Como marca independiente, conectada a Volvo solo en algunas áreas, Polestar está estableciendo una trayectoria de rápido crecimiento. Desde 2019, la empresa tiene presencia en Alemania y actualmente cuenta con alrededor de 50 empleados. La unidad de Business alemana es la principal responsable de las ventas digitales, el marketing y la entrega de vehículos. Ágil y con gran destreza, el equipo está abriendo nuevos caminos, diferenciando su marca de la matriz Volvo y aportando una nueva frescura al mercado. La atención se centra en el diseño, la tecnología, el rendimiento y, sobre todo, la sostenibilidad. Polestar puede crear e implementar proyectos más rápido y con menos esfuerzo administrativo o procesos de aprobación, una ventaja de una empresa emergente.

Polestar y Asana: reduce la complejidad, aumenta la claridad

Bastian Ruther, jefe de Ventas Minoristas de Polestar desde julio de 2021, fue uno de los primeros empleados de Polestar en Alemania. Al principio, tuvo que lidiar con una increíble cantidad de problemas complejos que inicialmente requerían estructuración y priorización. En ese momento, todos los empleados trabajaban en prácticamente todos los temas simultáneamente; era necesario implementar y poner en marcha muchos procesos de trabajo entre divisiones. Hoy en día, Bastian se encarga de organizar e implementar la gestión de clientes potenciales y también el desarrollo de Business con la ayuda de Asana. Él y su colega Carl Christian Werner se propusieron encontrar una herramienta de gestión del trabajo adecuada para facilitar los procesos de trabajo. La gestión del trabajo es un enfoque sistemático para coordinar los flujos de trabajo de una empresa, brindar a los equipos la claridad para alcanzar sus objetivos más rápido y garantizar que todos tengan la información que necesitan para realizar las tareas más efectivas.

Como gerente de Polestar 1, Carl Christian Werner tiene la responsabilidad interdisciplinaria de las ventas, el posicionamiento y la entrega. Desde mediados de 2021, también ha ayudado a Polestar a expandirse a dos mercados nuevos: Austria y Suiza. Carl Christian Werner ya tenía experiencia con Asana antes de unirse a Polestar. Promovió el uso de Asana en Polestar como herramienta de gestión del trabajo, se centró en establecer un enfoque estructurado para los procesos repetitivos y en definir claramente los objetivos y el progreso a través de objetivos y resultados clave (OKR) y números precisos.

La necesidad de Polestar de mejorar su estructura organizativa se hizo evidente a finales de 2020, cuando el equipo creció más allá de los primeros diez empleados. Las tareas de trabajo comenzaron a duplicarse con más frecuencia y los gerentes asignaban tareas por email. Este fue el punto de partida para Asana. Un factor decisivo fue el seguimiento del desempeño con OKR, combinado con la asignación de tareas en una sola herramienta. Fue efectivo de inmediato y proporcionó una solución perfecta para las necesidades de Polestar. 

El departamento de Anna Wesolowski también usa Asana. Ha estado en Polestar desde el comienzo y, junto con una colega, se encarga de la comunicación corporativa y las relaciones públicas. Sin embargo, la coordinación diaria del departamento se produce en una conversación directa la mayor parte del tiempo. Ambas usan Asana para proyectos más grandes o temas de trabajo más complejos que involucran a varios departamentos. Asana también ayuda con los traspasos por vacaciones o cuando alguien se hace cargo de un proyecto, al garantizar que no se pierda información en los correos electrónicos.

Asana: el turboalimentador para las entregas en Polestar

Asana ya se utiliza en numerosas áreas y acelera los procesos de trabajo en los que la colaboración entre departamentos es esencial en Polestar Alemania. Por ejemplo, ayuda cuando los empleados acceden a plantillas predefinidas a través de Asana. Además, los nuevos empleados pasan por un proceso de incorporación estandarizado completamente en Asana. El proceso de entrega de Polestar 1 también se gestiona a través de Asana. El mapeo de los procesos estándar es un ejemplo de cómo aumentar aún más la eficiencia. Se pueden aprovechar las experiencias existentes, lo que acelera significativamente los procesos y reduce la probabilidad de que se repitan errores ya conocidos. Antes de introducir una herramienta de gestión del trabajo, la empresa de rápido crecimiento tuvo que superar algunos obstáculos. Una vez mapeados en Asana, los empleados ahora dependen completamente del proceso de Asana y, por ejemplo, asumen nuevas ubicaciones de servicio con pasos de proceso, plazos y asignaciones claramente definidos. Durante una reunión en curso, los participantes pueden ingresar temas priorizados en el Tablero de Asana o anotar comentarios para que todos los vean.

Dado que los hábitos son notoriamente difíciles de cambiar, algunos empleados tienden a volver a sus antiguas formas de trabajo. Sin embargo, el uso de Asana es voluntario para que los empleados se sientan cómodos con su forma de trabajar, sin ninguna presión. Según Bastian Ruther, los equipos deben usar la herramienta cuando ofrece un valor real y reduce la carga de trabajo. En Polestar Alemania, Asana ya demostró que vale la pena, dada la tasa de adopción hasta la fecha.

