제작 일정 템플릿

제때 제작하여 납품하는 것은 매우 중요한 일입니다. 많은 기업이 일정을 기반으로 제작 프로세스를 추적하고 제품 완성을 현실적으로 추정하며 납품일을 결정합니다. 하지만 캘린더에 몇몇 날짜를 표시해 두는 것만으로는 충분하지 않습니다. 제작 일정이 효과를 발휘하려면 제작 프로세스에서 가장 중요한 부분이 반영되어야 합니다. 

일정을 미리 정해 두면 업무를 계획하고 시기를 예측하는 데 도움이 되지만 실제로는 제작이 복잡하고 예측하기 어려운 경우가 많습니다. 예를 들어, 공급망 문제로 예상치 못하게 지연이 발생하거나 제품 생산이 계획한 것보다 오래 걸리기도 합니다. 어떻게 하면 예기치 못한 상황에 유연하게 대처하면서도 일관성 있는 일정을 세우고 제작을 계획한 대로 진행하며 체계적으로 정리할 수 있을까요?

그 답은 바로 동적인 제작 일정 템플릿을 사용하는 것입니다.

제작 일정 템플릿이란 무엇인가요?

제작 일정 템플릿은 제작 일정을 요약하여 정리한 것으로, 처음부터 끝까지 제작 프로세스를 추적할 수 있는 템플릿입니다. 제작 일정에는 제작하는 것(제품)과 제작 완료 시점(마감일) 등 프로세스의 기본적인 세부 정보가 기재됩니다.

제작 일정 템플릿은 통상 하루에 제품을 수백 개 또는 수천 개까지 제작하는 제조업에서 사용됩니다. 하지만 제품을 만드는 모든 팀이나 조직, 업계가 이 템플릿을 사용하여 이점을 누릴 수 있습니다. 기본적인 제작 일정 템플릿을 저장해 두면 몇 분 안에 새 일정을 수립하고 시작할 수 있습니다.

제작 일정 템플릿이 필요한 이유는 무엇인가요?

제작 일정을 사용하면 제작 프로세스와 공급, 수요를 추적하여 고객이 원하는 제품을 적시에 납품할 수 있습니다. 일정을 템플릿화하면 새로운 제품을 제작할 때마다 처음부터 새 일정을 만드는 데 드는 시간과 노력을 아낄 수 있습니다. 여러 제작팀에서 다양한 제품 일정을 관리하고 있다면, 프로젝트 일정 템플릿을 사용하여 일정을 일원 관리할 수 있습니다. 또한 동향 예측이나 공급망 이동과 같이 제작에 관련된 핵심적인 다른 요소를 추적하는 데에도 도움이 됩니다.

전통적으로 제조업과 다른 산업에서는 Google 스프레드시트나 Excel 템플릿처럼 정적인 프로젝트 일정에 의존해 왔습니다. 하지만 이런 툴으로는 제작 템플릿을 시각적으로 확인하거나 여러 팀 간에 효과적으로 업무를 진행하기 어렵습니다. 하지만 더 많은 기능을 갖춘 소프트웨어를 사용하면 간트 차트 또는 캘린더 템플릿 등 여러 가지 방식으로 제작 일정을 시각화할 수 있습니다. 이처럼 전체적인 상황을 시각적으로 요약하여 파악하면 잠재적인 병목 현상을 발견하고 이를 제거할 수 있습니다. 이 서식을 사용하면 계획했던 제작 일정과 실제 제작 일정을 비교할 수 있어 지연 발생 지점이나 개선점을 찾아 제작 사이클을 더 효율적으로 만들 수 있습니다.

제작 일정 템플릿을 사용하는 방법

인터넷에 다양한 무료 제작 일정 템플릿이 존재하지만, 효과적인 일정 관리의 핵심은 템플릿 자체가 아니라 이를 뒷받침하는 소프트웨어에 있습니다. 업무 관리 소프트웨어와 같이 동적인 플랫폼에서 템플릿을 생성해야 여러 기능을 사용하여 제작을 효율을 높이고 최적화할 수 있습니다. 예를 들어 재고 관리에 자동화 기능을 사용하여 제품을 새로 만들 때마다 재고가 즉시 업데이트되도록 할 수 있습니다.

