Cos’è il processo decisionale RAPID?

È normale sentirsi nervosi quando si deve prendere una decisione importante al lavoro. Dopotutto, non si sa mai come andranno le cose. Fortunatamente, i framework  decisionali basati sui dati possono aiutare a ridurre il nervosismo, assegnando chiaramente ruoli e responsabilità per ogni decisione.

Il processo decisionale RAPID è un framework che ti aiuta ad assegnare i membri del team a ruoli specifici. RAPID è particolarmente utile per prendere decisioni più importanti con molti stakeholder, perché ogni stakeholder sa quale tipo di feedback deve fornire. RAPID è un acronimo per cinque ruoli, ognuno dei quali è responsabile di diversi aspetti del processo decisionale.

Cos’è il modello decisionale RAPID?

Sviluppato da Bain & Company, il modello decisionale RAPID viene utilizzato per assegnare ruoli chiave a persone diverse durante il processo decisionale. RAPID è un acronimo per i diversi ruoli che ogni persona può ricoprire nel processo decisionale. Sta per:

• Recommend (Raccomandare)

• Agree (Accettare)

• Perform (Eseguire)

• I nput (fornireinput)

• Decide (Decidere)

Tieni presente che l'ordine dell'acronimo di solito non corrisponde all'ordine del tuo processo decisionale. Ad esempio, per la maggior parte delle decisioni, raccoglierai prima gli input (I), anche se è la quarta lettera dell’acronimo. Anche il numero di persone coinvolte nel tuo RAPID varierà. Nei team più piccoli, la stessa persona potrebbe ricoprire più di un ruolo. Nelle organizzazioni più grandi, potrebbe esserci un intero team dedicato a un solo ruolo. 

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Quando usare il metodo RAPID

Ironia della sorte, il framework RAPID non è pensato per essere un processo rapido. Al contrario, l’obiettivo di RAPID è aiutarti a prendere decisioni chiave in modo ponderato e accurato, anche se ciò richiede un po’ più di tempo. Detto questo, le decisioni RAPID tendono a richiedere meno tempo rispetto a un processo decisionale disorganizzato. Assegnando chiaramente ruoli e responsabilità a ciascuno stakeholder, comunichi esattamente quale tipo di feedback gli stakeholder possono (e non possono) fornire. 

RAPID è un processo ponderato e costruttivo, ma non è adatto a tutti i problemi. Il processo si presta naturalmente a questioni più complesse che richiedono molti input da parte degli stakeholder.

In generale, non avrai bisogno di RAPID per:

• Problemi semplici.

• decisioni urgenti;

• Decisioni che possono essere prese da una sola persona.

Processo decisionale RAPID e grafici RACI

Sia RAPID che RACI sono framework che aiutano a determinare i ruoli, ma si tratta di ruoli per scenari diversi. I grafici RACI ti aiutano a determinare i ruoli per i progetti, mentre i ruoli RAPID vengono in genere assegnati per le decisioni importanti.

• Grafici RACI: utilizzati per definire i ruoli di progetto al fine di chiarire le responsabilità decisionali all'interno di un progetto specifico. Sono un modo per identificare in generale i ruoli e le responsabilità del team di progetto per qualsiasi attività, traguardo o risultato finale. 

• RAPID: utilizzato per definire i ruoli di individui o gruppi al fine di prendere decisioni su questioni complesse. Spesso, quando si utilizza RAPID, ci sono molti stakeholder coinvolti e sono necessari molti input.

Per esempio, un grafico RACI potrebbe determinare che un ingegnere è responsabile dello sviluppo del prodotto durante la sua vita lavorativa quotidiana. Quindi un framework RAPID può assegnare temporaneamente lo stesso ingegnere a un comitato di assunzione. 

I cinque ruoli nel processo decisionale RAPID

I ruoli RAPID vengono assegnati a una singola persona o a un gruppo di persone che gestiscono il processo decisionale di un'organizzazione. Una persona può avere più ruoli, oppure più persone possono avere un solo ruolo. Il modello RAPID è pensato per essere flessibile, fornendo al contempo una struttura che dà la priorità a un buon processo decisionale.

