loanDepot 藉助 Asana 引領抵押貸款行業的轉變

loanDepot 透過其數位貸款平台徹底改變了抵押貸款行業，自 2010 年推出以來，為新房和再融資抵押貸款提供了超過 5,000 億美元的資金，並幫助數百萬客戶實現其財務和房屋所有權目標。

LoanDepot 人力資源技術與薪資團隊為美國 200 多家當地分支機構的約 5,000 名 LoanDepot 員工提供服務。該團隊簡化了人力資源工作流程，為人力資源業務合作夥伴提供支持，並幫助公司駕馭複雜的業務轉型，例如在 2021 年上市以及因 2022 年市場變化而重新設計組織架構。

該團隊使用 Asana 來簡化人力資源流程，並以安全且合規的方式為員工提供快速的資訊存取。透過更順暢的營運，人力資源人員可以專注於支援員工，而無需追蹤資料或執行手動工作。LoanDepot 團隊使用 Asana 作為中央工作空間，在招聘、福利、薪資、IT、法規遵循和領導層之間進行跨職能協作，透過這些有助提高效率的方法，人力資源部門得以完成越來越多的專案和稽核，並以明確且充滿信心的方式實施複雜的人員配置變更。

符合 SOX 規範的文件與資訊儲存

人力資源技術與薪資團隊此前只能將工作分散於許多不同的專案管理工具中。他們決定將工作集中到一個平台上，而且選擇了 Asana，因為它易於使用且高度可自訂，可為多個團隊及其工作流程提供服務。

人力資源技術與薪資副總裁 Mike Wartenberg 也重視 Asana 為領導層和跨職能合作夥伴提供時間軸和相依性高階檢視的能力，以及為 SOX 合規性提供稽核和安全性的可視度。Mike 表示：「作為一家上市公司，我們需要展示我們的合規性核准鏈。Asana 幫助我們辦到了。」KPMG 核准了 loanDepot 透過 Azure 使用 Asana 進行單一登入的方式，從而獲得額外的驗證和安全層級。

透過協調的人力資源團隊，使 loanDepot 得到轉型

如今，loanDepot 的人力資源計劃在 Asana 中集中管理，具有自動化、易於存取的資訊和明確的步驟，可確保流程正確執行，所有這些都有助於人力資源部門員工節省時間，從而將其精力從手動工作轉移到策略性工作。

人力資源技術團隊：自助式人力資源請求管理

人力資源技術團隊負責監督許多平台和系統，包括 Asana 和 Workday (loanDepot 的核心人力資源系統)，他們使用 Asana 管理專案部署，以便用於人力資源請求和核准的自助式服務工作流程。在使用 Asana 之前，團隊依賴於電子郵件和口頭核准。如今，他們擁有自助式服務流程，供經理為其團隊提交工作變更並請求人員配額，以及供員工更新人力資源系統中的資訊，例如福利資訊。

Asana 專案充當工作空間，安全性、招聘和薪資等跨職能團隊可以在此接收和完成接踵而來的請求。每個請求都有一個對應的 Asana 任務，該任務根據不同團隊的工作流程從不同的範本中建立。從新加入到進行中到完成，各項請求皆在專案看板中推進。

領導層對所有不斷變動的人力資源請求具有高層次的可視度。人力資源技術經理 Dysiree Villalvazo 表示：「我們能夠在 Asana 中更快地完成專案，而無需有人全職負責管理專案。」

用於稽核的 Asana

IoanDepot 上市後，其稽核頻率增加並變得更加全面。Asana 透過儲存由誰完成任務、於何時完成以及如何完成的歷史記錄，協助團隊回應稽核。

例如，當 Dysiree 在 Workday 中設定新的安全性群組時，她會前往該請求的 Asana 任務，擷取任務中的所有備註、上傳螢幕擷取畫面並指派子任務。該任務顯示由哪位隊友完成核准、設定、生產等的追蹤記錄。之後，如果稽核請求有關該安全群組的資訊，Dysiree 可以使用 Asana 的進階搜尋功能找到任務並快速回答問題。

人力資源營運團隊：實施高優先順序專案

人力資源營運團隊使用 Asana 管理高優先順序的營運，例如人員配置變更，以及員工到職、合規性測試和組織 Evergreen 員工資源等日常流程。

人力資源營運團隊使用 Asana 專案來規劃和內部調整團隊，包括業務領導層、企業公關、人力資源業務合作夥伴以及第三方諮詢公司。該團隊在 Asana 中設計了一個端到端流程，其中包括與員工溝通的步驟，以及在 Workday 中追蹤與薪資、IT 系統存取權限和資料更新相關的變更。

人力資源營運總監 David Magana 表示：「我們需要一個可追蹤、有據可查的人力資源專案流程，為不同的經理和員工提供諸多依存項和步驟，並需要確認員工已收到正確的訊息，以及我們是否正在按照計劃推進。我們決定 Asana 就是適合這項工作的工具。」

在 Asana 中進行排序和自動化，以便及時與員工溝通

為了傳達人力資源變更，每位關聯的員工都有一個對應的 Asana 任務，該任務記錄了溝通即將發生的變更所需的所有獨特資訊。這些變更會透過由子任務所代表的一系列步驟進行追蹤，並指派給人力資源部員工。當序列中的步驟 1 被標記為完成時 (例如，與員工目前的經理的對話)，Asana 規則會自動將步驟 2 指派給下一位負責的人力資源團隊成員，依此類推。這些步驟觸發了薪資和 IT 部門的行動，同時策略性地在公司範圍進行逐級溝通。

在 Asana 中組織所有變更資訊有助於減輕回應的負擔，因為人力資源團隊成員可以查看員工的任務、瞭解員工情況的複雜性，並在無需挖掘資訊的情況下即時提供一對一支援。David 表示：「在 Asana 中實施此流程有助於我們節省人力溝通的時間，並確保我們從員工關係和法規遵循的角度盡可能地處理變更。」

為領導層提供變更管理監督，並同步人力資源團隊

計劃的不同階段由不同的 Asana 專案表示，這些專案都與主要專案集和儀表板相連。領導階層可查看跨部門實施的進度，並在每位員工任務的自訂欄位中擷取重要資料，以及資訊、溝通和進度。

使用自動化通知的明確步驟順序，有助於人力資源團隊以協調的方式實施變更。David 表示：「在我們之前的流程中，溝通狀態、通知人力資源團隊何時執行任務等原本可能需要幾個小時才能完成的工作，現在可以立即完成。由於完成狀態就在 Asana 中，我們不必手動追蹤，而且我們清楚知道要向不同團隊報告什麼，並及時遵守營運規則。」

賦予人力資源部員工為員工服務的能力

loanDepot 計劃使用 Asana 將更多人力資源工作流程自動化，建立額外的自助服務流程，並將 Asana 與 loanDepot 的核心人力資源系統整合。人力資源技術薪資團隊將繼續支援人力資源業務合作夥伴，在 Asana 中探索新的效率和最佳化，努力建立順暢的基礎架構，以幫助人力資源員工更好地為 loanDepot 員工提供服務，從而為追求房屋所有權夢想的更多消費者提供服務。