활용률: 성과를 추적, 계산, 향상하는 방법

프로젝트가 범위 내에서 유지되고 고객 만족도가 높게 유지되도록 다양한 성공 지표를 추적할 수 있습니다. 고객과 협업하는 경우 이러한 성공 지표 중 하나는 아마도 청구 가능한 시간에 초점을 맞추고 있을 것입니다. 고객에게 청구하는 시간은 회사가 이익을 창출하는 방법입니다. 팀원의 활용률을 추적하면 청구 가능 시간과 회사 시간이 어떻게 일치하는지 확인할 수 있습니다. 

일부 작업은 내부 운영에 중점을 두기 때문에 팀원이 모든 작업에 대해 시간을 청구할 수는 없습니다. 활용률은 팀원이 수익성 있는 업무에 할애할 수 있는 시간을 결정할 수 있습니다. 이 글에서는 활용률을 계산하는 방법을 설명하고 팀원의 이러한 비율을 개선하기 위해 일을 위한 일을 줄이는 방법에 대해 설명합니다. 

활용률이란?

활용률은 청구 가능한 작업에 사용되는 가용 시간을 백분율로 표시한 것입니다. 팀원의 총 청구 시간을 가용한 총 시간으로 나누어 활용률을 결정할 수 있습니다. 예: 

• 팀원이 한 주에 34시간을 고객에게 청구하고 해당 주에 40시간을 사용할 수 있는 경우, 활용률은 0.85 또는 85%입니다.

활용률 추적의 중요성

팀원은 내부 업무에 시간을 할애해야 하므로 팀원의 활용률이 100%에 도달하지는 못한다는 점을 기억하세요. 팀원의 업무 주간에 팀 미팅, 전화 통화, 교육, 청구 가능한 업무 간에 건강한 균형이 있어야 합니다. 

따라서 활용률을 계산하고 추적하는 목표는 100%에 도달하는 것이 아니라, 업무 시간의 대부분을 차지하는 불필요한 수동 작업과 중복 작업을 줄이는 것입니다. 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면, 평균적인 지식 근로자는 업무 시간의 60% 를 정보를 검색하거나, 승인을 요청하거나, 앱 사이를 오가는 것과 같은 일을 위한 일에 사용합니다. 이러한 불필요한 일을 위한 일을 줄이면 팀 전체의 활용률을 높이고 팀원들이 중요한 작업을 수행할 수 있는 시간을 늘릴 수 있습니다.

활용률을 계산하는 방법

팀원의 활용률을 추적하면 회사의 전반적인 수익성을 파악할 수 있습니다. 한 팀원의 활용률을 계산하는 공식은 간단하지만, 회사의 이상적인 수치를 계산하려면 몇 가지 공식이 필요합니다.​​

1. 활용률 공식

팀원의 활용률을 계산하려면 기본 활용률 수식을 사용하세요. 

• 활용률 공식: (총 청구 가능 시간 / 총 가용 시간)

예를 들어, 팀원이 주당 40시간 중 32시간을 청구하는 경우, 활용률은 0.80 또는 80%가 됩니다.

팀원의 활용률은 직무 역할과 생산성에 따라 다르므로 개별 팀원의 활용률을 계산하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 대신, 회사 성과를 보다 정확하게 파악하기 위해 모든 팀원의 활용률을 추적해야 합니다. 

일을 위한 일을 줄이면 팀의 활용률이 높아지는 방법

팀과 부서 전반에서 활용률이 낮은 경우, 회사에서 사용하는 툴, 프로세스, 기대치를 살펴보세요. 활용률이 낮다는 것은 팀원들이 대부분의 시간을 청구할 수 없는 업무에 할애하고 있음을 의미합니다. 무엇에 시간을 할애하고 있나요? 앱 전환이나 수작업과 같은 일을 위한 일 은 적절한 툴과 프로세스를 통해 줄일 수 있습니다. 

예를 들어, 평균적인 지식 근로자는 하루에 10개의 앱을 최대 25번까지 전환하는 것으로 나타났습니다. 팀원이 앱 전환으로 생산성이 저하되고 활용률이 낮아진다고 보고한다면, 서로 연동되는 비즈니스 툴을 찾아보세요. 이렇게 하면 팀원들이 툴을 전환하여 귀중한 시간을 낭비하는 대신, 작업을 완료하는 데 필요한 모든 정보를 손쉽게 얻을 수 있습니다. 

팁: 시간 추적 소프트웨어를 사용하면 팀원의 지표를 체계적으로 정리하고 계산을 더 쉽게 수행할 수 있습니다. 또한 계산이 정확하고 실수를 쉽게 발견하고 수정할 수 있습니다.   

