Cara membuat proses penerimaan proyek terbaik di kelasnya

Kewalahan dengan permintaan proyek? Kewalahan dengan permintaan menit terakhir? Jika demikian, Anda tidak sendirian—dan kami punya solusi untuk Anda. 

Masukkan: proses penerimaan proyek, metode yang sudah teruji untuk memprioritaskan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Berikut semua yang perlu diketahui untuk membangun Alur Kerja penerimaan terbaik di kelasnya untuk tim Anda. 

Apa itu proses penerimaan proyek? 

Proses penerimaan proyek adalah alur kerja standar untuk membantu tim menyimpan, memprioritaskan, dan menindaklanjuti permintaan baru. Pada dasarnya, proses ini mencakup tiga komponen berikut: 

1. Formulir untuk menyimpan permintaan proyek baru, termasuk semua detail yang dibutuhkan tim untuk memulai. 

2. Metode prioritisasi untuk mengidentifikasi dan menjadwalkan pekerjaan terpenting. 

3. Langkah-langkah berikutnya yang jelas untuk memulai pekerjaan untuk setiap permintaan. 

Bersama-sama, Alur Kerja ini memudahkan tim untuk menindaklanjuti permintaan kerja dengan cepat dan menangani proyek prioritas tinggi terlebih dahulu. 

3 cara mengubah manajemen proyek perusahaan Anda

Tonton demo langsung dan sesi Tanya Jawab untuk membantu Anda menyederhanakan penetapan gol, mempercepat perencanaan tahunan, dan mengotomatiskan cara tim menerima pekerjaan strategis.

Tonton webinar

Mengapa proses penerimaan penting untuk manajemen proyek? 

Dalam manajemen proyek, standardisasi adalah kunci untuk membantu kelancaran alur inisiatif. Proses penerimaan kerja tidak berbeda. Ini mengubah proses memprioritaskan permintaan (yang seringkali memakan waktu dan membingungkan) menjadi Alur Kerja yang jelas dengan langkah-langkah yang telah ditentukan. Alih-alih membuang waktu untuk bolak-balik, tim dapat dengan cepat menjalani setiap langkah proses. Ini tidak hanya mempercepat waktu penyelesaian, tetapi juga memastikan pekerjaan diprioritaskan dan ditangani secara konsisten di seluruh organisasi Anda. 

Tantangan mengelola permintaan proyek

Manajemen permintaan itu rumit. Tim meminta sesuatu di menit terakhir, permintaan datang dari berbagai tempat, dan semua orang sepertinya menganggap proyek mereka adalah prioritas tertinggi. Berikut beberapa tantangan umum dalam hal manajemen permintaan—semuanya dapat diatasi dengan proses penerimaan yang efektif. 

Volume permintaan tinggi

Sebagai tantangan umum bagi perusahaan besar, terlalu banyak permintaan dapat membuat tim merasa kewalahan dengan pekerjaan, yang menyebabkan burnout dan waktu penyelesaian yang lambat. Proses penerimaan memecahkan hal ini dengan metode prioritas yang jelas—jadi tim dapat berfokus pada tugas dengan dampak bisnis terbesar. 

Permintaan tersebar di berbagai tempat

Saat permintaan masuk melalui email, pesan instan, dan rapat, tim harus menghabiskan waktu ekstra untuk mendokumentasikan proyek baru. Itu skenario terbaik. Dalam kasus terburuk, permintaan luput dan tidak pernah selesai sama sekali. Proses penerimaan yang jelas memecahkan hal ini dengan memusatkan semua permintaan di satu tempat. 

Permintaan tidak menyertakan konteks yang cukup

Tim akan kesulitan untuk mulai bekerja saat mereka hanya memiliki sedikit informasi. Ini sering terjadi saat perusahaan tidak memiliki formulir permintaan standar, yang menentukan semua detail yang diperlukan untuk setiap proyek yang diusulkan. 

Permintaan ad hoc menunda linimasa Anda

Kita semua pernah mengalaminya. Proyek berjalan lancar hingga permintaan prioritas tinggi di menit terakhir masuk, memonopoli sumber daya, dan mengharuskan tim untuk menunda tenggat mereka. Meskipun permintaan ad hoc akan selalu terjadi, proses penerimaan proyek yang efektif dapat mencegahnya dengan menjelaskan sejak awal berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan permintaan. Dan jika diperlukan, proses ini mencakup metode yang telah ditentukan sebelumnya untuk memprioritaskan dan menjadwalkan ulang pekerjaan proyek. 

