Materiaallijstsjabloon

Denk aan de laatste keer dat je een volledige maaltijd gekookt hebt. Je bent waarschijnlijk begonnen met het maken van een boodschappenlijstje, zodat je alle ingrediënten bij de hand had om het recept te maken en je het makkelijk kon klaarmaken.

Een materiaallijst-sjabloon (BOM - Bill of materials) is gelijkaardig, maar in plaats van kruiden en groenten bij te houden, biedt een BOM een lijst van alle details en informatie die je nodig hebt voor een succesvolle voltooiing van een project, zoals het produceren van een product of de lancering van een campagne.

Hier zie je hoe je een materiaallijst-sjabloon maakt - en waarom je dat zou moeten doen.

Wat is een materiaallijst (Bill of Materials - BOM)?

Een materiaallijst is een gespecifieerde lijst van alle details en informatie die nodig zijn om een project succesvol te voltooien. Productie- en productontwikkelingsbedrijven, zoals autoproducenten, vertrouwen al jaar en dag op BOM's om de onderdelen of assemblages gebruikt voor het fabriceren van een bepaald product, bij te houden. Maar BOM's kunnen ook gebruikt worden voor niet-producerende activiteiten, zoals door SaaS-bedrijven of creatieve bureaus, om te verzekeren dat er rekening gehouden wordt met alle nodige details voor de voltooiing van een project, zoals bijvoorbeeld de creatieve activa.

Wat is een materiaallijstsjabloon?

Een materiaallijstsjabloon is een sjabloonversie van een BOM. Het sjabloon dient als een herbruikbaar raamwerk dat je kan gebruiken voor elk project waarvoor vele elementen of details bijgehouden moeten worden om het succesvol te kunnen voltooien. In plaats van een nieuwe materiaallijst te maken telkens je een nieuw project opstart, kun je eenvoudigweg het sjabloon dupliceren en projectdetails beginnen invoeren. Zo verminder je het voorbereidingswerk en kun je focussen op wat belangrijk is.

Voordelen van een digitaal materiaallijstsjabloon

In het verleden gebruikten bedrijven gewoonlijk tools zoals Excel spreadsheets, Google Sheets, of zelfs printbare logsheets om materiaallijstsjablonen te maken. Maar deze ouderwetse methodes hebben nadelen. Het kan bijvoorbeeld lastig zijn om wijzigingen en herzieningen te beheren die zijn gemaakt in de spreadsheets. En op spreadsheets gebaseerde BOM's verhogen de waarschijnlijkheid dat de communicatie tussen teams verzuild raakt.

Je hebt een tool nodig die al je BOM-informatie meteen samenbrengt, maar ook samenwerking tussen teams toelaat, alsook het standaardiseren van het proces voor het bijhouden van je activa en het verminderen van potentieel dure fouten. Een digitale materiaallijst kan hierbij nuttig zijn.

Door je BOM-sjabloon te maken in een projectbeheertool, kun je:

• Het voorbereidingswerk dat het maken van een materiaallijstsjabloon vergt, verminderen voor elk project.

• Het proces voor het aanmaken van je activa standaardiseren overheen teams en afdelingen, waardoor je verzekert dat dezelfde informatie vastgelegd wordt voor elk soort project.

• Het hele team zichtbaarheid bieden op welke details nodig zijn voor een succesvolle voltooiing van het project. Zo vermijd je dat de communicatie verzuild raakt en verzeker je dat alle teams die de BOM gebruiken op elkaar afgestemd zijn.

• Een consistent proces maken voor het bijhouden van activa om projectvertragingen tot een minimum te beperken.

• Controleren wie het sjabloon kan openen en bijwerken. Zo verzeker je dat steeds de juiste versie wordt gebruikt en verminder je het risico op meerdere versies, die projectfouten of tegenslagen zouden kunnen veroorzaken.

• Ondersteunende documenten bijvoegen, zoals ontwerptekeningen, bestelbonnen, creatieve activa en instructies voor eenvoudige referentie.

Wat moet je opnemen in een materiaallijstsjabloon?

Gezien je materiaallijstsjabloon een herbruikbare bron is, is het best je basis BOM-sjabloon algemeen genoeg te maken, zodat je het op meerdere projecten kunt toepassen. Bij het maken van een BOM-sjabloon is het belangrijk dat je er alle details in opneemt die je nodig hebt om je projectdoelen te halen. Dit varieert van sector tot sector.

