활용률: 수식, 벤치마킹 및 개선 방법

고객과 일할 때 팀이 시간을 어떻게 사용하는지 추적하는 것은 수익성을 유지하는 데 필수적입니다. 활용도는 팀의 가용 시간 중 청구 가능한 업무에 소요되는 시간을 알려주므로 비효율적인 부분을 파악하고, 업무량을 조절하고, 인력 배치 및 가격 책정에 대해 더 현명한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. 이 기사에서는 가동률이 무엇인지, 이를 계산하는 방법, 업계 전반에서 적절한 가동률이 어느 정도인지, 실제 사례와 적합한 툴을 통해 가동률을 개선하는 방법을 알아보겠습니다.

활용률이란?

활용률은 직원의 총 가용 근무 시간 중 청구 가능한 고객 대면 업무에 소요된 시간의 비율입니다. 총 청구 가능 시간을 총 가용 시간으로 나눈 다음 100을 곱하여 계산합니다.

예를 들어, 팀원이 주 40시간 근무 중 34시간을 청구 가능한 업무에 사용한다면 활용률은 85%(34 ÷ 40 = 0.85 × 100)입니다.

활용률을 추적하는 것의 중요성

팀원은 내부 업무에 시간을 할애해야 하므로 팀원의 가동률이 100%에 도달할 수 없다는 점을 기억하세요. 팀 미팅, 전화 통화, 교육, 청구 가능한 업무 사이에서 팀원의 주간 업무에 건강한 균형이 있어야 합니다.

따라서 가동률을 계산하고 추적하는 목표는 100%에 도달하는 것이 아니라 업무 시간의 많은 부분을 차지하는 불필요한 수동 작업과 중복 작업을 줄이는 것입니다. 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 평균적인 지식 근로자는 업무 시간의 60% 를 정보 검색, 승인 요청, 앱 전환과 같은 단순 반복 작업에 사용합니다. 이러한 불필요한 단순 반복 작업을 줄이면 팀 전체의 활용도를 높이고 팀원들이 중요한 작업에 집중할 수 있는 시간을 더 많이 확보할 수 있습니다.

청구 가능 사용률 vs 리소스 사용률

사람들이 활용률에 대해 이야기할 때 일반적으로 청구 가능한 활용률을 의미합니다. 하지만 알아두어야 할 더 광범위한 지표가 있습니다. 바로 리소스 활용도입니다. 다음은 이를 비교한 것입니다.

두 지표를 나란히 추적하면 업무량 분배 및 채용에 대해 더 많은 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. 청구 가능한 가동률에만 초점을 맞추면 팀원이 필수적인 내부 업무에 상당한 시간을 할애하고 있음에도 불구하고 기여하지 않는 것처럼 보일 수 있습니다.

활용률을 계산하는 방법

팀 멤버의 가동률을 추적하면 회사의 전반적인 수익성을 파악할 수 있습니다. 한 팀원의 가동률을 계산하는 공식은 상당히 간단하지만, 회사의 이상적인 수치를 계산하려면 몇 가지 공식이 필요합니다.

1. 가동률 공식

팀원의 활용률을 계산하려면 기본 활용률 공식을 사용하세요.

• 사용률 수식: (총 청구 가능 시간 / 총 가용 시간)

예를 들어, 팀원이 주 40시간 중 32시간을 청구했다면 활용률은 0.80, 즉 80%가 됩니다.

팀원의 활용도는 직무와 생산성에 따라 다르므로 개별 팀원의 활용도를 계산하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 대신, 회사의 성과를 더 정확하게 파악할 수 있도록 모든 팀원의 활용도를 추적해야 합니다.

단순 반복 작업을 줄이면 팀의 활용률이 어떻게 높아지는지

팀의 활용도가 낮다면 회사의 툴, 프로세스, 기대치를 검토하세요. 청구 가능 시간을 줄이는 단순 반복 작업의 일반적인 원인은 다음과 같습니다.

