Cómo Asana simplifica la planificación estratégica de marketing con la gestión del trabajo
Como líder en el espacio de software de productividad y gestión del trabajo, el equipo de Asana sabe una o dos cosas sobre la planificación estratégica efectiva. Por lo tanto, tiene sentido que el departamento de marketing de Asana confíe en su propio producto para planificar, dar seguimiento y generar informes sobre sus iniciativas clave.
Isaac Payne, jefe de Operaciones de Marketing, Análisis y Digital de Asana, lidera este esfuerzo. El rol de Payne es multifacético. Supervisa una amplia gama de funciones, desde la web, el email y el SEO hasta las operaciones de marketing, la tecnología de marketing y el análisis de datos. Eso significa que es crucial para él crear un plan que sea altamente visible y accesible en toda la organización.
Para lograrlo, recurre a Asana.
4 desafíos comunes de la planificación estratégica de marketing
Antes de trabajar en Asana, Payne se enfrentó a los mismos desafíos que muchas organizaciones enfrentan al crear un plan estratégico integral. Es difícil avanzar con todas las piezas mientras se tienen en cuenta los diferentes objetivos y metas de cada socio.
Como lo plantea Payne, “¿Cómo logras que los diferentes departamentos y líderes de departamento avancen en una dirección sincrónica, especialmente cuando intentas desarrollar una estrategia para toda la empresa?”
El plan estratégico de tu departamento se verá afectado si no abordas estos desafíos. Y para abordarlos, primero debes identificarlos.
1. Coordinar los esfuerzos entre diferentes equipos
“Para construir un plan de marketing estratégico y rastreable, debes trabajar con muchos socios diferentes”, dice Payne. “La coordinación comienza con la definición de los resultados e hitos clave. Una vez que se deciden, en sintonía con el liderazgo, puedes configurar los pasos, los entregables y los proyectos necesarios para dar vida al plan. Esa última parte es donde Asana brilla”. Para impulsar la colaboración interdisciplinaria global, debes alinear a estos equipos y sincronizar su planificación estratégica y presupuestaria.
2. Falta de un sistema centralizado para la planificación colaborativa
Confiar en reuniones interminables y plantillas y documentos dispares puede dificultar el seguimiento del progreso y la coordinación en toda la organización. Sin una plataforma central y unificada para la planificación estratégica, es difícil unir todas las piezas de una manera coherente.
3. Dificultad para actualizar el plan cuando ocurren cambios
Incluso los planes y prioridades mejor diseñados pueden cambiar rápidamente. Sin acceso a datos confiables y actualizados sobre el desempeño de los objetivos del departamento, es difícil para los líderes de marketing tomar decisiones informadas y corregir el rumbo según sea necesario. Mantener un plan estratégico ágil y receptivo requiere tener la información correcta en tiempo real al alcance de la mano.
4. Problemas para asignar recursos para maximizar el impacto y reducir los costos
La asignación de recursos es una parte fundamental de la creación de un plan estratégico efectivo. Pero sin una visibilidad clara del progreso y el rendimiento de varias iniciativas, puede ser difícil determinar dónde enfocar mejor el tiempo, el presupuesto y el personal para generar el mayor impacto. Optimizar la utilización de los recursos es clave para maximizar la eficiencia del marketing y reducir los costos innecesarios.
Mira la planificación de marketing en acción
Con Asana, los equipos de marketing pueden conectar el trabajo, estandarizar los procesos y automatizar los flujos, todo en un solo lugar.
Cómo Asana aprovecha su propia plataforma
Aquí es donde Asana entra en acción. Al aprovechar las capacidades de gestión del trabajo de Asana, Payne y su equipo pueden:
Coordinar el esfuerzo en varios departamentos, incluidos Marketing, Ventas, Producto y otras partes interesadas clave.
Asegurarse de que todos estén alineados con la estrategia, las prioridades y la ejecución.
Planificar y dar seguimiento al progreso en una plataforma centralizada.
