Att trampa vatten utan någon standard för att hantera arbete

Innan Venture for America (VFA) började använda Asana 2014 förlitade de sig på en kombination av kalkylark och ett CRM-system för att hantera projekt och uppgifter. Detta innebar flera utmaningar, bland annat följande:

• Brist på standardisering: Varje avdelning använde olika verktyg och arbetade med projekt på olika sätt, vilket gjorde samarbetet svårt.

• Ingen central informationskälla: Viktiga uppgifter glömdes bort eftersom informationen snabbt blev föråldrad och inte var genomförbar.

• Brist på flexibilitet: Teamen kunde inte anpassa verktygen till sina specifika behov. Till exempel behövde team som specialiserade sig på projekthantering en annan plattform än team som specialiserade sig på att hantera kundrelationer.

Sammantaget kände teamet att de bara höll sig flytande och inte kunde arbeta på ett skalbart sätt.

Sökandet efter en tvärfunktionell lösning

Som ett tvärfunktionellt team som strävar efter radikal transparens ville VFA ha ett verktyg som skulle öka insynen i arbetet i hela organisationen. Teamet ville också ha ett flexibelt verktyg som varje team kunde anpassa till sina arbetsflöden.

VFA valde Asana eftersom det gjorde informationen transparent och tillgänglig för deras tvärfunktionella team. Dessutom kände teamet samhörighet med Asanas företagsvärderingar. VFA strävar efter att förkroppsliga dessa värderingar varje dag, från att arbeta tillsammans och undvika genvägar till att arbeta med passion. Slutligen, som ett tufft team, letade VFA-teamet efter ett verktyg som skulle göra det möjligt för dess medlemmar att få arbetet gjort effektivt utan många resurser.

Efter att ha bestämt sig för att använda Asana började VFA med ett litet team av Asana-experter som var nyckeln till att främja plattformen i hela organisationen. För att se till att alla kunde använda Asana på ett effektivt sätt anordnade Amy och hennes team individuella Asana-sessioner samt ”Lunch and Learns” två gånger om året, vilket gjorde det möjligt för teamet att gå på djupet med specifika funktioner. Dessa Lunch and Learns hålls fortfarande i dag. Amy föregår också med gott exempel genom att spåra sitt eget arbete i Asana. På så sätt vet hennes team att Asana är ett viktigt verktyg och den självklara plattformen för att hantera deras arbete.

Asana som en hörnsten för bidragshantering

Idag använder VFA Asana i hela organisationen för att hantera alla sina program och allt sitt arbete. Amy och teamet uppskattar att varje person sparar cirka 45 minuter varje dag till följd av att arbetet effektiviseras i Asana och onödiga uppföljningar undviks.

En av de viktigaste funktionerna som teamet kör i Asana är att hantera över 45 bidragsansökningar varje år. Som ideell organisation är efterlevnad av regler en prioritet för VFA. Asana gör det möjligt för flera team att samordna hela bidragshanteringsprocessen, från den första avsiktsförklaringen till den slutliga inlämningen. Eftersom allt hanteras i Asana vet ekonomiteamet när de behöver sammanställa budgetar och rapporter, och Amy vet när bidragsdokumenten ska granskas. Att ha ett projekt för bidrag som är synligt för alla i organisationen och som innehåller alla relevanta dokument hjälper till att säkerställa att de kan ansöka om fler bidrag och säkra mer finansiering.

Eftersom vi enkelt kan prioritera bidrag i Asana missar vi inte att få in pengar, vilket är det som håller mig vaken om nätterna.

Förutom bidragshantering förlitar sig VFA på Asana för att hantera upplevelsen för stipendiaterna. VFA driver sin urvalsprocess för stipendiater i Asana, liksom ett månadslångt träningslägerprogram för stipendiater, som fungerar som stipendiaternas första introduktion till VFA. Eftersom stipendiatprogrammen lanseras varje år kan intressenterna helt enkelt duplicera tidigare Asana-projekt för att sätta igång planeringen för det nuvarande året. Amy och hennes team uppskattar att de sparar minst tre arbetsdagar per storskaligt evenemang som ett resultat av att planeringsprocessen effektiviserats med Asana.

Att minska beroendet av den mänskliga hjärnan och minnet gör livet enklare och bättre. Asana hjälper oss att minska den kognitiva belastningen och skapar större klarhet.

In i ett nytt decennium med Asana

Nu när VFA har byggt en solid grund för framtida tillväxt med Asana planerar de att utveckla sin kapacitet i form av nya initiativ, inklusive en accelerator med fokus på mångfald och en konsekvensstudie, när de går in i sitt 10-årsjubileum. Dessa insatser fokuserar på att fastställa hur VFA-teamet kan utöka sin påverkan under det kommande decenniet och kommer att kulminera i en rad rekommendationer för VFA:s framtid. Och vart och ett av de här nya initiativen kommer att hanteras i Asana.