Cara memulai dari awal dengan rekayasa ulang proses bisnis

Jika tidak rusak, jangan diperbaiki—benar, kan? Namun, jika ada sesuatu yang tidak berfungsi seefisien mungkin, terkadang satu-satunya cara untuk memperbaikinya adalah dengan membongkar semuanya dan menyatukannya kembali dengan sedikit perbedaan. Itulah konsep di balik rekayasa ulang proses bisnis. 

Apa itu rekayasa ulang proses bisnis (BPR)?

Rekayasa ulang proses bisnis (BPR) adalah perombakan total proses bisnis inti yang ada untuk meningkatkan output, seperti laba, kualitas produk, biaya, atau kecepatan. BPR adalah proses yang sangat kompleks yang membutuhkan dukungan dari seluruh organisasi, perencanaan yang tepat, dan tim khusus untuk bergerak maju. BPR dapat memakan waktu dari beberapa bulan hingga bertahun-tahun untuk selesai, tergantung ukuran Business Anda.

Rekayasa ulang proses bisnis vs. peningkatan proses bisnis

Kedua strategi peningkatan proses ini memiliki gol akhir yang sama: membuat perubahan pada proses business dengan tujuan meningkatkan kinerja. Perbedaan utamanya adalah ukuran dan skala perubahan yang dibuat. 

Penyempurnaan proses bisnis adalah perubahan skala yang lebih kecil yang dimaksudkan untuk meningkatkan proses tertentu dalam organisasi. Jika tim Anda menggunakan model peningkatan berkelanjutan, Anda mungkin sudah terbiasa dengan peningkatan proses business. 

Rekayasa ulang proses bisnis adalah tindakan mengubah proses dalam skala yang jauh lebih besar. Alih-alih melihat langkah-langkah individu yang lebih kecil, BPR menilai perusahaan secara keseluruhan dan mengonfigurasi ulang cara seluruh bisnis beroperasi. 

Mari kita bayangkan sebuah mobil mewakili sebuah bisnis, dan mobil tersebut memiliki tangki bensin yang bocor. Jika tim menggunakan peningkatan proses untuk memperbaiki tangki bensin yang bocor, mereka akan membuat proses untuk membantu mengganti tangki bensin lama dengan yang baru tanpa kebocoran. Business process reengineering akan melihat tangki bensin dan mempertimbangkan apakah ada bahan bakar alternatif untuk digunakan selain bensin. 

Kapan menggunakan rekayasa ulang proses business

Rekayasa ulang proses Business adalah proses yang besar dan mencakup semua. Ini bisa sangat mahal—dan makin besar perusahaan Anda, makin menantang prosesnya. Pertimbangkan perbedaan antara startup yang memiliki sekitar 25 pegawai vs. perusahaan dengan 2.000 pegawai. Perusahaan yang lebih besar akan memiliki proses dan alur kerja yang jauh lebih mapan, sedangkan perusahaan yang lebih kecil dapat membuat perubahan lebih cepat. Jika Anda kesulitan memutuskan apakah upaya tersebut sepadan, pertimbangkan untuk menggunakan kerangka kerja analisis biaya-manfaat untuk menentukan apakah BPR tepat untuk perusahaan Anda. 

Jika tim Anda melalui proses pengambilan keputusan dan menemukan bahwa satu-satunya solusi adalah melalui proses BPR, lakukan hal itu sejak awal dalam proses pertumbuhan tim Anda. Salah satu alasan bagus untuk memulai proses BPR adalah memastikan skalabilitas operasi bisnis inti Anda. Implementasi BPR dapat membantu dengan menciptakan fondasi bagi perusahaan Anda untuk berkembang, alih-alih membangun di atas proses yang tidak efisien dan rumit. 

6 langkah rekayasa ulang proses Business

Proses Business process reengineering mengikuti langkah-langkah yang kurang lebih sama dengan peningkatan proses biasa. Gol kedua operasi tersebut sama—memastikan bahwa business Anda meningkatkan output. Namun, ruang lingkup BPR lebih besar, dan itu dapat memengaruhi linimasa dan pendekatan Anda. Berikut cara memulai proses Business process reengineering dalam enam langkah.

