Waarom we worstelen met samenwerking tussen teams en wat we eraan kunnen doen

Gezien de hoeveelheid technologie die is gebouwd om de teamcommunicatie te verbeteren, zou samenwerking tussen teams eenvoudiger moeten zijn dan ooit. We kunnen direct contact opnemen met collega's met Slack. We kunnen documenten over de hele wereld delen met Google Drive. We kunnen taken toewijzen en samenwerken aan projecten in Asana. Het introduceren van nieuwe software in je Team is echter niet altijd genoeg. Je hebt waarschijnlijk ook andere, meer interpersoonlijke barrières om te overwinnen.

Leren samenwerken met teamleden in verschillende afdelingen kan kansen bieden voor bedrijven om hun best mogelijke werk te doen. Dus waarom vechten we ertegen? En waarom hebben we er moeite mee om het te faciliteren, zelfs als we het er allemaal over eens zijn dat we het willen? Hieronder vind je 5 veelvoorkomende belemmeringen voor samenwerking tussen teams, afdelingen en functies, samen met oplossingen voor elk.

5 tips om de samenwerking tussen teams te verbeteren

Simpel gezegd is cross-functional samenwerking wanneer mensen uit verschillende teams of functies (marketing, verkoop, engineering, HR) binnen een bedrijf hun krachten bundelen om aan een gemeenschappelijk doel, project of verantwoordelijkheid te werken.

Het kan van alles zijn, van dagelijkse verantwoordelijkheden, zoals klantondersteuning en marketing die samenwerken op sociale media, tot eenmalige projecten, zoals verkoop en productontwikkeling van een nieuwe, klantconverterende functie. Het is echter niet altijd gemakkelijk om het te laten gebeuren, laat staan om het te laten werken.

1. De betrokken teams hebben tegenstrijdige doelen - of helemaal geen doelen

Heb je ooit geprobeerd een ander team bij een project te betrekken, om vervolgens te horen dat 'dat geen prioriteit voor ons is'? Het kan gekmakend zijn als je weet dat het een directe impact zal hebben op de omzet, een aanzienlijk aantal nieuwe klanten zal winnen, een enorme technische schuld zal oplossen of anderszins een positieve impact zal hebben op je Bedrijf.

In dit geval zijn jij en het team waarschijnlijk niet op elkaar afgestemd wat betreft de doelen. Of erger nog, je kent de doelen van je team of bedrijf niet.

Wanneer je geen helder doel hebt, wordt dat duidelijk wanneer je probeert uit je silo te breken om samen te werken - en dan tegen een muur aanloopt.

Oplossing: stem af over doelen en deel ze met iedereen

Moedig senior leiders aan om je bedrijfsdoelen openbaar te maken, zodat iedereen, niet alleen het leiderschapsteam, de prioriteiten van je bedrijf kent. Als je een individuele medewerker bent, zorg er dan voor dat je weet hoe je projecten zich verhouden tot bredere doelen (je kunt de piramide van helderheid gebruiken om dit in kaart te brengen) en communiceer met medewerkers welk doel je initiatief ondersteunt.

Als je Asana gebruikt, maak dan een project dat al je bedrijfsdoelen en -doelstellingen opsomt. Deel het met je hele bedrijf, zodat elk team - van boekhouding tot verkoop - het grotere geheel begrijpt. Je kunt **Alleen reageren**-toegang gebruiken om ervoor te zorgen dat het zichtbaar is, maar niet bewerkbaar, voor iedereen. Voor meer gedetailleerde instructies kun je ons Helpcentrum-artikel lezen over het maken van een bedrijfsdoelen- en mijlpalenproject in Asana.

2. Je bent niet op de hoogte van de projecten en initiatieven van andere teams

Enkele van de beste samenwerkingen waaraan ik heb gewerkt, begonnen toen een andere collega zich tot mij wendde en zei: "Hé, dit en dat team werkt aan XYZ. Wist je dat?'

Je hebt dit waarschijnlijk ook meegemaakt. Organische samenwerkingen zijn slechts het topje van de ijsberg. Bedenk hoeveel meer kansen we kunnen ontdekken door ons werk actief met elkaar te communiceren.

Oplossing: deel aankomend werk binnen en buiten je Afdeling

Niet weten wat je collega's doen, creëert een barrière voor effectieve samenwerking, maar dat hoeft niet. Om dit op te lossen, deel je regelmatig een samenvatting van het aankomende werk van je team met je hele bedrijf of creëer je een plek waar anderen deze informatie gemakkelijk kunnen vinden.

Houd alleen rekening met lawaai. Hoewel het goed is om een idee te hebben van wat elk team in je bedrijf doet, hoeft niet elke persoon op de hoogte te zijn van elke kleine Tweet, bugfix of klantondersteuning. Houd je briefing kort, maar geef collega's een bestemming waar ze naartoe kunnen gaan (zoals een Asana-project) als ze meer willen weten.

Gebruik in Asana statusupdates om al je projectvolgers een snelle update te geven over de voortgang en het aankomende werk. Maak voor grotere initiatieven een samenvatting en deel deze als een team- of personeelsbreed gesprek. Voeg links toe naar relevante taken en projecten en nodig teamgenoten uit om deel te nemen aan een project als ze kunnen bijdragen.

