作為一家全球性科技公司，HRS 專注於持續創新和不斷提高效率。 該公司與跨國企業、商務旅客及飯店合作夥伴合作，重新定義企業的工作、住宿及付款方式。 其業務領域相應地被命名為 Stay、Work 和 Pay。 HRS 平台支援採購、預訂和成本分析等功能；它可透過程式設計介面直接連接至大客戶的 ERP 系統、其支付系統、差旅費用報帳等。

為了透過客製化整合，為新的企業客戶打造如此順暢的使用者體驗，初始上線階段可能需要數週的時間。 客戶需求由專屬的客戶交付員工實施。 在此過程中，需要同時完成許多實施專案，來自付款與結算、銷售、內容及技術領域的專家們需要攜手合作，這是一項複雜的任務。

Asana 作為日常工作工具

自 2022 年年中以來，HRS Group 將 Asana Enterprise 作為日常工作工具，以有針對性地推進眾多客戶專案。 為了實現以客戶為中心的企業價值，Asana 應該協助 HRS 團隊更順利、更有效地執行任務。 其中，專案的數量與複雜性，以及其眾多的介面，是一項特別的挑戰。

「我們迫切需要一個專業的工作管理解決方案，能夠促進更好的協作，提供對專案組合的持續概覽，而且還要易於使用。」HRS 全球客戶交付總監 Francis Berrie 解釋道。 「我們再也無法依賴 Excel 試算表和手動流程。 而我們可以使用的現有專案管理工具根本不方便使用。」

客戶交付團隊與 CIO Jochen Jaser 共同制定了對新解決方案的要求：其中包括能夠清晰呈現和管理內部及外部大型專案中的所有工作，為重複性流程定義統一的範本，以及與他人分享專案進度和里程碑。

他們很快就選擇了 Asana Enterprise。 該平台不僅以其滿足所有要求的功能性令人信服，而且其符合資料保護規定的資料儲存方式以及直觀的使用者介面也令人滿意。 全球客戶交付主管 Justyna Kobierska 如此描述：「Asana 將商業和專業視角融為一體。 作為主管，我可以在專案集中即時查看所有專案的狀態，並向董事會展示已取得的成果。 同時，Asana 也支援團隊內部簡單、輕鬆的工作方式，這與 HRS 相符。 我們也希望在工作中感到愉快。」

Asana 將商業與專業視角融為一體。 它支援簡單且高效率的工作方式。

Justyna Kobierska

全球客戶交付主管

全速導入

Asana 的引進始於 2022 年 2 月，並在短短兩個月的時間內完成。 HRS 與 Asana 實施合作夥伴 Bridgeflow 合作，成立了一個由八位進階使用者組成的 Champions Hub。這些使用者在 Asana 中建立了首批 HRS 專屬工作流程，在研討會中交流經驗，並作為推廣者，將所學知識傳授給各個使用者群組。 這些 Asana 推廣大使仍可隨時回答問題；新進員工也可參加線上培訓課程。 Francis Berrie 表示：「最重要的不是如何使用 Asana 中的個別功能，因為這些功能通常很容易理解。」 「相反，我們向新團隊成員展示我們的工作方式，以及我們在 HRS 如何從 Asana 中獲得最大效益。」

最初，核心使用者主要是客戶交付和客戶成功部門的員工。 其他熱情的使用者很快就加入了，其中包括採購部門、人力資源部門、IT 部門和行銷部門。 目前，HRS 在總共 104 個團隊中有 310 位使用者和 30 位訪客。 目標是讓更多員工很快就能使用 Asana。

讓商業生活更美好

在過去三個月內，HRS 在 Asana 中建立了近 48,000 個任務和 500 多個專案，並完成了 246,000 個核心動作。 Justyna Kobierska 等使用者每天都在桌面版和行動應用程式上使用此工具：「多虧有 Asana，我可以更輕鬆地管理整個專案組合。 我可以一目了然地看到哪裡有障礙、哪裡需要採取行動，以及哪裡可以優化流程。」 Asana 中隨時更新的詳細資訊也有助於她縮短定期專案會議的時間，並加快每週向管理層報告的速度。

客戶交付員工使用 Asana 來追蹤所有任務及其截止日期、規劃日常工作，並更輕鬆地彼此溝通。 針對新大客戶的引導，有標準化但可個人化調整的範本，因此無需每次都重新設計。 整體而言，專案管理更加順利，若有改進建議，也會立即記錄在 Asana 中。

「我們已經實現了真正有條理的工作方式。」Francis Berrie 很高興地說。 「使用 Asana，將人們聚集在各種不同的專案中，並取得共同成功，變得非常簡單。 我們建立了統一的內部標準，並廢除了孤島式解決方案。 這也有助於加強跨部門的協作。」

從專案集概覽中，我們可以將每個專案一直到任務層級都進行細分，不僅能讓流程完全可追蹤，而且還能持續改進。

Francis Berrie

全球客戶交付總監

透過 Asana 中的時間軸檢視，HRS 現在也開始針對進行中和計劃中的專案，優化一些團隊的產能規劃。

HRS 節省了大約三個月的時間

多虧有 Asana，HRS 的工作效率顯著提高。 僅使用評論功能，HRS 每年估計可節省 42 個工作日；專案範本和搜尋功能可再節省 17 個工作日。 會議時間明顯縮短，因為所有與會者都已經了解其專案的最新進展。 總體而言，節省的時間可推算為約 13 週。

在不久的將來，HRS 還有許多與 Asana 相關的計畫。 一方面，Stay、Work 和 Pay 這三個領域的客戶交付員工將更緊密地合作，為客戶提供完全整合的入門體驗。 這種整合也應該反映在 Asana 中的工作流程上；快速成長的團隊希望共同制定新的最佳做法。 另一方面，HRS 計劃積極利用 Asana 的全面專案管理功能，進一步發展其員工的專案管理技能。 敏捷專案管理的測試也已經在進行中。

這個工具充滿活力。 我們不斷學習，因為我們公司的每一位新 Asana 使用者都會帶來新的想法。

Francis Berrie

全球客戶交付總監

使用者數量也持續成長：銷售和客戶服務部門已經表示有興趣實施 Asana。 此外，除了目前與 Jira、Zoom、Teams 和 Sharepoint 的介面外，還將新增 CRM 整合和票證系統。 「我們希望充分利用 Asana 提供的所有功能。」Jochen Jaser 解釋道。 「這個工具最終也能幫助我們更快推動數位化。 在 HRS，持續變革是我們的 DNA 之一。」