10 onderhandelingsvaardigheden om met vertrouwen deals te sluiten

Als volwassene op de werkplaats is onderhandelen de enige (acceptabele) manier om te krijgen wat je wilt. Maar het kan intimiderend zijn, en studies suggereren dat 40% van de mensen actief onderhandelingen vermijdt in hun dagelijks leven. 

De oplossing? Wees voorbereid. Onderhandelen is een vaardigheid als elke andere - dus met een beetje oefening kun je je zelfvertrouwen opbouwen en moeiteloos door moeilijke gesprekken navigeren. 

Wat is onderhandelen?

Onderhandelen is een soort discussie die twee of meer partijen helpt een overeenkomst te bereiken. Tijdens een onderhandeling werken mensen aan een acceptabele oplossing die aan hun behoeften voldoet. Dit gaat vaak gepaard met een soort compromis of 'geven en nemen', waarbij elke persoon concessies doet ten behoeve van alle betrokkenen. 

Onderhandelingen gaan niet altijd over grote bedrijfsdeals. Ze kunnen zo klein zijn als beslissen wie er notities moet maken tijdens een vergadering, of zo groot als het afronden van een bedrijfsfusie. Als teamleider onderhandel je waarschijnlijk dagelijks. Je kunt bijvoorbeeld onderhandelingen gebruiken om: 

• Een hoger salaris en betere secundaire arbeidsvoorwaarden te vragen.

• Financiering voor een project te verkrijgen.

• Stakeholders te overtuigen om prioriteit te geven aan het werk van je Team.

• Softwareprijzen te bespreken met een nieuwe IT-leverancier.

• Te beslissen welke deliverables je in een project wilt opnemen (of uitsluiten).

Wat zijn onderhandelingsvaardigheden?

Onderhandelingsvaardigheden zijn de vaardigheden en technieken die je helpen een gunstig resultaat te bereiken tijdens een onderhandeling. Het zijn meestal zachte vaardigheden, met andere woorden, interpersoonlijke vaardigheden die je helpen om met anderen om te gaan. Dat komt omdat onderhandelen draait om empathie en communicatie. Tijdens effectieve onderhandelingen moet je: 

• Belanghebbenden overtuigen.

• Hun behoeften begrijpen.

• Een verstandhouding opbouwen.

• Duidelijk uitdrukken wat je wilt.

Onderhandelingsvaardigheden kunnen worden onderverdeeld in twee hoofdgroepen: technieken om je voor te bereiden op een onderhandeling en de vaardigheden die je tijdens de onderhandeling zelf gebruikt. We behandelen elk type hieronder. 

Voor een onderhandeling: 5 tips om je voor te bereiden

Onderhandelingen kunnen intimiderend zijn, vooral als je niet zeker weet wat je kunt verwachten. Maar hoewel je niet precies kunt voorspellen hoe de andere persoon zal reageren, kun je je eigen aanpak plannen en ervoor zorgen dat je de informatie hebt die je nodig hebt voor een succesvolle onderhandeling. 

Zo bereid je je voor: 

1. Stel je onderhandelingsdoelen vast

Concrete doelen helpen je bij het onderhandelen, zodat je weet waar je voor pleit en wanneer je weg moet lopen. Stel jezelf de volgende vragen om doelen voor je onderhandeling te stellen: 

• Wat is het best mogelijke resultaat? Hoog mikken tijdens een onderhandeling vergroot je kansen om te krijgen wat je wilt. Denk aan het beste resultaat dat je redelijkerwijs kunt verwachten. Streef bijvoorbeeld naar de hoogst mogelijke salarisschaal voor je titel en ervaring bij het onderhandelen over een werkaanbod. 

• Wat is het slechtste resultaat dat ik bereid ben te accepteren? De meeste onderhandelingen zijn een kwestie van geven en nemen, dus houd er rekening mee dat je beste scenario waarschijnlijk niet zal gebeuren. Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om je ondergrens te identificeren, zodat je weet wanneer je van de onderhandelingstafel weg moet lopen. Schrijf bijvoorbeeld op wat het meeste is dat je bereid bent te betalen voor nieuwe IT-software voordat je met een leverancier over de kosten onderhandelt. 

