16 tips voor bedrijfsetiquette voor elke werkende professional

Mensen in de bedrijfswereld hebben verschillende verwachtingen over oogcontact, lichaamstaal, dresscode en eetgewoonten, om er maar een paar te noemen. Hoewel veel bedrijven zijn overgestapt op een meer informele cultuur, kan het begrijpen van de juiste bedrijfsetiquette al een heel eind komen. In dit artikel leggen we uit wat bedrijfsetiquette is en wat de basisregels zijn om vertrouwd mee te raken. 

Wat is bedrijfsetiquette?

Bedrijfsetiquette is een soort gedrag dat van teamleden wordt verwacht om het bedrijfsimago te handhaven en elkaar te respecteren. Bedrijfsetiquette kan van cultuur tot cultuur veranderen, maar wanneer iedereen een bepaalde reeks normen begrijpt en volgt, kan het een gevoel van eenheid creëren. 

Bedrijfsetiquette is soms onuitgesproken, maar vaker wel dan niet zullen teamleden het eens zijn over de basisregels, zodat iedereen een verenigd beeld presenteert. Wanneer teamleden de bedrijfs-etiquette volgen, bouwt dit effectieve communicatie op de werkplaats op. 

Geen silo's meer: je organisatiestructuur optimaliseren voor een sterkere samenwerking tussen teams

In dit e-book leert je hoe je je organisatie structureert om silo's te voorkomen, sneller te handelen en op één lijn te blijven met het oog op veranderingen.

Krijg de inzichten

De 5 basisprincipes van bedrijfs-etiquette

De basisprincipes van bedrijfsetiquette verschillen per cultuur, en het kan bijzonder intimiderend zijn om bedrijfsetiquette te begrijpen als je werkt voor een bedrijf met een cultuur die anders is dan die waarin je bent opgegroeid. Er zijn echter enkele universele constanten die je kunnen helpen je aan de status quo te houden terwijl je de specifieke groepsdynamiek en teamnormen in je bedrijf leert. 

Deze vijf belangrijke zakelijke beleefdheden kunnen je helpen een goede eerste indruk te maken en respect te tonen voor je teamleden. 

1. Wees op tijd

Of je nu een sollicitatiegesprek of een dagelijkse standup-vergadering bijwoont, op tijd zijn in een werkomgeving laat zien dat je ieders planning respecteert. Als stiptheid niet iets is waar je in het verleden prioriteit aan hebt gegeven, fris dan enkele tijdbeheertips op om jezelf georganiseerd en bewust te houden van je takenlijst. 

Er zijn nuances aan op tijd zijn - sommige culturen werken volgens een systeem van iets te laat zijn voor alles. Maar bij twijfel, kom op tijd en pas indien nodig aan.

2. Erken je Team

Het erkennen van anderen is de juiste bedrijfs-etiquette voor zowel informele als formele werkomgevingen. Wanneer iemand de kamer binnenkomt tijdens een bedrijfsdiner of vergadering, begroet die persoon dan en zeg op gepaste wijze hallo - of het nu is door handen te schudden of door een andere culturele gewoonte te volgen. 

Dezelfde regel is van toepassing als je vanuit je Startpagina werkt en dagelijkse Zoom-vergaderingen bijwoont. Je hoeft misschien niet in elke bedrijfsvergadering voor de camera te staan, maar door je stem te laten horen en de tijd te nemen om je teamleden te erkennen, laat je iedereen weten dat je luistert en geef je anderen het gevoel dat ze opgemerkt worden. 

3. Kleed je gepast

Je op de juiste manier kleden is subjectief en hangt af van of je op kantoor of vanuit huis werkt. Sommige bedrijven die elke dag op kantoor werken, verwachten dat iedereen zich in bedrijfscasual kleding kleedt, omdat een groot deel van het werk face time met belanghebbenden of klanten omvat. Andere bedrijven die in een hybride omgeving werken, kunnen teamleden aanmoedigen om zich casual te kleden om comfort en productiviteit te bevorderen. 

Als je niet zeker weet wat de juiste bedrijfskleding is, vraag dan je manager of leidinggevende om tips. Het is vooral gebruikelijk om je onzeker te voelen als je net een nieuwe baan bent begonnen, maar wees niet bang om een snelle e-mail te sturen voor je eerste dag om een idee te krijgen van het kantoorbeleid. Je kunt ook terugdenken aan je sollicitatiegesprek en proberen te onthouden wat iedereen droeg, zodat je je dienovereenkomstig kunt kleden. 

