Hoe deskundig oordeel te gebruiken in projectbeheer

Wanneer je aan een project werkt, kom je onderwerpen, uitdagingen of vragen tegen die je gewoon niet weet op te lossen. Dan heb je een expert nodig. Projectmanagers gebruiken deskundig oordeel om complexe problemen op te lossen tijdens projecten met een grote impact. Deze experts zijn uniek gekwalificeerd om beslissingen te nemen op basis van hun jarenlange ervaring. Leer hoe deskundig oordeel werkt en wanneer je het in je werk kunt gebruiken.

Wat is deskundig oordeel in projectbeheer?

Deskundig oordeel is wanneer je een expert inschakelt om een deskundige mening te krijgen. Het is een schattingsmethode voor projectplanning die afhankelijk is van de mening van de expert om kwantitatieve projectdetails te schatten, zoals tijdlijnen en potentiële middelen. 

Volgens het Project Management Institute (PMI) is deskundig oordeel een van de meest voorkomende tools voor projectplanning. In de PMBOK®-handleiding stellen ze deskundig oordeel voor als een potentieel hulpmiddel in elk van hun zes processen. Gespecialiseerde kennis is duur, dus het inhuren van een bekwame fulltime werknemer om deskundig oordeel te geven is niet altijd kosteneffectief. In plaats daarvan huren veel bedrijven externe experts in om beoordelingen te voltooien en ze te gebruiken om projectwerk op specifieke gebieden te monitoren en te controleren. 

Wanneer en hoe deskundig oordeel te gebruiken

Een van de redenen waarom deskundig oordeel zo vaak voorkomt, is omdat het kan worden toegepast op verschillende situaties. Het is een handige manier om extern inzichten in je werk te krijgen, maar het is subjectief en heeft richtlijnen nodig. Vaak gebruik je deskundig oordeel om te helpen bij het beheer van middelen. Een expert kan je bijvoorbeeld helpen bepalen hoeveel middelen je nodig hebt om een nieuw product, een nieuwe functie of zelfs een nieuw bedrijf te lanceren als je je in de opstartfase bevindt.

Je kunt ook deskundig oordeel gebruiken:

• Wanneer er veel op het spel staat. Als je een project met een grote impact hebt, helpt het om validatie van experts te krijgen voordat je verder gaat.

• Voor de projectplanning. Als je een projectcharter ontwikkelt voordat je een projectplan maakt, wil je misschien een expert inschakelen om het te beoordelen en te bevestigen dat je project levensvatbaar is. 

• Voor kostenbeheer. Wanneer je kostenramingen voor productprijzen of zelfs werving bepaalt, zal een expert je helpen om zo dicht mogelijk bij een realistisch cijfer te komen.

• Tijdens de besluitvorming. Je kunt deskundig oordeel gebruiken in een besluitvormingsraamwerk, zoals RACI, of tijdens routinematige beslissingen. Als je RAPID gebruikt, helpt het hebben van een expert als besluitvormer je om volledig gebruik te maken van deskundige meningen.   

• Prognose . Experts kunnen je helpen factoren zoals de huidige macro-omgeving of marktgeschiktheid af te wegen tijdens prognoses, zodat je een nauwkeurige schatting van potentiële verkopen krijgt.

• Voor risicobeheer. Een expert kan je risicobeoordeling, risicoanalyse en risicoreacties beoordelen en analyseren om te bepalen hoe hoog het risico van verschillende scenario's is, zodat je voorbereid kunt zijn op elke waarschijnlijke uitkomst.

Wie zijn de experts?

Je experts zullen variëren afhankelijk van je behoeften - het kan iedereen zijn, van een teamlid tot een consultant die je inhuurt voor een unieke situatie. Je experts kunnen zijn:

• Interne projectteamleden. Je team bestaat waarschijnlijk al uit experts. Dit is de gemakkelijkste plek (en vaak de eerste plek) om experts te zoeken.

