Mengelola pekerja lepas? Mulai di sini.

Pekerja lepas adalah pekerja mandiri yang tidak berkomitmen untuk bekerja di satu organisasi dalam jangka panjang. Mereka sering kali ahli dalam bidangnya, mengasah keterampilan mereka di berbagai perusahaan dan proyek. 

Jika Anda memiliki banyak pekerjaan khusus tetapi tidak memiliki cukup bandwidth, pekerja lepas dapat membantu. Membangun dan memelihara tim pekerja lepas dapat membantu Anda mengurangi beban kerja berlebih tanpa komitmen untuk mempekerjakan pegawai internal tambahan. Dan dengan alur kerja yang tepat, Anda dapat mengelola kontraktor tanpa membuat lebih banyak "kerja tentang kerja"—tugas seperti berkomunikasi tentang proyek, mencari informasi, dan mengejar pembaruan status. 

Di situlah peran manajemen pekerja lepas.  

Apa itu manajemen pekerja lepas? 

Manajemen pekerja lepas adalah proses membangun dan memelihara tim pekerja lepas. Ini mencakup semua yang perlu Anda lakukan untuk menjaga kelancaran pekerjaan lepas—mulai tugas administratif, seperti pelacakan faktur, hingga tugas manajerial, seperti onboarding dan komunikasi. 

Pada dasarnya, manajemen pekerja lepas terdiri dari lima tanggung jawab berikut: 

1. Mencari pekerja lepas

2. Melakukan onboarding pekerja lepas

3. Mengirim dan menerima tugas

4. Melacak faktur dan anggaran

5. Mengelola hubungan pekerja lepas

Mengelola pekerja lepas vs. pegawai internal: Apa bedanya? 

Mengelola pekerja lepas berbeda dengan bekerja dengan anggota tim internal. Itu karena Anda biasanya mempekerjakan pekerja lepas untuk tugas atau proyek tertentu. Selain itu, pekerja lepas sering memilih untuk bekerja dengan beberapa perusahaan sekaligus, jadi pekerjaan Anda bukan satu-satunya fokus mereka. Karena itu, mereka biasanya bekerja dengan jam kerja yang lebih fleksibel daripada pegawai tetap—berfokus pada tugas yang digerakkan oleh tenggat, bukan dengan ketersediaan selama jam kerja tertentu. 

Di sisi lain, pegawai purnawaktu mengisi peran yang sedang berlangsung dan dapat berkembang dari waktu ke waktu. Mereka lebih merupakan investasi jangka panjang, membutuhkan periode onboarding yang signifikan untuk memahami proses dan budaya perusahaan. Berkat investasi di awal itu, pegawai internal memiliki pengetahuan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk belajar, berkembang, dan mengambil kepemilikan proyek yang kompleks. Di sisi lain, pekerja lepas memiliki fokus yang lebih spesifik dan harus memasuki proyek dengan keterampilan yang diperlukan. Bagi mereka, onboarding tidak terlalu intensif dan lebih berfokus pada pemahaman tugas yang Anda berikan. 

Mengelola pekerja lepas: 5 langkah untuk dikuasai beserta contohnya

Mengelola pekerja lepas mungkin menakutkan, terutama jika Anda belum banyak berurusan dengan kontraktor sebelumnya. Namun, meskipun ada banyak bagian yang berubah, Anda dapat membagi manajemen pekerja lepas menjadi lima langkah konkret—yang, jika dikuasai, akan membantu Anda meningkatkan mesin pekerja lepas dalam waktu singkat. 

1. Temukan talenta berkualitas

Menemukan pekerja lepas yang tepat mungkin sulit, tetapi akan lebih mudah jika Anda tahu tempat mencarinya. Berikut cara memulai pencarian:  

• Gunakan jaringan Anda: Tanyakan kepada kolega tentang pekerja lepas yang pernah bekerja sama dengan mereka sebelumnya. Adakah kontraktor yang dapat mereka rekomendasikan? 

• Tanyakan kepada pekerja lepas Anda saat ini: Jika Anda sudah bekerja dengan kontraktor dan ingin mempekerjakan lebih banyak, tanyakan apakah mereka memiliki rekan kerja yang terbuka untuk mengambil lebih banyak pekerjaan. Pekerja lepas cenderung mengenal dan bekerja dengan pekerja lepas lainnya, jadi mereka adalah sumber daya yang luar biasa untuk rujukan. 