4. Respecteer gedeelde ruimtes

Zelfs als je op afstand werkt, kun je af en toe naar kantoor gaan of virtuele ruimtes delen met je teamleden. Kantoorruimtes die je mogelijk deelt met teamleden zijn onder andere een keuken, badkamer, printer- en kopieerruimte en loungeruimte. Virtuele ruimtes die je kunt delen, zijn onder andere Google Drive-mappen en projectbeheersoftware. 

De manier waarop je gedeelde ruimtes behandelt, zal op jou als professional reflecteren, dus het is belangrijk dat je dingen correct labelt, georganiseerd blijft en anderen respecteert die deze ruimtes ook gebruiken. Bedrijfsetiquette is van toepassing op gedeelde ruimtes, of je nu fysiek opruimt of online bedrijfsprocessen volgt.

5. Bouw emotionele intelligentie op

Emotionele intelligentie is het vermogen om emoties in jezelf en in anderen te herkennen, te reguleren en te begrijpen. Effectieve emotionele intelligentievaardigheden kunnen je helpen om je in te leven in teamleden en uitdagingen te overwinnen. Hoewel emotionele intelligentie geen directe regel van zakelijke etiquette is, zal het je helpen op de werkplaats, ongeacht welke conflicten zich voordoen. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je achterloopt op je werk en je baas je plotseling een groot, tijdgevoelig project toevertrouwt. Met emotionele intelligentie kun je met je manager praten om de relatieve prioriteit van het werk te begrijpen. Omdat je al achterloopt met je werk, kun je je zorgen uiten over overwerkt raken en samen met je manager een oplossing bedenken voor welk werk je minder belangrijke taken kunt deprioriteren of delegeren.

Geen silo's meer: je organisatiestructuur optimaliseren voor een sterkere samenwerking tussen teams

In dit e-book leert je hoe je je organisatie structureert om silo's te voorkomen, sneller te handelen en op één lijn te blijven met het oog op veranderingen.

Krijg de inzichten

Bedrijfsetiquette voor medewerkers op afstand

Met de overgang naar steeds meer virtuele teams is de definitie en praktijk van zakelijke etiquette veranderd. In persoon heb je misschien een beleefde, stevige handdruk en de juiste kleding nodig, maar als je op afstand werkt, moet je de basisprincipes van e-mail-, telefoon- en video-etiquette kennen.

E-mail- en teamcommunicatie-etiquette

Een e-mail schrijven of communiceren met je team via tools zoals Slack of  Asana lijkt eenvoudig genoeg, maar professionele communicatie online verschilt van persoonlijke communicatie. Overweeg de onderstaande tips voor de juiste e-mail- en online-etiquette.

• Proeflezen: het proeflezen van je e-mails is een harde vuistregel die je niet mag negeren. Hoewel je e-mail- of projectbeheerplatform mogelijk een ingebouwde tool voor proeflezen heeft, moet je je e-mail ook bekijken voordat je deze verzendt, voor het geval dat.

• Wees beleefd en professioneel: ook al praat je niet persoonlijk met de ontvanger van je e-mail, je toon zal wel in je woorden doorkomen. Het is belangrijk dat je beleefd en professioneel bent in je tekst. Je kunt bijvoorbeeld vrolijke zinnen gebruiken zoals: "Ik hoop dat je... bedankt voor... even een vriendelijke herinnering... laat het me weten... ik kijk uit naar je antwoord."

• Reageer tijdig: wanneer een ander teamlid of een klant contact met je opneemt, doen ze dat met een reden. Een goede etiquette voor e-mail en teamcommunicatie betekent dat je tijdig op mensen reageert, zelfs als dat betekent dat je een automatisch antwoord instelt voor wanneer je niet op kantoor bent. Hoewel je niet binnen enkele minuten hoeft te reageren, probeer binnen één of twee bedrijfsdagen te reageren.

• Houd het kort: Door je e-mailtekst kort te houden, kun je je punt snel overbrengen en tijd besparen voor je lezer. Wanneer je het belangrijkste doel van je bericht in een lange e-mail verbergt, is de kans kleiner dat je lezer reageert op de manier waarop je hoopt. 

Onthoud dat het verschil maakt aan wie je schrijft in je e-mail of online Inhoud. Als je bijvoorbeeld met andere teamleden communiceert via Asana en Slack, kun je op een meer informele toon schrijven, terwijl e-mails van klanten formeler moeten zijn.

Telefoonetiquette

Bedrijfscommunicatie vindt vaak plaats via telefoongesprekken. Wanneer je met klanten of zakenpartners aan de telefoon spreekt, overweeg dan de volgende manieren om de bedrijfsetiquette te handhaven. 