Reducir el tiempo dedicado a las reuniones.
Conectar documentos inconexos.
Mejorar la asignación de recursos para maximizar el impacto y reducir los costos.
Te mostramos cómo.
Una fuente central de referencias para la planificación y coordinación interdisciplinarias
En el centro del proceso de planificación estratégica del equipo de marketing de Asana se encuentra un portafolio de Asana dedicado a sus iniciativas de marketing global. Este portafolio reúne a los líderes operativos de cada Equipo, incluidos los de operaciones web, email, SEO y marketing.
“Usamos este portafolio para gestionar toda nuestra planificación y ejecución de marketing”, explica Payne. “Nos permite involucrar a las personas adecuadas, aprovechar las plantillas y vistas de proyectos específicos del equipo, y mantener una visión integral de nuestro progreso”.
Al establecer este centro de operaciones en Asana, el equipo de marketing puede garantizar que todos estén alineados con la estrategia y los objetivos generales. También pueden dar seguimiento a las dependencias, identificar posibles obstáculos y hacer ajustes en tiempo real según sea necesario.
“Asana nos da la flexibilidad de personalizar nuestros flujos de trabajo y procesos para satisfacer las necesidades únicas de cada equipo”, dice Isaac. “Al mismo tiempo, le damos a nuestra directora de Marketing la información que necesita para guiar al Equipo y profundizar donde sea necesario. Ya sea que se trate de liderazgo, creadores de contenido, expertos en generación de demanda o el equipo de análisis, todos pueden aprovechar la plataforma de la manera que mejor les funcione”.
Revisiones y controles de rutina
Para mantener su plan estratégico de marketing en marcha, el equipo de Asana tiene una cadencia regular de revisiones y controles.
Revisiones comerciales trimestrales (QBR): estas reuniones de alto nivel reúnen a toda la organización de marketing para evaluar su progreso en relación con los objetivos trimestrales y los resultados clave (OKR). También identifican áreas de mejora y planifican el próximo trimestre.
Reuniones mensuales de métricas (M&M): el equipo se reúne con mayor frecuencia para analizar sus métricas de rendimiento, celebrar los éxitos y corregir el rumbo cuando sea necesario. Estas reuniones aprovechan los datos de Asana para proporcionar una visión completa del impacto del marketing.
Actualizaciones de estado semanales: en Asana, el equipo proporciona actualizaciones periódicas sobre el estado de sus proyectos e iniciativas en curso utilizando la función de estado inteligente de la IA de Asana. Esto les permite identificar rápidamente cualquier obstáculo o riesgo y tomar medidas de inmediato.
“La combinación de revisiones trimestrales de negocios, reuniones mensuales de métricas y controles semanales nos mantiene a todos alineados y responsables”, dice Payne. “Asana hace que sea fácil obtener la información correcta en el momento adecuado, para que podamos tomar decisiones informadas y basadas en datos”.
Mejores informes para la toma de decisiones basada en datos
Dentro del portafolio de marketing general, el equipo de Payne realiza un seguimiento de las métricas de estado clave, como el porcentaje de proyectos que están en curso y aquellos que están retrasados o no cumplen con las expectativas. También integran los datos de Asana con otras fuentes, como Tableau, para crear paneles e informes completos.
El equipo de Payne también puede usar la IA para resumir cualquier cambio desde la última vez que visitaron el proyecto o portafolio. Esto permite a los ejecutivos obtener una instantánea rápida de lo que sucedió desde la última vez que verificaron el progreso del trabajo, sin comunicarse con nadie del Equipo.
“Tener datos en tiempo real sobre nuestro progreso en relación con los objetivos es invaluable”, explica Payne. “Podemos agregar esta información a nuestros paneles ejecutivos y aprovecharla para optimizar la asignación de recursos y la planificación estratégica”.
Este enfoque basado en datos se extiende más allá del equipo de marketing. Al crear una mayor visibilidad de sus objetivos y metas comunes, Asana permite que la organización en general colabore de manera más efectiva.
