Fast-tracking versus crashen: een gids voor het comprimeren van de planning

Je projectdeadline nadert snel en na verschillende analyserondes realiseer je je dat je team de projectdoelstellingen niet in het huidige tempo zal kunnen halen. Als projectmanager kan dit een stressvol scenario zijn om mee te maken. 

Gelukkig zijn er een paar technieken voor het comprimeren van de projectplanning die je kunt gebruiken. In dit artikel bespreken we fast-tracking versus crashing, en wanneer je ze kunt gebruiken om je projecttijdlijn te comprimeren.

Wat is tijdschema compressie?

Planningscompressie is een projectbeheertechniek die wordt gebruikt om de tijd die nodig is om een project te voltooien te verminderen. Deze tijdbesparende strategie wordt gebruikt wanneer een project eerder dan verwacht moet worden voltooid of achterloopt op schema. Het omvat het evalueren van de oorspronkelijke planning en workflow om manieren te vinden om taken te versnellen zonder projectdoelen te missen. De belangrijkste methoden die worden gebruikt voor het comprimeren van de planning zijn fast-tracking en project-crashing. 

Wat is fast tracking?

Fast-tracking betekent het wijzigen van het projectschema zodat bepaalde taken elkaar overlappen en tegelijkertijd worden uitgevoerd, in plaats van opeenvolgend. Je kunt een project alleen fast tracken als er geen afhankelijkheden zijn tussen de taken die nog voltooid moeten worden.

Om dit te visualiseren, stel je een Gantt-grafiek voor met twee taken: de ene is in behandeling en de andere is niet ingesteld om te starten totdat de vorige is voltooid. Fast tracking verplaatst de tweede taak zodat deze direct parallel loopt met de eerste, zodat beide taken tegelijkertijd worden voltooid. Het is belangrijk op te merken dat dit alleen kan als de tweede taak niet afhankelijk is van de eerste. 

Gebruik de fast-tracking-techniek wanneer een project het risico loopt niet binnen de deadline voltooid te worden. 

Wat is project-crashing?

Project-crashing is een planningscompressietechniek waarbij je extra middelen inzet om twee taken tegelijkertijd te voltooien. De Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) definieert de crashing-techniek als een manier om je projectschema te verkorten voor de laagste incrementele kosten. De laagste incrementele kosten zijn hoeveel het zou kosten om één extra eenheid van het product toe te voegen. Dit kan een uitdaging zijn om te meten in een branche zoals softwareontwikkeling, maar kan gemakkelijk worden gevolgd in productiegerelateerde industrieën zoals productie. 

Fast-tracking versus crashing

De keuze tussen fast tracking en crashen hangt af van de behoeften van het project en de beschikbare middelen. Fast tracking is vaak de eerste aanpak wanneer de tijd dringt, omdat het meestal geen extra middelen vereist - alleen een herschikking van activiteiten die parallel moeten plaatsvinden. Het verhoogt echter het risico op fouten, omdat er meerdere taken tegelijk worden uitgevoerd. Crashing daarentegen is resource-intensief en vraagt om extra handen of uren, maar het kan meer gecontroleerd en minder riskant zijn in termen van taakbeheer.

Als bijvoorbeeld bij een bouwproject de funderingswerkzaamheden voorlopen op schema, kun je een fast-tracking toepassen door tegelijkertijd met de raamwerkfase te beginnen in plaats van te wachten tot de fundering volledig is voltooid. Maar als de framingfase zelf achterloopt, kun je het project crashen door extra teams in te zetten om extra uren te werken om het oorspronkelijke schema te halen. De keuze hangt af van de vraag of het project geschikt is voor het verhoogde risico en de coördinatiebehoeften van fast-tracking of dat het het budget heeft om de extra middelen voor crashing te ondersteunen.

Wanneer moet je fast-tracking of crashing gebruiken?

Deze projectschema-compressietechnieken worden vaak gebruikt wanneer een project niet op schema ligt om een deadline te halen. Het gelijktijdig gebruiken van zowel fast tracking als crashen kan de oplevering van je project versnellen. 

Hoewel het gebruik van beide technieken samen de beste manier is om de projectoplevering te versnellen, kun je indien nodig ook slechts één techniek gebruiken. Als je bijvoorbeeld niet het budget hebt om meer teamleden aan te nemen, is project-crashing misschien niet mogelijk. Je team moet misschien dubbele tijd werken of teamleden uit andere teams halen voor fast-tracking.

Wat zijn de voordelen van fast-tracking in projectbeheer?

Van het aanscherpen van planningen tot het verbeteren van klantrelaties, fast tracking onderscheidt zich als een strategische aanpak met veel voordelen. Voeg deze belangrijkste voordelen van fast-tracking toe aan je projectplanningstoolkit.

Kortere projecttijdlijnen

Fast tracking kan de totale duur van een project aanzienlijk verkorten. Door taken die oorspronkelijk gepland waren om na elkaar te starten, te overlappen, kunnen projectmanagers dagen, weken of zelfs maanden van hun oorspronkelijke schema's scheren.

