KW Automotive 透過 Asana 加速全球成長

重點摘要

挑戰

• 孤立的團隊和分散的工具導致專案延誤、造成混亂，並妨礙了當責。

• 員工需要在電子郵件、Teams 和通話中「四處尋找資訊」，這佔用了本應用於策略性工作的時間。

• 擴展「按訂單生產」的業務需要精準度和敏捷度，而單靠傳統的工作流程根本無法做到這一點。

解決方案

• Asana 成為單一事實來源，將全球所有部門和專案整合在一起。

• 集中式工作管理簡化了協作，同時也為領導層提供了可視度，並促成了以資料為基礎的決策。

• Asana 的導入消除了手動、重複的工作，並實現了流程標準化，同時又不會犧牲彈性。

成果

• 明晰（度）：在整個公司範圍內，任務、職責和專案優先順序都非常明晰。

• 效率：花費在協調上的時間大幅縮短，因為員工現在可以專注於創新和建立核心價值。

• 彈性： Asana 使 KW 能夠在沒有營運瓶頸的情況下滿足客戶的個別需求。

• 參與度：內部團隊更有目標感，受到目標感的激勵，並為未來的成長做好準備。

最大的優勢在於，我可以在一個應用程式中找到我們所有的工作內容和資訊。 我可以查看每個團隊的工作負荷，確定誰負責哪些工作，而且我們可以透過 Asana 的自動化和 AI 來去除手動作業。 我們比以往任何時候都更有效率、更有動力。”

適用於研發和製造的 Asana

在一個以客製化、按訂單生產為主的世界中，提升精準度並推動全球成長

KW Automotive 每天最多生產 500 套不同的客製化懸吊系統套件，每套套件最多包含 19 萬個零件和 85 個生產步驟。

在使用 Asana 之前，由於缺乏透明度，且溝通有時不夠順暢，導致團隊不堪重負，有時甚至使交付速度變得極為緩慢。 現在，Asana 促進了研發、生產和物流團隊之間的協作，讓每個人都能即時掌握專案、瓶頸和客戶期限的情況。

藉助 Asana，領導層可以在 250 多個正在進行的專案中確定優先順序，高效率地重新分配資源，並維持 KW 客戶對這家全球領導者所期望的品質。

Asana 還使 KW 的全球子公司能夠透過「單一事實來源」開展工作，確保在業務擴張的同時實現協調一致的成長和標準化。

高階使用案例影響/結果：

• 即時專案可視度能夠減少生產延遲。

• 跨團隊協調成功地打破了研發、製造和設計團隊之間的訊息孤島。

• 依優先順序排列的專案管道讓團隊保持專注，並隨時準備好根據客戶需求進行調整。

如果操作不夠精確，就永遠無法獲得精確的產品。 Asana 讓我們擁有明晰（度），能夠協調團隊，並兌現我們的承諾：每一次，每一套工具包。”

用於專案管理和組織敏捷性的 Asana

從手動流程到卓越自動化：將 KW 方式標準化

隨著 KW Automotive 迅速擴張，公司面臨著不斷增加的專案，以及跨部門、子公司和全球團隊的複雜性急劇增加的挑戰。 資訊散落於電子郵件、團隊、電話通話和會議中。 

因此，員工花在追蹤最新資訊和職責上的時間，比花在策略性工作上的時間還要多。

Asana 成為了應對這些挑戰的解決方案，使組織能夠將所有工作、溝通和流程整合到一個透明的單一系統中。

藉助 Asana，KW Automotive 重新定義了內部工作流程，針對每個專案清楚說明了人、事、時。 

現在，流程不再依賴於未經記錄的非正式知識，而是在 Asana 中得到系統性的定義和記錄，全球每一位團隊成員都能存取這些流程。 

自動化功能 (包括由 AI 驅動的規則和工作流程) 透過消除重複的手動任務、自動化交接，以及讓每位員工都能清楚掌握自己的工作量和進度，從而提高效率。

主要優勢：

• 有目的的工作和更高的動力：團隊獲得了組織、可視化和最佳化工作的權能。 現在，員工渴望深入瞭解流程並確定最佳作法。

• 更智慧的協調：工作流程在各團隊和部門之間得到清晰規劃，因此所有參與者都能根據相同的資料和目標進行工作，從而打破孤島。

• 明晰（度）和當責：領導和員工能夠即時掌握任務狀態、專案進度和職責，從而加快執行速度並實現策略性的資源重新配置。

• 標準化且可擴展：流程可根據成長情況進行擴展，具有彈性以因應自訂需求，並持續進行最佳化，以支持 KW 不斷改進的企業文化。

• 由人工智慧驅動的未來：由於所有工作都集中在一處，Asana 中內建的人工智慧和自動化功能就像真正的隊友一樣發揮作用：彙整狀態、觸發交接事項，並實現更加智慧的營運。

Asana 是我們的資料庫：我們所做的一切，我們的所有工作，都在 Asana 中進行管理。 透過內建的自動化和 AI 功能，我們提高了效率，並去除了手動作業。 每個人都能就我們最宏大的目標保持一致，並維持動力。”

KW Automotive 透過 AI 隊友重新塑造完成複雜、高價值工作的方式

KW Automotive 成功部署了 AI 隊友，用於處理遠超出簡單自動化範圍的複雜、高價值工作。 他們的績效行銷團隊使用「分析師」AI 隊友，將行銷活動資料轉換為可分享的報告。這個流程不僅能為每份報告節省 2 至 3 個小時，還能透過關聯整個 Asana 專案中的資料，主動提供新的深入解析。 他們的 IT 和客戶支援團隊正在運用 AI 隊友來管理和解決技術性的多語言支援支援單。他們發現，AI 隊友能夠進行深入且細緻的研究，其能力「遠遠超越」先前的工具，並且能夠提供比忙碌的人類專家更高品質的答案。 KW Automotive 的願景是擴展這支數位勞動力隊伍，用現代化的對話式 AI 取代靜態的表單，為員工和客戶打造真正無縫的支援體驗。

我們的 Business 版依賴於複雜的專業知識來運作，而我們的策略是直接在 Asana 中利用 AI，因為機構知識已經儲存在 Asana 中。 AI 隊友代表了一個策略性的飛躍，使我們能夠建立「數位同事」，來處理細微差異、多語言支援以及以前需要數週時間的深入研究。 這不僅僅是自動化；這是一種可擴展且安全的方式，能夠解鎖我們的營運資料、產生關鍵的 Business 版深入解析，並讓我們的人工專家能夠專注於最具價值的工作。”

KW Automotive 和 Asana 接下來的計劃

隨著 Asana 的核心流程現已完全嵌入，KW Automotive 正在推出 Asana 更進階的 AI 驅動自動化功能，將該平台擴展至其位於全球各地的子公司，並繼續推進永久淘汰內部電子郵件的目標。 

下一階段將專注於利用資料來做出更明智的決策、進行流程創新，並為客戶提供更大的價值。 所有這些都集中在一個強大的系統中：Asana。