Quora är en onlineplattform för kunskapsdelning som gör det möjligt för människor att samlas kring en fråga som de bryr sig om och få svar. På Quora kan användare dela fakta eller sina åsikter, beroende på frågan. Från användbara saker du kan lära dig på tio minuter till bra användningsområden för Asana – om någon har ställt frågan finns svaret förmodligen på Quora.

Men att föra samman människor kring världens kunskap kommer inte utan sina egna utmaningar. För Elynn Lee, produktchef i internationaliseringsteamet, var en av dessa utmaningar att lansera Quora på 23 nya språk för att bättre kunna betjäna deras globala community. För att göra det har Quoras produktutvecklingsteam byggt en process för kontinuerlig implementering för att ofta kunna leverera nya funktioner – men deras buggspårningssystem kunde inte hålla jämna steg.

Tidigare var det produktutvecklingsteamet som ansvarade för och hanterade buggspårningsprocessen genom ett verktyg som teamet hade tillgång till. Men deras verktyg orsakade isolerade arbetsströmmar och minskad projektsynlighet, eftersom:

• Alla Quora-teammedlemmar uppmuntrades att rapportera buggar, men bara vissa medlemmar i produktutvecklingsteamet hade tillgång till deras buggspårningsverktyg.

• Endast team som pushade kod fick åtkomst till buggspårningsverktyget – andra team behövde begära åtkomst till verktyget, vilket orsakade mycket manuellt arbete.

• Eventuella kompletterande frågor måste hanteras via e-post eller Slack, vilket ledde till kritiska informationsfördröjningar.

• För att hantera sitt system var Quoras tekniker tvungna att skapa anpassade funktioner för att anpassa buggspårningssystemet för sitt team.

• Quoras produktutvecklare var tvungna att underhålla ett unikt formulär för buggspårning per team.

Elynn visste att det måste finnas ett bättre sätt, så hon tog sig an ett utmanande nytt projekt: att sammanlänka hela företaget och hitta ett system som alla kunde komma åt.

F: Finns det ett bättre sätt att skicka in och spåra buggar?

Elynn tog på sig att hitta rätt verktyg för företaget för att spåra och hantera processen för felrapportering. Hon började med att intervjua andra produktutvecklingsteam för att säkerställa att det nya verktyget kunde stödja de funktioner de gillade i sitt nuvarande system, samtidigt som det löste kritiska problemområden, till exempel att hitta ett verktyg som inte ständigt behövde hanteras, anpassas och prioriteras av Quoras produktplattformsteam. Sedan intervjuade hon teamkollegor i olika team som inte arbetar med produktutveckling – inklusive den juridiska avdelningen, ekonomiavdelningen och produktavdelningen – för att ta reda på vad de ville ha ut av systemet för buggspårning.

Vi behövde en plattform som gjorde det möjligt för oss att spåra buggar och hantera projekt. Många av oss trodde att det inte fanns en sådan plattform – tills vi hittade Asana.

Elynn Lee, produktchef, Quora

Quora-teamet behövde specifikt ett verktyg som tillhandahöll:

• En central plats för att hantera projekt så att ansvar och framsteg var tydliga för tvärfunktionella intressenter och så att inget arbete glöms bort.

• En enda standardkanal för att skicka in buggar till produktutvecklingsteamen som de sedan kunde prioritera och hantera på ett och samma ställe.

• Ett sätt att samla in uppgiftsmetadata för att göra det enklare att dirigera och prioritera buggar.

• Ett system som de kunde bygga ut och anpassa på egen hand utan teknisk support.

Elynns internationaliseringsteam använde Asana, så även om Quoras önskelista var ambitiös visste hon att den var uppnåelig. Asana var också enkelt att använda för tekniska och icke-tekniska team, vilket fick det att sticka ut från konkurrenter som var mindre användarvänliga. Detta uppfyllde Elynns personliga krav: att verktyget hon valde kunde användas av alla i företaget, inte bara av produkt- och teknikteam.

F: Vad mer kan Quora göra i Asana?

För Elynn var insynen i Quoras buggspårning bara början. Hon visste också att teamen kunde dra nytta av att använda en centraliserad arbetshanteringsplattform för att spåra allt sitt arbete på ett och samma ställe.

Eftersom Asana fungerade lika bra för både tekniska och icke-tekniska team förberedde Elynn sig för att implementera Asana för ytterligare användningsområden: att spåra alla Quoras kvartalsprojekt i Asana. Tidigare använde varje team sitt eget arbetshanteringsverktyg – Elynns team använde faktiskt Asana – för att spåra och hantera arbete.

Det var nästan omöjligt att hitta ett verkligt projekt eller få en statusuppdatering om arbetets förlopp eftersom varje team spårade sitt arbete på olika ställen.

