Templat rapat semua pihak perusahaan

Cara merencanakan dan mengelola rapat semua pihak dengan templat kami

Rapat staf atau rapat "semua pihak" diperlukan untuk menjaga keterbukaan komunikasi di perusahaan dan memastikan semua orang mendapatkan informasi terbaru tentang gol dan tujuan bisnis. Rapat ini bukan hanya ruang untuk membagikan segala hal, mulai pembaruan buku pedoman SDM hingga pengumuman tentang peluncuran produk baru, tetapi juga cara menumbuhkan kolaborasi, transparansi, dan keselarasan. Jadi, tentu saja merencanakan rapat ini juga penting. Untuk memastikan rapat berikutnya berjalan lancar, gunakan templat agenda rapat semua pihak di atas dan kiat berikut:

• Bagi rapat ke dalam tema-tema utama. Pastikan rapat memiliki agenda yang jelas dengan membaginya menjadi beberapa kategori seperti hasil dan strategi, sorotan triwulan sebelumnya, pembaruan proyek, atau inisiatif baru. Selain itu, akhiri rapat dengan merayakan pencapaian.

• Tunjuk moderator dan pembicara untuk setiap tema. Lalu, sebelum rapat berlangsung, jelaskan tanggung jawab dan durasi berbicara bagi mereka.

• Tentukan linimasa persiapan rapat. Anda telah menjadwalkan rapat, namun apakah Anda telah menetapkan tenggat kapan agendanya harus siap? Atau, apakah Anda sudah menyelesaikan slide presentasi? Pastikan semua orang yang terlibat dalam perencanaan mengetahui tugas-tugas persiapan beserta tenggat waktu yang menjadi tanggung jawab mereka.

• Bagikan agenda dan minta pertanyaan sesi T&J di awal. Sebelum rapat, bagikan ikhtisar agenda dan minta pegawai untuk mengajukan pertanyaan. Dengan demikian, semua orang akan menghadiri rapat dengan pemahaman yang sama tentang hasil yang diharapkan dari rapat itu.

Setelah templat untuk merencanakan rapat rutin perusahaan selesai dibuat, gunakan kembali templat itu agar Anda dapat menyiapkan proses dengan cepat dan pastikan tidak ada yang luput. Lanjutkan dengan menyiapkannya di Asana dan jadikan perencanaan rapat sebagai upaya kolaboratif.