3. Je begrijpt de rollen, verantwoordelijkheden of het jargon van je collega's niet

Een keer luisterde ik naar een collega die twee maanden lang dezelfde update gaf in onze wekelijkse teamvergadering. Ik dacht niet dat het relevant was voor mijn werk. Dat wil zeggen, totdat ik het eindresultaat zag en besefte dat we net een hele goede kans hadden gemist om samen te werken. Als we er dieper op in waren gegaan, hadden we manieren kunnen vinden om dubbel werk te verminderen en haar projecttijdlijn te verkorten.

Vaak gebeurt deze 'gemiste verbinding' op het werk omdat we:

1. niet volledig de rol of verantwoordelijkheden van de ander begrijpen

2. jargon en nomenclatuur gebruiken die niet gemakkelijk te begrijpen zijn voor een breder publiek

Gelukkig is bewustwording de eerste stap om deze barrière te doorbreken.

Oplossing: leer wie wat doet en hoe je hun taal kunt spreken

Leer je collega's en hun werkstijlen kennen wanneer je maar kunt en stel ze gedetailleerde vragen over waar ze aan werken. In grotere bedrijven kun je leermogelijkheden faciliteren, zoals willekeurige 1-1 's of bedrijfsbrede 'show and tells' waar mensen dingen kunnen presenteren die ze hebben gebouwd, gelanceerd of waaraan ze hebben gewerkt.

Bij Asana doen we dit door verantwoordelijkheidsgebieden (Areas of Responsibility, AoR's) toe te wijzen aan elke werknemer en een lopende lijst bij te houden van alle AoR's en hun eigenaren. Het helpt iedereen precies te weten wie wat doet.

4. Een ander project aannemen lijkt te tijdrovend

Dit is waarschijnlijk het meest voorkomende scenario: je nodigt een team of teamgenoot uit om ergens met je aan samen te werken. Ze zijn geïnteresseerd, maar hebben geen tijd. Misschien stemmen ze ermee in om te helpen, maar 'volgende maand' of 'volgende kwartaal'. Uiteindelijk wordt je project voor onbepaalde tijd uitgesteld en heb je alle hoop opgegeven dat het ooit klaar zal komen.

Het probleem is dat betrokken raken bij een nieuw project vaak een ontmoedigende, tijdrovende taak lijkt, zelfs als het eigenlijk een veel kleinere taak is.

Oplossing: presenteer een duidelijk voorstel, tijdlijn en geschatte tijdsbesteding

Voordat je je collega zelfs maar vraagt om te helpen met een nieuw project, moet je de tijd nemen om in te schatten hoe lang het project zal duren. Buffer in extra tijd voor je project als je kunt. Schets vervolgens de rol van de collega en de geschatte tijdsbesteding. Als ze een duidelijker begrip hebben van wat je van hen nodig hebt en hoe lang het zal duren, wordt de drempel om mee te doen kleiner.

Maak in Asana een project en voeg een beschrijving en vervaldatums toe aan taken. Wijs taken binnen je project toe aan individuele teamgenoten. Gebruik vervolgens aangepaste velden om een geschatte tijdsbesteding toe te voegen. Wanneer je taken toewijst, zullen je collega's een veel duidelijker begrip hebben van wat ze moeten doen, wanneer en hoe lang het zal duren.

5. Er is terughoudendheid om nieuwe manieren van werken aan te nemen

"Gewoonten zijn de versie van de automatische piloot van je hersenen", schrijft Stephanie Vozza op Fast Company. Op de werkplaats vertaalt dit zich vaak in terughoudendheid om een nieuwe tool, methode of manier van werken aan te nemen. Het is de 'als het niet kapot is, waarom zou je het dan repareren' mentaliteit. En we weten allemaal dat gewoonten moeilijk te doorbreken zijn.

Helaas negeren we door onze gewoonten vast te houden mogelijkheden om efficiënter te werken, tijd te besparen en een voorsprong te nemen. (Denk maar aan het voordeel dat vroege e-mailgebruikers hadden ten opzichte van hun e-mailloze tegenhangers!) En wie wil er niet meer tijd in zijn dag?

Oplossing: introduceer een nieuwe tool of gewoonte langzaam

Als je iets nieuws introduceert - of het nu een nieuw proces of een nieuwe tool is - in je team, laat mensen dan rustig wennen aan nieuwe processen. "Wat ik heb ontdekt, is om geen grote procesrevisie door te voeren [bij het trainen van nieuwe mensen in het gebruik van Asana]", zegt Caisha, lid van de Asana-gemeenschap. "Begin met een eenvoudig project, zoals een vergaderagenda of een evenement. Idealiter is het iets dat veel mensen in de Afdeling, ongeacht de focus, moeten weten of waar ze bij betrokken moeten zijn."

Het is ook een goed idee om een contactpersoon of voorstander te hebben die mensen er zachtjes aan herinnert: "Hé, weet je nog dat nieuwe proces dat we volgen?" Of "Hé, kun je dit in Asana zetten?" om anderen te helpen een nieuwe manier van werken aan te nemen.

Als je net begint met het gebruik van Asana met je team, gebruik dan integraties zoals de Gmail-invoegtoepassing om mensen te helpen soepel over te stappen van communiceren via e-mail naar samenwerken in Asana.

Begin samen te werken met teamgenoten

Met effectieve samenwerking kun je het beste werk van je team ontgrendelen, inzichten ontdekken waarvan je niet wist dat je ze nodig had en je projectresultaten van fatsoenlijk naar uitzonderlijk brengen. Maar het faciliteren van samenwerking is niet zonder uitdagingen. Het vergt werk. Het is aan jou om te beslissen of je je door barrières in een Silo laat opsluiten of ze afbreekt.