Gestione del lavoro per semplificare l’acquisizione dei progetti con Asana
Riepilogo
Per Jana Beiswenger, Head of Business Program Management di Asana, l'assegnazione del lavoro è estremamente interfunzionale. Il suo team si concentra sulla trasformazione aziendale, in altre parole, rendere Asana un'organizzazione più efficace. Per farlo, deve allineare i team ai giusti programmi strategici e garantire che Asana disponga di risorse sufficienti per raggiungere gli obiettivi aziendali più importanti.
“Il mio ruolo consiste nel creare la giusta concentrazione a livello olistico, in modo da poter operare come un team. Perché quando lavoriamo insieme, otteniamo risultati migliori nel complesso", afferma Beiswenger.
La ricezione delle richieste è una parte fondamentale dell’allineamento dei team. “È necessario un processo di ricezione perché il pool di risorse è limitato, che si tratti di tempo, budget o persone”, afferma Beiswenger. I team hanno bisogno del supporto degli altri per raggiungere i propri obiettivi, ma non si può semplicemente fare un sacco di richieste e aspettarsi che vengano eseguite immediatamente. Questo può distrarre da obiettivi più grandi e importanti. Invece, un processo di ricezione delle proposte di progetto consente ai team di:
consentire ai responsabili delle decisioni di determinare cosa è o non è una priorità;
Definire l'ambito del nuovo lavoro e determinare quali risorse sono necessarie.
avviare i passaggi successivi, monitorare l'avanzamento e ripetere.
Ricezione delle richieste su Asana
Asana offre due tipi principali di ricezione dei progetti:
Ricezione di alto livello durante la pianificazione annuale
Ricezione ad hoc durante tutto l'anno
Durante la pianificazione annuale, la ricezione è un processo molto più collaborativo. Beiswenger si coordina con gli stakeholder per allinearsi su un piano che supporti gli obiettivi aziendali, aiuti a definire le priorità in modo da affrontare le iniziative giuste in base all’impatto previsto e garantisca di avere le risorse necessarie per raggiungere i nostri obiettivi. “È un po’ come il tetris”, dice.
Ma nonostante i piani migliori, le richieste ad hoc arrivano sempre durante l’anno. Per queste, i team di Asana si affidano a processi di ricezione più formali e strutturati. L'obiettivo di questi processi è valutare l'impatto aziendale delle richieste e determinare come (e se) possiamo spostare le risorse per adattarle e quali, se del caso, compromessi devono essere fatti per spostare le priorità.
Quando lavoriamo insieme, otteniamo risultati migliori nel complesso.”
Ecco come i team delle operazioni e del PMO di Asana semplificano i processi di ricezione per mantenere gli stakeholder aggiornati e dare priorità al lavoro più importante.
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Con Asana, i team delle operazioni possono collegare il lavoro, standardizzare i processi e automatizzare i flussi di lavoro, tutto in un unico posto.
1. Assegnazione delle priorità e allocazione delle risorse
Il team di Beiswenger coordina le nuove richieste di progetto provenienti da tutta l’azienda. Si tratta di un'attività di destreggiamento che richiede prima di tutto di acquisire e comprendere le priorità aziendali, quindi di utilizzare tali informazioni per valutare oggettivamente le richieste.
Ad esempio, il team Enterprise Technology di Asana utilizza un modulo e un progetto di ricezione strutturato per gestire le richieste ad hoc durante tutto l'anno. “Un modulo consente di acquisire dati non strutturati e trasformarli in dati strutturati”, afferma Beiswenger. In questo modo, i team ricevono in anticipo le informazioni di cui hanno bisogno, in modo da poter valutare i nuovi progetti in base a criteri oggettivi come:
La richiesta contribuisce a un obiettivo di crescita o fidelizzazione?
Migliorerà l’esperienza complessiva del cliente?
È importante per la governance generale dei dati?
Risolve un problema di sicurezza?
Qual è l’ambito della richiesta?
Quanto tempo, budget e personale richiede la richiesta?
