Mengubah kolaborasi global WRI

WRI menggunakan Asana untuk memusatkan pekerjaan, meningkatkan transparansi, dan menyederhanakan kolaborasi, sehingga tim globalnya mendapatkan alat yang dibutuhkan untuk bekerja lebih efisien. Dengan menghubungkan pekerjaan dengan gol strategis dan menawarkan visibilitas real-time, Asana mengubah cara WRI beroperasi—membantu organisasi menangani inisiatif kompleks dalam skala besar.

Misi kami untuk mencapai dampak global bagi manusia, alam, dan iklim membutuhkan sistem kerja yang terukur dan saling terhubung untuk mendukung operasi yang makin kompleks. Kami memilih Asana karena kapasitasnya untuk menyatukan Alur Kerja kami, memecah sekat, serta meningkatkan transparansi dan akuntabilitas di seluruh struktur matriks.

Don Spencer, CFO Pelaksana

Dengan memusatkan pekerjaan, menstandarkan proses, dan meningkatkan transparansi, Asana telah menjadi landasan bagi pekerjaan WRI—meningkatkan kemampuan organisasi untuk memberikan akses yang adil, memulihkan ekosistem, dan mengurangi dampak perubahan iklim. Penggunaan Asana ini membuat organisasi ini meraih Asana's Social Impact Work Innovation Award, yang mengakui penggunaan proses inovatif mereka untuk mendorong perubahan yang berkelanjutan dan menciptakan dunia yang lebih ramah lingkungan. 

Jika kami tidak beroperasi secara efektif, ini akan memengaruhi kemampuan kami untuk memenuhi janji kami. Asana membantu kami memastikan kami memenuhi hasil yang telah kami janjikan—baik kepada donatur, mitra, atau orang dan ekosistem yang kami layani.

Kemoy Liburd-Chow, Pemimpin Manajemen Proyek, Operasional

Menyesuaikan adopsi untuk memenuhi kebutuhan khusus tim

Ketika WRI memulai perjalanannya dengan Asana pada tahun 2022, organisasi ini memiliki 800 lisensi yang tersebar di berbagai tim—mengakibatkan penggunaan yang terfragmentasi dan penggunaan yang tidak konsisten. Menyadari perlunya pendekatan yang lebih terpadu untuk mengelola pekerjaan, mereka bekerja sama dengan tim Layanan Profesional Asana untuk mendukung upaya pelatihan dan mendorong adopsi. 

Alih-alih mengandalkan pelatihan massal, tim implementasi mengembangkan pendekatan yang disesuaikan yang memprioritaskan pertemuan dengan pengguna di tempat mereka berada—baik di tingkat individu, proyek, program, atau organisasi. Ini termasuk:

• Sesi khusus Tim yang membahas tantangan unik setiap tim, dengan fokus pada solusi nyata dan menunjukkan manfaat langsung.

• Peluncuran per negara yang berfokus pada kelompok kecil dan interaksi empat mata. 

• Pelatihan yang dipersonalisasi yang menyoroti fleksibilitas Asana dan menunjukkan cara platform ini dapat memberdayakan setiap tim untuk menyederhanakan Alur Kerja mereka dan bekerja lebih cerdas.

Saat ini, lebih dari 2.000 pegawai di lebih dari 60 tim mengandalkan Asana—peningkatan 140% hanya dalam dua tahun—menjadikan Asana pendorong strategis untuk kolaborasi global WRI.

Orang sering menganggap manajemen proyek kaku, tetapi sebenarnya tidak demikian, karena setiap proyek itu unik. Itulah sebabnya kami berfokus untuk menunjukkan kepada tim cara menggunakan Asana dengan cara yang sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka, di mana pun mereka berada—baik di tingkat individu, per proyek, di tingkat program, atau di seluruh organisasi.

Kemoy Liburd-Chow, Pemimpin Manajemen Proyek, Operasional

Mendorong keselarasan dan efisiensi di seluruh tim global

WRI mengadopsi Asana untuk mengatasi kompleksitas inisiatif global mereka. Dengan memanfaatkan platform ini, mereka mengubah cara tim bekerja sama, memungkinkan organisasi untuk lebih memenuhi komitmennya kepada donatur, mitra, dan komunitas.

