Wervingspijplijnsjabloon van de stad Providence

Het werven van groot talent is moeilijk, vooral wanneer je wervingsproces veel kandidaten, belanghebbenden en stappen omvat. Wanneer je zoveel investeert om nieuwe werknemers te vinden, loont het om een gestroomlijnd wervingsproces te hebben. Zo kan je team minder tijd spenderen aan het zoeken naar informatie en meer tijd aan het werven van de beste mensen voor de baan.

Daarom werkten wij samen met de stad Providence om een aangepast wervingspijplijnsjabloon te maken. Bekijk hoe deze baanbrekende stad Asana gebruikt om sollicitanten op te volgen, van het screenen van cv's tot het onboarden - en gebruik hun sjabloon om je team te helpen de samenwerking te vereenvoudigen en een vlotte ervaring voor de sollicitanten te verzekeren.

Waarom het wervingspijplijnsjabloon van de stad Providence gebruiken?

Een wervingspijplijnsjabloon is een raamwerk dat je helpt bij het organiseren van je rekruterings- en wervingsproces. Het biedt een systeem om samen te werken met belanghebbenden en sollicitanten te volgen bij elke stap in de pijplijn - van je initiële vacature tot de onboarding van je nieuwe werknemer. 

Cross-functional workflows stroomlijnen

Aanwerving is een cross-functional proces - vaak omvat het rekruteerders, HR, aanwervingsmanagers en een sollicitatiegesprekspanel. Omdat verschillende belanghebbenden op de hoogte gehouden moeten worden over verschillende onderdelen van het proces, kan het moeilijk zijn om al deze bewegende deeltjes te coördineren. Het wervingspijplijnsjabloon van de stad Providence lost dit probleem voor je op door je team een gestructureerde workflow te bieden die ze kunnen volgen. Het specifieert hoe cross-functionele belanghebbenden samen moeten werken en wie wanneer op de hoogte gehouden moet worden.

Een vlotte ervaring voor de sollicitanten verzekeren

Terwijl jij sollicitanten interviewt, evalueren zij jou net zo goed. Dit wervingspijplijnsjabloon helpt je team elke stap van het wervingsproces af te vinken, zodat ze geen stappen vergeten en sollicitanten een vlotte ervaring hebben. Initieel bereik? Check. Follow-up-e-mail? Check. Voorbereidende telefonische screening? Zeker weten. 

Sollicitanten bijhouden én samenwerken met belanghebbenden, allemaal in één plaats

Het wervingspijplijnsjabloon van de stad Providence biedt een totaaloverzicht van elke sollicitant, inclusief in welke fase van het aanwervingsproces deze zich bevindt. Met dit algemeen inzicht kan je team resourcing plannen, evalueren of er meerdere nieuwe werknemers nodig zijn voor een bepaalde positie en verzekeren dat elke gekwalificeerde sollicitant voortbeweegt in de wervingspijplijn. 

Naast het opvolgen van sollicitanten, helpt dit sjabloon je ook in je samenwerking met belanghebbenden doorheen het proces. Wijs taken toe, stel vervaldatums in, vraag goedkeuringen aan en voeg reacties toe - allemaal in één en hetzelfde registratiesysteem. Dit betekent dat je team geen tijd hoeft te verspillen aan het zoeken naar informatie, schakelen tussen tools of het najagen van statusupdates. Iedereen heeft steeds volledige zichtbaarheid over de wervingspijplijn. 

Wij houden elke stap van het wervingsproces bij in Asana om ervoor te zorgen dat we op één lijn zitten terwijl kandidaten door elke fase gaan - van het beoordelen van cv's tot het doen van een aanbod. Dit zorgt ervoor dat we een geweldige kandidaatervaring bieden en functies sneller invullen.”

Dit wervingspijplijnsjabloon gebruiken

Het wervingsproces is voor iedereen verschillend. Dit sjabloon biedt een raamwerk waarmee je je eigen wervingsworkflow kunt maken én aanpassen. Hier volgen een aantal dingen om rekening mee te houden wanneer je je sjabloon opmaakt:

• Identificeer in een oogopslag de informatie die je team nodig heeft om kandidaten bij te houden. Moet je bijvoorbeeld de status van de kandidaat zien, de functietitel, de referenties of de wervingsmanager die verantwoordelijk is voor de rol? In Asana kun je kleurgecodeerde, aanpasbare labels maken voor elke categorie van informatie die je wilt bijhouden. 

• Maak een lijst van de stappen die nodig zijn voor het inhuren bij jouw bedrijf. Je moet mogelijk bijvoorbeeld goedkeuring verzekeren van de afdeling, open vacatures posten, cv 's evalueren, telefonische screenings houden, en zo meer. Elke stap in je wervingsproces kan een andere sectie zijn in je sjabloon - zo kun je visueel bijhouden wanneer rollen en sollicitanten zich van de ene naar de andere stap bewegen.

• Bepaal welke belanghebbenden wanneer op de hoogte gehouden moeten worden. Denk na over je wervingsworkflow. Stel automatiseringen in om naadloos de juiste belanghebbenden op het juiste moment op de hoogte te houden, terwijl vacatures en sollicitanten zich van de ene naar de andere stap bewegen. Stuur bijvoorbeeld automatisch een bericht naar de wervingsmanager wanneer hun rol werd goedgekeurd, of wijs voorbereidingstaken toe aan interviewers vóór een sollicitant toekomt. 

• Consolideer richtlijnen voor wervingsmanagers, rekruteerders en interviewers. Welke informatie moeten belanghebbenden weten en tot welke informatie moeten ze toegang hebben doorheen het wervingsproces? Voeg deze informatie toe aan taken in je sjabloon. Voeg bijvoorbeeld de vereisten voor de functiebeschrijving toe, richtlijnen voor het sollicitatiegesprek, evaluatierubrieken voor de sollicitanten, en meer.

Geïntegreerde functies

• Bordweergave. Bordweergave is een weergave in Kanbanbord-stijl die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan tijdrovend werk en meer tijd besteedt aan de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana functioneren op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, Regels geeft je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Workflow Builder. Visualiseer de workflow van je team en vereenvoudig de samenwerking tussen teams met Workflow Builder. Workflow Builder is een aanwijzen-en-klikken-tool zonder programmeren, waarmee je krachtige geautomatiseerde workflows kunt visualiseren en bouwen. Creëer gemakkelijk effectieve processen die teams op alle niveaus en in alle pijlers van je organisatie met elkaar verbinden. Bovendien kun je taken stroomlijnen en je teamgenoten op één lijn houden door je favoriete bedrijfs-apps, zoals Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom enz., in je workflows te integreren.

Aanbevolen apps

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen bij het houden van doelgerichte vergaderingen. Met de Zoom + Asana-integratie kun je eenvoudig vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren die tot uitvoerbare taken leiden, én heb je toegang tot de informatie zodra het videogesprek is beëindigd. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's inzicht en context bieden over wat er zal worden besproken. Tijdens de vergadering kunnen teamleden binnen Zoom snel taken maken, zodat er geen details en actiepunten verloren gaan. En zodra de vergadering voorbij is, stuurt de Zoom + Asana-integratie transcripten en opnames van de vergadering naar Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden indien nodig de vergadering kunnen bekijken.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk elk My Drive-bestand bijvoegen.

• Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken. 

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in traceerbare taken en reacties in Asana. Ga van korte vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack. 

Veelgestelde vragen