• Vakexperts. Dit zijn experts met een diepe kennisbasis van een specifiek onderwerp. Als je bijvoorbeeld een productiebedrijf beheert, zou je waarschijnlijk een inkoopexpert inschakelen wanneer je op zoek bent naar nieuwe potentiële leveranciers. Vakexperts kunnen externe consultants of interne experts zijn. Het voordeel van iemand van buiten je organisatie is dat diegene zonder vooroordelen komt en objectiever kan zijn.

• Projectmanagers. Projectmanagers hebben vaak een diep begrip van hun onderwerp. Wanneer je projectmanagers als je experts gebruikt, let dan op vooroordelen die voortkomen uit het werken in hetzelfde vakgebied als jij.

• Projectbelanghebbenden. Belanghebbenden kunnen uit verschillende achtergronden komen en verschillende rollen vervullen. Als gevolg daarvan zijn velen van hen experts. Wees niet bang om op hen te leunen voor hun waardevolle oordeel.

De 7 stappen om deskundig oordeel te krijgen

Het is niet genoeg om alleen maar met een expert te praten - je moet verduidelijken wat je van hem of haar wilt en verwacht om de relatie succesvol te laten zijn. Door de input, output en verwachtingen van het project duidelijk te definiëren, kunnen jij en je expert profiteren van een gestructureerd proces van deskundig oordeel dat iedereen tevreden stelt.

1. Onderzoek het probleem

Voordat je je expert kunt inschakelen, moet je een grondig begrip van je probleem hebben. Zorg ervoor dat je precies weet wat er al Voltooid is, waar het probleem staat en wat je van je expert nodig hebt. 

2. Schrijf je vragen op

Wees hier zo specifiek mogelijk. Hoe gerichter je vragen, hoe beter de antwoorden van je expert zullen zijn. Ontwikkel duidelijke vragen met behulp van je onderzoek uit de vorige stap. De vragen die je stelt kunnen complex zijn, maar moeten duidelijk genoeg zijn voor de expert om te begrijpen en te beantwoorden.

3. Selecteer je experts

Kies de experts die het beste passen bij de behoeften van dit specifieke probleem of project. Als je bijvoorbeeld aan productdistributies werkt, wil je experts betrekken die de toeleveringsketen van je branche en de doelmarkt begrijpen. Leg hen vervolgens het probleem uit en deel alle middelen en projectdocumenten, zodat ze de kennis hebben die ze nodig hebben om een effectief oordeel te vellen. 

4. Dien je vragen in

Stuur je vragen naar je geselecteerde experts. Als je projectbeheersoftware gebruikt, kun je relevante analyses en documenten rechtstreeks aan de vragen toevoegen. Wanneer je experts reageren, kun je hun antwoorden in realtime zien.

5. Evalueer en analyseer hun oordelen

Zodra je antwoorden van je experts hebt, is het aan jou om ze te beoordelen en te bepalen hoe je de informatie gaat gebruiken. Om vooroordelen verder te beperken, kun je een peer review-proces gebruiken dat bestaat uit meerdere experts om ervoor te zorgen dat je de meest nauwkeurige gegevens krijgt.

6. Verzamel de oordelen in een rapport

Maak een rapport van alle oordelen die je ontvangt. Sla het op als één central source of truth, zodat je de resultaten gemakkelijk kunt delen met belanghebbenden.

7. Communiceer resultaten

Zodra je je resultaten netjes en opgeruimd hebt, stuur je ze naar alle belanghebbenden voor beoordeling. In dit stadium begin je ook te bespreken of je nog een ronde van deskundig oordeel nodig hebt. Meestal herhaal je het proces als belanghebbenden fouten ontdekken of aanvullende vragen hebben.

Deskundig oordeel vermindert giswerk

Wanneer je belangrijke project-, product- of bedrijfsinitiatieven inschat, zul je nooit 100 procent zeker zijn, maar het gebruik van experts kan je helpen om zo dicht mogelijk bij de resultaten te komen die je nodig hebt.