Fitur proses penerimaan proyek yang efektif

Proses penerimaan proyek bervariasi tergantung kebutuhan unik organisasi Anda. Meskipun demikian, berikut tiga fitur inti yang harus disertakan dalam setiap proses:  

1. Formulir penerimaan proyek

Formulir adalah standar emas penerimaan pekerjaan. Formulir memberi pemangku kepentingan satu metode terpusat untuk mengirimkan permintaan, jadi Anda dapat mengumpulkan pekerjaan baru di satu tempat—bukan di seluruh alat komunikasi yang tersebar. Formulir juga menstandarkan informasi yang disertakan pemangku kepentingan saat mengirimkan permintaan. Ini membantu tim menindaklanjuti permintaan dengan cepat karena mereka memiliki semua konteks yang dibutuhkan untuk segera memulai. 

Apa yang harus disertakan dalam formulir penerimaan proyek? 

Sebagai titik awal, formulir penerimaan proyek dasar harus mencakup komponen-komponen berikut. Dari sana, Anda dapat menyesuaikan formulir dengan pertanyaan tambahan tergantung kebutuhan organisasi Anda. 

• Pemohon: Siapa yang mengajukan proyek? 

• Tim yang mengajukan permintaan: Tim apa yang akan didukung oleh pekerjaan ini? Apakah ini proyek eksternal atau internal? 

• Jenis proyek: Apa jenis pekerjaan ini? Misalnya, bisa berupa gambar baru, salinan untuk halaman web, atau video. 

• Ringkasan permintaan: Dalam beberapa kalimat, apa yang ingin Anda lakukan? 

• Waktu: Kapan permintaan penerimaan ini harus selesai? 

• Prioritas: Apakah ini penting bagi bisnis atau sekadar keinginan? Menyertakan peringkat prioritas numerik, seperti P1, P2, P3, dan seterusnya, seringkali membantu. 

• Gol business terkait: Apa prioritas perusahaan yang selaras dengan permintaan ini, jika ada? 

• Informasi kontekstual: Tangkapan layar, dokumen, atau lampiran lain apa yang dapat Anda berikan untuk konteks tambahan? Misalnya, formulir permintaan bug mungkin memerlukan tangkapan layar atau video bug. 

2. Metode penentuan prioritas

Berkat formulir, Anda memiliki serangkaian permintaan yang bersih dan terstandarisasi. Sekarang Anda memerlukan cara untuk memprioritaskan dan menjadwalkan tugas-tugas itu sehingga Anda menyelesaikan pekerjaan terpenting terlebih dahulu. 

Berikut cara menetapkan metode prioritisasi yang efektif: 

• Minta pemohon untuk memberikan informasi prioritas melalui formulir. Anda memerlukan data untuk menilai tingkat kepentingan setiap permintaan, dan formulir Anda adalah cara terbaik untuk mendapatkan data tersebut. Alih-alih hanya meminta pemohon untuk memilih prioritas (dan meminta mereka memilih P0 setiap saat), Anda juga dapat meminta gol business yang didukung permintaan. Dengan begitu, Anda dapat melihat dengan jelas tugas mana yang benar-benar mendukung prioritas bisnis dan mana yang tidak.

• Buat skor prioritas: Gunakan informasi dari formulir untuk membuat skor numerik yang mempertimbangkan prioritas tugas, gol strategis terkait, tim yang mengajukan permintaan, dan seterusnya. Ini membantu mengurangi subjektivitas dalam proses prioritisasi. 

• Kumpulkan permintaan di satu hub pusat. Untuk memprioritaskan secara efektif, Anda perlu melihat semua permintaan secara sekilas—termasuk detail seperti skor dan waktu prioritasnya. Ini membantu Anda menemukan permintaan yang paling mendesak dengan cepat, jadi Anda dapat segera memilahkannya ke tim Anda. 

• Lacak beban kerja tim. Dokumentasikan permintaan yang sedang dikerjakan tim saat ini, jadi Anda dapat melihat dengan jelas beban kerja semua orang. Ini memungkinkan Anda untuk memberikan tugas prioritas tanpa membebani siapa pun. Perangkat lunak manajemen kerja dapat berguna di sini, terutama jika memiliki fitur yang memungkinkan Anda melihat dan menyesuaikan beban kerja tim secara real time. 

• Jadwalkan pekerjaan sesuai dengan skor prioritas. Setelah memiliki gambaran lengkap tentang prioritas setiap tugas—serta memahami bandwidth tim—Anda dapat menjadwalkan pekerjaan. Saat menjadwalkan, ada baiknya menggunakan perangkat lunak manajemen kerja yang memungkinkan Anda memvisualisasikan tugas pada linimasa atau kalender. 

