무료 변경 주문 양식 템플릿: 프로젝트 변경 간소화

Bob Dylan은 “The times they are a-changin'”이라고 말했습니다. 하지만 대부분의 관리자는 프로젝트도 변화한다는 것을 알고 있습니다. 프로젝트 계획이 처음부터 끝까지 동일하게 진행되는 경우는 드물며, 변경 주문 템플릿을 사용하면 가장 쉽게 변경을 관리할 수 있습니다.

변경 주문 양식은 프로젝트 변경 사항을 전달하는 체계적인 방법을 제공하여 프로젝트를 계획대로 진행하고 팀이 앞으로 나아갈 방법을 이해할 수 있도록 합니다. 이 글에서는 변경 주문 템플릿을 만드는 방법을 알려드립니다. 이를 통해 어떤 장애물도 극복할 수 있을 것입니다.

변경 주문 양식 소개

프로젝트 관리에서 변경 요청이라고도 하는 변경 주문은 프로젝트 계획에 대한 공식적이고 문서화된 변경 사항입니다. '변경 주문'이라는 용어는 일반적으로 건설 업계에서 사용되는 용어이지만, 변경 주문은 프로젝트가 원래의 프로젝트 범위에서 어떻게 벗어날 것인지 설명하기 위해 모든 산업에서 사용할 수 있습니다. 

변경 주문은 사용자 또는 다른 사람이 추구하는 변경 유형과 해당 변경이 프로젝트의 결과물, 가격 및 타임라인에 미치는 영향을 지정합니다. 프로젝트 관리에서 변경 주문을 시작하는 일반적인 이유는 다음과 같습니다.

• 새로운 이해관계자의 요청

• 계획 수립 오류 또는 누락

• 부정확한 추정치

• 작업 범위의 변경

• 리소스 비용

• 계획에 없던 이벤트

철저한 프로젝트 계획이 있더라도 프로젝트를 수행하는 동안 예기치 않은 이유로 프로젝트 목표가 변경될 수 있기 때문에 프로젝트 변경 주문은 흔히 발생합니다. 변경이 발생할 수 있다는 사실을 인지하고 대비한다면 변경 관리 프로세스가 부담스럽게 느껴지지 않을 것입니다.

인쇄 가능한 변경 주문 양식 vs. 디지털 변경 주문 양식

인쇄 가능한 변경 주문 양식은 과거에 변경 관리가 발생한 유일한 방법일 수 있지만, 디지털 변경 관리는 나머지 프로젝트 정보와 함께 변경 사항을 기록합니다. 

프로젝트 변경 사항을 나머지 프로젝트 자료와 일치하게 유지하면 전체 프로젝트에 대한 단일 정보 소스를 유지할 수 있습니다. 디지털 플랫폼을 통해 변경 주문을 추적하는 다른 이점은 다음과 같습니다.

• 실시간으로 원본 계획을 쉽게 검토

• 한 번에 많은 사람과 변경 주문을 공유할 수 있는 기능

• 자동화된 변경 관리 프로세스에서 변경 주문 연동

• 변경이 발생하면 예산, 타임라인, 팀원의 업무를 변경할 수 있는 기능

변경 주문 템플릿을 더 큰 변경 주문 프로세스에 통합하려는 경우, 디지털 양식은 시간을 절약하고 명확성을 제공할 수 있습니다.

변경 주문 양식을 생성하는 방법

변경 주문 요청의 우선순위를 지정하고 분류하는 방법을 배우기 전에 변경 주문 템플릿의 구성 요소를 검토하는 것이 중요합니다. 이러한 구성 요소를 사용하면 변경 주문을 쉽게 검토하고 요청된 변경 사항, 변경이 요청된 이유, 변경으로 인한 예상되는 영향을 빠르게 파악할 수 있습니다.

1. 변경에 대한 설명: 변경 주문 템플릿의 첫 번째 섹션은 원래 프로젝트 결과물과 제안된 변경 사항을 간략하게 설명해야 합니다.

2. 세분화된 변경 비용: 이 섹션에서는 제안하는 변경과 관련된 모든 비용을 나열합니다. 이러한 비용은 팀원이 프로젝트를 수행하는 데 걸리는 시간, 필요한 소프트웨어 또는 출장 비용과 같이 간접적이거나 직접적일 수 있습니다. 