2. 작업 수용량 활용률

작업 수용량 활용률은 모든 팀원의 평균 활용률입니다. 이 공식은 리소스 비용을 충당하고 이익을 낼 수 있는지 알려주는 공식입니다.

• 작업 수용량 활용률 = 총 팀원 활용률 ÷ 총 팀원 수

회사의 작업 수용량 활용률을 계산하려면 모든 팀원의 활용률을 더하고 이 수를 팀원 수의 총수로 나눕니다. 

3. 최적의 청구 요율

팀의 작업 수용량 활용률을 계산한 후에는 이 수치를 사용하여 수익을 창출하기 위해 고객에게 청구해야 하는 금액을 결정합니다. 이를 최적의 청구 요금이라고 합니다. 

리소스 비용, 간접비, 이익률을 합산합니다. 리소스 비용은 인건비, 직접 재료 또는 생산에 지출하는 금액입니다. 팀원당 간접비를 기재해야 합니다. 이익률은 비즈니스 비용을 초과하는 이익의 비율이지만, 이 수치를 달성하고자 하는 이익률로 기재해야 합니다. 

이익률은 일반적으로 백분율로 표시되지만, 이 수식의 경우 리소스와 간접비를 사용하여 이익률을 달러 금액으로 전환해야 합니다. 

• 달러 금액으로 표시된 이익 마진 = (자원 비용 + 간접비) x 백분율로 표시된 이익 마진

• 최적의 청구 요율 = (자원 비용 + 간접비 + 이익률) / 총 평균 노동 시간 / 작업 수용량 활용률

예를 들어, 인건비가 $50,000이고 직원당 간접비가 $10,000인 경우 최적의 이익률은 25%((($50,000 + $10,000) x 0.25 = $15,000)이고 총 평균 노동 시간은 1,000이므로 이 공식의 상위 숫자는 75가 됩니다. 작업 수용량 활용률이 0.80인 경우 최적의 청구 요율은 시간당 $94입니다. 

• 최적의 청구 요율 = [($50,000 + $10,000 + $15,000) / (1,000)]  / .80

4. 이상적인 활용률

작업 수용량 활용률은 팀원이 총 작업 시간과 관련하여 청구하는 평균 시간을 알려주지만, 이 지표는 해당 비율이 회사 비용과 비교할 때 이상적인 금액인지 여부를 알려주지 않습니다. 수익성을 위한 이상적인 활용률을 이해하는 가장 좋은 방법은 다음 공식을 사용하는 것입니다.

• 이상적인 활용률 = (리소스 비용 + 간접비 + 이익률) / (가용 총 시간 x 최적 청구 요율)

이상적인 활용률을 계산하려면 리소스 비용, 간접비, 이익률의 합계를 찾고 총 가용 시간과 최적의 청구 요율의 곱으로 총액을 나눕니다.

위의 예시의 숫자를 사용하면 이 수식의 맨 위 숫자는 $75,000가 됩니다. 그런 다음 1,000 x 94를 계산하여 공식 하단에 94,000과 동일하게 계산한 다음 94,000에 대해 $75,000의 최종 디비전을 수행하여 약 0.80 또는 80%의 이상적인 활용률을 얻습니다. 이는 작업 수용량 활용률과 이상적인 활용률이 실제로 일치한다는 것을 보여줍니다!

• 이상적인 활용률 = [($50,000 + $10,000 + $15,000)] / (1,000 x 94)

활용률을 추적하는 방법

활용률을 추적하는 것은 청구 가능 업무와 청구 불가능한 업무 사이의 건강한 균형을 유지하고 수익성을 보장하며 직원의 번아웃을 방지하는 데 필수적입니다. 이러한 비율을 일관되게 효과적으로 추적하고 모니터링하려면 업무량 관리 소프트웨어 를 사용하는 것이 좋습니다.

활용률을 추적하는 가장 효과적인 방법 중 하나는 워크로드 소프트웨어를 사용하는 것입니다. Asana 와 같은 업무량 관리 소프트웨어를 사용하면 누가 언제 무엇을 하는지 정확히 파악할 수 있어 균형을 유지하고 번아웃을 방지할 수 있습니다. 각 팀원의 업무량을 정확히 파악할 수 있어 팀의 업무량을 효과적으로 관리하여 팀원이 할당된 최대 근무 시간을 초과하지 않도록 할 수 있습니다.

업무량 관리 소프트웨어에서 찾아야 할 주요 기능은 다음과 같습니다.

1. 시간 추적: 직원이 청구 가능 시간과 청구 불가능한 시간을 쉽게 기록할 수 있습니다.

2. 실시간 가시성: 각 팀원의 현재 작업, 마감일, 할당된 시간에 대한 인사이트를 제공합니다.

