w Asanie powstaje szczegółowy zapis działań i dyskusji, który stanowi historyczną bazę wiedzy dla organizacji i każdego, kto musi się zorientować, dlaczego podjęto daną decyzję. To przyspiesza wdrażanie nowych pracowników, pomaga w przejmowaniu nowych ról przez członków zespołu, a nawet skraca spotkania.

Zespoły produktowe i programistyczne skróciły czas zebrań roboczych o 50%, co pozwoliło zaoszczędzić godzinę lub dwie w skali tygodnia. Nie muszą już informować się na bieżąco o tym, nad czym pracują – wszystko jest w Asanie. Zamiast tego całe spotkanie upływa na wspólnym rozwiązywaniu trudnych problemów.

Wdrażanie nowych pracowników to pestka. Osoby przechodzące z zespołu do zespołu nie stanowią żadnego problemu. A ponieważ komunikacja jest scentralizowana, oszczędzamy mnóstwo czasu.

Następna granica: dostarczanie potężnych narzędzi do projektowania osobom, które nie są projektantami

Co czeka Figmę w przyszłości? Będą realizować swoją wizję, aby udostępniać projekty i możliwość projektowania jeszcze większej liczbie osób, które niekoniecznie są profesjonalnymi projektantami, i pomagać im w uwalnianiu swojej kreatywności. Wszystkimi produktami, funkcjami i zasobami, które to umożliwią, będą zarządzać w Asanie. Gdy Figma zdobędzie nowe rynki, czeka ją nowa fala wzrostu, ale Asana będzie się rozwijać wraz z nią.