1. Identifikasi alasan perubahan

Mengubah cara kerja proses bisnis Anda adalah tugas yang besar, menantang, dan mahal. Penting untuk mengidentifikasi alasan Anda dan memeriksa apakah proses BPR sepadan dengan waktu dan upaya. Apa gol akhirnya? Apa yang ingin dicapai Business Anda dengan proses rekayasa ulang ini? Menetapkan gol yang jelas dan dapat ditentukan adalah titik awal yang baik. Gunakan Kerangka Kerja seperti metodologi gol SMART untuk memastikan alasan perubahan Anda konkret dan dapat ditindaklanjuti. Ini juga akan mempermudah Anda memilih metrik keberhasilan nanti dalam prosesnya. 

Alasan Anda harus sangat jelas bagi seluruh Tim. Contohnya, Anda mungkin harus menata ulang bagian dari Business Anda untuk memberi jalan bagi tim penelitian dan pengembangan baru. Tim Anda harus memahami bahwa alasan reorganisasi adalah untuk memberi jalan bagi tim baru.

Sebelum memulai proses rekayasa ulang, Anda harus menetapkan tolok ukur dengan proses yang sudah ada. Ini memungkinkan tim BPR Anda untuk mendapatkan dasar operasi bisnis saat ini sebelum membuat peningkatan dramatis. Menganalisis dan mengukur dasar operasi bisnis Anda juga memberi tim BPR kesempatan untuk melihat kemacetan saat ini yang dapat memengaruhi desain ulang proses bisnis.

2. Bentuk tim BPR

Business process reengineering adalah proses kompleks yang harus ditangani oleh tim yang kompeten dan berpengalaman. Tim BPR Anda harus terdiri dari orang-orang yang sudah terbiasa dengan cara kerja business Anda dan memahami seluk beluk proses utama. Tim Business process reengineering biasanya terdiri dari:

• Manajemen senior

• Manajer operasi dari tim penting Business

• Pakar atau pemimpin rekayasa ulang

• Manajer proyek berpengalaman

Tim RPT akan bertanggung jawab untuk mengelola berbagai ekspektasi dari berbagai pemangku kepentingan, jadi tim dan pemangku kepentingan harus dapat dengan mudah membagikan dan mengakses informasi penting. Untuk mempermudah manajemen pemangku kepentingan, gunakan alat manajemen kerja kolaboratif untuk mengumpulkan dan membagikan semua informasi yang Anda butuhkan untuk proses rekayasa ulang. 

3. Tetapkan indikator kinerja utama untuk menganalisis kinerja

Langkah ini terkait erat dengan langkah pertama, saat Anda menentukan gol utama dari upaya rekayasa ulang proses bisnis Anda. Mengidentifikasi gol pemrosesan ulang membantu Anda memilih metrik yang tepat untuk meraih kesuksesan. Memilih IKU. Membantu Anda mengukur kinerja sebelum dan sesudah perubahan proses sehingga Anda dapat menentukan dampak aktual BPR. 

Misalnya, jika tim Anda memilih untuk melakukan desain ulang proses business dengan gol mengurangi waktu yang diperlukan untuk menghasilkan produk tertentu, metrik utama yang akan diukur tim Anda adalah waktu pengembangan. Ingat, menentukan tolok ukur gol sebelum membuat perubahan adalah cara tim Anda dapat mengukur kesuksesan.

4. Rancang kondisi masa depan

Setelah meluangkan waktu untuk menganalisis proses bisnis inti dan menentukan tolok ukur keadaan saat ini, inilah saatnya untuk mengambil informasi tersebut dan mengembangkan keadaan operasi bisnis Anda di masa depan. Pikirkan kembali gol yang ingin Anda capai—apa saja strategi yang dapat Anda terapkan untuk mencapai gol tersebut?

Lihat proses Anda saat ini dan pikirkan hal yang dapat diubah untuk mencapai gol tersebut. Gunakan pemetaan proses untuk menampilkan alur kerja dan proses secara visual di satu tempat. Pemetaan proses untuk keadaan saat ini juga dapat membantu Anda selama proses pengambilan keputusan—dengan itu, Anda dapat dengan jelas mengidentifikasi tempat Anda dapat mengurangi kemacetan dengan automasi atau formulir desain ulang lainnya.

