ABUS lleva las cosas a otro nivel con Asana

Con 27 000 clientes y 500 000 usuarios diarios, ABUS Kransysteme es uno de los fabricantes europeos más importantes de sistemas de grúas para interiores, como los que se utilizan en las fábricas. Fundada en 1965 en Gummersbach, Renania del Norte-Westfalia, la empresa familiar ahora emplea a más de 1100 personas en sus plantas de producción y en su red internacional de ventas y servicio. Los sistemas de grúas y polipastos de ABUS están diseñados con precisión para naves industriales y de fábricas y pueden levantar cargas de hasta 120 toneladas. Los clientes de todo el mundo provienen de las industrias de procesamiento de acero, automotriz y de construcción naval, entre otras. Además de fabricar e instalar los sistemas de elevación y transporte, la empresa ofrece servicios integrales de asesoramiento y montaje.

Como empresa familiar, ABUS se caracteriza por una estrategia continua y una orientación constante al cliente. Esto también significa que la empresa evoluciona constantemente y se adapta a los nuevos requisitos del mercado. Por ejemplo, mediante la digitalización y la optimización de los flujos de trabajo. Asana ha desempeñado un papel importante en esto.

El objetivo: más transparencia en las operaciones diarias

El proyecto de digitalización se inició a raíz de la necesidad del departamento de Recursos Humanos de aportar más transparencia a los procesos complejos y de trabajar de manera más eficiente. En ABUS, muchas tareas confluyen en la gestión de Recursos Humanos, como la creación de certificados, la contratación e incorporación de nuevo personal, el desarrollo de los empleados y la gestión del tiempo. Si bien el equipo pudo usar soluciones de software especiales para esto, no había una herramienta que combinara todos los procesos de Recursos Humanos en un solo lugar.

“Trabajamos con varias soluciones aisladas”, recuerda Rainer Bühne, accionista de ABUS y fundador y director general de la consultora Keravonos, especializada en apoyar a las empresas en su transformación digital. “Estas soluciones podían manejar tareas individuales, pero no estaban orientadas a los flujos de trabajo. Como resultado, el departamento de Recursos Humanos tenía poca visión general de la etapa en la que se encontraban los proyectos individuales. Muchos procesos todavía se realizaban en papel; era difícil hacer un seguimiento de qué documento estaba actualmente en qué escritorio”. Esto generaba confusión y retrasos innecesarios.

Una plataforma reúne una amplia variedad de flujos de trabajo

Se necesitaba una mejor herramienta que permitiera al Equipo de Recursos Humanos consolidar y organizar sus numerosos flujos de trabajo en una sola plataforma. Como Rainer Bühne ya había trabajado con Asana en un puesto anterior en Viessmann, especialista en soluciones climáticas y energéticas, la decisión de usar la plataforma de gestión del trabajo fue fácil.

ABUS comenzó a adoptar Asana en 2022, inicialmente como una oferta para los diez empleados del departamento de Recursos Humanos. En la fase inicial, su uso se centró en tres procesos típicos: la incorporación de personal nuevo, la contratación de trabajadores temporales y la capacitación y formación adicional de los especialistas existentes. Keravonos y ABUS ya habían analizado, optimizado y simplificado muchos flujos de trabajo como parte de un proyecto de transformación general, por lo que fue fácil mapear digitalmente estos procesos en Asana.

Debíamos dejar de gestionar el trabajo con papel en los escritorios. Con Asana, pudimos crear transparencia en nuestro trabajo diario.”

Lo que ABUS valoró especialmente fue la flexibilidad con la que Asana podía adaptarse a diferentes requisitos. “Nuestras antiguas herramientas de Recursos Humanos eran muy rígidas y sus funcionalidades a menudo no se ajustaban a nuestros procesos. Con Asana, tenemos la libertad de crear procesos en la plataforma exactamente como los queremos. Ni siquiera tenemos que molestar al departamento de TI para eso”, explicó un encantado Rainer Bühne.