• Wat gebeurt er als we het niet eens kunnen worden? Niet alle onderhandelingen zijn succesvol. Als je het niet eens kunt worden, bepaal dan je beste alternatief voor een onderhandelde overeenkomst, ook wel bekend als je BATNA. Een BATNA helpt je je alternatieven te begrijpen, zodat je weet wanneer je een overeenkomst moet accepteren of weigeren. Stel je bijvoorbeeld voor dat je je auto voor € 10.000 aan een vriend probeert te verkopen. Als de onderhandelingen mislukken, kun je nog steeds € 6.000 besparen op een nieuwe auto als je je oude inruilt bij de dealer. In dit geval betekent je BATNA dat je je auto niet voor minder dan € 6.000 moet verkopen. 

2. Ken je invalshoek

Je invalshoek is je onderhandelingsstrategie. Het is de deur waar je de onderhandeling doorheen gaat en de belangrijkste punten die je gebruikt om de andere partij te overtuigen om een deal te sluiten. Door van tevoren een invalshoek te kiezen, kun je voorbereiden wat je gaat zeggen. Zo kun je bewust onderhandelen in plaats van alleen maar te reageren op de aanpak van de andere partij.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je leidinggevenden probeert te overtuigen om een nieuw infrastructuurproject voor een website te financieren. Voor deze onderhandeling zou je invalshoek de kostenbesparingen kunnen zijn die deze infrastructuurverbeteringen zullen opleveren. Door de manier waarop je website is gebouwd te verbeteren, voorkom je bugs en besteed je minder tijd en geld aan het oplossen ervan. 

3. Werk aan je onderhandelingsstijl

Je onderhandelingsstijl is de manier waarop je spreekt en handelt tijdens een onderhandeling. Het identificeren van je stijl helpt je te begrijpen hoe anderen je gedrag kunnen zien. Daarna kun je dat perspectief gebruiken om je prestaties te verbeteren. 

Om je onderhandelingsstijl te identificeren, denk na over hoe je je tijdens eerdere onderhandelingen hebt gedragen. Ben je meestal bang om te vragen wat je wilt, of heb je de neiging om te veel druk uit te oefenen? Denk je alleen aan de voordelen van een situatie, of richt je je te veel op mogelijke valkuilen? Het belangrijkste hier is om eerlijk tegen jezelf te zijn. Niemand is een perfecte onderhandelaar en het begrijpen van je persoonlijke obstakels helpt je om een plan te maken om je communicatievaardigheden te verbeteren. Je kunt bijvoorbeeld werken aan je assertiviteit als je de neiging hebt om timide te zijn, of actief luisteren oefenen als je de neiging hebt om te hard te pushen. 

4. Lees je in in de andere partij

Als je weet met wie je onderhandelt, voel je je een stuk beter voorbereid als je aan de onderhandelingstafel gaat zitten. Als je de andere partij nog niet eerder hebt ontmoet, doe dan wat achtergrondonderzoek om erachter te komen wie ze zijn, waar ze in geïnteresseerd zijn en wat hun onderhandelingsbeperkingen kunnen zijn. Dit kan zo eenvoudig zijn als een snelle zoekopdracht op LinkedIn, Glassdoor of Google. Je kunt bijvoorbeeld onderzoek doen naar de typische salarissen bij een bedrijf voordat je over een baanaanbod onderhandelt.

Het is even belangrijk om je relatie met de andere partij te begrijpen. Dit helpt je bij het bepalen van je onderhandelingstactieken, vooral als je in de toekomst een relatie wilt opbouwen of onderhouden. 

Hier zijn enkele vragen om te overwegen: 

• Wat kan de andere partij naar jouw weten naar de onderhandelingstafel brengen? Welke beperkingen hebben ze? Wat kunnen ze winnen of verliezen met deze onderhandeling? 

