徹底改變 Children's Health 的行銷營運

2022 年，Children's Health 成立了行銷營運團隊，透過多元化的行銷策略擴大其觸及範圍並提升其聲譽。 不過，團隊面臨著營運挑戰：

• 分散的工作流程：由於有超過九個獨立的專案和支援單系統，團隊彼此孤立，流程也不一致。

• 協作效率低下：工具互不連結，導致流程耗時且經常出現溝通不良，從而拖慢具高影響力計劃的進度。

為了應對這些挑戰，行銷營運團隊選擇在 2023 年 1 月轉用協作管理工具。 他們的目標是：

• 集中管理工作： Asana 將作為單一事實來源，提高可視度，減少部門範圍會議的需求，並簡化工作流程。

• 將流程標準化：一致的專案管理架構使跨部門的團隊保持一致，並明確優先順序。

• 實現可擴展性：透過節省時間並集中資源，團隊可以優先處理高影響力的計劃，協助組織觸及更多患者家屬並實現關鍵目標。

在短短 16 個月內，Children's Health 成功在行銷與溝通部門推出協作管理，改變了團隊的工作方式，並調整了投入量的優先順序。 團隊對 Asana 的創新使用為他們贏得了 Marketing Visionary Work Innovation Award ，這證明了他們有能力擴大投入量，同時加強對家庭和社群的影響。

在 Children's Health，行銷和溝通作為我們組織的連結，發揮著關鍵作用。 透過在 Asana 中集中我們的行銷投入量，我們簡化了協作，並為我們所服務的患者及其家屬提供有意義的成果。

執行副總裁兼行銷與溝通長 Fernand Fernandez

簡化策略規劃，以獲得更好的成果 

在採用協作管理之前，行銷部門依賴簡報、文件和試算表來管理策略規劃。 藉由轉換至 Asana，團隊將其規劃流程集中化、自動化工作流程，並建立了更一致的系統。

集中式規劃實現步調一致

• 策略計劃在 Asana 中作為專屬專案建立，從而為所有規劃工作建立一個集中式中心。

• 行銷部門的所有團隊都在同一個策略計劃中運作，從而提高了透明度，讓行銷部門以外的團隊也能隨時掌握最新資訊，並且不再需要單獨的文件或工具。

• 透過將規劃流程標準化，團隊可確保各工作流程的一致性，並避免遺漏工作的任何細節。 

• 運用跨專案歸屬功能，使用者可以將單一任務納入多個專案，團隊可以將策略計劃中的任務連結至創意佇列，從而在一處追蹤所有行銷活動資產。

提升專注度可帶來可衡量的影響

• 即時儀表板讓團隊和負責人可視化瞭解工作負荷和專案進度，從而改善資源配置，並有助於及早辨識阻礙，以確保策略專案進展順利。

• 透過將規劃流程自動化並消除效率低下的情況，行銷團隊得以減少工作量，從而專注於高優先順序的計劃，實現其 2023 年的目標，將 80% 的時間投入於策略性工作。

透過簡化的行銷活動管理實現成果

行銷與溝通部門透過電子郵件行銷活動、有針對性的數位策略和多媒體內容等計劃，在提升組織的全國聲譽方面發揮關鍵作用。 

先前，跨孤立工具管理大量行銷活動會導致效率低下、溝通不良和延誤。 透過在 Asana 中集中管理工作，這些挑戰得以解決，從而改善協作、維持可視度並加速取得成果。

統一工作可加快行銷活動時間軸

• 所有行銷活動都在單一平台中進行追蹤，從頭到尾集中管理行銷活動。

• 跨職能團隊和外部代理商合作夥伴在共享專案中工作，從而減少誤解並改善協調。

• 儀表板和專案集檢視提供團隊工作負荷的即時可視度，確保專案進度正常，且能夠在期限內完成。

• 標準化的行銷活動工作流程可加快創意資產的規劃和執行，從而提高上市速度並推動高品質的輸出。

協作工具改善跨團隊的一致性

• 即時更新和自動化使團隊能夠將更多時間專注於規劃創新的行銷活動，而非追蹤更新。

• 由於 Asana 的報告儀表板可更快提供深入解析並簡化衡量流程，因此報告行銷活動成果的時間減少了 80%。

• 專案集檢視可將重要專案統計資料 (例如已完成的任務總數) 可視化，在事後審查期間提供深入解析，協助團隊持續改進其流程。

改變創意製作，加快執行和交付速度

在採用協作管理之前，行銷計劃的創意請求是透過電子郵件管理，導致效率低下且工作流程不一致。 由於任何時候都有大約 150 項創意資產在佇列中，團隊需要一個解決方案來簡化接收和製作流程，讓他們能夠專注於創作高品質的工作。 Asana 改變了他們的創意製作流程。

標準化表單和工作流程可提高效率

• 創意請求 (包括影片、攝影、電子郵件和印刷品製作) 透過依據每種資產類型和專案需求量身定制的接收表單提交。

• 表單使用自訂欄位預先擷取重要詳細資料，例如時間軸、資產類型和優先順序，確保在繼續推進之前已完成請求。

• 請求一旦已核准，就會轉換為進行中的專案。 任務、時間軸和團隊成員會依據專案範本自動指派，從而簡化工作流程並確保一致性。

• 靈活的專案範本使團隊能夠依據其獨特需求調整時間軸和相依性，從而減少設定時間，同時維持專案進展順利。

效率提升與資源管理 

• 專案集檢視提供設計師工作負荷的即時深入解析，協助經理平衡工作量並高效指派專案。 這使工作量可視度提升了 25%，並使設計師排定緊急專案優先順序的能力提升了 95%。

• 透過接收表單擷取專案詳細資料，效率提高了 25%，每個請求可節省 2.5 小時，2024 年第一季和第二季總共節省了 115 小時。

• 新的影片和攝影報告使該團隊工作內容的可視度提高了 98%，從而實現更好的協調和決策。

• 共用專案促進了團隊和外部合作夥伴之間的無縫協作，使影片和攝影專案的跨職能協作提升了 95%，電子郵件行銷工作流程提升了 25%。

• 標準化的工作流程使創意資產的專案建立時間縮短了 20%，影片和攝影專案的專案建立時間縮短了 80%，從而有助於將創意資產的上市時間縮短 45%。

為兒童打造更光明的未來

藉助協作管理為其營運帶來的效率和改進，團隊已準備好將其行銷工作提升到更高層次，簡化工作流程、改善協作，並提供有影響力的行銷活動，以支持 Children's Health 讓兒童生活更美好的使命。