3. 총 변경 비용: 변경 주문을 검토하는 다른 사람들이 비용 영향을 빠르게 확인할 수 있도록 변경 비용 총액을 나열하는 영역을 포함합니다. 일부 비용을 합계로 나열할 수 없는 경우 이 섹션을 비워둘 수 있습니다. 

4. 타임라인에 미치는 영향: 이 섹션에서는 이 변경이 원래 프로젝트 타임라인에 미치는 영향을 설명합니다. 변경으로 인해 프로젝트가 원래 계획보다 오래 걸릴까요? 타임라인을 변경해야 하는 경우 다른 사람을 어떻게 수용할 계획인지 설명하세요.

5. 서명: 변경 주문의 검토자가 서명할 수 있는 섹션을 포함하세요. 또한 이 섹션에 서명하세요.

변경 주문 요청을 관리하는 방법

변경 주문 제출과 관리는 서로 연관되어 있습니다. 이해관계자에게 변경 주문 템플릿을 제공하면 변경이 보장되지 않으며 승인 프로세스를 거쳐야 한다는 것을 알 수 있습니다.

프로젝트 매니저는 변경 주문 요청이 들어오면 이를 관리하고 우선순위를 지정하는 데 필요한 정보를 검색할 것입니다. 아래 단계에 따라 들어오는 변경 주문을 정렬하고 우선순위를 지정하는 방법을 결정하세요. 

1. 변경 주문 양식 제출 검토

누군가 요청한 변경 사항을 말하는 것을 듣게 되면, 그들의 아이디어를 인정하고 변경 사항을 문서화할 수 있도록 변경 주문 양식으로 안내하세요. 변경 요청은 다음과 같이 프로젝트에 참여하는 다양한 사람들로부터 들어올 수 있습니다.

• 외부 이해관계자

• 부서 관리자

• 프로젝트 매니저

• 건설 프로젝트의 계약자

이해관계자가 이전에 변경 주문 양식을 사용한 적이 없는 경우, 이 양식이 중요한 이유를 설명하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 변경 사항이 프로젝트의 다른 영역에 영향을 미칠 수 있으며, 변경 주문 양식을 사용하면 요청된 변경 사항이 전반적인 프로젝트 목표와 어떻게 일치하는지 검토할 수 있음을 알려주세요.

변경 주문 양식을 받으면 양식을 제출한 사람과 함께 변경 사항을 검토하고 논의하세요. 누군가가 변경 요청을 할 때 기억해야 할 가장 중요한 것은 열린 커뮤니케이션입니다.

팁: 모든 변경 주문 요청과 프로젝트 변경 사항을 중앙 집중식 프로젝트 관리 소프트웨어에 보관하세요. 이렇게 하면 팀이 모든 프로젝트 정보에 대해 일원화된 정보 소스를 가질 수 있습니다. 그런 다음 이해관계자가 새로운 변경 주문을 제출하면 프로젝트 팀의 모든 구성원이 새로운 요청을 볼 수 있도록 할 수 있습니다.

2. 누락된 정보를 기재합니다

이해관계자의 변경 요청을 이해한 후에는 변경 주문 양식에 누락된 정보를 입력합니다. 이해관계자는 요청 양식에 변경 사항을 설명해야 하지만, 변경 비용과 프로젝트 일정에 미치는 영향을 평가하는 데는 프로젝트 매니저의 도움이 필요할 것입니다.

도움이 필요한 섹션은 다음과 같습니다.

• 변경 비용: 이해관계자가 프로젝트에 자금을 지원할 수 있지만, 어디에 자금과 기타 리소스를 할당하고 있는지 알 수 있습니다. 요청자와 변경 사항에 대해 논의하고 가능한 비용 목록을 항목별로 작성하세요.

• 타임라인에 미치는 영향: 이해관계자는 요청한 변경 사항이 프로젝트 타임라인에 어떤 영향을 미치는지 잘 모르는 경우가 많습니다. 특정 날짜까지 프로젝트를 완료된 상태로 원한다면 일정을 분석하고 마감일이 어떻게 변경되는지 설명해야 합니다.