• Als je eerder met deze stakeholder hebt gewerkt, hoe zijn de onderhandelingen met hen in het verleden verlopen? 

• Wat voor soort relatie wil je in de toekomst met hen? 

• Wie heeft de meeste macht in deze onderhandeling en hoe kan dat het onderhandelingsproces beïnvloeden?

• Welke uitkomst zouden ze als het meest voordelig beschouwen, en waarom?

5. Houd je tijdlijn in gedachten

Het is gemakkelijk om je tijdens een onderhandeling gehaast te voelen, alsof je snel een beslissing moet nemen, anders verlies je je kans op een succesvol resultaat. Maar als je je onder druk gezet voelt om snel een deal te sluiten, is de kans groter dat je akkoord gaat met een oplossing die niet aan je behoeften voldoet. 

Leg voor je onderhandeling vast wanneer je daadwerkelijk een overeenkomst moet sluiten of een oplossing moet vinden. Dit helpt om een deel van die tijdsdruk tijdens het besluitvormingsproces weg te nemen, zodat je een stap terug kunt doen en ervoor kunt zorgen dat je met de juiste oplossing instemt. 

Hier is een voorbeeld: stel je voor dat je onderhandelt over de voorwaarden van een IT-contract en dat je bedrijf tegen het einde van deze maand een IT-contractbureau moet vinden. Als je onderhandeling vroeg tot midden in de maand plaatsvindt, hoef je niet meteen een overeenkomst te bereiken - je hebt tijd om de discussie te pauzeren en indien nodig met je Team te overleggen.

Tijdens een onderhandeling: 5 vaardigheden om de deal te sluiten

Je hebt het voorbereidende werk gedaan - nu is het tijd om de deal te sluiten. Dit zijn de vaardigheden en tactieken die je kunt gebruiken zodra je daadwerkelijk aan de onderhandelingstafel zit. 

1. Moedig wederzijds respect aan

Bij onderhandelingen loont het om mensen goed te behandelen. Door respect te tonen, bouw je vertrouwen op, ontwikkel je een verstandhouding en laat je de andere partij zien dat je om hun standpunt geeft. Als je respectvol bent, moedigt het de andere partij aan om hetzelfde te doen, waardoor ze eerder naar je voorstellen luisteren.

Hier zijn enkele manieren om respect aan de onderhandelingstafel te brengen: 

• Oefen actief luisteren om het standpunt van de ander te begrijpen.

• Besteed aandacht aan je non-verbale communicatie, maak bijvoorbeeld oogcontact en knik om te laten zien dat je luistert. 

• Gebruik je emotionele intelligentie om mede-onderhandelaars te begrijpen en je in te leven in hun situatie. 

• Bouw een verstandhouding op door jezelf voor te stellen en te vragen hoe het met de ander gaat. 

• Scheid de persoon van het probleem. Vergeet niet dat ze buiten deze onderhandeling gewoon een normaal mens zijn met hun eigen worstelingen en ervaringen. 

2. Stel vragen

Vragen helpen op drie manieren: 

1. Ze helpen je het voorstel van de ander te begrijpen.

2. Ze laten zien dat je geen genoegen neemt met een minder dan effectieve oplossing.

3. Ze laten zien waarom de andere partij een deal wil sluiten. 

Dit laatste voordeel is lastig, maar belangrijk. Op de juiste manier gesteld kunnen vragen de andere partij eraan herinneren waarom ze met je willen samenwerken en hen stimuleren om een deal te sluiten. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je met een leverancier werkt om analysesoftware voor je Team te kopen. Om hun motivatie voor een deal op te bouwen, zou je iets kunnen vragen als: "Er zijn veel analysetools beschikbaar. Waarin verschilt jouw product van dat van je concurrenten?" Door deze vraag te stellen, herinner je de leverancier aan zijn concurrentie en motiveer je hem om voor je Bedrijf te vechten. 

