Sedici consigli di etichetta aziendale per ogni professionista
Riepilogo
Il galateo aziendale è un tipo di comportamento che i membri del team sono tenuti a seguire per sostenere l’immagine dell’azienda e rispettarsi a vicenda. Sebbene la cultura aziendale sia diventata più informale, è comunque fondamentale praticare la cortesia comune. In questo articolo ti spiegheremo cos’è l’etichetta aziendale e alcune delle regole di base con cui familiarizzare.
Le persone nel mondo aziendale hanno aspettative diverse sul contatto visivo, sul linguaggio del corpo, sul codice di abbigliamento e sull’etichetta a tavola, solo per citarne alcune. Sebbene molte aziende siano passate a una cultura più informale, comprendere il corretto galateo aziendale può fare molto. In questo articolo, spiegheremo cos’è l’etichetta aziendale e alcune delle regole di base con cui familiarizzare.
Cos'è l'etichetta aziendale?
L'etichetta aziendale è un tipo di comportamento che i membri del team sono tenuti a seguire per sostenere l'immagine dell'azienda e rispettarsi a vicenda. Il galateo aziendale può cambiare da cultura a cultura, ma quando tutti comprendono e seguono una particolare serie di standard, può creare un senso di unità.
Il galateo aziendale a volte non è espresso, ma il più delle volte i membri del team concordano le regole di base in modo che tutti presentino un'immagine unitaria. Quando i membri del team seguono il galateo aziendale, creano una comunicazione efficace sul luogo di lavoro.
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Le cinque basi del galateo aziendale
Le basi dell’etichetta aziendale variano da cultura a cultura e può essere particolarmente difficile comprenderla se lavori per un’azienda con una cultura diversa da quella in cui sei cresciuto. Tuttavia, ci sono alcune costanti universali che possono aiutarti a rispettare lo status quo mentre apprendi le particolari dinamiche di gruppo e le norme del team nella tua azienda.
Queste cinque importanti regole di comportamento aziendale possono aiutarti a fare una buona prima impressione e a mostrare rispetto per i membri del tuo team.
1. Sii puntuale
Che si tratti di un colloquio o di una riunione stand-up giornaliera, essere puntuali in un ambiente di lavoro dimostra che si rispetta il programma di tutti. Se la puntualità non è una cosa a cui hai dato la priorità in passato, rispolvera alcuni suggerimenti per la gestione del tempo per mantenerti organizzato e consapevole della tua lista di cose da fare.
Ci sono sfumature nell’essere puntuali: alcune culture operano su un sistema di essere leggermente in ritardo su tutto. Ma in caso di dubbio, presentati in orario e adattati, se necessario.
2. Riconosci il tuo team
Riconoscere gli altri è un’adeguata etichetta aziendale sia per gli ambienti di lavoro informali che per quelli formali. Quando qualcuno entra nella stanza durante una cena o una riunione di lavoro, salutalo in modo appropriato, stringendogli la mano o seguendo un'altra usanza culturale.
La stessa regola si applica se lavori da Home e partecipi alle riunioni quotidiane su Zoom. Potrebbe non essere necessario che tu appaia davanti alla telecamera in ogni riunione aziendale, ma parlare e prendersi il tempo per riconoscere i membri del tuo team può far sapere a tutti che stai ascoltando e far sentire gli altri notati.
3. Vestiti in modo appropriato
Vestirsi in modo appropriato è soggettivo e dipenderà dal fatto che lavori in un ufficio o da Home. Alcune aziende che lavorano in ufficio ogni giorno si aspettano che tutti indossino abiti casual aziendali, perché gran parte del lavoro comporta incontri con stakeholder o clienti. Altre aziende che lavorano in un ambiente ibrido possono incoraggiare i membri del team a vestirsi in modo casual per favorire il comfort e la produttività.
Se non sei sicuro dell'abbigliamento appropriato per l'azienda, chiedi consiglio al tuo responsabile o supervisore. È particolarmente comune sentirsi insicuri se hai appena iniziato un nuovo lavoro, ma non aver paura di inviare una rapida e-mail prima del tuo primo giorno per avere un'idea della politica dell'ufficio. In alternativa, ripensa al tuo colloquio e cerca di ricordare cosa indossavano tutti in modo da poterti vestire di conseguenza.
