Conozcamos a David Joe (DJ), director de Marketing, Anthony Smith, productor ejecutivo, y Nick Monge, jefe de proyecto de producción de videos y medios. Este trío de Insomniacs de tres áreas diferentes de la empresa usa Asana para coordinar proyectos en casi todas las facetas del negocio, incluido el cambio masivo de los eventos en vivo y presenciales a una sólida oferta de conciertos virtuales. Formaron parte del proceso de selección para encontrar una nueva herramienta que pudiera unificar a la empresa y ayudar a todos a trabajar juntos de manera más eficiente.

De los clubes de Los Ángeles a Insomniac

DJ, que trabaja en Insomniac desde 2018, y Anthony, que trabaja con Insomniac desde 2011, se iniciaron en la industria del entretenimiento mientras dirigían un club en Los Ángeles, California. Conocen el sector a fondo y entablaron una relación con Insomniac después de que la empresa se asociara con su club para un evento hace casi una década.

Cuando DJ y Anthony comenzaron a trabajar con Insomniac, su tarea era analizar la empresa, de arriba hacia abajo, e identificar las ineficiencias que podían ayudar a corregir. Uno de los primeros aspectos que observaron que podían mejorar era la gestión de proyectos, en particular la forma en que los equipos se coordinaban entre sí. Gestionar un club con decenas de personas, o incluso unas pocas decenas, durante una sola noche es muy diferente a gestionar y planificar un festival de música de varios días, por ejemplo. Hay muchísimas piezas en movimiento y personas involucradas, desde la elección y preparación del espacio del evento hasta la coordinación el día del evento. Dado que muchas personas se habían unido a Insomniac desde el mundo de las discotecas, toda la organización necesitaba replantearse la forma en que gestionaban los proyectos.

“Llegamos a un punto en el que necesitábamos que nuestras herramientas evolucionaran tanto como nosotros”, dijo Nick, quien trabaja en Insomniac desde 2013. “Necesitábamos que todos estuvieran juntos, en un sistema dinámico y cambiante, y que todos empezaran a trabajar al unísono”.

Aunque cada equipo tenía sus propios procesos y formas de gestionar los proyectos, desde documentos y hojas de cálculo hasta portapapeles con impresiones en papel, esa mezcla de soluciones provocaba que se pasaran por alto tareas, hubiera falta de comunicación entre los equipos y la información estuviera aislada. Estos problemas se hicieron especialmente evidentes a medida que los proyectos crecían.

“No tengo tiempo para estar en todas partes y hablar con todos cuando trabajo en un proyecto con mil componentes”, dijo Anthony.

Para lograr que todos en la empresa trabajaran juntos, Insomniac necesitaba una herramienta que pudiera gestionar proyectos de gran envergadura, como festivales de varios días, y adaptarse a las necesidades de muchos departamentos, como Producción, Finanzas, Talento y Marketing.

Hacer que todos trabajen al mismo ritmo

Cuando Anthony y DJ empezaron a explorar soluciones de gestión de proyectos, descubrieron que muchas herramientas tenían limitaciones que no permitían a Insomniac conectar realmente a todos los equipos de forma coherente en toda la empresa. Necesitaban una herramienta que pudiera mantener a todos organizados y sincronizados, sin importar el equipo ni el proyecto. Además, querían algo que fuera visualmente atractivo e intuitivo de usar. Fue entonces cuando descubrieron Asana.

Al permitir que las personas organicen las tareas en varios proyectos, Asana brindó a Insomniac una experiencia totalmente coherente entre los equipos. Asana les permitió mantener todos los proyectos actualizados y a todas las partes interesadas informadas sin tener que enviar mensajes y actualizaciones por email constantemente. La función de Cronograma también fue fundamental para la planificación y ejecución de eventos, ya que garantizó que las fechas de entrega se alinearan correctamente. Además, los comentarios y las subtareas fueron un gran éxito en Insomniac. Las tareas para entregables y elementos específicos podían asignarse a miembros específicos del equipo, mientras que todos los detalles permanecían organizados y eran fáciles de encontrar.

También descubrieron que Asana es visualmente atractiva y que funciona bien con los equipos creativos.

Somos una empresa de entretenimiento, un sello discográfico y una de las mayores entidades de streaming de música del mundo. Tenemos varias marcas de ropa y moda. Somos una empresa muy creativa y necesitamos herramientas que funcionen bien para eso y que también sean agradables de usar.

Anthony Smith, productor ejecutivo

Cuando DJ y Anthony estuvieron listos para mostrarle Asana al director general de Insomniac, a él le encantó lo que habían descubierto y estaba dispuesto a que la empresa apostara todo por la herramienta.