3. Langkah selanjutnya yang jelas

Untuk memulai pekerjaan dengan cepat, tim memerlukan rencana tindakan yang jelas. Itu sebabnya langkah selanjutnya yang telah ditentukan sebelumnya merupakan bagian penting dari proses penerimaan proyek apa pun. Langkah ini memberi pegawai pendekatan standar untuk menangani semua jenis permintaan, mulai dari postingan blog hingga fitur produk. 

Untuk menentukan langkah selanjutnya, pertimbangkan setiap jenis permintaan yang ditangani tim Anda. Untuk masing-masing, ajukan pertanyaan berikut kepada diri Anda: 

• Tugas apa yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan permintaan ini? 

• Dalam urutan apa tugas-tugas ini harus dilakukan? 

• Apakah ada dependensi (tugas yang tidak dapat dimulai sampai tugas lain selesai)? 

• Berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap tugas? 

• Siapa orang yang paling tepat untuk menyelesaikan setiap tugas?

Kemudian, buat jadwal workback untuk setiap jenis permintaan, termasuk setiap tugas (secara berurutan), durasi yang diperlukan, dan siapa yang harus ditugaskan. Pada dasarnya, Anda membuat linimasa proyek yang telah ditentukan sebelumnya untuk setiap jenis permintaan. Misalnya, berikut tampilan langkah selanjutnya untuk ebook pemasaran. 

• Hari ke-1: Penulis yang ditugaskan menetapkan tanggal publikasi untuk ebook, sesuai dengan waktu yang dibutuhkan setiap langkah proses. 

• Hari ke-2-3: Penulis membuat garis besar. 

• Hari ke-4: editor meninjau garis besar dan memberikan umpan balik. 

• Hari ke-5-8: Penulis merevisi kerangka dan menulis draf pertama. 

• Hari ke-9: Editor meninjau draf pertama dan memberikan umpan balik. 

• Hari ke-10: Penulis merevisi draf. 

• Hari ke-11: editor dan mitra PMM meninjau draf akhir. 

• Hari ke-11: Manajer proyek mengirimkan draf akhir ke tim desain.

• Hari ke-11-14: Tim desain membuat aset visual untuk ebook. 

• Hari ke-11: Manajer proyek mengirimkan permintaan ke tim web untuk membuat halaman arahan yang diproteksi untuk ebook. 

• Hari ke-15: Penulis dan editor meninjau desain akhir. 

• Hari ke-16: Tim web menyiapkan dan memublikasikan halaman arahan. 

Banyak hal yang perlu dilakukan untuk memublikasikan ebook ini. Beberapa tugas harus dilakukan dalam urutan tertentu, dan beberapa dapat dilakukan pada saat yang sama. Dengan menentukan alur kerja ebook sejak awal, Anda membantu tim memulai permintaan dengan segera—tanpa membuang waktu mencari tahu siapa yang harus melakukan apa. Ini juga membantu tim mengikuti proses standar yang sama untuk setiap ebook, menjamin hasil berkualitas tinggi setiap saat. 

3 cara mengubah manajemen proyek perusahaan Anda

Tonton demo langsung dan sesi Tanya Jawab untuk membantu Anda menyederhanakan penetapan gol, mempercepat perencanaan tahunan, dan mengotomatiskan cara tim menerima pekerjaan strategis.

Tonton webinar

Contoh proses penerimaan proyek

Berikut adalah contoh untuk membantu menempatkan ide-ide ini ke dalam konteks. Bayangkan Anda berada dalam tim tangkas yang menangani permintaan fitur baru. Berikut kemungkinan tampilan proses penerimaan proyek Anda: 

1. Inisiator proyek mengisi formulir penerimaan proyek, dengan detail tentang fitur yang harus disertakan, alasan fitur perlu dibuat, dan kapan fitur harus selesai. 

2. Kantor manajemen proyek (PMO) meninjau formulir permintaan proyek dan melakukan penilaian awal untuk menentukan keinginan, kelayakan, dan kelayakan pembuatan fitur baru. 

3. Berdasarkan penilaiannya, PMO menyetujui atau menolak permintaan, dan menetapkan skor prioritas. 

4. PMO menambahkan permintaan ke backlog produk tim teknik, menjadwalkannya sesuai dengan skor prioritas. 

5. Rapat perdana diadakan. 

6. Manajer proyek menggunakan informasi dari formulir penerimaan proyek dan rapat awal untuk menyelesaikan proposal proyek. Mereka mendasarkan proposal proyek ini pada serangkaian langkah dasar yang telah ditentukan sebelumnya untuk setiap peluncuran fitur baru. 