Beter gebruik van middelen

Fast-tracking kan leiden tot een efficiënter gebruik van middelen. Wanneer taken elkaar overlappen, kunnen teams en apparatuur zonder onderbreking worden gebruikt, waardoor de tijd die ze nodig hebben mogelijk wordt verminderd.

Verbeterde klanttevredenheid

Het sneller opleveren van een project leidt vaak tot gelukkigere klanten. Door te laten zien dat ze tijdsbeperkingen kunnen halen of overtreffen, kunnen projectmanagers klantrelaties verbeteren en vertrouwen opbouwen.

Concurrentievoordeel

Het sneller kunnen voltooien van projecten kan een organisatie onderscheiden van haar concurrenten. Wanneer klanten snel resultaten nodig hebben, kan deze snelheid een groot verkoopargument zijn dat je helpt de klus te klaren.

Beperking van mogelijke vertragingen

Fast-tracking kan een preventieve maatregel zijn tegen mogelijke vertragingen. Door sommige taken eerder dan gepland te verplaatsen, ontstaat er een buffer die nuttig kan zijn als er later in het project onverwachte vertragingen optreden.

Mogelijke nadelen van fast tracking en het crashen van projecten

Hoewel het veel voorkomende projectbeheertechnieken zijn om je projectduur binnen de deadlines te houden, zouden fast tracking en het crashen van projecten niet de norm moeten zijn. Deze technieken kunnen nuttig zijn in een mum van tijd, maar ze hebben wel een paar nadelen.

Verhoogd risico op team burn-out

Het primaire risico van fast-tracking is dat het veel waarschijnlijker is dat je team dun wordt verspreid. Teamleden verwachten aan het begin van het project een bepaalde hoeveelheid taken op zich te nemen, maar naarmate je sneller gaat, moeten ze mogelijk extra en onverwacht werk op zich nemen. Dit kan op zijn beurt het risico op Burnout vergroten. 

Een manier om dit te voorkomen is om een pojectbeheertool te gebruiken die het gemakkelijk maakt om de voortgang te volgen en bij te houden wat er op het bord van je team staat. Het gebruik van projectbeheersoftware die de werkbelasting van je team identificeert, kan je helpen te visualiseren wie er beschikbaar is en wie hulp nodig heeft om het werk gedaan te krijgen.

Hogere kosten

Het doel van project-crashing is om extra middelen aan te trekken, zodat je sneller kunt werken om je deadline te halen. Dit betekent meestal hogere kosten in de vorm van extra personeel voor je team. Hoewel het doel van crashing is om zo min mogelijk extra kosten te gebruiken, is het nog steeds waarschijnlijk dat die extra kosten je project over budget kunnen duwen.

Een gemakkelijke manier om te voorkomen dat een project het budget overschrijdt, is door budgetupdates op te nemen in regelmatige statusupdates. Dit houdt projectmanagers en andere belanghebbenden op de hoogte van eventuele budgettaire beperkingen wanneer deze zich voordoen.

Werk van mindere kwaliteit

Met meerdere taken die tegelijkertijd plaatsvinden, kan het een uitdaging worden voor projectmanagers om alle projectdeliverables in de gaten te houden. Afgebroken de middelen die je hebt en de bandbreedte van je team, kan de kwaliteit van het werk afnemen door de aard van het sneller bewegen. 

Om dit tegen te gaan, moet je wat middelen specifiek reserveren voor kwaliteitsborging. Het toevoegen van een extra beoordelingslaag kan voorkomen dat je team werk van mindere kwaliteit produceert. 

Hoe je een projectschema kunt versnellen of crashen

Als je in een crisis zit en je projecttijdlijn moet comprimeren, zijn hier de basisstappen die je moet nemen. 

1. Identificeer je projectbehoeften

Huidig voordat je je projecttijdlijn kunt samenvatten, is het belangrijk om te bepalen hoe je project vordert. Hier zijn een paar vragen die je als projectmanager moet beantwoorden:

• Hoeveel tijd moet er worden bespaard? Het identificeren van hoeveel tijd er moet worden bespaard, kan je helpen bepalen hoe weinig (of hoeveel) je nodig hebt om je projecttijdlijn te versnellen en te crashen. 

• Zijn er taken op het kritieke pad die niet kunnen worden overlapt? Houd de taken op het kritieke pad op één spoor, maar overweeg om andere taken die niet afhankelijk zijn van het kritieke pad opnieuw in te plannen, zodat er tegelijkertijd aan wordt gewerkt.

• Zijn er extra middelen beschikbaar die ik kan gebruiken? Heb je op basis van je middelenbeheerplan extra middelen beschikbaar? Dit kan extra ruimte in het budget betekenen om externe ondersteuning of extra teamleden in te huren om een handje te helpen. 

Voorbeeld van een project vóór fast-tracking:

Een ontwerpteam werkt aan een merkherontwerpproject. In hun oorspronkelijke tijdlijn moesten ontwerpers verschillende middelen na elkaar vernieuwen zodra de nieuwe merkrichtlijnen waren vastgesteld. Na het bekijken van de tijdlijn in hun pojectbeheertool, plant het team ontwerpers opnieuw in om tegelijkertijd te werken aan het vernieuwen van merkactiva, zodat het project minder tijd kost.