Questa struttura è costruita attorno ai cinque ruoli di RAPID:

1. Consigliare (R)

Il ruolo di chi formula la proposta è simile a quello di un team leader, perché ha molta influenza sul modo in cui si svolge il processo. Il ruolo di raccomandatore è responsabile della proposta e di gran parte del lavoro effettivo che viene svolto nel processo decisionale. A causa della sua influenza, il ruolo di raccomandatore può essere ricoperto da un individuo o da una task force. 

Per esempio, supponiamo che tu stia cercando di decidere se aggiornare o meno il tuo software. Il consulente è responsabile della creazione di una proposta per il nuovo software e del coordinamento tra gli altri ruoli per raccogliere informazioni pertinenti. 

2. D'accordo (A)

Chiunque ricopra il ruolo di approvatore ha una certa autorità. Il suo compito è aiutare il consulente a prendere la miglior decisione possibile. Sebbene tutte le opinioni degli stakeholder possano essere prese in considerazione durante il processo decisionale RAPID, è necessario considerare il contributo del responsabile dell'approvazione nella decisione finale. Non è necessario assegnare un ruolo di approvazione per ogni decisione, ma solo per quelle più specialistiche. 

Nell'esempio precedente, il responsabile dell'approvazione potrebbe essere lo sviluppatore di software che ti mostra il codice esatto da utilizzare per una funzionalità priva di errori. Non è negoziabile: se non vuoi bug nel software, devi considerare l'input del tuo sviluppatore.

3. Esecuzione (E)

Il ruolo di esecutore è responsabile dell'attuazione di qualsiasi decisione venga presa. Questo è l’ultimo passaggio del processo decisionale, ma dovresti comunque assegnarlo in anticipo. In questo modo, la persona che esegue l’azione è informata su tutti i dettagli, il che è importante per i processi complessi. Inoltre, assegnando il ruolo prima che sia necessario, si può passare più rapidamente dall'ideazione all'implementazione.

Continuando con l'esempio, l'esecutore sarà probabilmente lo sviluppatore di software che creerà effettivamente il nuovo software. Oppure potrebbe essere il project manager responsabile di un team di sviluppo, che a sua volta progetta il software.

4. Input (I)

Sebbene sia più in basso nell'acronimo, il ruolo di input è normalmente il primo ruolo RAPID che si assegna. Di solito ci sono più persone responsabili dell’input, tra cui esperti qualificati, stakeholder e coloro che saranno influenzati dalla decisione. La responsabilità del ruolo di input è quella di fornire tutte le informazioni e i consigli da considerare durante il processo decisionale. Sebbene sia simile a quello di approvazione, il ruolo di input non ha l’ultima parola. ma si limita a presentare informazioni.

Ad esempio, un project manager potrebbe far parte del team di input ed eseguire diverse analisi, come un'analisi costi-benefici, per aiutare il decisore a determinare se si tratta di un progetto fattibile. In questo caso, anche uno sviluppatore di software potrebbe far parte del team di input, al fine di fornire informazioni tecniche pertinenti su ciò che sarebbe necessario per creare un nuovo software.

5. Decisione (D)

Il ruolo decisionale è la persona che prende la decisione finale. Per prendere una decisione di alta qualità, dovrebbe comprendere tutti gli aspetti della questione, eventuali compromessi e conoscere gli impatti che la decisione avrà su tutte le persone coinvolte. Il decisore deve considerare le informazioni e le opinioni dell'approvatore, anche se non è detto che debba necessariamente condividere la sua opinione. 

Per concludere il nostro esempio, il decisore farebbe probabilmente parte di un team diverso (non quello di sviluppo software), in modo da poter esaminare tutti i dati pertinenti in modo obiettivo prima di decidere se creare il nuovo software. Tieni presente che il decisore non deve necessariamente essere un leader. In effetti, è utile assegnare il ruolo di decisore a qualcuno che non sia un team leader o un dirigente aziendale, per ridurre i pregiudizi nel processo decisionale.

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Esempio di RAPID in azione

Vediamo come utilizzare il metodo RAPID nel lavoro quotidiano. Per esempio, supponiamo che tu faccia parte del team responsabile della determinazione dei prezzi dei prodotti. Il prezzo è una decisione importante che influisce sulle entrate, sulla crescita e sul successo inevitabile del tuo modello di azienda. Se i prezzi dei prodotti sono troppo alti, si rischia di perdere clienti. Ma se sono troppo bassi, si perde denaro.

