Stand.earth promuove la difesa dell'ambiente e la raccolta fondi con Asana

L'anno scorso sono stati gettati via oltre sei miliardi di bicchieri di Starbucks, l'industria tessile ha utilizzato oltre 378 miliardi di litri d'acqua e le navi da crociera hanno emesso quasi dieci volte più ossido di zolfo lungo le coste europee rispetto a tutte le auto in Europa. Questi impatti sull'ambiente sono enormi, ma rappresentano anche una grande opportunità. Stand.earth è un'agenzia non-profit per la difesa dell'ambiente che responsabilizza e incoraggia le aziende e i governi a mettere l'ambiente al primo posto. Per loro, cose come i bicchieri da caffè, le navi da crociera e i jeans rappresentano un'opportunità per cambiare i settori e ridurre al minimo l'impatto che sia gli individui che le aziende hanno sull'ambiente. Lavora per sensibilizzare in modo che tutti possano fare scelte più informate e sostenibili.

Una parte importante del lavoro di qualsiasi organizzazione no-profit è la raccolta fondi. In Stand.earth, quasi l'80% dell'impegno per la raccolta fondi si concentra sulle fondazioni. Il direttore dello sviluppo di Stand.earth, Stephen Danner, supervisiona il team delle sovvenzioni, responsabile della stesura di proposte e presentazioni per garantire sovvenzioni e finanziamenti all'organizzazione. Si tratta di un processo che richiede tempistiche precise e attenzione ai dettagli, e che impone al team di destreggiarsi tra scadenze per la presentazione delle domande, requisiti di conformità e lunghi elenchi di documenti richiesti. E, in quanto organizzazione no-profit di medie dimensioni che compete per i finanziamenti con grandi organizzazioni 10 volte più grandi, è fondamentale che presenti le domande prima delle scadenze utilizzando le storie narrative, fiscali e visive più convincenti disponibili. Ma man mano che più persone si univano al team e più progetti e opportunità di finanziamento si presentavano, avevano difficoltà a:

• Mantenere tutti i membri del team in perfetta sintonia, perché le informazioni erano sparse

• Consegna delle proposte in tempo per rispettare le rigorose scadenze delle sovvenzioni

• Rispondere a opportunità urgenti e richieste informali, che si aggiungevano a un carico di lavoro già pieno di oltre 15 presentazioni formali al mese, perché i dettagli venivano trascurati

Di conseguenza, avevano bisogno di implementare un sistema centralizzato di gestione del lavoro che preparasse l'intera organizzazione a una crescita scalabile.

Trovare un unico strumento per collaborare in modo più efficace

Il team di leadership di Stand.earth riteneva che l'organizzazione stesse utilizzando troppi strumenti di project management e avesse bisogno di un modo coerente per lavorare insieme. Oltre a questa frustrazione, i team mancavano di responsabilità e senso di appartenenza senza una fonte di riferimento. Ciò ha avuto un impatto sulla cultura interna, perché i colleghi del team non stavano dando seguito come previsto dai team leader e i team hanno iniziato a riscontrare i primi segnali di erosione della fiducia.

Avevamo bisogno di centralizzare il nostro lavoro in un unico strumento, perché ogni team utilizzava strumenti diversi, il che portava a problemi di comunicazione e inefficienze.”

Centralizzare l'intera organizzazione su un unico strumento sarebbe stata un'impresa impegnativa, ma avrebbe anche avuto un impatto positivo di grandi dimensioni sulla pianificazione, sulla collaborazione e sul morale. Stephen ha iniziato raccogliendo le esigenze e i requisiti di ogni team, in modo da avere una serie chiara di criteri di valutazione. L'elenco di trentacinque voci copriva tutto: funzionalità di gestione del progetto, costo, integrazioni e automazioni, diverse viste di progetto e accesso degli ospiti.

Quindi hanno raccolto i consigli del team e hanno esaminato quindici diverse possibilità. Dopo aver valutato ogni strumento, Asana è risultata la migliore. Soddisfaceva tutti i criteri di cui i team avevano bisogno e la sua semplicità e interfaccia hanno convinto le persone. Oltre alle funzionalità di Asana, sono riusciti a ottenere lo sconto per le organizzazioni non profit di Asana.