• Bel niet onaangekondigd: iedereen in de bedrijfswereld heeft een schema te volgen, of ze nu werken rond een strikte projecttijdlijn of proberen een zware werklast te prioriteren. Als je met iemand aan de telefoon moet praten, stuur diegene dan eerst een e-mail om je telefoontje in te plannen. Onverwacht bellen kan als onbeleefd worden beschouwd, omdat de ontvanger van het gesprek mogelijk niet voorbereid is om met je te praten. 

• Gebruik een redelijke toon en helderheid: je toon is belangrijk bij zakelijke telefoongesprekken. Je moet een beleefde toon aanhouden terwijl je met teamleden of klanten praat en je moet je ook bewust zijn van je volume en helderheid. Als je te hard spreekt of mompelt tijdens een professioneel gesprek, ontvangt je ontvanger je bericht misschien niet op de manier waarop je hoopt. Toon en communicatie kunnen ook variëren op basis van cultuur, dus houd culturele intelligentie in gedachten wanneer je aan de telefoon bent.

• Beantwoord berichten snel: net als bij zakelijke e-mails, is het belangrijk om snel te reageren op zakelijke voicemails. Je kunt e-mails ontvangen van teamleden of klanten met het verzoek om telefoongesprekken in te plannen. Reageer snel op deze e-mails met de beste tijd waarop je beschikbaar bent om te bellen. 

• Maak een professionele voicemail: Het maken van een professionele voicemail voor wanneer u niet beschikbaar bent, is de juiste bedrijfsetiquette omdat het mensen laat weten wie u bent, wat u doet en dat u niet beschikbaar bent. Ze kunnen je dan berichten achterlaten waarin ze uitleggen waarom ze bellen. 

Video-etiquette

Video is een van de populairste manieren voor werknemers op afstand om met elkaar in contact te komen. Met deze manier van communiceren heb je het voordeel dat je met veel van je teamleden in realtime kunt praten, wat betekent dat er enkele basisprincipes voor video-etiquette zijn die je moet kennen. 

• Zet jezelf op mute: Een van de grootste problemen waarmee teamleden te maken hebben tijdens videogesprekken is achtergrondgeluid van degenen die niet aan het woord zijn. Dit probleem heeft een eenvoudige oplossing: demp jezelf wanneer je niet de spreker bent. Door jezelf te dempen, zorg je ervoor dat je microfoon stil is, zodat anderen de volledige aandacht van de virtuele ruimte kunnen hebben. 

• Gebruik je lichaam: tijdens een videogesprek kunnen anderen zien hoe je non-verbaal met de spreker communiceert. Als je naar beneden kijkt of te ontspannen in je seat zit, kun je de boodschap sturen dat je niet geïnteresseerd bent in het gesprek. Rechtop zitten, er alert uitzien en non-verbale communicatie gebruiken om te laten zien dat je betrokken bent, laat de spreker weten dat je oplet.

• Niet onderbreken: iemand onderbreken tijdens een videogesprek kan bijzonder storend zijn. Technologie kan niet altijd meerdere mensen bijhouden die proberen te spreken tijdens een videogesprek, dus onderbrekingen kunnen leiden tot storingen en verwarring voor alle betrokkenen. 

• Kleed je op de juiste manier: Videogesprekken tonen je kleding misschien alleen vanaf je middel, maar het is nog steeds belangrijk om je op de juiste manier te kleden. Je kleding voor videogesprekken moet de dresscode van je bedrijf volgen. Denk ook aan je persoonlijke hygiëne wanneer je voor de camera staat. 

Werken vanuit huis maakt het minder gebruikelijk dat je persoonlijk met teamleden en klanten communiceert, maar vergeet niet dat virtuele interacties nog steeds blijvende indrukken achterlaten. Benader deze interacties bij twijfel met dezelfde zakelijke etiquette en zorg als bij een persoonlijk gesprek.

Verbeter de teamcommunicatie met bedrijfsetiquette

Het doel van zakelijke etiquette is om een verenigd bedrijfsimago te presenteren, wederzijds respect voor teamleden te bevorderen en de communicatie op de werkplaats te verbeteren. Als teams effectief communiceren, verrichten ze beter werk. 

Effectieve communicatie houdt daar niet op. Het gebruik van software kan je team helpen samen te werken om deadlines te halen en doelen te bereiken. Met software voor teamcommunicatie kun je een betere communicatie tussen teamleden vergemakkelijken door ervoor te zorgen dat iedereen op het juiste moment de juiste informatie ontvangt. 

Geen silo's meer: je organisatiestructuur optimaliseren voor een sterkere samenwerking tussen teams

In dit e-book leert je hoe je je organisatie structureert om silo's te voorkomen, sneller te handelen en op één lijn te blijven met het oog op veranderingen.

Krijg de inzichten