• 앱 전환: 평균 지식 근로자는 하루에 10~25개의 앱을 전환합니다.

• 수동적이고 반복적인 작업: 자동화할 수 있는 데이터 입력, 상태 업데이트, 서식 지정 작업.

• 정보 검색: 서로 연결되지 않은 도구에서 파일, 승인 또는 프로젝트 세부 정보를 추적하느라 시간을 낭비합니다.

앱 전환이 팀의 주요 문제인 경우, 팀원이 필요한 모든 것을 한 곳에서 이용할 수 있도록 서로 연결되는 비즈니스 툴을 찾아보세요.

팁: 시간 추적 소프트웨어를 사용하면 팀원 지표를 체계적으로 정리하고 계산을 더 쉽게 수행할 수 있습니다. 또한 계산이 정확한지 확인할 수 있으며 오류를 더 쉽게 발견하고 수정할 수 있습니다.

2. 작업 수용량 활용률

작업 수용량 활용률은 팀 멤버당 평균 활용률입니다. 이는 리소스 비용을 충당하고 이익을 낼 수 있는지 여부를 알려주는 수식입니다.

• 작업 수용량 가동률 = 팀원 총 가동률 / 팀원 총수

회사의 작업 수용량 활용률을 계산하려면 모든 팀원의 활용률을 더한 후 이 숫자를 총 팀원 수로 나누세요.

3. 최적 청구 요율

팀의 작업 수용량 활용률을 계산한 후 이 수치를 사용하여 이익을 달성하기 위해 고객에게 청구해야 하는 금액, 즉 최적 청구 요율을 결정합니다.

이 수식을 사용하려면 세 가지 수치가 필요합니다.

• 리소스 비용: 인건비, 직접 자재 또는 생산에 지출하는 금액입니다.

• 간접비: 팀원별로 표시되는 간접 비용입니다.

• 이익률: 비즈니스 비용을 초과하여 달성하고자 하는 이익의 비율로, 이 수식에서는 달러 금액으로 표시됩니다.

이익률은 일반적으로 백분율로 표시되지만, 이 수식에서는 리소스 및 간접비를 사용하여 이익률을 금액으로 변환해야 합니다.

• 금액으로 표시한 이익률 = (리소스 비용 + 간접비) x 백분율로 표시한 이익률

• 최적 청구 요율 = (리소스 비용 + 간접비 + 이익률) / 총 평균 노동 시간 / 작업 수용량 활용률

예를 들어, 인건비가 $50,000이고 직원 1인당 간접비가 $10,000이며, 최적의 이익률이 25% (($50,000 + $10,000) x 0.25 = $15,000)이고, 총 평균 노동 시간이 1,000시간이라면 이 공식의 분자는 75가 됩니다. 작업 수용량 활용률이 0.80이라면 최적의 청구 요율은 시간당 $94입니다.

• 최적 청구 요율 = [($50,000 + $10,000 + $15,000) / (1,000)] / .80

4. 이상적인 활용률

작업 수용량 활용률은 팀원이 근무한 총 시간 대비 청구하는 평균 시간을 보여주지만, 회사의 비용을 고려할 때 해당 수치가 이상적인 수준인지 여부는 알 수 없습니다. 수익성을 위한 이상적인 가동률을 파악하는 가장 좋은 방법은 다음 공식을 사용하는 것입니다.

• 이상적인 활용률 = (리소스 비용 + 간접비 + 이익률) / (가용 총 시간 x 최적 청구 요율)

이상적인 활용률을 계산하려면 리소스 비용, 간접비, 이익률을 더한 다음 총액을 가용 총 시간과 최적 청구 요율의 곱으로 나눕니다.

위의 예시에 나온 수치를 사용하면 이 수식의 분자는 $75,000가 됩니다. 그런 다음 수식의 하단에서 1,000 x 94를 계산하여 94,000이 되도록 한 후 $75,000를 94,000으로 최종 나눗셈을 수행하여 대략 0.80 또는 80%의 이상적인 활용률을 얻습니다. 이는 작업 수용량 활용률과 이상적인 활용률이 실제로 일치한다는 것을 보여줍니다!

