모든 전문가를 위한 16가지 비즈니스 에티켓 팁

비즈니스 세계의 사람들은 눈맞춤, 신체 언어, 복장 규정, 식사 예절 등 다양한 기대치를 가지고 있습니다. 많은 기업이 보다 편안한 문화로 전환했지만, 적절한 비즈니스 에티켓을 이해하는 것은 큰 도움이 될 수 있습니다. 이 글에서는 비즈니스 에티켓이 무엇인지, 그리고 숙지해야 할 몇 가지 기본 규칙에 대해 설명합니다. 

비즈니스 에티켓이란?

비즈니스 에티켓은 팀원들이 회사의 이미지를 유지하고 서로를 존중하기 위해 따라야 하는 행동의 한 유형입니다. 비즈니스 에티켓은 문화에 따라 달라질 수 있지만, 모두가 특정 기준을 이해하고 준수할 때 단합감을 형성할 수 있습니다. 

비즈니스 에티켓은 때때로 암묵적이지만, 대부분의 경우 팀원들이 기본 규칙에 동의하여 모두가 통일된 이미지를 제시합니다. 팀원이 비즈니스 에티켓을 준수하면 직장에서 효과적인 커뮤니케이션을 구축할 수 있습니다. 

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비즈니스 에티켓의 5가지 기본 사항

비즈니스 에티켓의 기본은 문화마다 다르며, 자신이 성장한 문화와 다른 문화가 있는 회사에서 일한다면 비즈니스 에티켓을 이해하는 것이 특히 어려울 수 있습니다. 그러나 회사의 특정 그룹 역학과 팀 규범을 배우면서 현상을 유지하는 데 도움이 되는 몇 가지 보편적인 불변의 법칙이 있습니다. 

다음 5가지 중요한 비즈니스 예절은 좋은 첫인상을 남기고 팀원에게 존중심을 표하는 데 도움이 될 것입니다. 

1. 시간을 준수하기

인터뷰에 참석하든 일일 스탠드업 미팅에 참석하든, 업무 환경에서 시간을 준수하는 것은 모든 사람의 일정을 존중한다는 것을 보여줍니다. 과거에 시간을 준수하는 것을 우선시하지 않았다면, 시간을 잘 관리하고 할 일 목록을 파악할 수 있는 몇 가지 시간 관리 팁 을 살펴보세요. 

시간을 준수하는 것에는 미묘한 차이가 있습니다. 일부 문화권에서는 모든 일에 약간 늦는 것이 관례입니다. 하지만 확실하지 않다면 제시간에 도착하고 필요한 경우 조정하세요.

2. 팀을 인정해 주세요

다른 사람을 인정하는 것은 캐주얼한 업무 환경과 격식적인 업무 환경 모두에서 적절한 비즈니스 에티켓입니다. 비즈니스 디너나 회의에서 누군가가 방에 들어올 때, 악수를 하거나 다른 문화적 관습을 따르는 등 적절한 방식으로 인사를 건네세요. 

홈에서 일하고 매일 Zoom 회의에 참석하는 경우에도 동일한 규칙이 적용됩니다. 모든 비즈니스 미팅에서 카메라를 켜야 하는 것은 아니지만, 팀원들의 의견을 경청하고 있음을 알리고 다른 사람들이 주의를 기울이고 있음을 느끼게 하기 위해 시간을 내어 팀원들을 알아보는 것은 중요합니다. 

3. 적절한 복장

적절한 복장은 주관적이며 사무실에서 일하는지 홈오피스에서 일하는지에 따라 달라집니다. 매일 사무실에서 근무하는 일부 회사는 업무의 상당 부분이 이해관계자 또는 고객과의 대면 시간을 포함하기 때문에 모든 직원이 비즈니스 캐주얼 복장을 착용하기를 기대합니다. 하이브리드 환경에서 일하는 다른 회사에서는 편안함과 생산성을 높이기 위해 팀원들이 캐주얼하게 옷을 입도록 장려할 수 있습니다. 

적절한 비즈니스 복장에 대해 잘 모르겠다면 관리자나 상사에게 조언을 구하세요. 새로운 직장에서 일을 막 시작했을 때 확신이 서지 않는 것은 흔한 일이지만, 첫 출근 전에 이메일을 보내 사무실 정책을 파악하는 것을 두려워하지 마세요. 또는 면접을 떠올려 모든 사람이 무엇을 입고 있었는지 기억하고 그에 따라 옷을 입으세요. 

4. 공유 공간을 존중하세요

원격으로 근무하더라도 가끔 사무실에 들어가거나 팀원들과 가상 공간을 공유할 수 있습니다. 팀원과 공유할 수 있는 사무실 공간에는 주방, 화장실, 프린터 및 복사실, 라운지 공간이 포함됩니다. 공유할 수 있는 가상 공간에는 Google 드라이브 폴더와 프로젝트 관리 소프트웨어가 포함됩니다. 