3. 사용자 지정 가능한 보고서: 개인, 팀, 프로젝트 또는 기간별로 활용률을 볼 수 있는 보고서와 대시보드를 제공합니다.

4. 작업 수용량 계획: 향후 업무량을 예측하고 그에 따라 리소스 할당을 조정할 수 있습니다.

5. 연동: 워크플로를 간소화하기 위해 기존 프로젝트 관리 및 청구 툴과 연동됩니다.

소프트웨어를 사용하는 것 외에도 팀원과 정기적으로 확인하여 업무량을 논의하고 필요한 조정을 하세요. 이러한 선제적 접근 방식은 직원 만족도를 보장하는 동시에 최적의 활용률을 유지하는 데 도움이 됩니다.

업무량 관리 소프트웨어와 정기적인 커뮤니케이션 및 데이터 기반 의사 결정을 결합하면 활용률을 효과적으로 추적하고 최적화하여 조직의 수익성과 성공을 높일 수 있습니다.

활용률을 개선하는 방법

팀의 활용률이 낮다는 사실을 알게 되면 좌절감을 느낄 수 있습니다. 하지만 종종 낮은 활용률은 잘못된 프로세스, 일관성 없는 커뮤니케이션, 번거로운 툴링으로 인해 발생합니다. 궁극적으로, 내부 및 외부 업무량 간에 불균형이 있기 때문에 활용률이 낮아집니다. 이를 개선하는 4가지 방법은 다음과 같습니다.

활용률을 높이려면 다음 프로젝트 관리 프로세스를 적용해 보세요.

• 활용률 벤치마킹 설정: 벤치마킹을 설정하지 않으면 팀원들이 도달해야 하는 활용률을 알 수 없습니다. 또한 팀원의 역할에 따라 고유한 벤치마킹을 설정할 수도 있습니다. 예를 들어, 디자이너는 종종 고객과 직접 협력하고 더 많은 시간을 청구하기 때문에 디자이너의 활용률 벤치마킹이 HR 관리자보다 높을 수 있습니다. 최적의 청구율을 기준으로 벤치마킹을 설정해야 합니다.

• 회사 전체의 비율 모니터링: 회사 전체의 활용률을 추적하면 작업 수용량 활용률을 결정하는 데 도움이 될 수 있으므로 팀원의 가용성을 확인하거나 부족한 부분을 찾을 수 있습니다. 전체적인 추적을 통해 다른 팀이 더 많은 시간을 청구할 수 있는 시기를 파악할 수 있으므로 회사는 프리랜서를 고용하지 않고도 청구 가능한 업무를 수행할 수 있습니다. 

• 일을 위한 일을 줄이기: 일을 위한 일을 줄이는 것은 활용률을 개선하는 데 매우 중요합니다. 내부 운영에 항상 몇 시간을 할애해야 하지만, 프로젝트 관리 모범 사례를 활용하고 시간 관리 팁을 제공하여 의미 없는 업무에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 일을 위한 일에는 업무에 대한 커뮤니케이션, 정보 검색, 앱 전환, 우선순위 변경 관리 등이 포함됩니다.

• 시간 추적 소프트웨어 사용: 시간 추적 소프트웨어는 팀원이 특정 고객에게 작업을 청구하거나 회사 시간에 배치할 수 있기 때문에 활용률을 개선하는 데 매우 중요합니다. 시간을 추적하면 팀원들이 시간을 어떻게 사용하고 있는지 더 잘 인식하고 벤치마킹에 ���달하는 데 도움이 될 수 있습니다. 시간을 입력하면 이 정보를 하나의 큰 데이터 세트로 분석할 수 있습니다.

활용률 예시

활용률은 수익성과 리소스 관리에 직접적인 영향을 미치므로 서비스 기반 비즈니스에 중요한 지표입니다. 회사가 직원 활용률을 개선하여 전반적인 성과를 높일 수 있는 방법을 보여주는 두 가지 가상의 사례를 살펴보겠습니다.

예시 1: ABC 법률 회사

75명의 변호사를 보유한 중견 법률 사무소인 ABC 로펌은 지속적인 고객 유입에도 불구하고 성장 둔화를 겪고 있었습니다. 청구 가능한 사용률을 분석한 결과, 평균 요금이 55%에 불과하다는 것을 발견했습니다. 이 회사는 이러한 낮은 비율이 비효율적인 프로세스와 자원 활용에 대한 가시성 부족으로 인한 것임을 인식했습니다.

이러한 문제를 해결하기 위해 ABC 법률 회사는 다음과 같은 변경 사항을 구현했습니다.

• 청구 가능한 시간을 정확하게 모니터링하고 개선해야 할 부분을 파악하기 위해 포괄적인 시간 추적 및 프로젝트 관리 소프트웨어에 투자했습니다.