• 이상적인 활용률 = [($50,000 + $10,000 + $15,000)] / (1,000 x 94)

적절한 활용률이란?

대부분의 서비스 기반 비즈니스의 경우, 적절한 활용률은 70%~80% 사이입니다. 이 범위는 팀이 교육, 미팅, 직업적 개발과 같은 중요한 비청구 활동에 충분한 시간을 할애하면서도 필요한 수익을 창출할 수 있도록 해줍니다.

하지만 모든 사람에게 완벽한 수치는 없습니다. 이상적인 활용률은 업종, 비즈니스 모델, 팀 내 역할에 따라 다릅니다. 예를 들어, 청구율이 높은 컨설팅 회사는 70%로도 괜찮을 수 있지만, 크리에이티브 에이전시는 80%를 목표로 해야 할 수 있습니다. 중요한 것은 귀사에 적합한 이상적인 가동률을 산정하고 이를 벤치마킹으로 사용하는 것입니다.

업종별 사용률 벤치마킹

활용률 벤치마킹은 업종에 따라 크게 다릅니다. 시작점으로 사용할 수 있는 몇 가지 일반적인 범위는 다음과 같습니다.

• 전문 서비스(컨설팅, 법률, 회계): 70~75%. 이러한 업종은 청구 요율이 높은 경향이 있으므로 가동률이 약간 낮아도 수익성 목표를 달성할 수 있습니다.

• 크리에이티브 및 마케팅 에이전시: 75~85%. 일반적으로 청구 요율이 낮기 때문에 에이전시는 비용을 충당하고 이익률을 유지하기 위해 더 높은 가동률이 필요한 경우가 많습니다.

• IT 서비스 및 소프트웨어 개발: 75~80%. 청구 가능한 프로젝트 업무와 내부 개발 시간이 혼합되어 있어 이 범위가 일반적입니다.

• 제조 및 생산: 80~90%. 역할이 결과물과 더 직접적으로 연관되어 있기 때문에 더 높은 가동률이 예상됩니다.

이 수치는 평균에 불과하다는 점을 기억하세요. 자체 비용, 청구 요율, 수익 목표에 따라 목표를 설정하세요.

활용도 80%란 무엇을 의미하나요?

80%의 활용률은 팀원이 가용 근무 시간의 80%를 청구 가능하고 고객과 관련된 작업에 사용한다는 것을 의미합니다. 일반적인 주 40시간 근무의 경우 다음과 같습니다.

• 청구 가능하며 고객을 상대하는 업무에 32시간

• 회의, 이메일, 교육, 관리 업무와 같은 내부 작업에 8시간

많은 비즈니스에서 80%는 중요한 청구 불가능 업무에 시간을 할애할 수 있기 때문에 건강한 목표입니다. 팀의 활용도가 80%를 초과하는 경우가 많다면 번아웃 징후가 있는지 확인하세요. 자주 그 이하인 경우 프로세스를 검토하여 청구 가능 시간을 차지하는 것이 무엇인지 확인하세요.

활용률 예시

활용률은 수익성과 리소스 관리에 직접적인 영향을 미치기 때문에 서비스 기반 비즈니스에 중요한 지표입니다. 다음은 기업이 직원 가동률과 전반적인 성과를 향상시킬 수 있는 방법을 보여주는 두 가지 예시입니다.

예시 1: ABC 법률 사무소

변호사 75명이 근무하는 중견 로펌인 ABC Law Firm은 지속적으로 고객이 유입되고 있음에도 불구하고 성장이 정체되어 있었습니다. 청구 가능 활용도를 분석한 결과, 평균 활용도가 55%에 불과하다는 사실을 발견했습니다. 이 법률 사무소는 비효율적인 프로세스와 리소스 활용도에 대한 가시성 부족이 이러한 낮은 비율의 원인임을 파악했습니다.