공유 공간을 다루는 방식은 전문가로서의 모습을 반영하므로, 물건에 올바른 라벨을 붙이고, 정돈된 상태를 유지하며, 이 공간을 사용하는 다른 사람들을 존중하는 것이 중요합니다. 비즈니스 에티켓은 물리적으로 정리하는 것이든 온라인으로 회사 프로세스를 따르는 것이든 공유 공간에 적용됩니다.

5. 감성 지능을 키우세요

감성 지능은 자신과 타인의 감정을 인식하고, 조절하고, 이해하는 능력입니다. 감성 지수 스킬을 효과적으로 활용하면 팀원과 공감하고 어려움을 극복하는 데 도움이 될 수 있습니다. 감성 지능은 비즈니스 에티켓의 직접적인 규칙은 아니지만, 어떤 갈등이 발생하든 직장에서 도움이 될 것입니다. 

예를 들어, 업무가 지연되고 있다고 가정해 보겠습니다. 상사가 갑자기 대규모의 시급한 프로젝트를 추가합니다. 감성 지능 기술을 활용하면 관리자와 상의하여 업무의 상대적 우선순위를 이해할 수 있습니다. 이미 업무가 지연되고 있기 때문에 과로에 대한 걱정을 표현하고 관리자와 협력하여 우선순위를 낮추거나 덜 중요한 작업을 위임할 수 있는 해결책을 찾을 수 있습니다.

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원격 근무자를 위한 비즈니스 에티켓

가상 팀 으로의 전환이 점차 진행됨에 따라 비즈니스 에티켓의 정의와 관행이 변화했습니다. 대면 업무의 경우, 정중하지만 단호한 악수와 적절한 복장이 필요할 수 있지만, 원격으로 근무할 때는 이메일, 전화, 영상 통화 에티켓의 기본 사항을 알아야 합니다.

이메일 및 팀 커뮤니케이션 에티켓

Slack이나 Asana 와 같은 툴을 통해 이메일을 작성하거나 팀과 커뮤니케이션하는 것은 간단해 보이지만, 온라인에서의 전문적인 커뮤니케이션은 개인적인 커뮤니케이션과는 다릅니다. 적절한 이메일 및 온라인 에티켓에 대한 아래 팁을 고려하세요.

• 교정: 이메일을 교정하는 것은 간과해서는 안 되는 엄격한 규칙입니다. 이메일이나 프로젝트 관리 플랫폼에 교정 도구가 내장되어 있을 수 있지만, 만일의 경우에 대비하여 이메일을 보내기 전에 이메일을 살펴봐야 합니다.

• 정중하고 전문적으로 행동하기: 이메일 수신자와 얼굴을 마주하고 이야기하는 것은 아니지만, 말투는 어조로 전달됩니다. 정중하고 전문적인 태도를 보이는 것이 중요합니다. 예를 들어, 다음과 같은 긍정적인 문구를 사용할 수 있습니다. "기대합니다... 감사합니다... 다시 한번 알려드립니다... 알려주세요... 회신을 기다리겠습니다."

• 적시에 응답: 다른 팀원이나 고객이 연락하는 데에는 이유가 있습니다. 이메일과 팀 커뮤니케이션 에티켓을 준수하려면 부재중일 때 자동 응답을 설정하더라도 적시에 응답해야 합니다. 몇 분 이내에 응답할 필요는 없지만, 1~2일 이내에 응답하는 것을 목표로 하세요.

• 간결하게 작성하기: 이메일 카피를 간결하게 작성하면 요점을 빠르게 전달하고 독자의 시간을 절약할 수 있습니다. 긴 이메일 내에서 메시지의 주요 목적을 숨기면 독자가 원하는 방식으로 응답할 가능성이 낮아질 수 있습니다. 

이메일이나 온라인 콘텐츠의 내용은 받는 사람에 따라 달라질 수 있습니다. 예를 들어, Asana와 Slack을 통해 다른 팀원과 소통하는 경우 좀 더 편안한 어조로 작성할 수 있지만, 고객 이메일은 좀 더 격식을 차려야 합니다.

전화 예절

비즈니스 커뮤니케이션은 종종 전화 통화를 통해 이루어집니다. 고객이나 비즈니스 파트너와 통화할 때는 비즈니스 에티켓을 준수하기 위해 다음 방법을 고려하세요. 

• 예고 없이 전화하지 마세요: 비즈니스 세계의 모든 사람은 엄격한 프로젝트 일정을 지키거나 과중한 업무량을 우선시하려고 노력하는 등 따라야 할 일정이 있습니다. 전화로 다른 사람과 이야기해야 하는 경우 먼저 이메일을 보내 통화 일정을 잡으세요. 예고 없이 전화를 거는 것은 상대방이 통화할 준비가 되지 않았을 수 있기 때문에 나쁜 매너로 간주될 수 있습니다. 