Memperkuat kolaborasi di seluruh wilayah dan mitra

• Memusatkan pekerjaan di Asana memberi semua orang visibilitas ke portofolio dan proyek yang relevan, memungkinkan anggota tim untuk melihat hal yang sedang terjadi secara real-time.

• Tim berkolaborasi dengan lancar di seluruh wilayah, mengakses pembaruan langsung di platform alih-alih harus menunggu kolega online.

• Mitra eksternal diundang ke proyek bersama, memfasilitasi kolaborasi di satu tempat terpusat.

• Integrasi dengan alat seperti Outlook, Microsoft Teams, dan SharePoint memastikan tim dapat dengan mulus mengonversi email menjadi tugas dan menautkan file langsung ke proyek, membuat semua orang selaras dan menghilangkan isu kontrol versi.

Menghubungkan pekerjaan dengan gol strategis untuk dampak yang lebih besar

• WRI menggunakan fitur Gol Asana untuk memberikan visibilitas tentang gol dan prioritas institusional, sehingga menumbuhkan pemahaman bersama di seluruh organisasi tentang cara pekerjaan individu berkontribusi pada misi yang lebih luas.

• Gol terlihat di seluruh tim, memperkuat keselarasan dan kejelasan tentang bagaimana pekerjaan tertentu terhubung dengan dan mendorong dampak.

• Visibilitas ini mendukung perencanaan dan penentuan prioritas baik di tingkat tim maupun organisasi, dengan para pemimpin dapat mengakses wawasan yang membantu mereka mengalokasikan sumber daya secara efektifektif serta melacak progres menuju gol strategis.

Menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi dengan standardisasi dan automasi

• Tim memanfaatkan Asana, termasuk fitur AI platform, untuk mengotomatiskan pekerjaan manual, menghemat lebih dari 8.000 jam per tahun—sekitar 1.000 hari kerja per tahun—dan menciptakan lebih banyak waktu untuk tugas berdampak besar. 

• Dengan menggunakan Smart Status, tim dengan cepat membuat ringkasan proyek dan portofolio, membuat pemangku kepentingan selalu mendapatkan info terkini tentang progres dan prioritas dengan upaya minimal, serta mengurangi kebutuhan untuk rapat yang sering.

• Bidang Cerdas secara otomatis membuat bidang kustom khusus untuk proyek WRI, memungkinkan tim memulai pekerjaan lebih cepat, menjaga konsistensi di seluruh tugas, dan melacak data secara efektif untuk pelaporan yang efisien.

• Aturan Asana mengotomatiskan tugas rutin, seperti memindahkan tugas antar-bagian, memberi tahu anggota tim tentang pembaruan penting, dan memperbarui bidang kustom berdasarkan pilihan tugas.

• Formulir penerimaan menyederhanakan proses permintaan, menghilangkan kebutuhan untuk memindai email secara manual, dan menciptakan Alur Kerja yang konsisten.

Templat untuk mengelola risiko, hasil akhir, pelajaran yang diperoleh, perencanaan Proyek  (untuk eksekutif), dan proses manajemen kerja penting lainnya mendorong efisiensi, menghemat waktu, dan mendorong konsistensi, menggantikan alat usang seperti dek dan spreadsheet.

Dengan menempatkan prioritas institusional kami di Gol Asana, kami telah meningkatkan transparansi di seluruh organisasi. Sekarang, banyak tim menggunakan Gol untuk melihat dengan jelas bagaimana upaya mereka berkembang dan selaras dengan tujuan tim.

Kemoy Liburd-Chow, Pemimpin Manajemen Proyek, Operasional

Mendorong transformasi perkotaan dengan manajemen proyek yang efisien

WRI Ross Center for Sustainable Cities adalah program World Resources Institute yang didedikasikan untuk membentuk masa depan ketika kota berfungsi lebih baik bagi semua orang, mengatasi beberapa tantangan paling rumit yang dihadapi daerah perkotaan saat ini, seperti ketidaksetaraan, keberlanjutan, dan perubahan iklim. Beroperasi di lebih dari 150 kota di 75 negara, pekerjaan program ini mencakup beragam inisiatif seperti meningkatkan transportasi umum, mengembangkan sistem air yang tangguh, dan mengadvokasi penggunaan kendaraan listrik.

