Asana의 직원 온보딩 템플릿

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효과적인 온보딩 환경을 마련한다면 신규 입사자가 온보딩 때 해야 할 일을 한 곳에서 쉽게 추적할 수 있습니다. Asana 전용 온보딩 템플릿을 사용하여 신규 입사자가 입사 첫날부터 성공을 향해 나아갈 수 있도록 지원하세요.

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[제품 UI] Asana 직원 온보딩 템플릿 예시 (목록)

모든 신규 입사자가 온보딩을 거칩니다. 그러나 직원 온보딩 프로세스는 단순히 작업을 나열한 목록에만 그치지 않습니다. 온보딩은 신규 입사자에게 긍정적인 첫인상을 남기고 신규 입사자가 새로운 업무에 대비하고, 성공 지표를 수립하며, 회사에 소속감을 느낄 수 있도록 해주는 귀중한 기회입니다.

온보딩을 효과적으로 진행하는 것은 오늘날 그 어느 때보다도 중요해졌습니다. 번아웃과 가면 증후군이 증가하면서 기업들은 신규 입사자가 환영받는다고 느낄 수 있도록 다양한 방법을 모색하고 있습니다. 따라서 직원 온보딩 템플릿이 많은 도움이 될 수 있습니다.

직원 온보딩 템플릿을 사용해야 하는 이유

직원 온보딩 템플릿을 사용하면 모든 신규 입사자의 온보딩 프로세스를 표준화할 수 있습니다. 통일된 온보딩 프로그램을 진행하면 새로운 팀원들이 업무를 시작하는 첫날부터 성공적으로 업무를 수행하는 데 필요한 정보를 확보할 수 있습니다.

프로세스 간소화

온보딩 체크리스트 템플릿은 신규 입사자가 새로운 직무를 시작하기 위해 해야 할 일과 읽어야 할 자료를 정리한 체크리스트입니다. 효과적인 템플릿은 이 모든 정보를 한곳에 모아 두기 때문에 직원이 모든 사항을 일일이 기억할 필요가 없습니다.

팀원이 업무를 성공적으로 수행하는 데 필요한 모든 정보 제공

신규 입사자에게 업무에 필요한 툴을 제공하는 것은 매우 중요합니다. 회사에서 첫 주, 첫 달, 심지어 첫 일 년 동안 신규 입사자로부터 기대하는 바를 명확하게 하면 신규 입사자가 성공적으로 업무를 수행하는 데 필요한 것이 무엇인지 명확하게 이해할 수 있습니다.

이는 신규 입사자에게만 도움이 되는 것이 아니라 장기적으로 직원 만족도를 높입니다. 자신에게 회사가 무엇을 기대하는지를 알면 직원들이 직장에서 번아웃가면 증후군과 같은 부정적인 경험을 할 가능성이 낮아집니다. Asana의 조사에 따르면 젊은 직장인에게 특히 영향을 많이 미치는 번아웃 및 가면 증후군은 직장에서 사기를 떨어뜨리고, 커뮤니케이션에서 오해가 발생하고, 업무에 대한 참여도가 낮아질 뿐만 아니라 실수가 증가하고 더 많은 에너지를 소모하게 만드는 원인이 되는 것으로 나타났습니다.

참고: 30-60-90일 계획: 신규 입사자를 손쉽게 온보딩하는 방법

원격으로 근무하는 팀원이 환영받는다고 느끼도록 만드세요

특히, 원격 온보딩 시 명확한 직원 온보딩 템플릿을 사용하는 것은 더욱 중요합니다. 원격으로 근무하는 직원은 매니저나 원격 근무 환경에서 일하는 팀을 대면할 기회가 적습니다. 원격으로 근무하는 직원들이 무엇을 해야 하고 어디에서 커뮤니케이션해야 하며 어떻게 즉각적으로 영향력을 미칠 수 있는지를 명확하게 하면 어디에서 근무하든 역량을 마음껏 발휘할 수 있습니다.

이는 다른 시간대에서 근무하는 직원들에게 특히나 중요합니다. 만약 다른 시간대에서 근무하는 직원과 온라인상에서의 업무 시간이 겹치지 않는다면 신규 입사자가 스스로 업무를 시작할 수 있도록 명확한 할 일 목록을 제공하는 것이 매우 중요합니다.

