El equipo de productos de Figma redujo en un 50 % el tiempo dedicado a las reuniones gracias a Asana

Muchas empresas innovadoras como Square, GitHub, ClassPass y Asana tienen algo en común: realizan el trabajo de diseño en Figma, la primera herramienta de diseño de interfaces de usuario de nivel profesional disponible completamente en el navegador. La misión de Figma es hacer que el diseño esté a disposición de todos. Como jefe de producto y uno de los primeros empleados de Figma, la función de Badrul Farooqi es asegurarse de que los equipos de Producto e Ingeniería trabajen en las iniciativas correctas en el momento adecuado, y coordinar lanzamientos exitosos con los equipos de salida al mercado, como Ventas y Marketing.

Actualmente, la empresa tiene más de 1 millón de usuarios registrados, $82 millones en fondos y más de 100 empleados, pero cuando Badrul se unió, la compañía se veía muy diferente. El equipo era pequeño y Figma aún no se había lanzado públicamente. En ese momento, se usaba JIRA para abordar el desarrollo de productos, pero era demasiado complejo para sus flujos de trabajo y se generaban cada vez más gastos generales de gestión a medida que el equipo y el producto de Figma crecían. Los equipos necesitaban una plataforma fácil de usar que pudiera adaptarse y respaldar su lanzamiento público y todo el trabajo posterior.

Encontrar una forma más sencilla de gestionar el trabajo pendiente de desarrollo

Badrul quería encontrar una herramienta flexible y sencilla para gestionar el trabajo pendiente de los equipos de Producto e Ingeniería. Pero el panorama general también era esencial. Necesitaba conectar a los equipos interdisciplinarios de toda la empresa durante los grandes lanzamientos, cuando se necesitaba la colaboración de todos. Esto proporcionaría transparencia organizativa y generaría un compromiso mediante planes, responsabilidades y plazos claros.

Probar e implementar Asana

Badrul probó Asana por primera vez con un solo equipo, para confirmar que fuera más fácil de usar que su sistema actual. Luego, migró todo el trabajo de los equipos de Producto e Ingeniería de JIRA a Asana, y compartió capacitaciones y documentación con el equipo para probar la herramienta. Debido a la flexibilidad de Asana, los diferentes equipos podían usarla de diferentes maneras en función de sus necesidades y flujos de trabajo específicos.

Generar confianza a través de la transparencia

La visibilidad se integra en todo el trabajo de los equipos de Producto e Ingeniería a través de Asana. Cuando Figma desarrolla una nueva función, crea un documento de especificaciones del producto y, en el momento en que el equipo confirma todos estos datos, se transfiere a un proyecto de Asana. Para que esto sea más rápido, se usa una plantilla de proyecto que incluye los pasos e hitos típicos para el jefe de producto, el diseñador y los ingenieros involucrados.

El tablero del proyecto se convierte en la nueva fuente de referencias. Las tareas y los cronogramas mantienen a todos alineados, definen las responsabilidades y permiten a todos ver quién está trabajando en qué. Para lanzamientos más amplios, los equipos interdisciplinarios también gestionan las tareas y las fechas de entrega en Asana, y adjuntan archivos para compartir información sobre la estrategia y otros detalles.

A medida que avanza el trabajo, Asana se convierte en un registro detallado de acciones y debates, que proporciona un registro histórico para la organización y para cualquier persona que necesite entender por qué se tomó una decisión. Esto acelera la incorporación de los empleados, ayuda a los compañeros de equipo a pasar a nuevos roles e incluso acorta las reuniones.

Los equipos de Producto e Ingeniería pudieron reducir en un 50 % el tiempo que dedican a las reuniones de actualización, lo cual les ahorra una o dos horas cada semana, porque ya no necesitan compartir actualizaciones de estado sobre en qué están trabajando. Todo está en Asana. Ahora, las reuniones se centran en resolver problemas difíciles juntos.

El siguiente paso: ofrecer herramientas de diseño excepcionales a personas sin conocimientos de diseño

¿Qué sigue para Figma? Avanzarán en su visión de lograr que el diseño esté a disposición de más personas, que no necesariamente sean diseñadores profesionales, y ayudarlos a dar rienda suelta a su creatividad. Todos los productos, funciones y recursos para hacerlo posible se gestionarán en Asana. A medida que Figma llegue a estos nuevos mercados, deberá afrontar una nueva ola de crecimiento, pero Asana estará allí para respaldarlos.