요청자와 협력하면 변경 주문 양식을 작성하는 것이 더 쉬워집니다. 운이 좋다면 이해관계자에게 프로젝트가 내부적으로 어떻게 진행되는지에 대한 관점을 제공할 수도 있습니다.

3. 변경해야 하는지 여부를 결정합니다

이제 변경 요청을 전체적으로 살펴보고 변경이 필요한지 여부를 결정할 수 있습니다. 변경 요청을 고려할 때는 프로젝트 계획의 7가지 요소를 기반으로 영향 분석을 수행하세요.

목표: 

• 이 변경 사항은 프로젝트 목표와 어떻게 일치하나요? 

• 이 변경 사항이 프로젝트 목표를 달성하는 데 방해가 될까요? 

성공 지표:

• 어떻게 성공을 측정할 것인가? 

• 이 변경과 관련된 위험이 있나요?

• 이러한 변경의 위험이 보상을 받을 가치가 있나요?

이해관계자: 

• 이 변경 요청을 승인하는 데 누가 참여해야 하나요? 

• 이 변경 주문을 진행하려면 누가 참여해야 하나요?

범위:

• 이 변경 사항이 원래의 프로젝트 범위를 벗어납니까?

• 변경 비용은 얼마인가요?

• 더 많은 비용이나 리소스가 소요된다면, 어디서 확보할 수 있을까요?

• 이 변경 사항을 적용하려면 더 많은 인력이 필요할까요?

결과물:

• 이 변경 사항이 최종 결과물을 어떻게 개선할까요?

• 이 변경과 관련된 이점이 비용, 리소스 또는 타임라인을 변경할 가치가 있나요?

타임라인:

• 이 변경 사항이 마감일에 영향을 미치나요?

• 타임라인을 변경할 수 있는 유연성이 있나요?

커뮤니케이션 계획: 

• 승인되면 이 변경 사항을 프로젝트 팀에 어떻게 전달할까요? 

팁: 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하여 변경 요청이 프로젝트에 미치는 영향을 시각화하세요. 팀 활용률과 같은 지표를 분석하여 변경 사항이 프로젝트 타임라인 및 범위에 미치는 영향을 파악하세요.

4. 변경할 리소스를 요청합니다

변경 사항을 진행하기로 결정했다면 다음 단계는 이를 실현하는 데 필요한 리소스를 확보하는 것입니다. 다음 사항을 유념하세요. 

• 변경을 완료하려면 추가 팀원이 필요할 수 있습니다.

• 이러한 결과물을 작업하는 데 더 많은 시간이 필요한 경우, 그 시간으로 인해 다른 프로젝트가 지연될 수 있습니다.

• 자금은 요청자로부터 올 수 있지만, 물리적 리소스를 확보하려면 공급업체와 제조업체가 보드에 있어야 합니다.

• 설정한 지정된 기간 내에 추가 리소스를 확보할 수 있는지 확인해야 합니다.

변경 관리 프로세스의 이 단계에서는 팀의 모든 구성원이 변경 사항에 동의해야 합니다. 이 프로세스를 용이하게 하기 위해 리소스를 요청할 때 다른 사람의 도움을 받으세요.

5. 프로젝트 계획에 변경 사항을 통합합니다

모든 사람이 변경 사항에 동의하고 이를 구현하는 데 필요한 리소스가 확보되면 변경 사항을 프로젝트 계획에 통합할 준비가 된 것입니다. 다음 단계에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 팀 역할 및 책임 조정

• 프로젝트 작업 및 마일스톤 추가

• 프로젝트 타임라인 변경

• 프로젝트 목표 및 KPI 조정

변경 주문 양식 하단에 서명하고 참조를 위해 나머지 프로젝트 문서와 함께 보관하는 것을 잊지 마세요. 이 디지털 파일은 향후 프로젝트를 수행하거나 변경 관리 프로세스를 개선할 때 유용할 수 있습니다. 