4. Rispetta gli spazi condivisi
Anche se lavori da remoto, potresti recarti in ufficio di tanto in tanto o condividere spazi virtuali con i membri del tuo team. Gli spazi dell'ufficio che potresti condividere con i membri del team includono una cucina, un bagno, una sala fotocopie e una zona lounge. Gli spazi virtuali che potresti condividere includono le cartelle di Google Drive e i software di gestione dei progetti.
Il modo in cui tratti gli spazi condivisi si rifletterà su di te come professionista, quindi è importante che tu etichetti correttamente le cose, rimanga organizzato e rispetti gli altri che utilizzano questi spazi. Il galateo aziendale si applica agli spazi condivisi, sia che tu stia pulendo fisicamente o seguendo i processi aziendali online.
5. Sviluppa l’intelligenza emotiva
L'intelligenza emotiva è la capacità di riconoscere, regolare e comprendere le emozioni proprie e altrui. Un’efficace intelligenza emotiva può aiutarti a entrare in empatia con i membri del team e a superare le sfide. Sebbene l’intelligenza emotiva non sia una regola diretta del galateo aziendale, ti aiuterà sul luogo di lavoro, indipendentemente dai conflitti che si presentano.
Ad esempio, immagina di essere in ritardo con il lavoro e il tuo capo improvvisamente ti assegna un progetto di grandi dimensioni e con scadenze ravvicinate. Con le competenze di intelligenza emotiva, puoi parlare con il tuo responsabile per capire la priorità relativa del lavoro. Dal momento che sei già in ritardo, puoi esprimere la tua preoccupazione di essere sovraccarico di lavoro e collaborare con il tuo responsabile per trovare una soluzione per ridurre la priorità o delegare le attività meno importanti.
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Etichetta aziendale per il personale che lavora a distanza
Con la transizione verso team sempre più virtuali, la definizione e la pratica dell’etichetta aziendale sono cambiate. Di persona, potrebbe essere necessario una stretta di mano educatamente ferma e l'abbigliamento giusto, ma quando si lavora da remoto, è necessario conoscere le basi del galateo per email, telefono e video.
Etichetta per la comunicazione via email e con il team
Scrivere un'email o comunicare con il tuo team tramite strumenti come Slack o Asana sembra abbastanza semplice, ma la comunicazione professionale online è diversa da quella personale. Considera i suggerimenti di seguito per una corretta etichetta nelle email e online.
Revisione: la revisione delle email è una regola generale che non dovresti ignorare. Anche se la tua piattaforma di posta elettronica o di gestione dei progetti potrebbe avere uno strumento di correzione integrato, dovresti comunque rileggere la tua email prima di inviarla, per sicurezza.
Sii educato e professionale: anche se non stai parlando faccia a faccia con il destinatario dell’email, il tuo tono di voce trasparirà dalle tue parole. È importante essere educati e professionali nel testo. Per esempio, puoi usare frasi ottimistiche come: "Spero che... grazie per... solo un promemoria amichevole... per favore fammi sapere... in attesa di un tuo riscontro".
Rispondi in modo tempestivo: ogni volta che un altro membro del team o un cliente ti contatta, lo fa per un motivo. Una corretta etichetta di comunicazione via email e del team significa rispondere alle persone in modo tempestivo, anche se ciò significa impostare una risposta automatica per quando sei fuori ufficio. Anche se non è necessario rispondere entro pochi minuti, cerca di farlo entro uno o due giorni lavorativi.
Sii breve: mantenere breve il testo dell’email può farti arrivare rapidamente al punto e far risparmiare tempo al tuo lettore. Quando nascondi l’obiettivo principale del tuo messaggio in una lunga email, è meno probabile che il tuo lettore risponda nel modo in cui speri.
Ricorda che il destinatario può fare la differenza nella tua email o nel tuo contenuto online. Per esempio, se stai comunicando con altri membri del team tramite Asana e Slack, puoi scrivere in un tono più informale, mentre le email dei clienti dovrebbero essere più formali.
Etichetta telefonica
La comunicazione aziendale spesso avviene tramite telefonate. Quando parli al telefono con clienti o partner aziendali, considera i seguenti modi per rispettare il galateo aziendale.
