Una parte importante del lavoro di qualsiasi organizzazione no-profit è la raccolta fondi. A Stand.earth, quasi l'80% dell'impegno per la raccolta fondi si concentra sulle fondazioni. Il direttore dello sviluppo di Stand.earth, Stephen Danner, supervisiona il team Grants, responsabile della stesura di proposte e presentazioni per garantire sovvenzioni e finanziamenti all'organizzazione. Si tratta di un processo in cui il tempo è un fattore critico e l'attenzione ai dettagli è fondamentale, che richiede al team di destreggiarsi tra scadenze per la presentazione delle domande, requisiti di conformità e lunghi elenchi di documenti richiesti. E poiché si tratta di un’organizzazione no-profit di medie dimensioni che compete per i finanziamenti con grandi organizzazioni 10 volte più grandi, è fondamentale che presenti le domande prima delle scadenze, utilizzando le storie narrative, fiscali e visive più convincenti disponibili. Ma man mano che più persone si univano al team e più progetti e opportunità di finanziamento si presentavano, avevano difficoltà a:

• Mantenere tutti i membri del team in perfetta sintonia, perché le informazioni erano sparse

• Consegna delle proposte in tempo per rispettare le rigorose scadenze delle sovvenzioni

• Rispondere alle opportunità urgenti e alle richieste informali, che si aggiungevano a un carico di lavoro già pieno di oltre 15 richieste formali al mese, perché i dettagli venivano trascurati

Di conseguenza, dovevano implementare un sistema centralizzato di gestione del lavoro che preparasse l'intera organizzazione a una crescita scalabile.

Trovare un unico strumento per collaborare in modo più efficace

Il team direttivo di Stand.earth riteneva che l’organizzazione stesse utilizzando troppi strumenti di project management e avesse bisogno di un modo coerente per lavorare insieme. Oltre a questa frustrazione, i team mancavano di responsabilità e senso di appartenenza in assenza di una fonte di riferimento. Ciò ha influito sulla cultura interna, perché i colleghi del team non stavano dando seguito alle richieste come previsto dai team leader e i team hanno iniziato a riscontrare i primi segnali di erosione della fiducia.

Avevamo bisogno di centralizzare il nostro lavoro in un unico strumento, perché ogni team utilizzava strumenti diversi, il che portava a problemi di comunicazione e inefficienze.

Centralizzare l'intera organizzazione su un unico strumento sarebbe stata un'impresa impegnativa, ma avrebbe anche avuto un impatto positivo di grandi dimensioni sulla pianificazione, sulla collaborazione e sul morale. Stephen ha iniziato raccogliendo le esigenze e i requisiti di ogni team, in modo da avere una serie chiara di criteri di valutazione. L'elenco di trentacinque voci copriva tutto: funzionalità di gestione del progetto, costo, integrazioni e automazioni, diverse viste di progetto e accesso degli ospiti.

Quindi hanno raccolto i consigli del team e hanno esaminato quindici diverse possibilità. Dopo aver valutato ogni strumento, Asana è risultata la migliore. Soddisfaceva tutti i criteri di cui i team avevano bisogno e la sua semplicità e interfaccia hanno convinto tutti. Oltre alle funzionalità di Asana, sono riusciti a ottenere lo sconto per le organizzazioni non profit di Asana.

Mentre si preparavano a implementare Asana, Stephen ha preparato materiali di formazione per i dipendenti per scoprire come usare Asana, tra cui una formazione registrata che ora tutti devono guardare obbligatoriamente. Stephen ha anche condiviso risorse aggiuntive, come articoli e video di Asana. Infine, per aiutare i nuovi dipendenti a inserirsi e a diventare operativi, includono la formazione su Asana nel processo di onboarding del nuovo personale.

Migliorare i processi per ottenere più finanziamenti

Con Asana, Stand.earth ha semplificato i flussi di lavoro in tutta l'organizzazione. Il lavoro che comporta molte riunioni e risultati finali, una complessa gestione delle tempistiche e volumi di lavoro estremamente elevati è ora più facile da gestire per tutto il team.