• Posting di media sosial: Iklankan lowongan pekerjaan lepas di LinkedIn, Twitter, atau platform lain. Situs seperti Facebook sering memiliki grup khusus untuk pekerja lepas untuk terhubung dan berbagi keahlian mereka—misalnya, grup untuk penulis lepas. Coba bergabung dan memposting lowongan Anda di sana.

• Alihdayakan pencarian Anda: Berkat ekonomi gig, platform lepas seperti Upwork dan Fiverr terus berkembang. Jika Anda mengalami krisis waktu dan membutuhkan bantuan dengan cepat, platform khusus ini membantu menghubungkan Anda dengan talenta lepas di seluruh dunia. 

Saat menghubungi calon pekerja lepas, sebaiknya Anda menjelaskan secara spesifik tentang proyek yang membutuhkan tenaga kerja. Untuk menetapkan ekspektasi dan menghindari miskomunikasi di kemudian hari, pastikan untuk mengomunikasikan ikhtisar peran, kualifikasi yang diperlukan, dan perkiraan linimasa proyek. Misalnya, berikut adalah contoh pesan penjangkauan dari perusahaan yang ingin mempekerjakan copywriter lepas: 

Perusahaan Acme ingin merekrut lebih banyak copywriter lepas untuk mengantisipasi peningkatan permintaan proyek. Kami secara khusus mencari individu dengan pengalaman menulis konten dalam industri perangkat lunak yang dapat mencocokkan nada dan gaya bahasa perusahaan kami. Ini adalah peluang lepas yang sedang berlangsung, dengan potensi pekerjaan konsisten selama 40+ jam/bulan. 

Copywriter harus dapat: 

• Menyediakan salinan bersih sesuai dengan panduan gaya dan suara perusahaan kami. 

• Menulis email dan copy UI untuk aplikasi seluler.

• Menggabungkan umpan balik dari manajer produk.

Jika Anda merasa memenuhi syarat, kirimkan resume dan contoh karya yang relevan ke daniela.vargas@acmecompany.com. 

Saat melakukan pendekatan dingin, ada baiknya Anda meminta referensi, contoh pekerjaan, atau contoh brief tugas. Dengan begitu, Anda dapat memverifikasi bahwa pekerja lepas memiliki kualifikasi yang diperlukan sebelum mereka bergabung. 

2. Siapkan proses onboarding pekerja lepas

Meskipun onboarding pekerja lepas tidak serumit onboarding pegawai, tetap saja diperlukan upaya di awal untuk memastikan kontraktor memahami semua hal. Membuat proses onboarding pekerja lepas standar dapat menghemat waktu dan mengurangi stres di masa mendatang. Alih-alih memulai dari awal setiap kali pekerja lepas bergabung, ikuti proses yang telah ditentukan sebelumnya untuk memastikan kontraktor baru memiliki informasi yang dibutuhkan untuk mengeksekusi persyaratan proyek Anda dengan sukses. 

Berikut beberapa bagian utama untuk disertakan dalam proses onboarding pekerja lepas Anda: 

• Kontrak: Gunakan templat perjanjian kemitraan untuk menguraikan hasil akhir proyek, ketentuan pembayaran, dan linimasa proyek Anda. Meminta pekerja lepas menandatangani kontrak terperinci membantu menghindari kesalahpahaman di masa mendatang. 

• Petunjuk penagihan: Setiap perusahaan menangani penagihan pekerja lepas dengan cara yang sedikit berbeda. Untuk membuat proses penagihan menjadi lancar, berikan petunjuk tentang cara dan waktu tenaga lepas harus mengirimkan faktur, serta cara mengirimkan formulir pajak dan detail pembayaran yang diperlukan. Anda juga dapat menyertakan templat faktur untuk memastikan kontraktor memberikan semua informasi yang diperlukan. 

• Brief proyek: Brief Anda menguraikan semua informasi yang perlu diketahui pekerja lepas untuk memulai proyek. Ini harus mencakup deskripsi proyek, daftar hasil akhir, batas waktu proyek, pedoman untuk melaksanakan proyek, dan instruksi untuk mengirimkan pekerjaan yang telah selesai. Semakin banyak informasi yang Anda berikan tentang ekspektasi dan persyaratan, semakin besar kemungkinan pekerja lepas dapat menghasilkan hal yang Anda cari.