Untuk mengelola proyek-proyek ini pada skala global, program ini membutuhkan cara yang lebih baik untuk menghubungkan tim, menstandarkan proses, dan meningkatkan akurasi data. Dengan Asana, mereka menciptakan pusat kolaborasi, menyederhanakan proses di seluruh kota sehingga tim dapat menjalankan proyek dengan sukses, seperti proyek dari WRI Brasil yang mendukung pengembangan kebijakan publik yang mempromosikan kendaraan nol emisi dalam transportasi barang.

Praktik terstandar mendorong hasil proyek yang lebih baik

• WRI Ross Center memusatkan semua pekerjaan program dan proyek di Asana, memberikan visibilitas real-time kepada tim seputar detail proyek, dan mendorong kolaborasi di seluruh wilayah. 

• Inisiatif kompleks yang mencakup berbagai tim dan lokasi dilacak dalam proyek terpusat, jadi tim dapat melihat semua detail di satu tempat dan dengan mudah membagikan pembaruan.

• Untuk menciptakan akuntabilitas dan kejelasan, pemilik proyek dan tugas ditetapkan di Asana, yang secara jelas menentukan peran dan tanggung jawab. 

• Templat standar untuk manajemen hibah, sub-perjanjian, risiko dan isu, hasil akhir, dan pelajaran yang didapatkan memastikan setiap proyek mengikuti alur kerja yang konsisten, menyederhanakan produksi di seluruh program. 

• Sistem penamaan standar di Asana mengategorikan proyek menurut negara dan donor, sehingga inisiatif global pun mudah ditemukan.   

Peningkatan pengelolaan data memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cerdas

• Semua data proyek dialihkan dari alat sebelumnya ke Asana untuk memfasilitasi ekstraksi, pembersihan, dan verifikasi otomatis menggunakan Asana API dan bahasa pemrograman, dengan data yang diproses dimasukkan ke dasbor. 

• Dengan semua informasi proyek yang terhubung ke portofolio, tim memiliki akses ke wawasan real-time, yang memungkinkan mereka merencanakan secara efektif dan melaporkan dampak kepada donor secara akurat. 

Laporan yang dibuat menggunakan dasbor memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti, mendorong keputusan yang lebih matang di tingkat program dan proyek.

Asana berperan penting dalam gol kami untuk mensistematiskan dan mengotomatiskan sepenuhnya proses manajemen proyek; meningkatkan transparansi di seluruh jaringan global; dan menghasilkan laporan serta informasi pengambilan keputusan yang relevan dengan mudah.

Larissa Fernandes Da Silva, Pemimpin Global, WRI Ross Center PPMO (Kantor Manajemen Program dan Proyek)

Memperkuat ketahanan dengan manajemen risiko proaktif

Sebagai organisasi global yang beroperasi di berbagai wilayah, WRI menghadapi berbagai risiko—politik, kelembagaan, keuangan, dan lainnya. Mengelola risiko ini secara efektif sangat penting untuk mempertahankan ketahanan dan memajukan misi organisasi. 

Sebelumnya, manajemen risiko perusahaan hanya berfokus pada pelacakan risiko keuangan di spreadsheet, sehingga menimbulkan kesenjangan dalam visibilitas dan perencanaan. Saat ini, Kerangka Kerja manajemen risiko perusahaan (ERM) WRI yang komprehensif telah mengubah cara organisasi mengidentifikasi, menilai, dan menurunkan risiko.

WRI berupaya mengatur dan menstandarkan identifikasi, klasifikasi, dan komunikasi risiko bisnisnya. Tim manajemen risiko dan tim Asana kami berkolaborasi untuk menetapkan daftar risiko Asana terpusat … yang membantu kami mengatasi berbagai isu, mulai dari pemeriksaan mitra hingga piutang yang jatuh tempo.

Don Spencer, CFO Pelaksana

Proses standar meningkatkan pelaporan dan respons terhadap risiko

• Daftar risiko standar, yang dibuat dalam templat Asana, memastikan konsistensi dalam cara mengidentifikasi, menilai, dan melaporkan risiko secara global.

• Setiap negara memiliki daftar risikonya sendiri, memungkinkan manajer untuk menilai risiko di seluruh wilayah.