Non chiamare senza preavviso: tutti in azienda hanno un programma da seguire, sia che si tratti di rispettare una tempistica di progetto rigorosa o di cercare di dare priorità a un carico di lavoro pesante. Quando hai bisogno di parlare con qualcuno al telefono, invia prima un'email per programmare la chiamata. Chiamare senza preavviso può essere considerato una cattiva educazione perché il destinatario della chiamata potrebbe non essere pronto a parlare con te.
Usa un tono ragionevole e chiarezza: il tuo tono di voce è importante nelle telefonate di lavoro. Dovrai mantenere un tono educato mentre parli con i membri del team o con i clienti, e prestare attenzione anche al volume e alla chiarezza. Se parli troppo forte o borbotti durante una chiamata professionale, il tuo interlocutore potrebbe non ricevere il messaggio nel modo in cui speri. Il tono e la comunicazione possono variare anche in base alla cultura, quindi tieni a mente l’intelligenza culturale quando sei al telefono.
Rispondi prontamente ai messaggi: proprio come per le email di lavoro, è importante rispondere prontamente ai messaggi vocali di lavoro. Potresti ricevere email da membri del team o clienti che chiedono di programmare telefonate. Rispondi rapidamente a queste email indicando il momento migliore in cui sei disponibile a parlare al telefono.
Crea un messaggio vocale professionale: creare un messaggio vocale professionale per quando non sei disponibile è un’azione appropriata per l’azienda, perché consente alle persone di sapere chi sei, cosa fai e che non sei disponibile. Possono quindi lasciarti messaggi che spiegano il motivo della chiamata.
Etichetta video
Il video è uno dei modi più popolari per i lavoratori da remoto di connettersi. Con questo metodo di comunicazione, hai il vantaggio di parlare con molti membri del tuo team in tempo reale, il che significa che ci sono alcune nozioni di base sul galateo video che dovresti conoscere.
Disattiva l’audio: uno dei maggiori problemi che i membri del team affrontano durante le videochiamate è il rumore di fondo proveniente da coloro che non stanno parlando. Questo problema ha una soluzione semplice: disattiva l’audio quando non sei tu a parlare. In questo modo, il tuo microfono sarà silenzioso e gli altri potranno avere la piena attenzione della stanza virtuale.
Coinvolgi il tuo corpo: durante una videochiamata, gli altri possono vedere come interagisci non verbalmente con l’oratore. Se guardi in basso o sei troppo rilassato al tuo posto, potresti inviare il messaggio che non sei interessato alla conversazione. Sedersi in posizione eretta, sembrare vigili e usare la comunicazione non verbale per mostrare il proprio coinvolgimento fa capire a chi parla che si sta prestando attenzione.
Non interrompere: interrompere qualcuno durante una videochiamata può essere particolarmente fastidioso. La tecnologia non può sempre tenere il passo con più persone che cercano di parlare durante una videochiamata, quindi le interruzioni possono portare a problemi tecnici e confusione per tutte le persone coinvolte.
Vestiti in modo appropriato: le videochiamate possono mostrare solo i tuoi vestiti dalla vita in su, ma è comunque importante vestirsi in modo appropriato. Il tuo abbigliamento per le videochiamate dovrebbe seguire il codice di abbigliamento della tua azienda. Tieni conto anche della tua igiene personale quando sei davanti alla telecamera.
Lavorare da casa rende meno comune l’interazione di persona con i membri del team e i clienti, ma non dimenticare che le interazioni virtuali lasciano comunque impressioni durature. In caso di dubbio, affronta queste interazioni con lo stesso galateo e la stessa cura che adotteresti per una conversazione di persona.
Migliora la comunicazione del team con il galateo aziendale
L’obiettivo del galateo aziendale è presentare un’immagine unitaria dell’azienda, promuovere il rispetto reciproco per i membri del team e migliorare la comunicazione sul luogo di lavoro. I team che comunicano in modo efficace sono più produttivi.
Una comunicazione efficace non si ferma qui. L’utilizzo di un software può aiutare il tuo team a collaborare per rispettare le scadenze e raggiungere gli obiettivi. Con un software di comunicazione per i team, puoi facilitare una migliore comunicazione tra i membri del team, assicurandoti che tutti ricevano le informazioni giuste al momento giusto.
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