Posta in arrivo zero: cos’è e come ottenerla

Posta in arrivo a zero: è solo un termine in voga? Il Santo Graal della produttività? Entrambi? Nessuna delle due? 

Se parli con 10 professionisti diversi, otterrai 10 opinioni diverse sull’Inbox Zero. Questo perché per la maggior parte di noi, la posta elettronica è davvero personal. Ognuno ha le proprie peculiarità quando si tratta di organizzare e gestire la posta in arrivo. Quindi, c’è da sorprendersi se l’Inbox Zero è così controversa? 

In questo articolo, analizzeremo nel dettaglio il concetto di Inbox Zero. Scopri la storia dietro il termine prima di approfondire come implementarlo al meglio.

Cos’è l’Inbox Zero?

L’Inbox Zero è una strategia di produttività che cerca di liberare la mente eliminando il disordine dalla posta in arrivo attraverso l’eliminazione metodica, l’ordinamento o la cancellazione delle email in arrivo. Se hai mai sperimentato la perdita di produttività che deriva dal controllo costante della posta elettronica, capirai l’intenzione alla base dell’Inbox Zero. 

Il termine è stato coniato per la prima volta da Merlin Mann sul suo blog e podcast 43 Folders. L’idea di Mann era quella di aiutare i dipendenti a sviluppare un rapporto più informale con la posta elettronica, per mantenere la mente e le caselle di posta in arrivo sgombre.  

In particolare, l'obiettivo principale di Mann non è quello di avere una casella di posta sempre vuota. In effetti, lo stesso Mann ha una casella di posta piuttosto disordinata. L'obiettivo principale dell'Inbox Zero è far sì che la posta in arrivo lavori per te, piuttosto che il contrario.

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Cinque passaggi per l’Inbox Zero   

Nello sviluppare l’Inbox Zero, Merlin Mann ha sviluppato alcuni passaggi per organizzare metodicamente la posta in arrivo. Avere un sistema da seguire ogni volta che controlli la posta in arrivo può aiutarti a dare la priorità alle tue email ed evitare di perdere tempo. 

Quando controllare la posta in arrivo

Un elemento chiave dell’Inbox Zero è stabilire e mantenere il controllo della posta in arrivo. E questo inizia con la definizione di quando controllare la posta in arrivo. 

Se sei tra quelli che controllano continuamente la posta in arrivo, non sei l’unico, ma farlo continuamente riduce la tua produttività. In effetti, la ricerca dimostra che ci vogliono più di 25 minuti per ritrovare la concentrazione dopo un’interruzione. Ciò significa che ogni volta che controlli la posta in arrivo invece di lavorare, il tuo cervello impiega 25 minuti per tornare in sintonia. 

Per ridurre il cambio di contesto, scegli uno o due momenti durante il giorno per controllare la posta elettronica come parte del tuo sistema Inbox Zero. In questo modo, proteggerai il tuo tempo di concentrazione ed eviterai di essere risucchiato dalle email durante la giornata.  

Il metodo Inbox Zero

Cos’è il metodo Inbox Zero? I passaggi di Mann seguono cinque azioni principali: eliminare, delegare, rispondere, rinviare e fare. 

• Elimina: questa email richiede una risposta? Il primo passo per raggiungere l’Inbox Zero è eliminare tutte le email non necessarie. Ciò include anche l’annullamento dell’iscrizione alle newsletter che non leggi o l’archiviazione di vecchie conversazioni di cui non hai più bisogno.

• Delegare: sei la persona più indicata per rispondere a questa email? Delegare è un ottimo strumento per garantire che il lavoro venga svolto dalla persona giusta. Se non sei la persona giusta per l’attività, delegala a chi lo è. 

• Rispondi: se puoi rispondere rapidamente all'email, fallo subito. In questo modo, eviterai che le attività semplici vengano trascurate. Una buona regola generale è rispondere alle email che richiedono cinque minuti o meno del tuo tempo. 