Dalam hal perekrutan pekerja lepas, templat adalah teman Anda. Contohnya, Anda dapat bekerja sama dengan tim legal internal untuk membuat templat kontrak dan brief proyek, lalu mengisi detail penting untuk setiap pekerja lepas baru. Membuat templat komunikasi onboarding juga membantu meminimalkan komunikasi yang tidak efisien dan memastikan Anda memberikan semua informasi yang dibutuhkan kontraktor. 

Lihat contoh pesan onboarding di bawah ini, tetapi selalu konsultasikan dengan tim SDM dan tim legal internal Anda sebelum menerapkan kontrak apa pun. 

Halo [NAMA PEKERJA LELEPAS],

Kami senang Anda bergabung ke tim proyek untuk [NAMA PROYEK]. [INFO LATAR BELAKANG SESUAI KEBUTUHAN]. 

BRIEF + TUGAS

Berikut tautan ke [BRIEF PROYEK], yang juga dapat Anda akses melalui Google Dokumen. Tugas Anda dapat ditemukan di proyek Asana yang ditautkan [DI SINI]. 

ANGKA

Perkiraan tingkat penyelesaian adalah [#] menit per bagian, yang menempatkan Anda di [#] tugas (sekitar [#]  jam) total untuk bulan ini. Apakah itu terdengar dapat dikelola?

TARIF

[$] per karya, yang setara dengan sedikit kenaikan tarif per jam sebesar [$]. Berikut tautan ke [PETUNJUK PENGIRIMAN FAKTUR] kami. 

BATAS WAKTU

[TANGGAL], [WAKTU, ZONA WAKTU].

CATATAN

• [PRIORITAS UNTUK PROYEK INI, SESUAI KEBUTUHAN]

• Lihat [A] dan [B] dari brief untuk contoh. 

Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan. Jika Anda perlu menghubungi saya, silakan kirim pesan di Asana. 

Salam,

[NAMA ANDA]

3. Buat sistem untuk mengirim dan menerima tugas

Mengirim dan menerima tugas adalah bagian penting dari manajemen pekerja lepas. Agar semuanya berjalan lancar, siapkan proses standar yang dapat digunakan semua pekerja lepas untuk melihat tugas dan mengirimkan pekerjaan yang telah selesai. Misalnya, di Asana, Anda dapat membagikan proyek kepada pekerja lepas, lalu memberi mereka tugas dengan batas waktu tertentu, jadi jelas apa yang perlu diselesaikan dan tenggatnya. 

Dengan templat pelacak tugas di Asana, Anda tidak perlu memulai dari awal. Templat memberi Anda cara mudah untuk mencatat tugas, menetapkan batas waktu, dan melihat progres dengan jelas.

Membuat sistem manajemen tugas membantu menghindari komunikasi dan pekerjaan tambahan. Alih-alih mengirim email terpisah untuk setiap tugas baru, Anda cukup menambahkan dan memberikan pekerjaan di alat manajemen tugas. Kemudian, kontraktor dapat melampirkan pekerjaan yang telah selesai ke setiap Tugas. Sebagai bonus tambahan, ini juga memberi Anda tampilan menyeluruh tentang tugas yang diberikan dan diselesaikan—jadi Anda dapat melihat progres proyek secara real time. 

4. Standarkan proses pelacakan anggaran Anda

Pelacakan anggaran adalah andalan manajemen pekerja lepas. Anda harus dapat menentukan jumlah uang yang harus dikeluarkan di awal setiap bulan—kemudian menugaskan pekerjaan lepas yang sesuai. Dan di akhir bulan, Anda juga perlu membandingkan faktur dengan perkiraan anggaran untuk memastikan Anda tidak berbelanja berlebihan. 

Membuat proses pelacakan anggaran standar membantu Anda memeriksa semua hal ini setiap bulan. Berikut cara memulai: 

1. Tentukan frekuensi faktur. Misalnya, Anda dapat meminta pekerja lepas mengirimkan faktur setiap dua minggu atau di akhir setiap bulan. Jika semua pekerja lepas mengirimkan faktur pada waktu yang sama, Anda akan lebih mudah memprediksi dan melacak pengeluaran. 

2. Buat dokumen anggaran proyek. Dokumen ini harus memiliki ruang untuk melacak perkiraan vs. pengeluaran aktual untuk setiap periode penagihan (setiap dua minggu jika pekerja lepas mengirimkan faktur dua mingguan atau setiap bulan jika mereka mengirimkan faktur bulanan). 

