Stand.earth promuove la difesa dell’ambiente e la raccolta fondi con Asana

L’anno scorso sono state gettate via oltre sei miliardi di tazze di Starbucks, l’industria tessile ha utilizzato oltre 378 miliardi di litri d’acqua e le navi da crociera hanno emesso quasi dieci volte più ossido di zolfo intorno alle coste europee rispetto a tutte le auto in Europa. Questi impatti sull’ambiente sono enormi, ma sono anche una grande opportunità. Stand.earth è un’agenzia non-profit di difesa dell’ambiente che consente e incoraggia le aziende e i governi a mettere l’ambiente al primo posto. Per questa agenzia, cose come tazze di caffè, navi da crociera e jeans rappresentano un’opportunità per cambiare i settori e ridurre al minimo l’impatto che sia gli individui che le aziende hanno sull’ambiente. Lavora per aumentare la consapevolezza in modo che tutti possano fare scelte più informate e sostenibili.

Gran parte del lavoro di qualsiasi organizzazione non-profit è la raccolta fondi. In Stand.earth, quasi l’80% delle attività di raccolta fondi si concentra sulle fondazioni. Il direttore dello sviluppo di Stand.earth, Stephen Danner, supervisiona il team delle sovvenzioni, che è responsabile della stesura di proposte e presentazioni per garantire sovvenzioni e finanziamenti per l’organizzazione. Si tratta di un processo urgente e attento ai dettagli, che richiede al team di destreggiarsi tra le scadenze delle domande, le esigenze di conformità e le lunghe liste di documenti richiesti. Inoltre, essendo un’organizzazione non-profit di medie dimensioni in competizione per i finanziamenti con grandi organizzazioni 10 volte più grandi, è fondamentale che presenti le domande prima delle scadenze utilizzando le storie narrative, fiscali e visive più convincenti disponibili. Ma, man mano che più persone si univano al team e più progetti e opportunità di finanziamento si presentavano, essa faticava a:

• Mantenere tutti i membri del team aggiornati, perché le informazioni erano sparse.

• Consegnare delle proposte in tempo per rispettare le rigorose scadenze delle sovvenzioni.

• Rispondere alle opportunità urgenti e alle richieste informali, che si aggiungevano a un carico di lavoro già pieno di oltre 15 richieste formali al mese, perché i dettagli venivano trascurati.

Di conseguenza, doveva implementare un sistema di gestione del lavoro centralizzato che consentisse all’intera organizzazione di crescere in modo scalabile.

Trovare uno strumento per lavorare insieme in modo più efficace

Il team direttivo di Stand.earth riteneva che l’organizzazione stesse utilizzando troppi strumenti di gestione dei progetti e che avesse bisogno di un modo coerente per lavorare insieme. Oltre a questa frustrazione, i team mancavano di responsabilità e titolarità senza una fonte di riferimento. Ciò ha avuto un impatto sulla cultura interna, perché i colleghi del team non stavano seguendo le aspettative dei team leader e i team hanno iniziato a sperimentare i primi segni di erosione della fiducia.

Centralizzare l’intera organizzazione su un unico strumento sarebbe stata una grande impresa, ma avrebbe anche avuto un impatto positivo sulla pianificazione, la collaborazione e il morale. Stephen ha iniziato raccogliendo le esigenze e i requisiti di ciascun team, in modo da avere una serie chiara di criteri di valutazione. L’elenco di 35 voci copriva tutto: funzionalità di gestione del progetto, costi, integrazioni e automazioni, diverse viste di progetto e accessi degli ospiti.

Hanno quindi raccolto i consigli del team ed esaminato 15 diverse possibilità. Dopo aver valutato ogni strumento, Asana è emersa come leader. Soddisfaceva tutti i criteri di cui i team avevano bisogno e la sua semplicità e interfaccia hanno conquistato le persone. Oltre alle funzionalità di Asana, sono riusciti a ottenere lo sconto per le organizzazioni non-profit.

