Wervingspijplijnsjabloon van de stad Providence

Template created by the City of Providence

Logo van de stad Providence

De stad Providence in Rhode Island gebruikt Asana om sollicitanten op te volgen wanneer ze door het aanwervingsproces gaan. Gebruik hun sjabloon om je team te helpen de juiste stappen te voltooien op het juiste moment - van de initiële vacatures tot de onboarding van werknemers.

Sjabloon gebruiken

INTEGRATED FEATURES

board iconBordenfield-add iconAangepaste veldenautomation iconAutomatiseringworkflow iconWorkflow builder

Recommended apps

Zoom-pictogram
Zoom
Google Workspace-logo
Google Workspace
Gmail-pictogram
Gmail
Slack-logo
Slack

Delen
facebooktwitterlinkedin

Geweldig talent aanwerven is moeilijk, vooral wanneer je aanwervingsproces bestaat uit vele sollicitanten, belanghebbenden en stappen. Wanneer je zoveel investeert in het vinden van nieuwe werknemers, heb je baat bij een gestroomlijnd aanwervingsproces. Zo spendeert je team minder tijd aan het zoeken naar informatie en meer tijd aan het vinden van de beste mensen voor de job.

Daarom werkten wij samen met de stad Providence om een aangepast wervingspijplijnsjabloon te maken. Bekijk hoe deze baanbrekende stad Asana gebruikt om sollicitanten op te volgen, van het screenen van cv's tot het onboarden - en gebruik hun sjabloon om je team te helpen de samenwerking te vereenvoudigen en een vlotte ervaring voor de sollicitanten te verzekeren.

Schermafbeelding wervingspijplijn van de stad Providence

Waarom het wervingspijplijnsjabloon van de stad Providence gebruiken?

Een wervingspijplijnsjabloon is een raamwerk dat je helpt bij het organiseren van je wervings- en aanwervingsproces. Het biedt een systeem om samen te werken met belanghebbenden en sollicitanten te volgen bij elke stap in de pijplijn - van je initiële vacature tot de onboarding van je nieuwe werknemer.

Cross-functional workflows stroomlijnen

Aanwerving is een cross-functional proces - vaak omvat het rekruteerders, HR, aanwervingsmanagers en een sollicitatiegesprekspanel. Omdat verschillende belanghebbenden op de hoogte gehouden moeten worden over verschillende onderdelen van het proces, kan het moeilijk zijn om al deze bewegende deeltjes te coördineren. Het wervingspijplijnsjabloon van de stad Providence lost dit probleem voor je op door je team een gestructureerde workflow te bieden die ze kunnen volgen. Het specifieert hoe cross-functional belanghebbenden samen moeten werken en wie wanneer op de hoogte gehouden moet worden.

Een vlotte ervaring voor de sollicitanten verzekeren

Terwijl jij sollicitanten interviewt, evalueren zij jou net zo goed. Dit wervingspijplijnsjabloon helpt je team elke stap van het wervingsproces af te vinken, zodat ze geen stappen vergeten en sollicitanten een vlotte ervaring hebben. Initieel bereik? Check. Opvolgingse-mail? Check. Voorbereidende telefonische screening? Absoluut.

Sollicitanten opvolgen en samenwerken met belanghebbenden - in één plaats

Het wervingspijplijnsjabloon van de stad Providence biedt een totaaloverzicht van elke sollicitant, inclusief in welke fase van het aanwervingsproces deze zich bevindt. Met dit algemeen inzicht kan je team resourcing plannen, evalueren of er meerdere nieuwe werknemers nodig zijn voor een bepaalde positie en verzekeren dat elke gekwalificeerde sollicitant voortbeweegt in de wervingspijplijn.

Naast het opvolgen van sollicitanten, helpt dit sjabloon ook samen te werken met belanghebbenden doorheen het proces. Wijs taken toe, stel vervaldatums in, vraag goedkeuringen aan en voeg reacties toe - allemaal in één en hetzelfde registratiesysteem. Dit betekent dat je team geen tijd hoeft te verspillen aan het zoeken naar informatie, schakelen tussen tools of het najagen van statusupdates. Iedereen heeft steeds volledige zichtbaarheid over de aanwervingspijplijn.

quotation mark
Wij houden elke stap van het aanwervingsproces bij in Asana om te verzekeren dat we op elkaar afgestemd zijn terwijl sollicitanten zich doorheen elke fase bewegen - van het evalueren van cv's tot een het doen van een aanbod.”
Ashley Fioravanti, Human Resources Manager

Dit wervingspijplijnsjabloon gebruiken

Het wervingsproces is voor iedereen verschillend. Dit sjabloon biedt een raamwerk waarmee je je eigen aanwervingsworkflow kunt maken én aanpassen. Hier volgen een aantal dingen om rekening mee te houden wanneer je je sjabloon opmaakt:

  • Bepaal welke informatie je team in een oogopslag moet kunnen zien om sollicitanten te kunnen opvolgen. Moet je bijvoorbeeld de status van de sollicitant kunnen zien, of de functietitel, de referenties of de aanwervingsmanager die verantwoordelijk is voor de rol? In Asana kun je aangepaste labels met kleurcodes maken voor elke categorie van informatie die je wilt bijhouden.