7. Pemangku kepentingan senior menyetujui proposal, atau mengirimkannya kembali untuk dikerjakan lebih lanjut. 

8. Manajer proyek membuat rencana proyek yang lebih terperinci dari proposal. 

9. Manajer proyek mengalokasikan sumber daya, memberikan tugas, dan menetapkan tanggal peluncuran. 

10. Tim proyek mulai bekerja. 

Cara membuat proses penerimaan proyek

Membuat proses penerimaan yang sukses dari awal—atau bahkan mengoptimalkan proses yang sudah ada—bisa jadi sulit. Berikut panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda memulai.

1. Tentukan peran dan tanggung jawab

Langkah pertama adalah menentukan dengan jelas siapa yang terlibat dalam proses dan perannya. Ini termasuk mengidentifikasi pemilik proses, yang akan mengawasi seluruh proses penerimaan; individu atau tim yang bertanggung jawab untuk mengirimkan permintaan; pengambil keputusan yang menyetujui permintaan ini; dan pemilik proyek dan anggota tim yang ditugaskan untuk memilah-milah pekerjaan guna memastikan keselarasan dengan prioritas strategis. Mengklarifikasi peran ini sejak awal mencegah kebingungan dan memastikan akuntabilitas selama proses berlangsung.

2. Tentukan cara permintaan disetujui dan diprioritaskan

Tetapkan proses persetujuan dan proses pengambilan keputusan tentang cara pemangku kepentingan utama mengevaluasi permintaan proyek yang masuk. Misalnya, Anda dapat mempertimbangkan metrik seperti ukuran proyek, dampak, jumlah pekerjaan yang diperlukan, sumber daya yang tersedia, atau kepentingan strategis saat menentukan tingkat kepentingan setiap permintaan proyek. Anda juga dapat mengembangkan kerangka kerja prioritas untuk memberi peringkat permintaan, sehingga sumber daya dialokasikan untuk inisiatif yang menawarkan nilai terbesar atau paling selaras dengan gol organisasi.

3. Dokumentasikan dan standarkan Alur Kerja Anda

Buat alur kerja standar yang menguraikan setiap langkah proses penerimaan, mulai dari pengajuan hingga penyerahan akhir. Dokumentasi ini harus mencakup peran dan tanggung jawab, kriteria untuk mengevaluasi permintaan, formulir pengajuan, dan setiap langkah yang diperlukan untuk memprioritaskan dan menyelesaikan proyek. Proses penerimaan standar memastikan konsistensi, mengurangi kesalahan, dan menyederhanakan proses.

4. Pusatkan proses Anda

Selanjutnya, masukkan seluruh proses penerimaan ke dalam satu sistem atau platform terpusat. Misalnya, Anda dapat menggunakan alat manajemen kerja untuk menyimpan, memprioritaskan, dan menindaklanjuti permintaan, semuanya di satu lokasi terpusat. Khususnya di perusahaan yang lebih besar, sentralisasi sangat penting untuk mengelola permintaan, melacak progres, dan mempertahankan visibilitas di semua proyek secara efektif.

5. Identifikasi alat untuk mempercepat segalanya

Manfaatkan teknologi untuk mengotomatiskan dan mempercepat bagian dari proses penerimaan. Ini dapat mencakup penggunaan templat untuk permintaan proyek, automasi untuk mengarahkan permintaan ke pemberi persetujuan yang sesuai, dan formulir untuk menstandarkan pengiriman. Alat-alat ini mengurangi pekerjaan manual, meningkatkan efisiensi, dan menyimpan semua informasi yang diperlukan sejak awal. 

6. Mengomunikasikan proses

Terakhir, pastikan semua orang yang terlibat memahami proses penerimaan, peran mereka di dalamnya, dan cara menggunakan alat atau platform yang terkait dengannya. Ini mungkin melibatkan sesi pelatihan, panduan tertulis, atau video demo. Komunikasi yang jelas mencegah kesalahpahaman dan memastikan proses berjalan lancar.

Tingkatkan proses penerimaan Anda

Dengan kiat-kiat ini, Anda dapat mengubah proses penerimaan proyek menjadi sistem yang berjalan lancar. Untuk lebih menyederhanakan alur kerja, pelajari cara para ahli menggunakan Asana untuk membangun proses perusahaan yang lebih cerdas dan terukur. 

3 cara mengubah manajemen proyek perusahaan Anda

Tonton demo langsung dan sesi Tanya Jawab untuk membantu Anda menyederhanakan penetapan gol, mempercepat perencanaan tahunan, dan mengotomatiskan cara tim menerima pekerjaan strategis.

Tonton webinar