3. Speel de terughoudende partij

In elke onderhandeling is er meestal een enthousiaste partij en een terughoudende partij. Het is beter om de terughoudende partij te zijn, omdat het je meer onderhandelingsmacht geeft. Als je terughoudend bent, pitchen de andere mensen hun voorstel in feite aan jou. Dit betekent dat ze eerder concessies doen om je aan boord te krijgen. 

Door de rol van de terughoudende partij te spelen (zelfs als je niet echt terughoudend bent), kun je de andere persoon ertoe aanzetten de rol van de enthousiaste partij te spelen. Zo doe je dat: 

• Gebruik lichaamstaal. Iemand die enthousiast is, is vaak gespannen en zit naar voren gebogen in zijn stoel. Probeer in plaats daarvan ontspannen te blijven en achterover te leunen. Afgebroken je schouders en leun achterover tegen je stoel als je een virtueel gesprek voert. 

• Spreek langzaam en zacht. Iemand die te gretig is, heeft de neiging om snel en luid te praten. Doe het tegenovergestelde om aan te geven dat je niet staat te trappelen om een deal te sluiten. 

• Kies je woorden. Dit laat zien dat je niet 100% toegewijd bent. Zeg bijvoorbeeld 'Als we X zouden kunnen doen' in plaats van 'Wanneer we X doen'. 

• Wees assertief. Assertiviteit laat zien dat je geen genoegen neemt met een oplossing die niet aan je behoeften voldoet. Je hoeft niet luid of agressief te praten om assertief te zijn - je hoeft alleen maar op een kalme en zelfverzekerde manier voor je perspectief op te komen. 

• Loop weg. Als je kunt, pauzeer dan het gesprek om te laten zien dat je geen haast hebt. Dit kan het gevoel van urgentie van de andere partij vergroten en hen ertoe aanzetten concessies te doen die ze anders niet zouden doen.

4. Blijf bij de feiten

Aannames kunnen zelfs de meest eenvoudige onderhandeling bemoeilijken. Om het simpel te houden, houd je het bij de feiten. Probeer niets aan te nemen over de motieven van de ander, wat diegene zou kunnen denken of voelen over de situatie, of mogelijke toekomstige scenario's die niet worden ondersteund door gegevens. Aannames zijn een normaal onderdeel van het mens-zijn, maar een beetje zelfbewustzijn kan je helpen om met beide benen op de grond te blijven staan en het onderhandelingsproces te vereenvoudigen. 

5. Verken samen de opties

Vergeet tot slot niet dat effectieve onderhandelingen over samenwerking gaan. Je doel is niet om alles te krijgen wat je wilt en de ander niets te geven. In plaats daarvan wil je samenwerken om de beste oplossing voor iedereen te vinden. In die geest zijn hier enkele probleemoplossende technieken om je te helpen opties te verkennen tijdens het 'geven en nemen' proces van onderhandelen: 

• 'Vergroot de taart' - breid uit wat je aanbiedt om tegemoet te komen aan de andere partij. 

• Stel alternatieve oplossingen voor die voor iedereen een win-win kunnen zijn.

• Ruil gunsten uit - stem ermee in om specifieke prioriteiten van de andere partij te respecteren. 

• Bied compensatie aan om te erkennen waar offers zijn gebracht. 

• Vind een gemeenschappelijke basis - identificeer waarden die je met de andere partij deelt. 

Onderhandel als een professional 

Onderhandelen is een belangrijk onderdeel van samenwerking. We hebben meningsverschillen nodig om dingen die niet werken terug te dringen en nieuwe oplossingen te bedenken voor oude problemen. Dat betekent dat wanneer je de vaardigheden hebt die je nodig hebt om zelfverzekerd te onderhandelen, je je teamwerk naar een hoger niveau kunt tillen. 

Als je op zoek bent naar meer manieren om je samenwerking te verbeteren, lees dan hoe projectbeheersoftware je team kan helpen verbonden te blijven, waar je ook bent.