HackReactor le enseña al mundo cómo programar #conAsana

Escalar una educación de primera categoría

HackReactor, un centro de capacitación en programación que se concentra en acelerar la carrera de sus estudiantes, es famoso por ofrecer educación de primera categoría a los miles de estudiantes que ingresan a sus instituciones.

“El gran desafío de los sectores de servicios es garantizar un servicio increíble”, señala Tony Phillips, director general de Hack Reactor. Esto es especialmente cierto cuando se trata de un equipo fragmentado (HackReactor organiza clases en 6 campus distintos de los EE. UU.).

Para Hack Reactor, es esencial optimizar cada detalle en cada institución. “Uno de nuestros mayores puntos fuertes es el meticuloso cuidado que ponemos en la educación de nuestros alumnos, incluso en cosas pequeñas, como asegurarnos de que toda la información de las etiquetas con los nombres sea correcta y esté perfectamente escrita el día de la orientación. Esto es lo que diferencia a un servicio de calidad de los demás. Las mejores empresas de servicios son muy conscientes de la importancia de todas estas pequeñas cosas. Cada detalle cuenta”.

Dejar de almacenar información en la cabeza

En los inicios de Hack Reactor, Tony podía supervisar todos los elementos, grandes y pequeños, con facilidad. Sin embargo, a medida que Hack Reactor abría más centros, y agregaba personal y estudiantes, escalar este nivel de extremo cuidado era un desafío. Para Tony, era difícil asegurarse de que se tuvieran en cuenta todos los detalles.

“Necesitábamos estandarizar una gran cantidad de diversos aspectos y presentarlos en distintos lugares al mismo tiempo. Tenemos centros en Nueva York, Austin, Los Ángeles, San Francisco y en línea. Hacer que suceda lo mismo tanto en Nueva York como en San Francisco —los mismos tipos de eventos, los mismos tipos de sensaciones, los mismos tipos de sentimientos— no es sencillo”.

A medida que el equipo desarrollaba su proceso, necesitaba un espacio centralizado donde almacenar la información para poder repetir el proceso en los nuevos centros y brindar la visibilidad que buscaba Tony.

Tony estaba listo para “dejar de almacenar la información en su cabeza” y trasladarla a un espacio donde la cantidad cada vez mayor de empleados pudiera actuar en función de ella. “Recopilamos una gran cantidad de información. Nuestro cerebro es terrible para el almacenamiento, pero es muy bueno para pensar; uno realmente comienza a desear tener otro espacio para almacenar la información a fin de poder hacer algo con ella”.

Al momento de elegir una herramienta para el trabajo, esto es lo que Tony tuvo en cuenta para la selección:

• Como CEO, ¿de qué manera puedo asegurarme de que se tengan en cuenta todos los detalles necesarios?

• ¿Cómo podemos asegurarnos de que los procesos detallados se estandaricen en los distintos centros sin errores?

• ¿Cómo podemos ahorrar tiempo al llevar a cabo los procesos recurrentes?

De la fusión mental al modus operandi

Después de usar la herramienta de forma individual, Tony implementó Asana en todo el equipo de Hack Reactor. “El disparador que provocó que estrenáramos Asana en toda la empresa fue cuando la ‘fusión mental’ dejó de funcionar. Cuando la telepatía que tienes en un pequeño grupo de personas desaparece, de repente surge una fuerte sensación de inseguridad”.

En primer lugar, tomaron la documentación detallada de los procesos clave, como el desarrollo de cursos o las instalaciones, y la pusieron a disposición de todo el personal de la empresa. Al descargar la información en Asana, Tony pudo asegurarse de que su equipo tuviera la información necesaria para hacer bien su trabajo.

También era importante que la herramienta les permitiera ser más eficientes a medida que agregaban instituciones. Por este motivo, les complacía poder usar la API de Asana.

“Hay una gran diferencia entre Asana y las demás herramientas: el acceso a la API es muy sencillo. Aunque Asana no sea perfecta para un determinado flujo de trabajo, alguien como yo, un ingeniero de software relativamente regular, puede agregar características a través de la API para crear una solución personalizada que le permita al equipo obtener más resultados”.

Después de usar la función de plantillas de Asana para copiar proyectos y procesos, el equipo de HackReactor agregó incluso más características personalizadas a través de la API y creó un programa que denominó Show Runner. “Tenemos una enorme plantilla para clases; escribimos un sistema con la API de Asana que copia todas las tareas necesarias para una nueva clase y asigna dichas tareas de forma automática. Lo que creamos en la API nos permite asignar tareas recurrentes a todas las personas apropiadas en el momento oportuno. No se pierde ningún detalle”.

Todo pasa por Asana

Ahora, el personal de Hack Reactor de más de 200 personas usa Asana para un sinfín de diversos flujos de trabajo. “Nuestros procesos de gestión pasan por Asana. Las revisiones de rendimiento pasan por Asana. Los procedimientos operativos estándar pasan por Asana. Nuestras políticas de Recursos Humanos se encuentran en Asana. Los eventos que realizamos para animar al personal también se transmiten por Asana. Todo pasa por Asana”.

• Documentación y plantillas: “Asana es útil porque permite duplicar. Creamos muchísimas plantillas en Asana. Tienes un proyecto o un proceso completo, y simplemente puedes hacer una copia, enviarlo y decir algo como ‘Hazlo exactamente así’”.

• Revisiones de desempeño: “Gracias a Asana, puedo ver dónde nos encontramos y cómo estamos progresando. Asana me permite medir mi conocimiento acerca de por quiénes debo preocuparme y con qué frecuencia debo controlarlos”.

• Reuniones individuales: “Los proyectos privados son excelentes para organizar reuniones individuales con cada uno de los miembros del equipo o para debatir diversos puntos con el equipo ejecutivo”.

• Gestión de instalaciones: “Contamos con listas de verificación para las tareas relacionadas con las operaciones y las instalaciones; las denominamos ‘Operaciones espaciales’. Tenemos una tarea en Asana para asegurarnos de que se rieguen las plantas”.

• Admisiones: “Todos los posibles estudiantes constituyen una tarea. Usamos Asana para dar seguimiento a los estudiantes a través del proceso de solicitud de ingreso a un programa”.

Realmente no podemos vivir sin Asana. Todos usan Asana en toda la empresa.”

El uso de Asana en toda la empresa fue crucial para que Hack Reactor pudiera escalar. En palabras de Tony Phillips, director general de Hack Reactor: “Redujimos los costos operativos a la mitad porque podemos desempeñarnos de forma más eficiente gracias a los procesos que desarrollamos en Asana”. Además, a medida que se reducen los costos, aumentan la experiencia de calidad en la clase y la experiencia después de la graduación. El índice de contratación de quienes se gradúan de Hack Reactor es del 98 %.