Questi dati standardizzati aiutano i team a confrontare le richieste e a dare loro la priorità rispetto alle priorità aziendali esistenti, che sono già state acquisite su Asana. Di conseguenza, è più probabile che prendano la decisione migliore per l’azienda, perché hanno tutte le informazioni di cui hanno bisogno in un unico posto.
2. Gestione quotidiana delle richieste
La gestione dell'acquisizione dei progetti richiede molta manutenzione quotidiana, come l'assegnazione del lavoro, il follow-up e la condivisione degli aggiornamenti di stato. Questo può richiedere molto tempo, ma le funzionalità di automazione di Asana aiutano Beiswenger a non intervenire durante tutto il processo. Ciò le consente di concentrarsi sul coordinamento generale piuttosto che sulle attività manuali e ripetitive.
Ad esempio, Beiswenger utilizza le aggregazioni per creare, applicare e aggiornare i processi di ricezione in tutta l’organizzazione, tutto in un unico posto. Un'aggregazione è una raccolta di funzionalità del flusso di lavoro che è possibile applicare a molti progetti diversi. Ad esempio, un'aggregazione può specificare sezioni di progetto, campi personalizzati da aggiungere, regole da applicare e modelli di attività da utilizzare.
Questa funzionalità consente a Beiswenger di standardizzare i flussi di lavoro di ricezione delle richieste tra i team, mantenendo tutti allineati su come effettuare la classificazione e assegnare la priorità ai progetti. Ad esempio, può utilizzare le aggregazioni per standardizzare i passaggi successivi per una richiesta P0 o P1, indipendentemente da chi l’ha inviata o da dove proviene. E specificando come classificare ed etichettare il lavoro, le aggregazioni aiutano anche i team a utilizzare le stesse definizioni in tutti i progetti, come la differenza nei requisiti di risorse se una richiesta è piccola, media o grande.
“Con le aggregazioni, non devo occuparmi della gestione quotidiana di tutti”, afferma Beiswenger. In pochi clic, può facilmente modificare i processi per supportare le mutevoli esigenze aziendali, quindi applicare immediatamente tali modifiche a tutti i flussi di lavoro di ricezione pertinenti.
3. Ottenere visibilità e allineare i team
La visibilità è essenziale per il lavoro di Beiswenger. Il suo team deve comprendere le priorità aziendali di alto livello, comunicarle agli stakeholder e aiutare i leader a seguire lo stato e l’avanzamento delle richieste. Per fortuna, questo non è un problema. Poiché le priorità aziendali, le roadmap e le richieste di programmi sono tutte acquisite su Asana, i team possono accedere autonomamente alle informazioni di cui hanno bisogno senza alcuna difficoltà.
I portfolio di Asana sono uno dei modi in cui Beiswenger fornisce questa visibilità. I portfolio consentono al suo team e agli stakeholder di monitorare le iniziative chiave a colpo d’occhio, quindi di approfondire per ottenere maggiori informazioni, se necessario. Forniscono l’istantanea di alto livello di cui i leader hanno bisogno, mentre le dashboard dei portfolio riepilogano automaticamente i dati come il tempo impiegato, i rischi, il budget disponibile, l’avanzamento e altro ancora in tutti i progetti. Ciò consente al team di Beiswenger di vedere quali progetti sono nei tempi previsti e quali non stanno ottenendo risultati, quindi di modificare le risorse e correggere la rotta in tempo reale. Di conseguenza, può tenere sotto controllo le richieste e assicurarsi che le risorse aziendali siano spese in modo efficiente.
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Ricevi automaticamente le richieste, assegna la priorità e seguile in modo che i team abbiano più tempo per portare a termine il lavoro.
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Acquisendo tutto il lavoro in un’unica piattaforma, i team operativi e PMO di Asana possono monitorare e seguire le richieste in un unico posto. Ciò offre agli stakeholder la visibilità di cui hanno bisogno per muoversi rapidamente e dare la priorità ai progetti più importanti.
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