重點摘要

• 更快的回應時間：內部服務台的回應時間從 5 天縮短至 12 小時，提高了員工滿意度。 

• 更快地引導客戶：更快且無錯誤地達成交易並引導新客戶，從而讓客戶更滿意。

• 消除遺漏掉的工作：專案和表單消除了遺漏的任務和錯過的期限，從而實現專案的快速完成。 

• 減少系統管理工作：減少過多的電子郵件、會議和工作聊天，騰出更多時間進行深度工作力。 

Athena 是忙碌領導者的夢想服務，為他們配對訓練有素的虛擬助理，這些助理可以整理行事曆、發佈 Podcast、規劃生日等。 公司的使命是透過專家協助，賦予傑出人士權能，讓他們能夠過上更有意義的生活。 

這家以遠端為優先的公司在全球擁有數千名客戶，在美國和菲律賓擁有超過 1,500 名員工。 當 Athena 正處於快速成長階段時，出現了專案管理挑戰。 由於工作是透過試算表、電子郵件和聊天進行管理，因此經常會錯過關鍵任務。 這導致服務台支援延遲、合約建立出現差異，以及在解讀專案狀態上浪費時間。 

為了解決這些挑戰，財務團隊採用 Asana 集中管理薪資查詢。 他們的回應時間改善得如此之快，以至於 Athena 在整個公司實作 Asana 作為其工作管理解決方案。 

探索 Asana 的優勢 

財務團隊最初選擇 Asana 來管理有關銀行、發薪日期和稅務的薪資請求。 透過電子郵件追蹤這些請求很有挑戰性，許多請求都發生了遺漏，團隊不堪重負。 

使用 Asana 透過以下方式改變了財務團隊的工作： 

• 提供請求狀態的清晰概觀，以便輕鬆追蹤和排定優先順序

• 減少來回傳送的電子郵件和聊天訊息，騰出時間來處理請求   

• 簡化工作流程，讓所有團隊成員都能清楚瞭解任務、職責和期限

受財務團隊成功的啟發，共同創辦人暨行政主管 Maribeth Villon 以及工程總監 Ben Organ 成為了在全公司實施 Asana 的倡議者。 

我們的財務團隊開始使用 Asana 來管理薪資請求，從而加快回應時間。 然後，我們在全公司範圍內推出，以改善專案管理和協作，從而加快執行速度。

Athena 共同創辦人兼行政總監 Maribeth Villon 

引入全新的工作方式

Athena 致力於打造快節奏、以學習為中心的文化，因此 Asana 得以快速實施。 Maribeth 和 Ben 等領導者向其團隊介紹了該平台，強調在同一處管理工作以提高效率的重要性。 2023 年工作剖析索引強調，工作日的 62% 因重複性任務而損失，但改進的流程每週可節省 4.9 小時。 員工意識到 Asana 使任務更易於管理，並幫助他們更快完成工作。 員工擅長使用科技，他們發現 Asana 易於使用，無需太多正式訓練，因為 Asana 說明中心回答了他們的問題。 

我們的營運步調很快。 藉助 Asana 直觀的介面，每個人都很快就採用了該平台，並開始使用它來管理日常工作。

Athena 共同創辦人兼行政總監 Maribeth Villon

集中式專案管理的生活 

Athena 的所有員工現在都使用 Asana 來管理工作，從員工到職和離職到產品開發。 現在，他們的工作流程已組織於一處地方，團隊的工作速度更快，效率也更高。 

以下是 Athena 團隊如何使用 Asana 的簡介：

• 使用 Asana 範本簡化員工到職和離職流程，因此不會遺漏任何步驟。 從電子郵件建立到資源分配，每個行動項目都會被擷取。 虛擬助理現在從第一天起就能開始工作，不會遇到技術或行政問題。 

• 藉助自動化，現在建立合約所需的時間減半。 透過 HubSpot 整合，已成交的交易會立即觸發指派給 Athena 支援團隊的合約建立任務。 在使用 Asana 之前，建立合約需要 48 小時，有時合約會被遺忘。 現在，此流程所需時間不到一天，且合約絕不會被忽略。 

• 內部技術支援中心請求最初完全在 Asana 中進行管理，使回應時間從 5 天縮短至 12 小時以內。 最近， Zendesk 已被引入並與 Asana 整合，從而提升了 Athena 為員工提供的服務台支援的精密度。 

• 產品開發使用 Asana 工作流程看板進行管理。 每個產品都有一個看板，列出錯誤修復和開發目標。 此外，還有一個主看板，顯示每個執行中的技術專案的狀態。 這有助於工程團隊規劃衝刺、更好地分配資源，並更快完成專案。 

• 使用 Asana 管理客戶委派。 Athena 應用程式與 Asana 整合，可立即將虛擬助理的新任務轉換為 Asana 任務。 此整合可確保助理絕不錯過任何請求。  許多客戶也更喜歡直接使用 Asana 與其虛擬助理合作。 

Asana 讓我們能夠更快速地回應。 我們能夠為重要的錯誤修復和功能請求安排優先順序。 透過對所有開發工作的清晰檢視，我可以輕鬆瞭解我們的工作量，並更有效地進行規劃。

Ben Organ，Athena 工程總監

使用 Asana 提高效率 

Athena 的團隊將繼續使用 Asana 來管理工作，並在內部以及與客戶進行協作。 像 Maribeth 和 Ben 這樣的領導者旨在透過引入專案集、調整自動化以及探索整合功能增強來進一步簡化工作流程。 這一切都是為了加快工作流程，並確保從員工到客戶的每個人都能充分利用他們的工作。