이러한 문제를 해결하기 위해 ABC 법률사무소는 다음과 같은 변경 사항을 도입했습니다.

• 청구 시간을 정확하게 모니터링하고 개선해야 할 부분을 파악하기 위해 포괄적인 시간 추적 및 프로젝트 관리 소프트웨어에 투자했습니다.

• 청구 효율성을 최적화하기 위해 각 변호사의 경력과 업무 분야를 기준으로 명확한 활용률 목표를 설정했습니다.

• 불필요한 작업을 최소화하고 프로세스를 효율화하기 위해 비청구 가능 시간에 대한 정기적인 검토를 실시했습니다.

이러한 변경을 통해 ABC 로펌은 1년 만에 평균 활용률을 75%로 끌어올렸습니다. 이를 통해 매출이 25% 증가했으며, 회사는 서비스를 개선하기 위해 더 많은 지원 인력을 채용할 수 있었습니다.

예시 2: XYZ 마케팅 에이전시

적당한 수의 직원을 보유한 성장 중인 부티크 에이전시인 XYZ 마케팅 에이전시는 고객 마감일을 지키고 수익성을 유지하는 데 어려움을 겪고 있었습니다. 에이전시의 경영진은 직원 가동률이 너무 높아 직원들이 과로하고 업무 품질이 저하되고 있다고 의심했습니다. 활용률을 추적한 결과, 평균이 95%인 것으로 나타나 의혹이 사실로 확인되었습니다. 이 상황을 해결하기 위해 XYZ 마케팅 에이전시는 다음과 같은 조치를 취했습니다.

• 각 프로젝트에 필요한 시간과 리소스에 더 잘 맞도록 가격 책정 모델을 조정했습니다.

• 업무량을 보다 균등하게 분배하고 활용률을 낮추기 위해 추가로 정규직 직원과 프리랜서를 채용했습니다.

• 클라이언트의 업무 기대치가 현실적이고 달성 가능한지 확인하기 위해 보다 엄격한 프로젝트 범위 설정 프로세스를 도입했습니다.

평균 활용률을 80%로 낮춘 후, XYZ 마케팅 에이전시는 직원 사기가 높아지고 업무 품질이 향상되는 것을 확인할 수 있었습니다. 고객 만족도가 20% 상승했으며, 대행사는 서비스 품질을 저하시키지 않고 더 많은 프로젝트를 수주할 수 있었습니다.

이러한 예시는 기업이 운영 비효율성을 파악하고 개선하여 더 나은 재무 성과와 성장을 달성할 수 있는 방법을 보여줍니다. 가용 시간, 청구 가능 시간을 추적하고 적절한 가동률을 목표로 함으로써 비즈니스는 리소스 관리와 계획을 개선할 수 있습니다.

활용률을 추적하는 방법

활용도 추적은 청구 가능한 업무와 청구 불가능한 업무 간의 건강한 균형을 유지하고, 수익성을 지원하며, 번아웃을 방지하는 데 도움이 됩니다. 이러한 비율을 잘 추적하려면 업무량 관리 소프트웨어를 사용하는 것이 좋습니다. 업무량 관리 소프트웨어를 사용하는 것은 가동률을 추적하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. Asana와 같은 툴을 사용하면 누가 무엇을 언제까지 수행하는지 확인할 수 있어 업무량을 균형 있게 유지하고 번아웃을 방지할 수 있습니다. 이러한 가시성을 통해 업무량을 더 쉽게 관리하고 아무도 최대 근무 시간을 초과하지 않도록 할 수 있습니다.

업무량 관리 소프트웨어에서 고려해야 할 주요 기능은 다음과 같습니다.

1. 시간 추적: 직원이 청구 가능 시간과 청구 불가능한 시간을 쉽게 기록할 수 있습니다.

2. 실시간 가시성: 각 팀원의 현재 작업, 마감일, 할당된 시간에 대한 인사이트를 제공합니다.