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온보딩은 직원들이 첫날부터 소속감을 느끼게 하는 중요한 순간입니다. 온보딩은 각 직원이 회사에 속한 동안 따라야 할 분위기를 전달하고 회사에서 근무하는 것에 대한 지식과 경험의 토대를 마련합니다. 따라서 포용적인 온보딩 경험을 구축하는 것은 포용적인 회사 문화를 형성하는 데 매우 중요합니다.”
Asana 다양성 및 포용성 팀장 Sonja Gittens Ottley

Asana의 직원 온보딩 템플릿

Asana는 온보딩 프로세스에 진지하게 투자함으로써 신규 입사자가 새로운 직무를 시작하는 데 도움이 되는 최선의 환경을 지원할 수 있다고 생각합니다. 신규 입사자 지원을 위한 온보딩 프로세스의 가장 중요한 부분은 가시성을 확보하고 온보딩 프로세스가 어떻게 진행될지 각 신규 입사자가 명확하게 이해할 수 있도록 하는 것입니다.

Asana의 직원 온보딩 템플릿은 일반적인 온보딩 템플릿이 아닙니다. Asana의 직원 온보딩 템플릿은 직원들이 입사 첫날부터 환영받는다는 느낌을 받을 수 있도록 Asana에서 실시하는 몇 가지 핵심 사항을 포함합니다. 각 신규 입사자는 신규 입사자용 온보딩 체크리스트를 받게 됩니다. 이 체크리스트는 신규 입사자의 온보딩 전에 매니저가 수정하며, 필요한 관련 정보, 프로젝트, 온보딩 작업을 포함합니다.

이처럼 모든 정보를 한곳에 저장하는 단일 정보 소스를 마련하고 이를 실행 가능하게 만들면 직원들은 자신이 무엇을 해야 하는지 처음부터 명확하게 파악할 수 있습니다. 단일 정보 소스를 갖추면 신규 입사자가 정보를 확보할 수 있는 곳을 간소화하여 온보딩 경험을 더 성공적으로 만들 수 있습니다. 따라서 신규 입사자가 회사의 가치, 조직 정책, 직원 핸드북 정보 등과 같은 회사의 중요한 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다.

템플릿 만들기

직원 온보딩 템플릿의 핵심 요소

신규 입사자가 새로운 환경에 잘 적응하도록 도우려면 단순히 효과적인 온보딩 템플릿을 갖추기만 하는 것이 아니라 템플릿을 사용하는 방법도 알아야 합니다. 모든 신규 입사자를 위해 온보딩 템플릿을 최대로 활용하려면, 다음 사항을 따라야 합니다.

  • 업무를 언제 어떻게 완료해야 하는지에 대해 기대하는 점과 기간을 설정하세요.

  • 각각의 실행 과제에 마감일을 구체적으로 설정하세요.

  • 신규 입사자가 실시간으로 질문, 학습 내용, 다음 단계를 업데이트할 수 있도록 계속해서 템플릿이 업데이트될 수 있게 설정하세요.

  • 온보딩 프로세스 전체를 처음부터 끝까지 개괄적으로 설명하세요.

포함된 기능

  • 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

  • 하위 작업: 할 일을 한 작업에만 할당하기에는 규모가 너무 큰 경우가 있습니다. 작업에 여러 사람이 참여하거나, 마감일이 광범위하거나, 공개하기 전에 여러 이해관계자가 작업을 검토하고 승인해야 하는 경우, 하위 작업을 사용하여 이러한 업무를 추적하세요. 하위 작업은 세분화된 할 일을 상위 작업의 전체적인 맥락에 계속해서 연결하면서 업무를 배분하고 작업을 개별 요소로 나누는 데 아주 유용합니다. 작업을 하위 작업으로 세분화하거나 다단계 프로세스의 개별 요소를 하위 작업으로 기록하세요.

  • 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드는 작업과 프로젝트 간에 공유할 수 있어 조직 전체에 일관성을 유지할 수 있습니다.

  • 멀티홈: 업무는 본질적으로 부서 간 협력이 필요합니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력해야 합니다. 그러나 업무가 한 곳에만 머물러 있는 경우가 많습니다. 만약 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana의 멀티홈 기능을 사용하면 작업을 여러 프로젝트에 추가할 수 있어 중복되는 업무를 줄이고 팀 간 가시성을 높일 수 있습니다. 작업을 배경 정보와 함께 확인하고, 누가 무엇을 수행하고 있는지 파악하고, 팀과 작업의 연결성을 유지하세요.