Wanneer je bijvoorbeeld een nieuw fysiek product produceert, moet je op de hoogte zijn van alle onderdelen die nodig zijn voor de productie, alsook de kost per eenheid en de totale kost. Anderzijds, als je een marketingcampagne lanceert, zal je eerder je creatieve activa moeten bijhouden, alsook het team dat verantwoordelijk is voor de aanmaak ervan.

Het hoofddoel is om een BOM-sjabloon te maken dat je kunt dupliceren voor hetzelfde type project. Wanneer je je originele sjabloon gemaakt hebt, moet je team enkel nog een kopie maken en het invullen voor hun specifieke project.

Wat moet je opnemen in een BOM-sjabloon voor productie?

Als je een materiaallijstsjabloon gebruikt voor het bijhouden van behoeften die productiespecifiek zijn, moet je de volgende elementen opnemen in je BOM-sjabloon:

• Het onderdeelnummer

• De onderdeelnaam

• Een gedetailleerde beschrijving van het onderdeel of bestanddeel

• Het inkoopproces of de inkoopbron. Wordt het onderdeel bijvoorbeeld intern geproduceerd of aangekocht van een leverancier.

• De hoeveelheid die nodig is voor elk onderdeel

• De meeteenheid die wordt gebruikt voor elk onderdeel, zoals "elk", "inch" of "kilogram"

• De eenheidskost

• De totale kost van het onderdeel, rekening houdend met de eenheidskost en de vereiste hoeveelheid

Wat moet je opnemen in een BOM-sjabloon voor een campagnelancering?

Voor een creatief project, zoals de lancering van een marketingcampagne of een productlancering, moet je de volgende belangrijke elementen opnemen in je basis BOM-sjabloon:

• De activanaam

• De activacategorie of het primaire kanaal

• Het activatype

• Verantwoordelijke

• Vervaldatum

• Status

Geïntegreerde functies

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te taggen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Projectoverzicht. Projectoverzicht is je 'one-stop-shop' voor alle belangrijke projectcontext. Geef je team een weergave in vogelperspectief van het wat, waarom en hoe van je projectwerk. Voeg een projectbeschrijving toe om de juiste toon te zetten voor hoe jullie zullen samenwerken in Asana. Deel daarna alle belangrijke hulpmiddelen en context, zoals details van vergaderingen, communicatiekanalen en projectbriefings - alles op één plaats.

• Berichten. Moet je informatie delen die niet uitvoerbaar is? Probeer dan Berichten in Asana. Met Berichten kun je binnen Asana communiceren over niet-uitvoerbaar werk. Je kunt berichten sturen naar gelijk welke combinatie van individuen, teams en projecten, zodat iedereen op dezelfde golflengte zit. Door te linken naar taken, projecten en doelen in Asana maak je het eenvoudig voor de ontvangers van je bericht om de context te begrijpen en in te zoomen op de details.

• Mobiel. Asana is beschikbaar voor iOS en Android, waardoor je makkelijk je takenlijst kunt bekijken onderweg. Bekijk nieuwe inboxmeldingen, stuur berichten en open projecttaken, zodat je steeds op de hoogte blijft over projectinformatie.

Aanbevolen apps

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

• Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Verbind je Teams gesprekken eenvoudig met uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen..

• Figma. Teams gebruiken Figma om gebruikersstromen, wireframes, UI mocks, prototypes en meer te maken. Je kunt deze ontwerpen nu integreren in Asana, zodat je team het laatste ontwerpwerk kan bekijken in de context van gerelateerde projectdocumenten. En, in tegenstelling tot schermafbeeldingen, worden live insluitingen in realtime bijgewerkt zodat wijzigingen in een ontwerpbestand gelijk worden weergegeven. Zo hoef je niet langer tijd te besteden aan het zoeken naar de juiste bestanden en het bijwerken van afbeeldingen.

• GitHub. Synchroniseer automatisch GitHub pull request statusupdates met Asana-taken. Volg de voortgang van pull requests en verbeter de cross-functionele samenwerking tussen technische en niet-technische teams, allemaal vanuit Asana.

Veelgestelde vragen