• Rimanda: se l’email richiede una risposta più approfondita o non è una priorità, mettila da parte per ora e torna a leggerla in un secondo momento. Tuttavia, non lasciarla nella posta in arrivo. Inserisci l’attività rimandata nel tuo strumento di gestione del lavoro, con la data di scadenza e tutto il resto, e rispondi alla persona che ti ha scritto per farle sapere quando ci lavorerai. Quindi, archivia l'email per ridurre il disordine nella posta in arrivo. Puoi anche inviarla a una cartella "Rispondi più tardi", se preferisci. 

• Fare: a questo punto, dovresti sapere quali email sono prioritarie e richiedono un’azione. L’ultimo passaggio dell’Inbox Zero è lavorare effettivamente sulle cose che contano. Trasferisci tutte le attività importanti dalla posta in arrivo al tuo sistema di gestione del lavoro e inizia. Cerca uno strumento di gestione del lavoro che si integri con il tuo client di posta elettronica, come le integrazioni di Asana per Gmail o Asana per Outlook.

Creare cartelle Inbox Zero che funzionano per te

Lo spirito di Inbox Zero è creare un sistema che funzioni per te. Non tutti dovranno creare cartelle nella posta in arrivo per implementare il sistema, ma alcune persone le trovano utili. Se ti ritrovi a perdere email importanti o a fissare con timore una casella di posta sovraccarica, vale la pena provare un sistema di cartelle per vedere se è utile. 

Non ci sono regole rigide per le cartelle che crei. Crea quelle che ritieni più utili per te e il tuo lavoro. Le seguenti idee possono aiutarti a iniziare.  

• Azione: se hai email che hai posticipato a più tardi durante il processo di ordinamento, puoi tenerle organizzate in questa cartella di azione. Può trattarsi di email che richiedono una risposta approfondita o che possono aspettare fino a un giorno successivo.  

• In attesa: alcune email potrebbero richiedere l’input di altri membri nella conversazione. Se sei spesso in attesa di feedback dal tuo team, prendi in considerazione la creazione di una cartella "In attesa". Raggruppare queste email può aiutarti a vedere rapidamente quali email potrebbero richiedere un follow-up ogni mattina.  

• Idee: la nostra posta in arrivo non è solo uno spazio per attività e comunicazione. A volte ci iscriviamo a newsletter o corsi di formazione per trovare ispirazione. Avere una cartella per le idee può assicurarti di avere ancora spazio per queste email senza ingombrare la posta in arrivo. 

• Specifiche del progetto: se hai progetti su cui stai lavorando, potrebbe essere utile creare una cartella specifica per il progetto. In questo modo, qualsiasi comunicazione o attività da svolgere in relazione a ciascun progetto può essere gestita nello stesso posto. 

• Archivio: sebbene non sia necessario creare una cartella di archivio, l’archiviazione può essere uno strumento organizzativo utile da tenere a mente. Se hai email che non vuoi eliminare ma che non sono necessarie, archiviarle rapidamente ti aiuterà a liberare la posta in arrivo senza perdere definitivamente le informazioni. 

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Quattro suggerimenti per proteggere il tuo tempo di concentrazione 

La maggior parte (80%) degli operatori della conoscenza a livello globale lavora con le caselle di posta elettronica aperte. Quando riceviamo una notifica, la controlliamo immediatamente, indipendentemente da ciò che stavamo facendo inizialmente. 

Ma per far sì che la tua casella di posta funzioni per te, devi valorizzare il tuo tempo e le tue energie mentali. Tenendo la posta in arrivo aperta e rispondendo immediatamente alle notifiche, non dai al tuo cervello la possibilità di concentrarsi sul lavoro che conta. Stai cercando di fare più cose contemporaneamente, cosa che gli esseri umani non sono in grado di fare.

Il multitasking è una leggenda. Quello che fai in realtà è passare da un’attività all’altra. È quasi sempre più efficiente concentrarsi su un'attività alla volta.”