팁: 변경 관리 프로세스에 관여하는 모든 사람은 변경 주문 양식에 서명해야 합니다. 디지털 변경 주문 양식을 사용하면 변경 주문을 어디에 있든 개인에게 보낼 수 있으며, 편리한 시간에 유연하게 반송할 수 있습니다.

변경 주문 템플릿

아래에서 변경 주문 템플릿 샘플을 확인할 수 있습니다. 이 회사의 마케팅 부서는 신제품을 출시하고 소셜 미디어 캠페인을 통해 제품 출시를 발표할 계획입니다. 원래 계획에는 Instagram과 Facebook에 유료 광고를 게재하는 것이 포함되어 있었지만, Sally Brown은 몇 가지 변경 사항을 원했습니다.

위의 변경 주문 양식은 다음 핵심 사항을 설명합니다.

• 소셜 미디어 캠페인을 LinkedIn으로 확장하려는 열망 

• 프로젝트에 유기적인 소셜 미디어 게시물을 추가하려는 욕구

• 변경하려면 소셜 미디어 캘린더를 생성하고 유기적인 소셜 미디어 게시물을 작성해야 합니다

• LinkedIn의 유료 광고와 소셜 미디어 일정 소프트웨어 구독 가능성을 수용할 수 있도록 프로젝트 예산을 늘려야 합니다

• 프로젝트 타임라인은 동일하게 유지됩니다(그리고 동일하게 유지되어야 함)

• 프로젝트 타임라인을 계획대로 진행하려면 팀이 추가 지원을 받아야 합니다

팀과 함께 사용하려면 아래에서 이 무료 변경 주문 템플릿을 다운로드하세요.

변경 주문 양식의 유형

프로젝트에서 예상치 못한 변경으로 인해 계획에 차질이 생기는 상황에 직면한 적이 있나요? 변경 주문 양식은 혼란이나 분쟁을 일으키지 않고 원본 계약을 원활하게 수정할 수 있기 때문에 이러한 일반적인 프로젝트 관리 문제에 대한 해결책이 됩니다. 

올바른 유형의 변경 주문 템플릿을 선택하는 것은 수정의 성격, 프로젝트의 원래 업무 범위, 관련된 특정 산업 표준에 따라 달라집니다.

건설 변경 주문 양식

이 양식은 자재, 범위 또는 일정 변경과 같은 건설 프로젝트의 변경을 문서화하는 데 사용됩니다. 예상치 못한 상황이나 고객 요청으로 인해 원래 건설 계획을 수정해야 하는 경우 이 양식을 사용하세요.

예: 건설 프로젝트 중에 하도급 업체는 건설 변경 주문 템플릿을 사용하여 소유자 또는 일반 도급 업체에 변경을 요청할 수 있습니다. 수정에는 원래 계약서에 명시되지 않은 추가 배관 작업이 포함될 수 있습니다. 이 양식에는 추가 작업, 비용, 프로젝트 타임라인에 미치는 영향에 대한 세부 정보가 포함됩니다.

AIA 표준 변경 주문 문서

미국건축가협회(American Institute of Architects)는 건설 프로젝트의 변경 주문에 대한 표준화된 형식을 제공하는 이러한 문서를 개발했습니다. 특히 대규모 또는 복잡한 건설 프로젝트에서 법적 규정 준수와 산업 표준화가 중요한 경우 이를 선택하세요.

예: 복잡한 건물 프로젝트에서는 AIA 변경 주문 문서를 사용하여 고객과 계약자가 모두 동의한 새로운 디자인 요소를 공식적으로 추가할 수 있습니다. 이 문서는 변경해야 할 구체적인 사항과 관련 비용을 설명합니다.

엔지니어링 변경 주문서(ECO)

ECO는 엔지니어링 사양 또는 설계의 변경 사항을 기록하는 데 사용되는 상세한 양식입니다. 이는 설계 개선이나 엔지니어링 프로세스 수정과 같이 기술적 수정이 필요할 때 필수적입니다.

예: 교량의 엔지니어링 설계에서 결함이 발견되면 ECO는 필요한 설계 변경, 필요한 자재 및 비용 영향을 설명합니다.