Todas las señales apuntan al crecimiento en Polestar

Aunque Polestar hasta ahora solo usa Asana en Alemania, ya hay numerosos casos de uso que han mejorado el flujo de trabajo y la calidad de la experiencia del cliente. El proceso de pedido y la entrega son ejemplos destacados: ambos son totalmente automáticos. Con Polestar 1, hay muchas partes involucradas y todos deben seguir los procesos; de lo contrario, la experiencia exclusiva del cliente está en riesgo. Al principio, los empleados manejaban esto a través de reuniones y planillas de Excel para seguimiento. Asana permitió la distribución eficiente del trabajo, lo que resultó en un aumento constante en la calidad de la entrega.

El equipo de Polestar colabora en estrecha relación con los clientes para satisfacer plenamente sus necesidades durante el pedido. Por ejemplo, un cliente puede solicitar la entrega en una dirección diferente en lugar de la entrega a domicilio. Carl Christian Werner trabaja en el área de ventas con un colega que se ocupa de la entrega y del área de posventa. Es fundamental cumplir con cada solicitud en el proceso de entrega en el momento correcto. La falta de comunicación o la falta de claridad en las responsabilidades conlleva el riesgo de retrasos. ¿Se entregaron los documentos del vehículo al proveedor de servicios de registro? ¿Se confirmó la recepción del pago? ¿Se puede activar el proceso de registro?

En algunos casos, hubo diferencias significativas en el tiempo que transcurría desde la llegada del vehículo hasta la fecha de entrega, también debido a los requisitos individuales de los clientes. Este plazo ahora es relativamente constante, alrededor de dos semanas después de que el automóvil llega a Polestar. Asana ha permitido a Carl Christian Werner y a sus colegas garantizar la mejor experiencia posible para el cliente y poner en práctica sus valores como fabricante innovador de vehículos eléctricos de alto rendimiento.

Gracias a Asana, los procesos centrales están claramente definidos y estructurados. Eso es enormemente útil. Todo funciona sin problemas.

Asana también fue esencial para ayudar a expandir la red de servicio de Polestar en Alemania, gestionada por el departamento de posventa.

Los 23 puntos de servicio iniciales casi se triplicaron a 61 en la segunda expansión. Solo tomó de dos a tres horas mostrar a los colegas cómo configurar esto en Asana. La lista de verificación de Asana existente se duplicó, modificó y reutilizó para la nueva red de servicio. Estas cifras ilustran claramente la mejora de la eficiencia. Con el tiempo, la cantidad de puntos de servicio aumentó de 61 a 125 y luego a alrededor de 200. Gracias a Asana, los procesos son escalables y duplicables. La expansión adicional se ha vuelto mucho más manejable.

Todo funciona como debería gracias a Asana; esto demuestra lo que se puede lograr con un buen seguimiento de los proyectos.

Asana aporta tranquilidad al proyecto en situaciones desafiantes

Asana demostró una gran fortaleza, especialmente en la gestión de situaciones complicadas. Al planificar su exposición en el Salón Internacional del Automóvil (IAA), Polestar se presentó con éxito. Como es típico en una startup de hipercrecimiento, la presencia de la empresa en la feria se organizó con recursos comparativamente escasos y, por lo tanto, de manera considerablemente más eficiente. Para Polestar, exponer en una feria tan importante fue un gran y emocionante desafío. Se requería trabajo en equipo y todos los departamentos participaron. Asana ayudó a dar seguimiento a todo. Semana tras semana y reunión tras reunión, se definían, procesaban y cumplían las tareas, lo que brindaba tranquilidad a los miembros del equipo. Las responsabilidades eran claras y transparentes para todos, y todo estaba en un solo lugar. Los miembros del equipo pueden ver qué tareas están finalizadas. Todos pueden contribuir y responder a las ideas.

Asana aportó estructura y claridad a la planificación de proyectos, y una notable tranquilidad a la fuerza laboral.

El camino por delante: ¿a dónde conduce?

La función de OKR aún está en evaluación en Polestar. Junto con el equipo de Asistencia de Asana, Bastian Ruther y Carl Christian Werner se centran en descubrir qué nuevas funciones ofrece la función “Objetivos” y cómo Polestar puede usarlas de la manera más eficiente. Hasta ahora, Asana se usa solo para planificar los procesos de trabajo en Polestar Alemania. Bastian Ruther quiere que Asana sea la herramienta de elección para todo Polestar. Convencido de los beneficios, continúa promoviendo Asana a nivel corporativo. Considera que el siguiente paso es una estrategia común para la adopción a nivel internacional. Hasta que el camino esté despejado para una distribución más amplia, Bastian Ruther y Carl Christian Werner seguirán disfrutando de Asana. Se comunican regularmente con el Equipo de Asana y se sienten bien informados sobre los conocimientos de Asana y las nuevas mejoras en la eficiencia. Asana se asocia con Polestar para revolucionar el mercado automotriz y continuar con la misión: mejorar la sociedad mediante el diseño y las tecnologías que aceleran la transición hacia la movilidad eléctrica sostenible.