“Presentamos nuestros argumentos y detallamos todo”, dijo Anthony sobre el proceso. “Analizamos a fondo las funcionalidades de Asana, sabíamos qué íbamos a hacer con la herramienta y contamos con el respaldo total de la dirección para hacerlo realidad”.

Cómo optimizar el trabajo de Insomniac con Asana

Aunque Anthony y DJ recibieron la aprobación del director general para usar Asana, querían garantizar una implementación sin problemas y la adopción en toda la empresa. Para lograrlo, comenzaron por reunirse con los jefes de todos los departamentos, desde Marketing hasta Finanzas y todos los demás, para generar apoyo para Asana.

Dado que Asana resolvería un problema importante en la organización (procesos ineficientes y gestión de proyectos deficiente), los jefes de departamento escucharon a DJ y a Anthony, confiaron en ellos e incorporaron con entusiasmo a sus propios equipos. Para garantizar que las personas integraran completamente Asana en sus flujos de trabajo diarios, DJ, Anthony y Nick tenían un plan para capacitar a todos sobre las mejores prácticas de Asana. Entonces, la COVID-19 llegó al mundo.

Incorporación a Asana y trabajo remoto, al mismo tiempo

No solo se realizó la primera sesión de capacitación de Asana de forma remota debido a la pandemia, sino que Insomniac también estaba en pleno proceso de transición de su negocio, pasando de los eventos presenciales a las transmisiones en vivo. Por suerte, ya habían empezado a implementar Asana y la gente estaba empezando a usar su nueva herramienta.

“Cambiamos el modelo de negocio de toda nuestra empresa, pasando de los eventos presenciales a la transmisión de video en vivo en un mes”, dijo DJ. “Honestamente, sin la ayuda de Asana, probablemente no habríamos llegado a este punto. Asana fue fundamental en las fases iniciales de ese gran cambio”.

En una época en que muchas personas se sienten aisladas y solas, Insomniac encuentra aún más sentido en las transmisiones en vivo. Desde que cambiaron su modelo, han recibido muchísimos comentarios sobre la alegría y la conexión que han brindado a sus fans.

Ahora que Asana está implementada, los beneficios han sido enormes, más allá de su transición de eventos presenciales a eventos transmitidos en vivo.

El cierre que sufrió nuestro sector debido a la COVID-19 nos obligó a trasladar todo al entorno digital mientras encontrábamos una forma de mantener a nuestros empleados conectados y encaminados a distancia. Asana nos permitió hacer precisamente eso, resolviendo muchos de nuestros problemas de flujo de trabajo y logística. El momento en el que se dio nuestra relación con Asana fue clave y, después de incorporar rápidamente al equipo, se convirtió en la columna vertebral de nuestro trabajo.

Pasquale Rotella, director general / fundador de Insomniac.

Gracias a Asana, Anthony sabe de inmediato qué proyectos están en curso o con retraso, y con quién hablar si necesita más información. Dado que los eventos que organizan dependen en gran medida de las fechas, el cronograma les ayuda a hacer que el trabajo fluya sin problemas y a tiempo.

Antes de Asana, Nick tenía que preguntarle a cada diseñador todos los días por el estado de su trabajo, y ahora puede consultar el estado del proyecto por sí mismo en Asana. Los jefes pueden ver un proyecto y tener la certeza de que va por buen camino sin tener que microgestionar a su equipo. Además, el uso del email interno en Insomniac se ha desplomado, ya que la mayor parte de esa comunicación ahora se realiza en Asana.

“Lo que hemos logrado con Asana es llevar la gestión de proyectos a un nivel superior en la empresa, donde ahora todas las funciones del negocio se llevan a cabo dentro de la plataforma”, dijo Nick. “Tener todo centralizado ha sido una mejora clave para nosotros”.

El próximo paso de Insomniac

Cuando el mundo vuelva a abrirse, Insomniac planea volver a organizar eventos y festivales presenciales en vivo. Aunque hay mucha incertidumbre sobre cómo será el mundo después de la COVID, una cosa es segura: el equipo de Insomniac creará plantillas y marcos de Asana para otro gran cambio en su negocio.

Después de la transición de regreso a los eventos presenciales, la siguiente evolución de la empresa será usar Asana durante los eventos en vivo y los festivales. Anthony imagina un futuro en el que los jefes de proyecto recorran los eventos con tabletas y marquen las tareas de Asana como finalizadas a medida que avanzan en la aplicación, en lugar de usar el tradicional papel en un portapapeles. Con tanto uso de Asana en su futuro, consideran que la adopción de la herramienta es una prioridad clave para preparar a Insomniac para el éxito.