Stephen e il suo team ora gestiscono il loro processo di gestione delle sovvenzioni end-to-end su Asana. Con l’aiuto di un’integrazione con Salesforce, sono in grado di mantenere alta la soddisfazione dei donatori e ottenere una maggiore crescita dei finanziamenti, assicurandosi di contattare sempre i donatori. E utilizzando i progetti modello, Stephen può essere sicuro che tutti i risultati finali siano conformi. Infine, le riunioni del team procedono più velocemente perché sono in grado di vedere le responsabilità e le scadenze di tutti con la vista calendario del team.

Una delle difficoltà che Stephen riscontrava prima di Asana era la necessità di canali di comunicazione centralizzati per aiutare il suo team a sapere su cosa concentrarsi e a cosa dare priorità. Ora crea piani di lavoro trimestrali su Asana con i suoi collaboratori diretti e ha creato un modello che può essere utilizzato dal Reparto Risorse umane e da altri supervisori. Di conseguenza, tutti sono più concentrati sui risultati, hanno chiarezza sui risultati desiderati e sanno di cosa sono responsabili. Concentrandosi meno su piccoli dettagli amministrativi, i dipendenti di Stand.earth possono avere conversazioni più strategiche. Oltre ad avere lo spazio per pensare in modo strategico, tutti hanno anche la possibilità di prendere in mano il lavoro e diventare project manager.

Ora abbiamo una maggiore responsabilità nel team, così possiamo avere conversazioni più strategiche in tutta l'organizzazione invece di concentrarci sul non trascurare i piccoli dettagli.

Stephen e il suo team ora sono anche in grado di collaborare facilmente con i loro partner esterni, come appaltatori o designer, utilizzando Asana. Invece di fare affidamento su email e documenti condivisi, Stephen può coinvolgere collaboratori esterni utilizzando le funzionalità di privacy e ospite di Asana senza alcuna documentazione aggiuntiva. Asana gli fa risparmiare tempo eliminando le attività amministrative associate all’onboarding dei partner esterni e la preoccupazione che qualcuno possa vedere qualcosa che non dovrebbe.

Da quando abbiamo migliorato la nostra efficienza operativa con Asana, lo stress è diminuito in tutta l’organizzazione e si è creata fiducia tra i membri del team. E ci divertiamo di più al lavoro.

Quando la responsabilità porta alla crescita e a un pianeta più sano

Asana non solo ha aiutato Stand.earth e il team di Stephen a essere più responsabili, orientati ai risultati e attenti alle scadenze, ma ha anche permesso di identificare il 10% in più di nuovi potenziali clienti, perché il processo è semplificato e le informazioni sono centralizzate. Con questi potenziali donatori, hanno registrato un aumento del 17% dei finanziamenti in un solo anno, perché i loro team dedicati al coinvolgimento degli investitori e alla ricerca di potenziali donatori sono più coordinati. Sono in grado di fare un follow-up e coltivare le relazioni invece di cercare semplicemente di rimanere a galla.

Oltre alle attività quotidiane di Stephen e del suo team, stanno ottenendo finanziamenti per avere un impatto enorme sull'ambiente. Fornendo chiarezza a livello fondamentale, attraverso piccoli elementi come attività e calendari, sono in grado di apportare grandi cambiamenti. Proprio come i piccoli dettagli della nostra vita hanno un impatto enorme sull'ambiente, dalle tazze di caffè ai jeans, il lavoro quotidiano svolto da Stephen e dal suo team ha un impatto enorme sul modo in cui Stand.earth realizza la sua missione.

Con Asana, siamo in grado di identificare il 10% in più di nuovi potenziali beneficiari di sovvenzioni e ottenere una crescita dei finanziamenti del 17%, perché il nostro lavoro è più centralizzato, coordinato ed efficiente.