  • Maak een lijst van de vereiste stappen voor aanwerving bij je bedrijf. Je moet mogelijk bijvoorbeeld goedkeuring verzekeren van de afdeling, open vacatures posten, cv's evalueren, telefonische screenings houden, en zo meer. Elke stap in je wervingsproces kan een andere sectie zijn in je sjabloon - zo kun je visueel bijhouden wanneer rollen en sollicitanten zich van de ene naar de andere stap bewegen.

  • Bepaal welke belanghebbenden op de hoogte gehouden moeten worden en wanneer. Ga doorheen je wervingsworkflow. Stel automatiseringen in om naadloos de juiste belanghebbenden op het juiste moment op de hoogte te houden, terwijl vacatures en sollicitanten zich van de ene naar de andere stap bewegen. Stuur bijvoorbeeld automatisch een bericht naar de aanwervingsmanager wanneer hun rol werd goedgekeurd, of wijs voorbereidingstaken toe aan interviewers vóór een sollicitant toekomt.

  • Consolideer richtlijnen voor aanwervingsmanagers, rekruteerders en interviewers. Welke informatie moeten belanghebbenden weten en tot welke informatie moeten ze toegang hebben doorheen het aanwervingsproces? Voeg deze informatie toe aan taken in je sjabloon. Voeg bijvoorbeeld de vereisten voor de functiebeschrijving toe, richtlijnen voor het sollicitatiegesprek, evaluatierubrieken voor de sollicitanten, en meer.

Geïntegreerde functies

  • Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

  • Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

  • Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan gedoe en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

  • Workflow Builder. Visualiseer de workflow van je team en vereenvoudig de samenwerking tussen teams met Workflow Builder. Workflow Builder is een aanwijzen-en-klikken-tool zonder programmeren, waarmee je krachtige geautomatiseerde workflows kunt visualiseren en bouwen. Creëer gemakkelijk effectieve processen die teams op alle niveaus en in alle pijlers van je organisatie met elkaar verbinden. Bovendien kun je taken stroomlijnen en je teamgenoten op één lijn houden door je favoriete bedrijfsapps, zoals Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom en meer, in je workflows te integreren.

Aanbevolen apps

  • Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. Met de Zoom + Asana-integratie kun je makkelijk vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren waarop actie kan worden ondernomen, en informatie na de vergadering terugvinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

  • Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

  • Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken.

  • Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de voordelen van een digitaal wervingspijplijnsjabloon?

Statische Excel-sjablonen verouderen snel en bieden geen manier om samen te werken met belanghebbenden in realtime doorheen het aanwervingsproces. Anderzijds kun je met een wervingspijplijnsjabloon binnen een werkbeheerplatform sollicitanten opvolgen en samenwerken met belanghebbenden - allemaal in één centraal registratiesysteem. Draag taken naadloos over tussen teams met automatiseringen, wijs werk toe met duidelijke vervaldatums en bekijk in realtime hoe sollicitanten zich voortbewegen doorheen het aanwervingsproces.

Welk soort teams kan het wervingspijplijnsjabloon van de stad Providence gebruiken?

Elk team dat werving en aanwerving beheert, kan baat hebben bij dit sjabloon. Een gestroomlijnde wervingsworkflow is vooral nuttig voor HR-teams in grote ondernemingen die veel verschillende belanghebbenden hebben die ze moeten beheren. Maar kleine bedrijven en startups kunnen dit trackingssjabloon evengoed gebruiken om georganiseerd te blijven terwijl ze toptalent zoeken en aanwerven.

Ik heb al een sollicitant-trackingsysteem. Heb ik ook baat bij dit sjabloon?

Ja! Een sollicitant-trackingsysteem is een goede manier om sollicitaties te verzamelen en te sorteren voor verschillende vacatures, maar vaak biedt het geen manier om samen te werken met cross-functional teams. Door beide te gebruiken, kun je sollicitaties ontvangen en deze doorheen je aanwervingspijplijn laten voortbewegen.

Zet je sjabloon aan

Een sjabloon helpt je op weg, maar een gratis Asana Premium proefabonnement houdt je in beweging.

Registreren