Harap diketahui bahwa meskipun rekayasa ulang proses bisnis memang memerlukan perombakan total operasi bisnis, bukan berarti Anda harus menyingkirkan setiap aspek proses operasi saat ini. Beberapa proses bisnis inti tersebut masih dapat menjadi bagian yang layak dari alur kerja Anda, tetapi tim Anda berhak memutuskan cara dan tempat menerapkannya dalam kondisi masa depan yang baru.

5. Uji proses baru dalam skala kecil 

Setelah mengetahui persis seperti apa desain ulang proses business Anda, langkah selanjutnya adalah menguji prosesnya dalam skala kecil sebelum meluncurkannya untuk seluruh perusahaan. Pengujian ini mirip dengan pengujian kontrol kualitas produk. Sama seperti cara Anda menginginkan produk akhir untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, lihat bisnis Anda untuk mengetahui apakah proses bisnis ini memenuhi gol yang ingin Anda capai. 

Menguji proses dalam skala kecil adalah kesempatan untuk membuat kesalahan di lingkungan yang aman—dan Anda menginginkannya. Uji coba kecil berisiko rendah dan memberi tim Anda kesempatan untuk membuat perubahan dengan mudah sebelum menerapkan proses dalam skala yang lebih besar. Tahap uji coba dapat membantu mencegah masalah tak terduga menjadi kegagalan operasi bisnis yang lengkap.

6. Gunakan manajemen perubahan untuk meluncurkan desain ulang proses business yang baru

Meluncurkan desain ulang proses bisnis yang baru adalah langkah penting yang dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan proyek BPR Anda. Gunakan strategi manajemen perubahan untuk membantu mengurangi gesekan yang mungkin Anda alami dengan tim tentang menerapkan proses bisnis baru. Manajemen perubahan adalah proses mempersiapkan tim untuk perubahan organisasi. Sebagai manusia, kita secara alami enggan berubah, jadi Anda harus membantu tim di sepanjang prosesnya. Dalam proses BPR, Anda dapat memulai lebih awal dengan menyatakan strategi bisnis di balik upaya rekayasa ulang tim Anda secara jelas. 

Setelah menerapkan proses yang dirancang ulang, langkah selanjutnya adalah memantau dan mengukur KPI yang sama dengan yang Anda tetapkan di langkah ketiga. Terus berkomunikasi dengan anggota inti tim operasi business Anda untuk terus memantau kinerja proses baru dan jika ada anggota tim yang mengalami masalah. Dari sini, Anda dapat menerapkan model peningkatan berkelanjutan untuk operasi Business inti Anda. 

Simulasi rekayasa ulang proses Business

Sebelum menerapkan solusi baru, tim konten Digital Studios di Discovery Inc. biasa melacak produksi video dengan spreadsheet dan utas email. Video tidak pernah selesai, yang lain tersimpan di drive, dan pelaporannya sulit. Mereka kesulitan berbagi informasi dengan tim lintas fungsi karena informasi tersebar di berbagai alat.

Direktur Senior Operasi Kreatif Global, Mike Singer, menggunakan ini sebagai kesempatan untuk menerapkan proses baru agar produksi mereka lancar

Sebelum menggunakan Asana, tidak ada proses dan proyek yang bersih dan konsisten yang tidak diperbarui di spreadsheet saat proses berlangsung. Terkadang, akan diabaikan dan hilang. Kami akan mempekerjakan kontraktor untuk melakukan proyek pembersihan besar-besaran selama enam bulan.”

Tim Digital Studios di Discovery Inc. menerapkan Asana untuk mengelola proses produksi konten mereka. Ini telah membantu mereka mengotomatiskan langkah-langkah, mengelola produksi untuk ribuan video sekaligus, dan meningkatkan kolaborasi secara signifikan.

Desain ulang radikal dari proses produksi konten mereka memungkinkan tim mereka untuk dengan cepat beralih dari bekerja di kantor ke bekerja dari rumah selama pandemi COVID-19 tanpa melewatkan apa pun. 

Dengan Alur Kerja produksi konten baru, tim memiliki kejelasan tentang status proyek mereka dan dapat secara efisien menghasilkan ribuan video setiap bulan.