프로젝트 변경 주문 양식

여러 유형의 프로젝트에 적용할 수 있는 일반적인 양식으로, 프로젝트 범위, 비용 또는 일정의 변경 사항을 기록하는 데 사용됩니다. 이 양식은 수많은 프로젝트 구성 요소를 수정하는 프로젝트에 적합합니다.

예: 소프트웨어 개발 프로젝트에서 이 양식을 사용하여 프로젝트 완료일과 예산을 연장하는 새로운 기능의 추가를 문서화할 수 있습니다.

계약 변경 주문 양식

이 양식은 범위, 가격, 결과물을 포함하여 원래 계약 조건에 영향을 미치는 변경 사항에만 사용됩니다. 이러한 유형의 변경 주문 요청 양식은 프로젝트 수로 인해 계약 조건을 수정해야 할 때 가장 유용합니다.

예: 고객이 IT 프로젝트에서 추가 보안 계층을 요청하는 경우, 이 양식은 변경 사항, 비용, 새로운 계약 조건을 간략하게 설명합니다.

무비용 변경 주문 양식

프로젝트 비용에는 영향을 미치지 않지만 범위 또는 타임라인 같은 다른 측면에 영향을 미칠 수 있는 변경 사항을 위해 설계되었습니다. 예산 측면에서 중립적이지만 모든 당사자의 공식적인 인정과 합의가 필요한 변경 사항을 문서화할 때 적합합니다.

예: 고객이 디자인 프로젝트의 색상 조합 변경을 요청할 수 있습니다. 이는 비용을 추가하지 않지만 명확성을 위해 문서화가 필요합니다. 이 경우 변경 사항을 반영하기 위해 타임라인을 업데이트해야 합니다.

변경 주문 예시

변경 주문은 다양한 산업 분야에서 프로젝트를 관리하는 데 있어 일반적이고 필요한 부분입니다. 이를 통해 프로젝트의 원래 업무 범위, 타임라인 또는 비용에 대한 모든 수정 사항이 모든 당사자에 의해 공식적으로 인정되고 합의되도록 합니다. 

변경 주문 양식이 실제 시나리오에서 어떻게 작동하는지 더 명확하게 이해하기 위해 다음 예를 살펴보겠습니다.

주거용 건축 변경 주문

주택 건설 프로젝트에서 주택 소유자는 계약이 체결된 후 주방 조리대를 라미네이트에서 화강암으로 업그레이드하기로 결정합니다. 건설 관리자는 자재 변경, 관련 추가 비용, 프로젝트 일정에 미치는 영향에 대한 세부 정보가 담긴 변경 주문을 발행합니다. 

이 변경 주문 양식 템플릿은 계약자와 주택 소유주 모두 새로운 기대치와 약속에 대해 동일한 정보를 공유할 수 있도록 합니다.

건설 변경 주문 템플릿

프로젝트 이름: [여기에 프로젝트 이름 입력]

변경 주문 번호: [고유 식별자]

건설 계약 번호: [원래 계약 ID]

프로젝트 세부 정보:

• 원래 범위: [원래 프로젝트 범위에 대한 브리프 설명]

• 변경 세부 정보: [제안된 변경 사항에 대한 상세한 설명]

계약 금액:

• 원래 계약 금액: $[금액]

• 변경 주문에 따른 새로운 금액: $[New Amount]

청구 세부 정보:

• 청구서 번호: [이 변경과 관련된 청구서 ID]

• 마감일: [Revised due date for payment]

타임라인:

• 원래 완료일: [Date]

• 변경된 완료일(정시): [New Date]

구매 주문:

• 원래 구매 주문 번호: [PO 번호]

• 개정된 구매 주문서(해당하는 경우): [새 구매 주문서 번호]

승인된 서명:

계약자: _____________________

고객: ________________________

날짜: __________________________

Asana 양식으로 변경 주문 프로세스를 간소화하세요

명확한 변경 관리 프로세스를 갖추면 어떤 변화가 발생하더라도 프로젝트 워크플로를 간소화할 수 있습니다. Asana에서 디지털 양식을 사용하여 변경 주문 요청을 관리하면 변경 사항이 프로젝트 관리 시스템으로 직접 유입될 수 있습니다. 이를 통해 업무를 조율하는 데 드는 시간을 줄이고 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.