Per trarre vantaggio dall’Inbox Zero e far sì che la tua casella di posta funzioni per te, dimentica l’idea che sia la tua priorità numero 1. Stabilisci invece dei limiti per te e per la tua casella di posta:

• Disattivare le notifiche. Le notifiche ci distolgono dallo stato di flusso e interrompono il deep work. Uno dei modi migliori per raggiungere l’Inbox Zero è ridurre o disattivare le notifiche email. Parte dell’Inbox Zero consiste nel controllare le email in modo mirato. Disattivando le notifiche, ti assicuri di non essere interrotto mentre sei nel bel mezzo di un lavoro importante. 

• Time blocking per rispondere alle email. Il time blocking è una strategia di gestione del tempo che ti permette di raggruppare attività simili e pianificarle sul tuo calendario. Ad esempio, prova a creare un blocco di tempo di un'ora come prima cosa al mattino per controllare e rispondere alle email importanti. Dopodiché, puoi metterti al lavoro, concentrandoti su altre attività importanti e di grande impatto. Alla fine della giornata, pianifica un blocco di tempo rapido di 30 minuti, o un altro blocco di tempo di un’ora, a seconda del numero di email che ricevi quotidianamente, per rispondere a tutte le email che sono arrivate durante la giornata. In questo modo, risponderai alle email e avrai la posta in arrivo sotto controllo, senza che questa ti controlli.

• Chiarire e rispettare le priorità quotidiane. Spesso, le email che arrivano durante il giorno sembrano priorità importanti. Potresti deviare dai tuoi piani giornalieri per rispondere a un'email o fare un favore veloce a un collega, e all'improvviso la giornata lavorativa è finita. Chiarendo e rispettando le tue priorità quotidiane, puoi decidere se un’email è abbastanza importante da essere gestita immediatamente o se può aspettare fino a un blocco di tempo dedicato. 

• Stabilire un "orario di lavoro" per le email. In pratica, la strategia Inbox Zero consiste nel non lasciare che la tua casella di posta elettronica controlli la tua giornata lavorativa. Un modo per farlo è stabilire quando rispondere e quando non rispondere alle email. Prenditi del tempo per pensare agli orari di lavoro migliori per le email e condividi questo programma con il tuo team. Ad esempio, potresti dire loro che risponderai alle email per quindici minuti a partire dalle 9:00 e dalle 17:00, ma che non controllerai la posta elettronica nei fine settimana. Stabilire questi limiti migliora il tuo rapporto con la posta in arrivo.

Raggiungere l’Inbox Zero con la gestione del lavoro

Riordinare la posta in arrivo è solo l'inizio dell’Inbox Zero. Dopo aver organizzato, eliminato e svuotato la posta in arrivo, rimarranno solo le notifiche di lavoro importanti. Queste notifiche possono aiutarti a creare il tuo piano d’azione per il giorno, la settimana o il mese. 

È qui che entra in gioco la gestione del lavoro.

I sistemi di gestione del lavoro ti consentono di inserire, organizzare e coordinare le attività in flussi di lavoro che soddisfano le tue esigenze. A differenza della posta in arrivo, questi strumenti sono stati creati per aiutarti a registrare e organizzare le attività, e aumentare la quantità di tempo che dedichi al lavoro importante e produttivo.

Con una gestione del lavoro efficace, la quantità di tempo che dedichi al lavoro superfluo diminuisce in modo significativo. Invece di dedicare il 60% del tuo tempo a inviare email, cercare approvazioni per un'attività o documenti nella posta in arrivo, tutte le tue informazioni si trovano in un unico posto. In questo modo, dedicherai meno tempo all'organizzazione del lavoro e più tempo all'esecuzione delle attività. 

In conclusione

Non è necessario essere esperti di produttività per capire che la posta in arrivo non è progettata per aiutarti a svolgere al meglio il tuo lavoro. Quando siamo limitati dalla nostra casella di posta, abbiamo meno energia mentale per svolgere un buon lavoro.

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