Mentre si preparavano a implementare Asana, Stephen ha messo insieme materiali di formazione per i dipendenti per imparare a usare Asana, tra cui un corso di formazione registrato che ora è obbligatorio per tutti. Stephen ha anche condiviso risorse aggiuntive, come articoli e video di Asana. Infine, per aiutare i nuovi dipendenti a integrarsi e a crescere, incorporano la formazione di Asana nel loro processo di onboarding del nuovo personale.

Migliorare i processi per ottenere più finanziamenti

Con Asana, Stand.earth ha semplificato i flussi di lavoro in tutta l’organizzazione. Il lavoro che comporta molte riunioni e risultati finali, una complessa gestione della cronologia e volumi di lavoro estremamente elevati è ora più facile da gestire per tutto il team.

Stephen e il suo team ora gestiscono il processo di gestione delle sovvenzioni end-to-end su Asana. Con l’aiuto di un’integrazione di Salesforce, sono in grado di mantenere un’elevata soddisfazione dei donatori e ottenere una maggiore crescita dei finanziamenti, assicurandosi di seguire sempre i donatori. Inoltre, utilizzando i modelli di progetto, Stephen può essere sicuro che sono conformi a tutti i risultati finali. Infine, le riunioni del team procedono più velocemente, perché sono in grado di vedere le responsabilità e le scadenze di tutti con la vista calendario del team.

Uno dei problemi che Stephen riscontrava prima di Asana era la necessità di canali di comunicazione centralizzati per aiutare il suo team a sapere dove concentrarsi e a cosa dare priorità. Ora crea piani di lavoro trimestrali su Asana con i suoi collaboratori e ha creato un modello che il reparto delle risorse umane e altri supervisori possono utilizzare. Di conseguenza, tutti sono più concentrati sui risultati, hanno chiarezza sui risultati desiderati e sanno di cosa sono responsabili. Concentrandosi meno sui piccoli dettagli amministrativi, i dipendenti di Stand.earth possono avere conversazioni più strategiche. Oltre ad avere spazio per pensare in modo strategico, tutti hanno anche la possibilità di prendere in mano il lavoro e diventare project manager.

Stephen e il suo team ora sono anche in grado di collaborare senza problemi con i loro partner esterni, come appaltatori o designer, utilizzando Asana. Invece di fare affidamento su email e documenti condivisi, Stephen può coinvolgere collaboratori esterni utilizzando le funzionalità di privacy e ospiti di Asana senza ulteriori documenti. Asana gli fa risparmiare tempo eliminando le attività amministrative associate all’onboarding di partner esterni e il sovraccarico di preoccuparsi che qualcuno possa vedere qualcosa che non dovrebbe.

Quando la responsabilità porta alla crescita e a un pianeta più sano

Non solo Asana ha aiutato Stand.earth e il team di Stephen a essere più responsabili, orientati ai risultati e alle scadenze, ma ha anche permesso loro di identificare il 10% in più di nuovi potenziali clienti, perché il loro processo è semplificato e le informazioni sono centralizzate. Con questi potenziali donatori, hanno registrato un aumento del 17% dei finanziamenti in un solo anno, perché i loro team di coinvolgimento degli investitori e di sollecitazione dei potenziali donatori sono più coordinati. Sono in grado di seguire e coltivare le relazioni invece di cercare semplicemente di rimanere a galla.

Oltre alle attività quotidiane, Stephen e il suo team stanno assicurando finanziamenti che possono avere un impatto enorme sull’ambiente. Fornendo chiarezza a livello fondamentale, attraverso piccole cose come attività e calendari, sono in grado di apportare grandi cambiamenti. Proprio come i piccoli dettagli della nostra vita hanno un impatto enorme sull’ambiente, dalle tazze di caffè ai jeans, il lavoro quotidiano di Stephen e del suo team ha un impatto enorme sul modo in cui Stand.earth raggiunge la sua mission.