• 청구 효율성을 최적화하기 위해 각 변호사의 경험과 실무 영역에 따라 명확한 활용률 목표를 설정했습니다.

• 불필요한 작업을 최소화하고 프로세스를 간소화하기 위해 청구 불가능한 시간에 대한 정기적인 검토를 수행했습니다.

이러한 이니셔티브에 집중함으로써 ABC 법률 회사는 1년 이내에 평균 활용률을 75%로 높였습니다. 이러한 개선으로 매출이 25% 증가했으며, 전문 서비스를 더욱 개선하기 위해 추가 지원 직원을 고용할 수 있었습니다.

예시 2: XYZ 마케팅 대행사

XYZ 마케팅 에이전시는 적당한 수의 직원을 보유한 성장형 부티크 에이전시로, 고객의 마감일을 준수하고 수익성을 유지하는 데 어려움을 겪고 있었습니다. 이 에이전시의 경영진은 직원 활용률이 너무 높아 직원들이 과로하고 업무 품질이 저하된다고 의심했습니다.

활용률을 추적한 결과, 평균 활용률이 95%로 확인되어 의혹이 확증되었습니다. 이러한 상황을 바로잡기 위해 XYZ 마케팅 대행사는 다음과 같은 조치를 취했습니다.

• 각 프로젝트에 필요한 시간과 리소스에 더 잘 맞도록 가격 책정 모델을 조정했습니다.

• 업무량을 더 균등하게 분배하고 활용률을 낮추기 위해 정규직 직원과 프리랜서를 추가로 고용했습니다.

• 고객의 업무 기대치가 현실적이고 달성 가능한지 확인하기 위해 보다 엄격한 프로젝트 범위 지정 프로세스를 구현했습니다.

XYZ 마케팅 대행사는 평균 활용률을 80%로 낮춤으로써 직원 사기와 업무 품질이 크게 향상되었습니다. 고객 만족도는 20% 증가했으며, 대행사는 전문 서비스를 저하시키지 않고도 더 많은 프로젝트를 수행할 수 있었습니다.

이러한 활용률 사례는 기업이 운영 비효율성을 파악하고 해결하여 궁극적으로 재무 성과와 성장 기회를 개선할 수 있는 방법을 보여줍니다. 총 가용 시간, 청구 가능 시간을 모니터링하고 최적의 활용률을 목표로 함으로써 비즈니스는 리소스 관리 및 예측 기능을 개선할 수 있습니다.

일을 위한 일을 줄여 활용률을 높입니다

활용률은 팀원과 회사의 성과를 평가하기 위해 추적해야 하는 핵심 지표입니다. 활용률이 높으면 운영 비용을 충당하고 수익을 지속적으로 늘리기 쉬워지며, 활용률이 낮으면 프로세스에 문제가 있음을 나타낼 수 있습니다. 

전체 활용도를 추적하는 가장 좋은 방법은 팀원들이 작업을 보고하고 구조화된 프로세스를 유지하도록 하는 것입니다. 팀 멤버가 청구 가능 및 청구 불가능한 작업을 실시간으로 보고하면 리소스를 더 잘 제어하고 시간 관리에 대한 명확한 관점을 가질 수 있습니다.

자주 묻는 질문: 활용률

어떤 것이 좋은 활용률로 간주되나요? 좋은 활용률은 일반적으로 70%에서 80% 사이입니다. 이 범위는 교육, 관리 작업, 팀 미팅과 같은 청구 가능 업무와 필수적인 청구 불가능 업무 사이의 균형을 유지할 수 있습니다.

활용률을 얼마나 자주 추적해야 하나요? 활용률은 매주 또는 매월 추적해야 합니다. 정기적인 모니터링을 통해 추세를 파악하고, 작업량, 가격 책정 또는 리소스 할당을 적시에 조정하고, 수익성과 직원 웰빙에 영향을 미칠 수 있는 문제를 사전에 해결할 수 있습니다.

활용률이 100%를 초과할 수 있나요? 예, 직원이 정규 일정보다 더 많은 시간을 초과 근무하거나 청구하는 경우 활용률이 100%를 초과할 수 있습니다. 그러나 지속적으로 100% 이상의 활용률을 유지하는 것은 지속 가능하지 않으며, 리소스 계획이 부실하거나 인력이 부족하거나 고객의 기대치가 비현실적임을 나타낼 수 있습니다.

활용률이 프로젝트 수익성에 미치는 영향은 무엇인가요? 활용률은 청구 가능 시간과 청구 불가능한 시간 사이의 균형에 영향을 미쳐 프로젝트 수익성에 직접적인 영향을 미칩니다. 활용률을 최적화하면 직원 만족도와 업무 품질을 유지하면서 프로젝트의 수익성을 유지할 수 있습니다.