“Asana nos ofrece un sistema centralizado donde podemos crear portafolios y proyectos que abarcan varios departamentos”, dice Payne. “Esto mejora la alineación interdisciplinaria y garantiza que todos trabajemos hacia las mismas prioridades”.
Estudio de caso: coordinación del lanzamiento de la Cumbre de Innovación del Trabajo
Veamos un ejemplo concreto. Asana lanzó recientemente su evento global más grande, la Work Innovation Summit. Esta iniciativa interdisciplinaria involucró a equipos de toda la organización. Se requirió una planificación, coordinación y ejecución meticulosas para lograrlo.
“Gestionamos todo el lanzamiento de la Work Innovation Summit en Asana”, dice Payne. “Desde la planificación inicial del proyecto hasta la logística del día, Asana fue el centro que mantuvo todo y a todos, desde marketing hasta ventas, I+D y más, organizados y al día”.
El equipo utilizó una variedad de funciones de Asana para agilizar su flujo de trabajo, que incluyen:
Alojamiento de tareas en varios proyectos: las tareas del proyecto que abarcaban varios equipos se colocaron en varios proyectos y portafolios, lo que facilitó su seguimiento y supervisión.
Informes de progreso: el liderazgo de marketing pudo evaluar rápidamente el estado de los entregables clave.
Actualizaciones automatizadas: Asana notificó automáticamente a las partes interesadas sobre los cambios y los hitos importantes.
“Asana nos brindó una fuente única de referencias para la Work Innovation Summit”, dijo Payne. “Pudimos ver lo que estaba sucediendo en tiempo real, identificar cualquier obstáculo y hacer ajustes sobre la marcha. Fue un salvavidas para un lanzamiento complejo y de alto riesgo como este”.
Mira las sesiones a pedido de The Work Innovation Summit
Sumérgete en la nueva era del trabajo con contenido en video exclusivo de The Work Innovation Summit, el mayor evento de Asana del año.
Los beneficios de usar Asana para la planificación estratégica de marketing
Al adoptar Asana como la base para su planificación estratégica de marketing, el equipo de Asana ha desbloqueado una serie de beneficios clave:
Alineación de los equipos y fomento de la responsabilidad: Asana sirve como una plataforma centralizada para planificar, ejecutar y dar seguimiento al estado de todas las iniciativas de marketing. Con una clara responsabilidad y visibilidad de las tareas, los proyectos y los objetivos, el equipo está más alineado y comprometido que nunca.
Mejorar la colaboración y la coordinación: Asana permite una comunicación interdisciplinaria y un intercambio de información sin problemas. Los equipos pueden adaptar sus flujos de trabajo y procesos para satisfacer sus necesidades únicas, sin perder la visibilidad en toda la organización.
Mejorar la visibilidad y el análisis de datos: con la supervisión en tiempo real del progreso, los obstáculos y los riesgos, el equipo de marketing de Asana tiene una mejor comprensión de lo que está sucediendo. Este enfoque basado en datos impulsa una toma de decisiones y una asignación de recursos más informadas.
Agilizar los informes y las revisiones: al integrar los datos de Asana con otras fuentes, el equipo puede crear informes y paneles completos. Esto, a su vez, impulsa sus revisiones trimestrales de negocios, reuniones mensuales de métricas y otros rituales de planificación importantes.
Planificación estratégica más simple
Al establecer los procesos, las reuniones y las revisiones basadas en datos correctos, todo el departamento de marketing de Asana ha alineado a los equipos, mejorado la colaboración y aumentado la visibilidad en todo su proceso de planificación estratégica. Las lecciones que aprendieron pueden ayudar a otros especialistas en marketing a aprovechar todo el potencial de Asana para su propia planificación estratégica y operaciones.
Mira la planificación de marketing en acción
Con Asana, los equipos de marketing pueden conectar el trabajo, estandarizar los procesos y automatizar los flujos, todo en un solo lugar.
