85%《財星》百大企業選擇使用 Asana¹
沒有合適的資源，計劃就無法成功。 沒有人比 Asana 策略與營運部門的專案管理處主管 Rita Khayat 更瞭解這一點。 Khayat 負責確保關鍵業務目標進展順利，具體做法是在正確的時機將正確的資源配置給最重要的工作。
Khayat 的團隊負責 CIO 組織內的四個主要業務領域：
策略規劃與執行
計劃與專案管理
營運和變更管理
領導與組織發展
資源管理對這些領域中的每一個都至關重要。 Khayat 表示：「我們必須履行承諾。」 透過仔細規劃預算和團隊工作量，她的團隊能夠持續實現目標並執行公司的計劃。
以下說明他們如何辦到。
瞭解團隊工作量的可視度
根據 Khayat 的說法，Asana 的最大優勢之一是工作量規劃。 此功能讓她能夠掌握跨專案的團隊能力及資源，從而確保團隊擁有足夠的預算和人員，有信心實現其藍圖。 Khayat 指出：「優先順序和時機可能會發生變化，因此需要重新分配資源。 「這凸顯了維持關鍵專案間可視度的重要性。」
藉助工作量規劃，領導者可以展望未來，瞭解團隊的工作內容，然後根據角色的工作量分配未來幾個月的工作。 您可以查看人員正在進行的專案、這些專案所佔的時間比例，以及誰可能被過度分配。 當需要變更時，領導者可以輕鬆地轉移工作、延長時程並調整資源。
工作量規劃讓像 Khayat 這樣的領導者能夠掌握整體情況。 與此同時，更專業的團隊主管仍能查看團隊工作量的詳細資訊，以及每個人正在進行的工作。 例如，Khayat 的團隊有一個涵蓋整個部門的整體檢視，以及針對每個團隊的更具體檢視。
Khayat 解釋道：「每個角色都需要不同的功能。 「Asana 能有效地滿足這兩種需求。」
確保為高優先順序的專案配置適當的人員
優先順序的安排對於 Khayat 的團隊至關重要。 她觀察到：「許多專案的需求量都很大。」 「我們處理來自整個組織各個業務職能部門的請求，涵蓋所有層級。」 面對如此龐大的請求量，她的團隊需要一個以資料為基礎的系統，以瞭解哪些事項重要、公司應投資哪些事項，以及哪些事項可以降低優先順序。
她的團隊使用三個關鍵功能來有效地排定優先順序：
一起來深入瞭解每一種功能。
瞭解 Asana 的實際運作
藉助 Asana，營運團隊可以在一處位置連結工作、將流程標準化並將工作流程自動化。
1. 利用表單評估請求的規模
Khayat 的團隊使用接收表單將請求流程標準化。 Asana Business 版計劃管理主管兼 Khayat 團隊成員 Jana Beiswenger 表示：「表單可讓您將非結構化資料轉化為結構化資料。」 這讓他們能夠提前獲得所需資訊，以便她的團隊根據客觀標準評估和衡量新專案。
Khayat 表示：「我們要求請求者提供其請求的理由，詳細說明對組織的預期影響，並描述其將如何有助於實現公司目標。」 一旦她的團隊獲得這些資訊，就可以開始評估流程，以正確地評估每個請求的規模。 這有助於他們確定 1) 請求將需要哪些資源，以及 2) 它將對業務產生哪些影響，例如產生特定數額的年度經常性收入。 在此基礎上，團隊可以在其更宏大的藍圖中為每個請求排定優先順序。
2. 使用專案集追蹤藍圖
Khayat 為每個團隊都建立了一個藍圖專案集，以便追蹤他們正在進行的每個關鍵計劃。 這讓她能夠掌握跨專案的整體概況，從而獲得所需資訊，以便在正確的時機優先安排正確的資源。 她的團隊使用自訂欄位來一目了然地擷取資訊，例如專案的優先順序、投入量，以及某項計劃是否為「大石頭」(即藍圖上需要大量資源的重要項目)。
Khayat 解釋道：「當我檢視我的藍圖專案集時，我可以立即識別出哪些計劃是『大石頭』、哪些是長期專案、哪些是快速獲勝的專案等。」 此資訊對於有效分配人員和資源至關重要。 例如，這讓 Khayat 的團隊能夠先從「大石頭」著手，然後再處理「速贏」。 Khayat 表示：「這種分類方式大大釐清了我們應該如何管理工作量。」
3. 排定專案中任務的優先順序
在每個專案中，主管還需要為個別任務排定優先順序，以確保團隊資源得到有效利用。 Asana 的資料系統和整合主管 Jorge Zuniga 在他的團隊中使用了類似的標記系統，以便在專案層級上分配資源。 自訂欄位可讓他們一目了然地查看關鍵詳細資料，例如：
任務優先順序
投入量
預估小時數
請求類型
任務狀態 (擱置、進行中、待辦事項、待辦項目等)
以及更多
這有助於 Zuniga 的團隊排定最重要的任務的優先順序。 這也讓他們在有額外時間時，能夠處理優先順序較低的支援單。 Zuniga 表示：「在衝刺規劃期間，我們會為每個項目標記優先順序。」 「優先順序較低的任務會放在『待辦事項』區段，當大家有額外的工作量時，就可以選擇這些任務。」
追蹤各項計劃的花費時間
準確的時間追蹤資料對於讓專案按時程進行至關重要。 Zuniga 的團隊會精確追蹤他們在每個任務上花費的時數，以便與最初的時間軸預估進行比較，瞭解是否超出或低於預算。 Zuniga 表示：「在衝刺規劃期間，我們會計算預估時數，然後每個人都會新增他們的實際時數。」 這些數字接著會自動匯入工作量規劃報告中，Zuniga 可以透過該報告即時查看團隊成員在各個專案中花費的時數。 因此，他可以協助團隊重新分配任務，以確保沒有人被過度使用或工作過度。
Zuniga 表示：「當我注意到某人被過度分配時，我需要瞭解原因。」 「Asana 報告讓我能夠確切瞭解他們如何運用時間。 例如，我可以查看承包商在一個月內已完成的所有支援聯絡單，並瞭解哪一張聯絡單花費的時間比預期更長。」
擁有這些準確的時間追蹤資料提高了 Zuniga 團隊的整體效率，從管理承包商的工作時數到幫助員工避免因情境切換而浪費時間 (在不同任務之間切換注意力)，研究顯示，這可能會耗費多達 40% 的生產時間。
「藉助 Asana，團隊變得非常高效。」Zuniga 表示。 「有了五名全職員工，我們就能輕鬆完成 12 名員工的工作。」
讓您的資源發揮作用
確保組織各個層級的關鍵業務工作都有適當的人員配置。
讓您的資源發揮作用
透過在單一平台中擷取所有工作資料，Asana 的營運和 PMO 團隊可以全面瞭解業務優先事項以及團隊如何分配時間。 因此，領導者每次都能為他們最重要的工作配備人員。
瞭解您的團隊如何確保組織各個層級的關鍵業務工作都有適當的資源配置。
瞭解 Asana 的實際運作
藉助 Asana，營運團隊可以在一處位置連結工作、將流程標準化並將工作流程自動化。