3. 사용자 지정 가능한 보고서: 개인, 팀, 프로젝트 또는 기간별로 활용도를 확인할 수 있는 보고서와 대시보드를 제공합니다.

4. 작업 수용량 계획: 향후 업무량을 예측하고 그에 따라 리소스 배정을 조정할 수 있습니다.

5. 연동: 기존 프로젝트 관리 및 청구 툴과 연동하여 워크플로를 간소화합니다.

소프트웨어를 사용하는 것과 더불어, 팀과 정기적으로 체크인하여 업무량에 대해 논의하고 필요에 따라 변경 사항을 반영하세요. 이렇게 하면 활용률을 계획대로 유지하고 직원 만족도를 높이는 데 도움이 됩니다.

활용도를 향상시키는 방법

팀의 활용도가 낮다는 사실을 알게 되면 실망스러울 수 있습니다. 그러나 종종 부적절한 프로세스, 일관성 없는 커뮤니케이션 또는 내부 및 외부 업무량의 불균형으로 인해 활용도가 낮아지는 경우가 있습니다. 이를 개선하는 4가지 방법은 다음과 같습니다.

활용률을 높이려면 다음 프로젝트 관리 프로세스를 구현하세요.

• 활용도 벤치마킹 설정: 벤치마킹을 설정하지 않으면 팀원이 달성해야 할 활용도가 얼마인지 알 수 없습니다. 또한 팀원의 역할에 따라 고유한 벤치마킹을 설정할 수도 있습니다. 예를 들어, 디자이너는 종종 고객과 직접 협업하고 더 많은 시간을 청구하기 때문에 인사 관리자보다 더 높은 활용도 벤치마크를 가질 수 있습니다.

• 회사 전체의 가동률 모니터링: 회사 전체의 가동률을 추적하면 작업 수용량 가동률을 파악할 수 있으므로 팀원의 가용성을 평가할 수 있습니다. 전체적인 추적을 통해 다른 팀이 더 많은 시간을 청구할 수 있는 시점을 파악할 수 있으므로 회사는 프리랜서를 고용하지 않고도 청구 가능한 업무를 수행할 수 있습니다.

• 단순 반복 작업 줄이기: 단순 반복 작업을 줄이는 것은 가동률을 높이는 데 매우 중요합니다. 내부 운영에 할애되는 시간이 항상 많겠지만, 프로젝트 관리 모범 사례를 활용하고 시간 관리 팁을 제공하여 의미 없는 업무에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.

• 시간 추적 소프트웨어 사용: 이 소프트웨어를 사용하면 팀원이 작업을 특정 고객에게 청구하거나 회사 시간으로 표시할 수 있으므로 가동률을 높이는 데 도움이 됩니다. 시간을 추적하면 팀원이 자신의 시간을 어떻게 사용하는지 더 잘 인식하고 벤치마크를 달성하는 데 도움이 됩니다.

더 나은 업무 관리로 가동률을 높이세요

활용률은 팀 멤버와 회사의 성과를 평가하기 위해 추적해야 하는 핵심 지표입니다. 활용도가 높으면 운영 비용을 충당하고 지속적으로 수익을 늘리는 것이 수월해지는 반면, 활용도가 낮으면 프로세스에 수정이 필요한 문제가 있음을 나타낼 수 있습니다.

전체 가동률을 추적하는 가장 좋은 방법은 팀원들이 자신의 작업을 보고하고 체계적인 프로세스를 따르도록 하는 것입니다. 작업이 실시간으로 보고되면 리소스를 더 잘 관리하고 시간 관리를 더 명확하게 파악할 수 있습니다.

팀이 시간을 어떻게 사용하는지 더 잘 파악할 준비가 되셨나요? Asana를 시작하고 팀이 균형을 유지하고, 집중하고, 생산성을 높이는 데 필요한 툴을 제공하세요.

활용도 관련 자주 묻는 질문