• Tim dapat membandingkan risiko di seluruh wilayah dan mengembangkan strategi respons yang disesuaikan, sehingga meningkatkan manajemen risiko global. 

• Daftar risiko individu dimasukkan ke dalam portofolio daftar risiko terkonsolidasi, yang memberikan Kepemimpinan gambaran yang jelas tentang paparan risiko di seluruh organisasi. 

Bidang kustom meningkatkan visibilitas dan pemahaman tentang risiko 

• Dalam setiap daftar risiko, bidang kustom mencatat detail penting seperti jenis risiko, kondisi yang mendasari, area dampak, dan strategi respons, yang mendorong pendekatan proaktif terhadap manajemen risiko.

• Tim juga menggunakan bidang ini untuk melacak penanda risiko utama—seperti apakah risiko stabil, meningkat, atau memburuk—yang membantu mereka menentukan dan memonitor strategi respons seperti mitigasi, pemantauan, atau transfer risiko.

• Dari data ini, tim membuat laporan risiko komprehensif yang dibagikan kepada kepemimpinan, meningkatkan pemahaman mereka tentang implikasi risiko, dan mendukung pengembangan strategi respons.

Automasi memastikan eskalasi tepat waktu

• Dengan menggunakan aturan Asana, kepemimpinan secara otomatis diberi tahu ketika risiko kritis memerlukan perhatian mereka, mengurangi waktu tanggapan, dan memastikan risiko mendesak segera ditangani.  

• Misalnya, ketika risiko proyek ditandai sebagai "institusional" menggunakan templat manajemen risiko proyek Asana, manajer risiko institusional secara otomatis ditugaskan untuk meninjau risiko dan mengeskalasikannya jika perlu, memastikan tindakan tepat waktu. 

Laporan dan dasbor meningkatkan perencanaan 

• Dasbor mengonsolidasikan data risiko, jadi para pemimpin dapat dengan cepat menilai risiko yang akan datang dan saat ini, menyelaraskan strategi, dan memprioritaskan sumber daya secara efektif.

• Tinjauan triwulanan kini menggunakan daftar risiko sebagai panduan utama, yang memungkinkan para pemimpin untuk mengambil tindakan berdasarkan data real-time di Asana, bukan spreadsheet yang sudah usang atau diskusi informal.

Dengan daftar risiko Asana kami, tim dapat mengidentifikasi risiko dengan lebih baik, mendapatkan visibilitas yang lebih jelas tentang cara risiko ditangani, dan hal yang perlu diperhatikan. Ini mendukung upaya kami untuk menumbuhkan budaya tempat semua orang memahami tanggung jawabnya untuk mempertimbangkan risiko dalam semua aspek pekerjaan kami.

Kemoy Liburd-Chow, Pemimpin Manajemen Proyek, Operasional

Menciptakan masa depan yang berkelanjutan dengan AI 

Seiring WRI terus meningkatkan operasinya dan memperluas dampak globalnya, Asana akan tetap menjadi alat penting untuk mendorong keselarasan, efisiensi, dan inovasi di seluruh tim dan wilayah. 

Inisiatif utama di masa depan mencakup perluasan penggunaan sistem manajemen risiko perusahaan dan proyek, termasuk memanfaatkan automasi berbasis AI Asana untuk meningkatkan penilaian risiko dan pengambilan keputusan. Ke depannya, WRI membayangkan fitur AI Asana, seperti kemampuan obrolan dan alur kerja otomatis, memainkan peran transformatif dalam mengoptimalkan alur kerja lebih lanjut dan mendorong tindakan. Dengan Asana sebagai platform dasar, WRI diposisikan untuk mewujudkan misinya untuk menciptakan masa depan yang berkelanjutan—satu proyek pada satu waktu.

Asana akan menjadi fondasi saat kami meningkatkan skala operasi kami secara global, mengotomatiskan proses untuk meningkatkan efisiensi, dan memastikan pekerjaan selaras dengan strategi dan kebijakan WRI. Memanfaatkan alat berbasis AI Asana akan mendukung manajemen, analisis, dan pengambilan keputusan yang lebih cerdas, mengurangi beban administratif sehingga tim kami dapat berfokus pada pekerjaan dan hasil berdampak tinggi di seluruh dunia.

Don Spencer, CFO Pelaksana