2. Pas het projectschema aan

Op basis van de behoeften die je in de vorige stap hebt geïdentificeerd, configureer je je projectschema opnieuw zodat het past bij je gecomprimeerde tijdlijn.

Om dit proces te visualiseren, gebruik je een Gantt-grafiek. Een Gantt-grafiek is een horizontaal staafdiagram dat wordt gebruikt om de tijdlijn van verschillende taken in een project te illustreren. In één lijn van taken kun je de kritieke padactiviteiten weergeven die moeten worden uitgevoerd, en in een aparte maar parallelle lijn van taken alle andere items die moeten worden voltooid. 

Het visualiseren van het project is een eenvoudige manier om projectbelanghebbenden te waarschuwen voor wijzigingen in de tijdlijn en ook om te laten zien wie wat doet en wanneer.

Voor fast-tracking:

Na fast-tracking:

3. Prestaties monitoren

Nu je fast-tracked project aan de gang is, is het tijd om de prestaties te monitoren. Als je extra teamleden hebt toegevoegd om de projecttijdlijn te comprimeren, zorg er dan voor dat ze op de hoogte zijn van het huidige projectbereik, schema en duur. Houd de voortgang bij om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van het werk nog steeds voldoet aan de normen van je projectteam. Neem de tijd om regelmatig de deliverables en taken te controleren om er zeker van te zijn dat het project nog steeds aan je verwachtingen voldoet.

Naast het evalueren van de kwaliteit van het werk, moet je ook de projectkosten in de gaten houden. De meest voorkomende afweging van de Crashing-techniek zijn de extra kosten. Het belangrijkste doel van de crashing-techniek is om zo min mogelijk budget te gebruiken, maar toch je deadline te halen. Als je merkt dat je projectkosten snel stijgen, schaal dan zoveel mogelijk terug om binnen de grenzen van je Projectbereik te blijven.

4. Reflecteer en herhaal

Hoewel niemand een gecomprimeerd project plant, is het belangrijk om de dingen die goed gingen en wat je kunt verbeteren voor het volgende project in de gaten te houden. Het houden van een post-mortem vergadering achteraf kan je helpen manieren te vinden om te voorkomen dat je je volgende project moet versnellen of crashen. 

Hier zijn een paar vragen die je kunt stellen:

• Wat ging er goed tijdens dit project?

• Wat ging er mis tijdens dit project?

• Waren er aspecten van het project die langer duurden dan verwacht?

• Wat was de grootste uitdaging waarmee je tijdens dit project werd geconfronteerd?

FAQ: Fast-tracking versus Crashing

Is fast-tracking een goed idee?

Fast tracking kan een goed idee zijn bij projectbeheer, vooral wanneer tijdgebrek een snellere voltooiing vereist. Het gaat echter om het tegelijkertijd doorlopen van meerdere fasen of taken, wat het risico op miscommunicatie en fouten verhoogt, wat later mogelijk tot meer herwerkzaamheden leidt. Toch kan fast-tracking nuttig zijn wanneer de bespaarde tijd opweegt tegen de risico's.

Wat is een voorbeeld van fast-tracking van een planning?

Een voorbeeld van fast-tracking van een planning kan een website-herontwerpproject zijn waarbij de aanmaak van de inhoud wordt gestart naast het ontwerp van de indeling, in plaats van te wachten tot het ontwerp is voltooid. Deze parallelle voortgang van taken kan de tijdlijn verkorten zonder te wachten tot elke taak is voltooid voordat de volgende wordt gestart. Uiteindelijk zal het project eerder worden voltooid dan een opeenvolgend schema zou toestaan.

Wat zijn de redenen voor project-crashing?

Project-crashing wordt vaak gebruikt wanneer een project aanzienlijk achterloopt op schema of wanneer er een dringende behoefte is om de levertijd van het project te verkorten. De belangrijkste redenen zijn het halen van een vaste deadline, het voorkomen van boetes voor te late levering of het grijpen van een kans die een snellere voltooiing van het project vereist.

Wat kan ik doen in plaats van project-crashing?

In plaats van project-crashing kun je technieken overwegen zoals fast-tracking of het optimaliseren van je workflow-projectbeheersoftware om projecttaken beter te beheren en te stroomlijnen. Dit kan je helpen inefficiënties en verbeterpunten te identificeren zonder de extra kosten en middelen die nodig zijn voor crashing.

Beheer projecttijdlijnen met een projectbeheerplatform

Fast tracking en crashing kunnen je teams helpen hun projecten op tijd te voltooien, maar ongeacht de strategie is het belangrijk dat iedereen op één lijn blijft wat betreft taken en tijdlijn. Een werkbeheertool zoals Asana is de beste manier om dit te doen. Asana helpt teams samen te werken in één gedeelde ruimte, zodat ze onmiddellijk kunnen identificeren wat ze moeten doen, wat een prioriteit is en wanneer het werk moet worden gedaan.