• 합리적인 어조와 명확성 사용: 업무 통화에서는 어조가 중요합니다. 팀원이나 고객과 대화할 때는 정중한 어조를 유지하고, 목소리 크기와 명확성에도 주의를 기울여야 합니다. 업무상 통화에서 너무 큰 소리로 말하거나 중얼거린다면 수신자는 여러분이 의도한 방식으로 메시지를 받지 못할 수 있습니다. 어조와 커뮤니케이션은 문화에 따라 다를 수 있으므로 전화를 걸 때 문화적 지능을 염두에 두세요.

• 메시지 즉시 전달: 업무 이메일과 마찬가지로 업무 음성 메시지에 즉시 응답하는 것이 중요합니다. 팀원이나 고객으로부터 전화 통화 일정을 요청하는 이메일을 받을 수 있습니다. 전화 통화에 가장 적합한 시간으로 이러한 이메일에 신속하게 응답하세요. 

• 전문적인 음성 메시지 만들기: 전화를 받을 수 없는 경우를 대비해 전문적인 음성 메시지를 만드는 것은 적절한 비즈니스 에티켓입니다. 이 메시지를 통해 사람들이 내가 누구인지, 무엇을 하는지, 전화를 받을 수 없는 상태임을 알 수 있기 때문입니다. 그러면 전화를 거는 이유를 설명하는 메시지를 남길 수 있습니다. 

동영상 에티켓

동영상은 원격 근무자가 서로 연결하는 가장 인기 있는 방법 중 하나입니다. 이 커뮤니케이션 방법을 사용하면 많은 팀원과 실시간으로 대화할 수 있다는 이점이 있습니다. 즉, 알아두어야 할 몇 가지 기본적인 화상 회의 에티켓이 있습니다. 

• 음소거: 팀원들이 영상 통화에서 직면하는 가장 큰 문제 중 하나는 말하지 않는 사람들로부터 나오는 배경 소음입니다. 이 문제는 간단한 방법으로 해결할 수 있습니다. 발언자가 아닐 때는 음소거하세요. 마이크를 음소거하면 다른 사람들이 가상 공간에서 집중해서 대화할 수 있습니다. 

• 몸으로 소통하기: 화상 통화를 할 때, 다른 사람들은 여러분이 화자와 비언어적으로 어떻게 상호 작용하는지 볼 수 있습니다. 아래를 내려다보거나 라이선스에서 너무 편안한 자세로 앉아 있으면 대화에 관심이 없다는 메시지를 보낼 수 있습니다. 똑바로 앉아서 주의를 기울이고 비언어적 커뮤니케이션을 통해 집중하고 있음을 보여주면 화자가 여러분이 집중하고 있음을 알 수 있습니다.

• 말을 끊지 마세요: 영상 통화에서 누군가의 말을 끊는 것은 특히 방해가 될 수 있습니다. 기술이 항상 화상 통화를 통해 여러 사람이 이야기하는 것을 처리할 수 있는 것은 아니므로, 간섭은 관련된 모든 사람에게 결함과 혼란을 야기할 수 있습니다. 

• 적절한 복장: 화상 통화에서는 허리 위 옷만 보일 수 있지만, 여전히 적절한 복장을 하는 것이 중요합니다. 화상 통화를 위한 복장은 회사의 ���레스 코드를 따라야 합니다. 또한 카메라를 사용할 때는 개인 위생을 고려하세요. 

홈 오피스 근무로 인해 팀원 및 고객과 직접 대면하는 경우가 줄어들지만, 가상 상호작용도 오래 기억에 남는 인상을 남긴다는 것을 잊지 마세요. 확실하지 않은 경우, 대면 대화와 동일한 비즈니스 에티켓과 주의를 기울여 이러한 상호 작용에 접근하세요.

비즈니스 에티켓으로 팀 커뮤니케이션의 효율을 높이세요

비즈니스 에티켓의 목표는 회사 이미지를 통일하고, 팀원 간의 상호 존중을 촉진하며, 직장 내 커뮤니케이션을 개선하는 것입니다. 효과적으로 커뮤니케이션하는 팀은 더 뛰어난 성과를 달성합니다. 

효과적인 커뮤니케이션은 거기서 그치지 않습니다. 소프트웨어를 사용하면 팀이 협력하여 마감일을 준수하고 목표를 달성할 수 있습니다. 팀 커뮤니케이션 소프트웨어를 사용하면 모든 팀원이 적절한 시기에 정확한 정보를 받을 수 있도록 하여 팀원 간의 커뮤니케이션을 개선할 수 있습니다. 

더 이상 사일로가 필요 없음: 팀 간 협업을 강화하기 위한 조직 구조 최적화

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