3. Kirim tugas berdasarkan jumlah uang yang tersedia untuk dibelanjakan. Ini mudah dihitung jika Anda membayar pekerja lepas per hasil akhir atau proyek. Jika Anda membayar per jam, pastikan untuk memberikan panduan tentang berapa jam pekerja lepas harus bekerja. 

4. Ingatkan tim pekerja lepas Anda untuk mengirimkan faktur di akhir setiap periode penagihan. 

Kumpulkan faktur dan gunakan untuk mendokumentasikan jumlah yang benar-benar Anda belanjakan, dibandingkan dengan perkiraan pengeluaran dalam anggaran Anda.

5. Kelola hubungan dengan pekerja lepas

Pekerja lepas memiliki fleksibilitas untuk memilih klien yang ingin mereka ajak bekerja. Artinya, Anda perlu menjalin hubungan yang kuat dengan kontraktor—karena semakin baik hubungan Anda, semakin besar keinginan mereka untuk bekerja sama dengan Anda. 

Berikut cara membangun hubungan dan kepercayaan dengan tim lepas Anda: 

• Praktikkan kecerdasan emosional: Kecerdasan emosional membantu Anda memahami perasaan orang lain sehingga Anda dapat berkolaborasi dengan lebih efektif. Saat menerapkan keterampilan kecerdasan emosional ke interaksi Anda dengan pekerja lepas, Anda dapat berkomunikasi dengan empati dan membangun hubungan yang lebih kuat dari waktu ke waktu. 

• Jangan mengatur secara terperinci: Pekerja lepas bekerja sesuai jadwal mereka sendiri, jadi tidak realistis untuk mengharapkan mereka selalu siap sedia. Tidak masalah jika Anda sesekali menanyakan perkembangannya, tetapi pada akhirnya, Anda harus percaya bahwa pekerja lepas akan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. 

• Masukkan umpan balik ke dalam proses: Tidak ada yang sempurna pada upaya pertama. Saat bekerja dengan pekerja lepas, Anda harus menyertakan setidaknya satu putaran umpan balik ke dalam Alur Kerja. Misalnya, minta pekerja lepas mengirimkan draf pertama sehingga Anda dapat memberikan catatan yang diperlukan sebelum proyek berlanjut. 

• Buat pedoman komunikasi: Jelaskan tentang kanal komunikasi yang harus digunakan pekerja lepas, cara mereka dapat menghubungi Anda, dan cara Anda berencana untuk membagikan informasi kepada mereka. Misalnya, Anda dapat menggunakan kombinasi email dan pesan instan—atau menggabungkan semua komunikasi dalam satu platform manajemen proyek. Hal ini sangat penting jika Anda mengelola tim jarak jauh dan tidak dapat bertemu langsung dengan para pekerja lepas. 

Tetapkan batas waktu yang jelas: Kejelasan sangat penting saat berurusan dengan pekerja lepas karena miskomunikasi dapat membuang waktu dan uang kedua belah pihak. Saat memulai proyek, jelaskan dengan sangat jelas tentang tenggat pekerjaan dan cara pekerja lepas harus mengirimkan tugas.

Terus pantau hubungan Anda: Buat basis data pekerja lepas

Saat Anda mencurahkan begitu banyak upaya untuk membangun koneksi yang kuat, Anda harus memantau semua hubungan tersebut. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah menghubungi kontraktor yang pernah bekerja sama dengan Anda sebelumnya saat ada proyek baru. 

Membuat basis data pekerja lepas membantu Anda membangun dan melacak jaringan pekerja lepas. Ini adalah sumber kebenaran tunggal tempat Anda dapat melihat semua orang yang saat ini bekerja sama dengan Anda, individu yang pernah bekerja sama dengan Anda sebelumnya, dan setiap calon pekerja lepas baru yang belum pernah bekerja sama dengan Anda. Dengan begitu, Anda selalu dapat menemukan orang yang tepat untuk tugas tertentu. 

Berikut hal yang harus dimasukkan dalam basis data pekerja lepas: 

• Nama dan informasi kontak setiap pekerja lepas 

• Tarif yang diinginkan

• Kekuatan dan bidang keahlian

• Proyek yang pernah mereka kerjakan sebelumnya

Manajemen pekerja lepas, disederhanakan

Mengelola pekerja lepas tidak harus menjadi proses yang menakutkan. Selama Anda memiliki proses dan infrastruktur yang tepat, Anda dapat membangun dan memelihara tim pekerja lepas yang sehat. Yang dibutuhkan hanyalah sedikit perencanaan dan kepercayaan diri yang besar.