Beauty Pie 使用 Asana 節省 444 個工作天

重點摘要

挑戰

• 各個部門陷入孤立狀態，跨職能協作無法良好運作，導致工作重複和延誤。

• 流程低效，缺乏標準化工作流程，阻礙了專注於高影響力工作的能力，從而影響了產品的及時交付。

• 工具環境分散各處，迫使大家頻繁進行情境切換，使協作變得困難。

• 溝通不一致，角色權責不清，降低了生產力，阻礙了明晰度，使團隊士氣低落。

• 專案風險和專案進度的可視度有限，導致領導層無法主動解決風險和調整計劃。

解決方案

• 集中式專案管理：Asana 成為 Beauty Pie 用於溝通和專案管理的單一事實來源，為團隊提供明確的職責、改善權責分明，並使與主要專案關係人互動更加輕鬆。

• 改善跨職能協作：行銷、創意、營運和產品開發等團隊獲得了對專案的共同可視度，從而減少重複的工作，並使時間軸順暢運作。

• 標準化工作流程和自動化：簡化工作流程和其他各種流程，減少手動查核的需求，讓團隊能夠專注於高影響力的工作。

• 工具整合：與 Slack、Zendesk、Google Drive 和 Jira Cloud 整合，減少情境切換，使跨團隊協作無縫接軌。

• 增強風險管理：透過在 Asana 中追蹤風險，團隊可以及早發現潛在問題，並在這些問題影響專案交付之前加以解決。

成果

• 使用 Asana 節省了 444 個工作日，預估節省了 124,600 美元的成本。

• 61% 的協作變成跨職能，促進團隊更好地合作，並打破跨部門的孤立狀態。

• 指派所有者的任務按時完成的頻率是兩倍，從而提高了團隊之間的明晰度和權責分明。

提升跨專案的效率和一致性

Beauty Pie 專注於開發創新的美容和健康產品，每年管理超過 100 項新產品開發 (NPD) 和 50 項現有產品的增強 (EPD)。為了簡化流程並更好地擴展，他們轉向 Asana 來簡化工作流程，並將跨團隊的資訊集中起來。

藉由將流程範本化、提供清晰的職責可視度和整合工具，Asana 使跨 12 多個業務職能 (如產品開發、營運、現場銷售和行銷)⁠的團隊能夠無縫接軌地進行協作。Asana 簡化了複雜的跨職能專案，幫助團隊管理工作負荷和職責，讓專案關係人保持同步，並為領導層提供即時深入解析，以確保專案進展順利。以 Asana 為效率基礎，Beauty Pie 可以在保持高品質標準的同時進行擴展，並推動美容和健康領域的創新。

倡導採用 Asana

Beauty Pie 對於如何使用工作管理平台來支援其複雜的產品發佈和跨職能專案有著清晰的願景。在確定了追蹤進度的效率不佳後，他們知道需要一個可擴展、直覺的工具來簡化流程，並管理每個專案中涉及的數百個任務和相依性。在評估了各種選項後，他們選擇了 Asana，因為它能夠簡化跨職能管理、指派任務和管理工作負荷，以及平台的跨專案歸屬功能，使他們能夠跨專案追蹤相依性。

為了確保順利過渡，Beauty Pie 與數位顧問公司 Generation Digital 合作。該公司協助確定團隊倡導者，以便推動 Asana 的採用，並引導 Beauty Pie 進行變更管理，為訓練和溝通建立最佳作法，並領導資料稽核以轉移相關流程。如今，Asana 擁有超過 200 名使用者，涵蓋行銷、創意、營運、專案管理、現場銷售和領導層等團隊，對於 Beauty Pie 管理專案的方式至關重要，推動每個部門的協作和明晰度。

協調複雜的專案和產品發佈

Beauty Pie 的產品開發團隊每年管理超過 100 次產品發佈。每次發佈都需要 12-24 個月的時間，而且需要法規、供應鏈、品質、包裝和行銷等團隊之間的協作，讓每個人都能保持一致可能會是一個挑戰。為了簡化流程，Beauty Pie 轉而使用 Asana 來管理整個發佈生命週期。

在使用 Asana 之前，Beauty Pie 缺乏標準化的工作流程，因此難以讓發佈活動進展順利。現在，Asana 提供了團隊有效協作和按時完成工作所需的明晰度和結構。平台的靈活性使專案經理能夠將流程標準化，同時可以調整工作流程來滿足每個專案的獨特需求。