Mentre si preparavano a implementare Asana, Stephen ha messo insieme materiali di formazione per i dipendenti per scoprire come usare Asana, incluso un corso di formazione registrato che ora tutti devono guardare obbligatoriamente. Stephen ha anche condiviso risorse aggiuntive, come articoli e video di Asana. Infine, per aiutare i nuovi dipendenti a inserirsi e a crescere, incorporano la formazione Asana nel processo di onboarding del nuovo personale.

Migliorare i processi per ottenere più finanziamenti

Con Asana, Stand.earth ha semplificato i flussi di lavoro in tutta l'organizzazione. Il lavoro che comporta molte riunioni e risultati finali, una complessa gestione delle tempistiche e volumi di lavoro estremamente elevati è ora più facile da gestire per tutto il team.

Stephen e il suo team ora gestiscono il loro processo di gestione delle sovvenzioni end-to-end su Asana. Con l'aiuto di un'integrazione con Salesforce, sono in grado di mantenere alta la soddisfazione dei donatori e ottenere una maggiore crescita dei finanziamenti, assicurandosi di seguire sempre i donatori. E utilizzando i progetti modello, Stephen può essere sicuro che siano conformi per tutte le consegne. Infine, le riunioni del team procedono più velocemente perché sono in grado di vedere le responsabilità e le scadenze di tutti con la vista calendario del team.

Una delle difficoltà che Stephen riscontrava prima di Asana era la necessità di canali di comunicazione centralizzati per aiutare il suo team a sapere su cosa concentrarsi e a cosa dare priorità. Ora crea piani di lavoro trimestrali su Asana con i suoi subordinati diretti e ha creato un modello che può essere utilizzato dal reparto Risorse umane e da altri supervisori. Di conseguenza, tutti sono più concentrati sui risultati, hanno chiarezza sui risultati desiderati e sanno di cosa sono responsabili. Concentrandosi meno su piccoli dettagli amministrativi, i dipendenti di Stand.earth possono avere conversazioni più strategiche. Oltre ad avere lo spazio per pensare in modo strategico, tutti hanno anche la possibilità di prendere in mano il lavoro e diventare project manager.

Ora abbiamo una maggiore responsabilità nel team, quindi possiamo avere conversazioni più strategiche in tutta l’organizzazione invece di concentrarci sul mantenere i piccoli dettagli per evitare che vengano trascurati.”

Stephen e il suo team ora sono anche in grado di collaborare senza problemi con i loro partner esterni, come appaltatori o designer, utilizzando Asana. Invece di fare affidamento su email e documenti condivisi, Stephen può coinvolgere collaboratori esterni utilizzando le funzionalità di privacy e ospite di Asana senza alcuna documentazione aggiuntiva. Asana gli fa risparmiare tempo eliminando le attività amministrative associate all’onboarding dei partner esterni e la preoccupazione che qualcuno possa vedere qualcosa che non dovrebbe.

Da quando abbiamo migliorato la nostra efficienza operativa con Asana, lo stress è diminuito in tutta l’organizzazione e si è creata fiducia tra i membri del team. E ci divertiamo di più al lavoro.”

Quando la responsabilità porta alla crescita e a un pianeta più sano

Asana non solo ha aiutato Stand.earth e il team di Stephen a essere più responsabili, orientati ai risultati e attenti alle scadenze, ma ha permesso loro di identificare il 10% in più di nuovi potenziali clienti perché il loro processo è semplificato e le informazioni sono centralizzate. Con questi potenziali finanziatori, hanno registrato un aumento del 17% dei finanziamenti in un solo anno, perché i loro team di coinvolgimento degli investitori e di ricerca di potenziali finanziatori sono più coordinati. Sono in grado di fare un follow-up e coltivare le relazioni invece di cercare semplicemente di rimanere a galla.

Guardando oltre la quotidianità di Stephen e del suo team, stanno ottenendo finanziamenti per avere un impatto enorme sull’ambiente. Fornendo chiarezza a livello fondamentale, attraverso piccole cose come attività e calendari, sono in grado di fare grandi cambiamenti. Proprio come i piccoli dettagli della nostra vita hanno un impatto enorme sull'ambiente, dalle tazze di caffè ai jeans, il lavoro quotidiano svolto da Stephen e dal suo team ha un impatto enorme sul modo in cui Stand.earth realizza la sua missione.

Con Asana siamo in grado di identificare il 10% in più di nuove prospettive di sovvenzione e ottenere una crescita dei finanziamenti del 17%, perché il nostro lavoro è più centralizzato, coordinato ed efficiente.”