Rápida expansión en toda la organización

El personal de Recursos Humanos ahora usa Asana para organizar todo su trabajo diario, asignar tareas y gestionar responsabilidades, pero también como una herramienta de colaboración digital para facilitar la cooperación con otros departamentos. De los diez empleados iniciales, el uso se expandió rápidamente a otras áreas, como la gestión de instalaciones, el marketing y la producción. ABUS ahora tiene 360 usuarios de Asana y se espera que se unan más.

Keravonos creó un conjunto de materiales de capacitación para presentar el sistema a los nuevos usuarios. Debido a que gran parte de Asana se explica por sí misma, la capacitación básica para principiantes solo toma alrededor de tres horas. Mientras tanto, sin embargo, ABUS también está capacitando a usuarios avanzados para aliviar parte de la presión del Equipo de Asistencia. El objetivo es que cada división de la empresa tenga un usuario avanzado que conozca en detalle las funciones de Asana Advanced y pueda, por ejemplo, crear reglas de automatización, Formularios o portafolios de proyectos por su cuenta.

Recursos Humanos es el eje central porque este departamento se ocupa de todas las áreas. A partir de allí, Asana se difundió de forma natural muy rápidamente.”

Hasta ahora, la implementación ha estado fuertemente impulsada por los flujos de trabajo diarios y las necesidades de cada Equipo. Con Asana, ABUS ha respaldado la digitalización en toda la empresa y ha optimizado innumerables procesos que antes eran analógicos. Para muchos empleados, Asana es la interfaz principal para la gestión diaria de sus propias tareas y listas de pendientes, la colaboración en proyectos, la colaboración entre departamentos y la vinculación de este trabajo con los objetivos de la empresa.

Entre todos los usuarios, ya se han registrado alrededor de 115 000 tareas individuales en Asana. Ahora ABUS quiere llevar su uso a otro nivel y también mapear proyectos complejos, por ejemplo, en el desarrollo de grúas. Los empleados de producción ya pueden enviar y editar propuestas para procesos de mejora continua directamente en Asana; así es como ABUS quiere crear más transparencia en el proceso de desarrollo de productos. También son concebibles casos de uso en la planificación de recursos e implementación.

El resultado: un notable ahorro de tiempo

Rainer Bühne espera nuevos beneficios del uso ampliado de Asana. Solo en el departamento de Recursos Humanos, Asana ya ha generado un ahorro de tiempo cuantificable gracias a una gestión del trabajo más sencilla. Por ejemplo, el plazo de ejecución de las solicitudes rutinarias, como los anuncios de empleo o las extensiones de contrato, se redujo de cuatro semanas a unos pocos días. Gracias a la Integración con el generador de referencias existente, los supervisores pueden coordinar las evaluaciones de los empleados directamente en Asana, lo que también ahorra tiempo. Con el proceso de contratación recientemente optimizado en Asana, ABUS también pudo contratar a muchos más nuevos talentos en doce meses que antes.

La mayor transparencia también le permite al departamento de Recursos Humanos actuar de manera más estratégica y proactiva. Dado que ABUS pronto celebrará su 60.º aniversario, algunos empleados se jubilarán en los próximos años. Para cubrir las vacantes de manera proactiva, ya se está elaborando la planificación de la sucesión con Asana.

Y como el Equipo de Recursos Humanos puede responder a las solicitudes mucho más rápido gracias a Asana, su popularidad también ha aumentado: otros departamentos buscan proactivamente la colaboración.

En general, según Rainer Bühne, toda la empresa se ha beneficiado:

Hemos logrado un alto nivel de automatización con Asana. Acortamos los ciclos de comentarios, eliminamos los errores manuales y quitamos los cuellos de botella. La herramienta ya ha aportado un valor agregado fantástico y estamos ansiosos por ver qué más podemos lograr.”