제작 일정 템플릿을 생성할 때는 섹션을 사용하여 이해관계자에게 무엇을 제작하는지, 그리고 언제 완성될 것으로 예상되는지 명확하게 보여 주세요. 이렇게 하려면 다음 사항을 포함해야 합니다.

• 주문 상세 정보: 주문 번호, 상품 설명, 고객 이름 또는 주문과 관련한 기타 식별 정보를 목록으로 작성하여 무엇이 제작 중인지 쉽게 참조할 수 있도록 하세요.

• 제작 상태: 프로세스가 진행되면 제작 상태를 업데이트하여 각 주문이 어느 단계에 있는지, 계획대로 진행되고 있는지 이해관계자에게 보여 주세요.

• 업무 일정 및 마감일: 제작이 언제 시작되어 언제 끝날지 보여주는 마감일이 명확하게 설정된 업무 일정을 수립하세요. 시작일과 종료일 사이에 작업과 마일스톤을 포함하고 제작 준비 단계부터 완료 단계까지의 종속 관계 목록도 작성하세요.

• 주문(수량): 제품을 얼마나 많이 만들어야 하는지 추적하면 예상 제작 속도 대비 실제 속도를 비교할 수 있습니다. 실제 속도가 예상 속도와 다른 경우 프로세스를 조정하여 각 제작 일정대로 목표를 달성하고 뒤처지지 않도록 할 수 있습니다.

• 필요하거나 사용한 원자재: 제품을 제작하는 데 무엇이 필요한가요? 리소스 관리와 제작 수용량 계획에 이러한 지표를 사용하면 특정한 물품을 제작하거나 주문에 대응하는 데 무엇이 필요한지 더 정확하게 추정할 수 있습니다.

템플릿과 함께 사용할 수 있는 연동 및 앱

다음과 같은 기능과 앱 연동을 사용하여 제작 일정 템플릿을 팀의 고유한 필요에 맞게 맞춤화하세요.

포함된 기능

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 타임라인 보기: 타임라인 보기는 모든 작업을 가로 막대형 차트로 표시하는 간트 스타일 프로젝트 보기입니다. 각 작업의 시작일과 종료일뿐만 아니라 작업 간의 종속 관계도 확인할 수 있습니다. 타임라인 보기로 계획이 전체적으로 어떻게 구성되는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 모든 업무를 한 곳에서 확인할 수 있으므로 업무가 시작되기 전에 상충되는 종속 관계를 식별하고 이에 대응하여 모든 목표를 계획대로 달성할 수 있습니다.

• 자동화: 수작업을 자동화하여 팀이 단순 반복 작업에 할애하는 시간은 줄이고 각자가 맡은 업무에 할애하는 시간은 늘리세요. Asana의 규칙 기능은 트리거와 동작을 기반으로 작동합니다. 기본적으로, ‘X가 발생하면 Y를 하라’는 방식입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알림을 보내는 등 많은 일을 수행하세요. 팀이 규칙을 사용하면 일회성 자동화부터 전체 워크플로에 이르기까지 숙련을 요하는 전략적 업무에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

추천 앱

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Dropbox: Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

• OneDrive: Asana 작업 창에 내장된 Microsoft OneDrive 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부하세요. Word, Excel, PowerPoint 등의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Gmail: Asana for Gmail 연동을 사용하면 Gmail 받은편지함에서 바로 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. Gmail에서 생성하는 모든 작업에는 이메일 내용이 자동으로 포함되므로 정보가 누락되지 않습니다. 이메일을 작성하는 중에 Asana 작업을 참조해야 할 경우, Asana를 여는 대신 Asana for Gmail의 부가기능을 사용해 보세요. Gmail 받은편지함에서 바로 해당 작업을 간편하게 검색할 수 있습니다.

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