Elynn Lee, produktchef, Quora

Med portfolior kan team nu spåra arbete i flera projekt och få en överblick över förloppsrapporter i olika initiativ. Teamledare kan också skapa veckovisa statusrapporter med statusrapportering med bara några få klick. Då skulle företagsmedlemmar kunna se alla framstegsrapporter för ett team på portfolionivå.

F: Hur inför man Asana i hela organisationen?

För att hjälpa Quora att anpassa sig till Asana använde Elynn en tvådelad strategi:

• Buggspårning: Elynn började med att skapa ett dokument för att fastställa nya Asana-konventioner för buggspårning. För att skapa det här dokumentet samarbetade Elynn med buggteamet, som består av en tekniker från varje team. Deras dokument besvarar alla potentiella frågor som Quora-teammedlemmar kan ha, till exempel hur man skickar in en bugg, hur man prioriterar en bugg och vad man ska göra om en bugg tilldelas en. På så sätt kunde alla tryggt komma igång med buggspårning i Asana med en gång.

• Projekt- och portfoliohantering: Elynn visste att hon också ville införa portfoliohantering på Quora för att öka synligheten för varje projekts status. För att lansera portfolior för Quora-teamet använde Elynn sin Asana-erfarenhet genom att skapa exempel på arbetsflöden för att visa hur team bäst kunde använda Asana för projekt- och portfoliohantering. Varje teamledare skapade en portfolio för sitt team, och projektledare uppmuntrades att lägga till projekt i sitt teams portfolio. Teamen uppmuntras att spåra vad de vill i projekten – det enda kravet är att varje projektledare ska dela veckovisa uppdateringar så att teamledarna kan få en överblick över varje projekts status på portfolionivå.

Eftersom jag hade stor erfarenhet av Asana kämpade jag verkligen för det, eftersom jag var övertygad om att det fungerade bra inte bara för individuell arbetsspårning, utan även för teamsamarbete och arbetshantering.

Elynn Lee, produktchef, Quora

Som en plattform för onlinekunskap slutade inte Quora-teamet sin Asana-introduktionsprocess där. Elynn skapade också en intern Slack-kanal för att svara på eventuella engångsfrågor och ge teammedlemmarna ett utrymme där de kan samlas för att diskutera tips och tricks om Asana. Quora-teamet skulle inte heller vara fullständigt utan att dela med sig av sin kunskap till andra på Quora. Quora-användare – både anställda på Quora och nyfikna internetanvändare – kan komma åt ett Asana-utrymme för att dela Asana-tips, skärmbilder och bästa praxis.

F: Hur använder Quora Asana i dag?

Quora-teamet har kommit långt från isolerat arbete och bristande synlighet. Idag finns allt genomförbart arbete i Asana, och teamledare delar förloppsrapporter varje vecka. Portfolior med teamuppgifter och projekt delas på företagsnivå, så att tvärfunktionella medarbetare på Quora kan hålla sig uppdaterade om projektets förlopp.

Förväntningen är att varje projekt som ett team arbetar med har en tillhörande Asana-projektrapport. Teamledare skapar veckovisa förloppsrapporter som vi delar via portfolior med hela företaget.

Elynn Lee, produktchef, Quora

Dessutom sker all buggspårning i Asana. Som ett resultat kan varje Quora-teammedlem enkelt skicka in nya buggar via ett centralt formulär, som dirigeras till ett enda projekt. Teammedlemmar väljer vilket team felet ska dirigeras till i en nedrullningsbar meny. Asana-regler meddelar sedan dessa teammedlemmar om den nya buggen, så att arbetet prioriteras snabbare och effektivare.

För att få extra insyn i sin buggspårningsprocess byggde Quoras tekniker ett anpassat API med Asana, som lägger till den som skickar in formuläret som medarbetare i uppgiften. På så sätt kan den person som skickade in formuläret hålla sig uppdaterad, svara på ytterligare frågor och få en avisering när felet har åtgärdats.

Tidigare var det nästan omöjligt att få insyn i det arbete som utfördes i teamen och i företaget eftersom folk använde olika verktyg. Nu när allt vårt arbete är centraliserat i Asana. Denna synlighet har varit en gamechanger för oss.

Elynn Lee, produktchef, Quora

F: Vad är nästa steg för Quora?

Efter att ha skapat synlighet och kontakt internt ger Quora sina användare samma möjlighet. Nyligen lanserade de Quora Spaces, där användare kan skapa kurerat Quora-innehåll om ett visst ämne eller en viss fråga. Elynn och hennes team arbetar för att göra Spaces tillgängligt på så många språk som möjligt, så att alla Quora-användare kan skapa ett Space. Populära Spaces inkluderar Simplify Your Life, Machine Learning och Straight From the Source.