標準化工作流程可提高專案效率

• Asana 的可自訂範本為每個產品發佈提供一致的結構，幫助團隊在整個發佈生命週期中管理可重複的任務。

• 專案經理可以根據需要調整工作流程，同時受益於標準化流程的一致性，從而減少前期工作。

• 每個任務都有指派的所有者，因此每個人都能確切知道他們負責的內容，以及何時能夠讓專案保持在正軌，並確保在期限前完成。

• 每個團隊都有自己的發佈任務看板，因此當團隊中的一位成員休假時，另一位成員可以輕鬆接手其指派的工作，而不會遺失。

關鍵里程碑的可視度有助於專案進展順利

• 團隊在 Asana 中追蹤所有產品發佈的關鍵里程碑和相依性，讓領導階層和貢獻者都能即時查看專案狀態。

• 自訂欄位 (例如產品類別和優先順序) 可協助團隊快速識別高優先順序的任務，使他們能夠專注於關鍵工作，並按時將產品交付至市場。

改善可視度和協作

由於多個團隊同時進行專案工作，Beauty Pie 需要更清楚地瞭解職責。Asana 的跨專案歸屬功能使法規、供應鏈、品質和行銷等團隊能夠輕鬆地專注於更大型產品發佈專案中的特定任務，從而提高責任感並協助團隊專注於其優先事項。

跨專案歸屬可簡化任務所有權

• 團隊使用跨專案歸屬功能來跨專案檢視其任務，而不會淹沒於不相關的工作。

• 藉助專屬專案看板，團隊可以在一處位置查看所有相關任務，從而更輕鬆地管理截止日期並避免瓶頸。

清晰的可視度可改善工作負荷管理

• Asana 為團隊提供專案時間軸和相依性的清晰檢視，幫助他們及早發現阻礙。如果某個階段的延遲威脅到發佈，團隊可以快速調整以維持進度正常。

• 從事多個專案的小型團隊可以在單一檢視中管理其工作負荷，從而減少混亂，確保不會發生遺漏。

無縫整合可增強協作

• 與 Slack、Google Drive、Zendesk 和 Jira Cloud 等工具整合，使 Beauty Pie 能夠將其現有技術直接連結至 Asana。

• 團隊可以即時溝通、分享文件，並從單一中心管理任務，減少應用程式切換，並改善跨團隊協作。

強化風險和專案集管理

除了管理產品發佈之外，Beauty Pie 還使用 Asana 追蹤專案風險、管理關鍵計劃，並在團隊之間溝通潛在問題。藉助每週狀態報告和即時深入解析，Asana 使專案關係人能夠清楚地瞭解重要專案，使他們能夠一目了然地查看進度，並向高階領導層報告最新消息。透過在一處位置追蹤風險和專案狀態，Beauty Pie 可以快速解決潛在問題，使團隊保持一致，並將中斷情況降至最低。

集中式風險追蹤有助於領導者及早回應

• 每個專案都有一個專門的風險區段，團隊可在此記錄潛在風險，包括原因、影響、緩解策略、可能性和影響等關鍵細節。

• 藉助 Asana 的規則功能，風險會自動跨專案歸屬至主要風險紀錄，讓專案關係人能夠查看所有專案風險，而不會使個別計劃變得混亂。

• 主要風險紀錄可讓資深領導階層輕鬆評估風險，確保及早識別和處理關鍵問題。

專案集管理簡化決策

• Asana 協助 Beauty Pie 管理整個關鍵專案的專案集，使用內建狀態更新功能追蹤每個專案的狀態，並向專案關係人報告。

• 風險等級和專案優先順序等自訂欄位可讓團隊快速評估專案狀態，並發現可能影響時間軸或交付項目的挑戰。

• 專案關係人可以在一處位置查看進度和風險資料，使領導階層保持一致，並確保根據即時資訊做出決策。

透過連結的工作邁向美容產業的未來

藉助 Asana 推動其營運成功，Beauty Pie 將能夠自信、永續地成長。作為 Asana 的科技遠見獎得主，他們計劃利用 AI 將任務自動化並減少錯誤，從而持續推動創新，讓團隊能夠專注於高價值的工作。

透過整合由 AI 提供支援的深入解析和預測分析，Beauty Pie 將持續最佳化專案管理，確保與策略目標保持一致，並促進團隊之間更強大的協作。隨著他們擴大 Asana 的使用規模，他們設想為整個組織的效率和協作建立新的標準，展示當工作真正連結時可以實現的目標。