추천 앱

  • Zoom: Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동 앱을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 이어지는 내용을 논의하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하고 미팅을 시작하여 논의할 내용을 명확하게 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 조치 사항을 놓치지 않습니다. 미팅이 끝난 뒤에도 Zoom + Asana 연동 앱이 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.

  • Gmail: Asana for Gmail 연동을 사용하면 Gmail 받은편지함에서 바로 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. Gmail에서 생성하는 모든 작업에는 이메일 내용이 자동으로 포함되므로 정보가 누락되지 않습니다. 이메일을 작성하는 중에 Asana 작업을 참조해야 할 경우, Asana를 여는 대신 Asana for Gmail의 부가기능을 사용해 보세요. Gmail 받은편지함에서 바로 해당 작업을 간편하게 검색할 수 있습니다.

  • Microsoft Teams: Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색하고 공유할 수 있습니다. Teams에서 나가지 않고 Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인할 수 있습니다.

  • Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다. 

직원 온보딩 템플릿 관련 자주 묻는 질문

신규 입사자 온보딩 템플릿에 포함되어야 하는 내용은 무엇인가요? 

신규 입사자 체크리스트 템플릿에는 새로운 직원이 입사 첫날부터 성공적으로 업무를 수행하는 데 필요한 모든 내용이 포함되어 있어야 합니다. 새로운 직원이 입사 첫날에 해야 할 일, 입사 후 30일, 60일, 90일 동안 완료해야 하는 작업과 신규 입사자 오리엔테이션 과정을 진행하는 동안 필요한 모든 정보를 반드시 포함해야 합니다.

직원 온보딩 템플릿은 누가 작성해야 하나요?

일반적으로 전반적인 직원 온보딩 프로세스는 인사팀에서 담당합니다. 신규 입사자 온보딩 프로그램의 전체 프로세스를 표준화하면 인사팀은 모든 신규 입사자가 업무를 성공적으로 수행하는 데 필요한 정보와 툴을 확보하도록 지원할 수 있습니다. 인사팀이 토대를 마련하면 매니저가 신규 입사자가 직무를 수행하는 데 필요한 추가 정보, 배경 정보, 세부 사항을 입력하는 역할을 담당합니다.

직원 온보딩 프로세스의 기간은 얼마나 되어야 하나요?

일반적으로 채용 매니저와 인사 전문가는 한 달 미만으로 신규 입사자 온보딩 프로세스를 진행하지만, 이렇게 하면 신규 입사자가 자신이 맡은 직무에 자신 있게 임할 만큼의 충분한 시간을 확보할 수 없습니다. 온보딩 프로세스는 이상적으로 3개월가량 진행되어야 30일, 60일, 90일 계획 전체를 거칠 수 있습니다.

새로운 직원이 환영받는다고 느끼게 하려면 어떻게 해야 하나요?

최고의 온보딩 경험은 신규 입사자가 첫 출근을 하기 전에 시작됩니다. 신규 입사자에게 입사 첫날이 어떻게 진행될지에 대한 정보와 첫날 지참해야 할 준비물, 복장 규정이나 점심 식사 규정 등과 같이 신규 입사자가 알아두어야 할 추가적인 세부 정보를 담은 웰컴 레터를 출근 일주일 전에 보내는 것을 고려해보세요. 신규 입사자가 팀에서 업무를 시작하면 온보딩 프로세스를 함께 살펴보고 질문이 있는 경우 답변을 해주는 시간을 마련하세요. 동료와 관계를 맺고 지원을 받을 수 있도록 멘토를 지정하는 것도 좋습니다.

직원 온보딩 템플릿을 사용하면 직원 유지율이 높아지나요?

Glassdoor의 조사에 따르면 탄탄한 온보딩 프로세스를 갖춘 조직은 직원 유지율을 82%까지 높일 수 있는 것으로 나타났습니다. 효과적인 직원 온보딩 템플릿을 사용하면 참여하는 직원에게 조직에 적응할 수 있는 토대를 마련해주어 결과적으로 직원 유지율을 높이고 직원 이탈률을 낮춥니다.

온보딩 템플릿은 직원당 1개만 필요한가요?

실제로 Asana에서는 각 신규 입사자에 대해 2개의 온보딩 프로젝트를 생성합니다. 각 직원은 신규 입사자에게 필요한 세부 사항이 포함된 일반적인 직원 온보딩 프로젝트를 받습니다. 이러한 전사 온보딩 템플릿에 더하여 각 신규 입사자는 직무에 필요한 세부 사항과 정보가 포함된 기능별 혹은 직무별 온보딩 템플릿을 받습니다.

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