Produktionschefen Whitney Gantt övervakar processen för att få ut produkterna från hantverkaren till kunden. The Citizenrys team för produktutveckling, design och produktion organiserar upp till 10 marknadsföringslanseringar samtidigt, och var och en är mycket komplex och tidskänslig. En lansering under vårsäsongen kan till exempel innehålla upp till 50 punkter, såsom kuddar från Mexiko, mattor från Indien och väggdekorationer från Malawi, och cirka 100 uppgifter för att få ut varje produkt på marknaden.

Teamet hanterade tidigare projektstatus och slutdatum i kalkylark, som började falla sönder i takt med att företaget expanderade:

• De ägnade för mycket tid åt manuell datainmatning för lanseringstidslinjer.

• De kunde inte dela upp information för rapporter till intressenter, så de var tvungna att uppdatera samma data på flera ställen, till exempel i presentationer.

• Viktiga steg i en lansering glömdes ofta bort till slutet eftersom det inte fanns någon standardprocess att följa.

När The Citizenry anställde fler medarbetare för att samarbeta i lanseringar behövde de en arbetshanteringsplattform för att öka synligheten mellan projekten.

Datainmatning tog enormt mycket tid, men vi tänkte: ”Om vi flyttar det här till Asana är det tillräckligt flexibelt för att exportera på det sätt vi behöver.

Whitney Gantt, produktionschef

En central startsida för hundratals deadliner

The Citizenry letade efter ett verktyg som skulle underlätta smidiga överlämningar mellan avdelningar, eftersom nästan alla i företaget med 25 anställda är involverade i en lansering, från marknadsföring till e-handel till leverans till produktutveckling.

Asana hade den funktionalitet de behövde: det centraliserade alla uppgifter och deadliner och gjorde det möjligt för dem att växla mellan flera vyer, till exempel kalendrar och listor. Asana var också användarvänligt och visuellt tilltalande, vilket var viktigt för ett designfokuserat företag.

Utforma processer som ett team

Whitney och hennes team skapade arbetsflöden i Asana för att efterlikna den kalkylbladsvy de var vana vid. En teammedlem utbildade varje anställd och hjälpte dem att skapa sin egen personliga att göra-lista – ett enkelt projekt för att vänja sig vid Asana. När folk började uppleva värdet med Asana lade de till fler arbetsflöden och samlade in feedback för att se till att arkitekturen uppfyllde deras behov. Genom att skapa de här processerna tillsammans fick de teamkollegorna att acceptera plattformen.

Teamkollegor uppdaterar nu uppgifter i Asana före de veckovisa produktutvecklingsmötena, vilket stärker användningen och sparar tid vid informationsöverföring.

Vi har sparat mycket tid på datainmatning, och Asana ger oss en snabb återkopplingscykel som minimerar behovet av att gå fram till någons skrivbord eller boka ett möte.

Whitney Gantt, produktionschef

Lanseringar i tid, produktleveranser i tid

Nu när The Citizenry använder Asana är det enklare att skicka stafettpinnen vidare mellan team. Beroenden och tidslinjer är tydliga, och folk vet exakt vad som händer när. De har sparat två till tre timmar per person och vecka på datainmatning – eftersom Asana är en central referenskälla behöver de inte uppdatera samma information på tre eller fyra ställen.

Med en tydlig process och synlig projektstatus kan Whitney och hennes team proaktivt fråga vad som saknas i en lansering, snarare än att reagera på överraskningar och bortglömda steg. Nya lanseringar använder en Asana-projektmall som utgångspunkt, som förbättras med tiden.

The Citizenrys senaste lansering av produkter från Japan visar hur mycket smidigare lanseringar har blivit tack vare enkel informationsöverföring. Det blir färre lanseringsförseningar och en stramare lagerkontroll – de spårar nu lagerproblem i ett Asana-projekt och har förbättrat återkopplingshastigheten på lagerproblem med minst 60 % tack vare tydligt ägarskap och informationskonsolidering.

Effektiviseringen av lagerhanteringen innebär färre missade leveransdatum och översålda varor, och de kan förhandssälja fler varor som annars skulle betraktas som ”slut i lager”. När allt kommer omkring leder ett bättre informationsflöde till bättre affärsresultat – index för Arbetets anatomi visar att 64 % av organisationer som använder programvara för arbetshantering säger att deras företag är inrättat för effektivitet, jämfört med 27 % av företag som inte har ett sådant system.

Vi har kunnat minska antalet produkter som vi har sålt för mycket av och antalet gånger vi måste kontakta kunden för att skjuta upp ett leveransdatum

Andrea Georgi, e-handelschef

Rättvis handel och en fysisk butik

Vad har The Citizenry på gång? En riktig butik, som det visar sig – i stadsdelen SoHo i New York. De lanserar också produkter från tre nya länder under 2020 och arbetar för att få sin Fair Trade-certifiering. De har använt rättvisemärkta metoder i flera år, men det är dags att formalisera erkännandet och dokumentera sina processer. När de fortsätter att skala upp vill de fortsätta att leva upp till sina värderingar till fullo. Eftersom det finns mycket tillväxt framöver.

Asana har hjälpt oss att identifiera hinder för lanseringar – saker som vi ofta inte tänker på förrän i slutet av en lanseringscykel.

Anita Akella, produktutvecklingschef