Per trovare il giusto equilibrio, puoi utilizzare il metodo RAPID per creare un gruppo di persone che utilizzeranno dati e prospettive alternative per aiutarti a decidere come determinare il prezzo del tuo prodotto. L'utilizzo di RAPID in questo scenario garantisce che diversi team, esperti e stakeholder siano tutti coinvolti nella decisione. Al contrario, se provassi a decidere come valutare il tuo prodotto senza utilizzare il metodo RAPID, potresti ritrovarti con un numero arbitrario che non massimizza i profitti o, peggio ancora, spaventa i potenziali clienti.

Vantaggi dell’utilizzo del metodo RAPID

Il bello di utilizzare RAPID per il processo decisionale è che coinvolge una varietà di stakeholder nelle decisioni critiche. Invece di fare affidamento esclusivamente sulla bacheca di amministrazione o sul tuo amministratore delegato per determinare la prossima linea d'azione, chiunque a qualsiasi livello può avere voce in capitolo. 

Inoltre, il framework RAPID ti aiuta a:

• Coinvolgere più persone nelle decisioni che le riguardano direttamente. Questo è un modo più efficace di prendere decisioni rispetto a farlo senza il contributo del tuo team. 

• Aumentare la trasparenza nel processo decisionale. Se non sei d'accordo, sai a chi rivolgerti e come apportare modifiche.

• Distribuire il potere in un'organizzazione, in modo che non siano sempre quelli ai vertici a prendere le decisioni.

• Includere diversi punti di vista per individuare diverse opportunità o sfide. Più inclusivo è il tuo RAPID, più prospettive (e, in definitiva, soluzioni) hai a disposizione.

• Consentire a tutti i membri dell’organizzazione di prendere decisioni, il che può aiutarli a sentirsi più responsabili del proprio lavoro, dei propri ruoli e dell’intera organizzazione. 

• Creare responsabilità decisionale tra team e individui, in modo che tutti percepiscano il proprio impatto sulle scelte aziendali.

A cosa prestare attenzione

Il processo decisionale RAPID è uno strumento utile e potente, ma può essere difficile da applicare. Come per qualsiasi cambiamento su larga scala, quando usi RAPID per la prima volta, potresti riscontrare qualche resistenza. Conoscere e pianificare in anticipo queste potenziali sfide può aiutare a semplificare la transizione.

Ecco a cosa prestare attenzione:

• Dinamiche di potere. Il metodo RAPID evidenzia che alcune persone potrebbero avere più potere di altre, il che può causare conflitti. Questa non è necessariamente una cosa negativa: a volte il potere deve essere ridistribuito. Ma può essere scomodo. Se sorgono conflitti durante l’implementazione del metodo RAPID, prova a mettere in pratica strategie di risoluzione dei conflitti che arrivino alla radice dei problemi e (si spera) rendano il team più forte alla fine. 

• Controllo confortevole. Il ruolo di decisore può essere divertente. A volte, le persone sono riluttanti a rinunciare a quel controllo e a lasciare il processo decisionale a qualcun altro. Forse temono di essere gli unici in grado di prendere le decisioni giuste, o forse sono solo abituate a ricoprire quel ruolo. Ma con il metodo RAPID, ha più senso affidare il processo decisionale a coloro che normalmente non lo hanno, per ottenere risultati meno distorti.

• Eccessiva dipendenza dalla leadership. È facile ricorrere ai leader per prendere decisioni. Il metodo RAPID ti incoraggia a variare la persona che ricopre il ruolo di decisore, in modo che non sia sempre un dirigente o un membro del consiglio di amministrazione. Ma prima, devi rompere l’abitudine di presumere che i leader siano gli unici in grado di prendere decisioni.

Decisioni RAPID per risultati rapidi

Quando vuoi decidere quale camicia indossare, è meglio chiudere gli occhi e indicarne una a caso. Ma quando devi decidere su questioni di ampia portata che avranno un impatto duraturo sulla tua azienda, sul tuo team o sul tuo lavoro, il metodo RAPID può aiutarti a prendere una decisione migliore e di qualità superiore rispetto a quella che potresti prendere da solo. 

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