Overstock.com fortsätter att förnya sig #withAsana

Stort men inte klumpigt

”Bara för att Overstock.com är stort, betyder det inte att vi rör oss långsamt”, förklarar James Wilson. Jaime är chef på nätbutikens avdelning för design- och produktanvändarupplevelse, och även om de har varit verksamma i nästan 20 år och har tusentals anställda, har de fortfarande energi som ett nystartat företag.

”Det finns en stark känsla av innovation och experimenterande inom vårt företag. Vi fokuserar på vår kärnverksamhet, men också på stora initiativ som tänjer på gränserna för vad folk tror att Overstock.com kan åstadkomma. För närvarande har teamen en brainstorming om hur vi kan ansluta konsumenter till nya varumärken och skapa nya virtuella shoppingupplevelser samtidigt som vi erbjuder kvalitetsprodukter till det värde de förväntar sig av Overstock sedan två årtionden tillbaka.”

Komma igång på nolltid

För Jaime är kommunikation avgörande för att nå framgång. ”För att ett stort team ska kunna fungera lika smidigt som ett litet team måste alla veta vad som händer i olika delar av verksamheten. Alla här är verkligen öppna för att dela med sig av vad de arbetar med, men bara för att vi vill dela vårt arbete med varandra betyder det inte att det var lätt.”

Att ha team som arbetar i olika verktyg och kommunicerar över flera plattformar gjorde det svårt att se till att alla hade den information de behövde. ”Den tid du lägger ner på att hålla reda på vilket team som använder vilken programvara, eller på att se till att du har åtkomst till alla system, och sedan ta reda på hur verktyget fungerar, är inte väl spenderad tid.”

Jaimes team provade JIRA och andra verktyg för att spåra arbete, men tyckte att de var ”onaturliga och besvärliga”. Den tid som krävdes för att lära sig dessa verktyg försenade projektets tidslinjer och hjälpte inte att hålla alla i teamet uppdaterade. ”När vi tar oss an de här stora projekten finns det inte mycket tid för att sätta sig in i arbetet. När medarbetarna kommer till ett möte behöver de ha en riktigt klar uppfattning om vad som pågår.”

Teamet behövde också ett sätt att enkelt informera grupper av personer i ett projekt och visade tydligt varje funktionell grupp vad de behövde göra med den informationen. ”När vi gör strategisk planering behöver vi något som alla inblandade kan titta på och säga: ’Ok, jag förstår vad vi håller på med. Så här ska vi göra’, utan att behöva hjälp.”

Det börjar med ett enda team

För Overstock.com var det viktigt att de verktyg de använder antogs nedifrån och upp, snarare än att genomdrivas uppifrån och ned. För att kunna innovera och röra sig snabbt behövde teammedlemmarna kunna arbeta på ett sätt som kändes naturligt för dem. Asana är nu standardverktyget som Overstock.com använder för att spåra vad de arbetar med, men det fanns ingen på företaget som fattade det beslutet officiellt.

Istället spreds användningen av Asana organiskt. ”Inledningsvis började ett av teamen att använda Asana för projektplanering. Sedan började vårt designteam leta i Asana för att se vad vi behövde arbeta med.” När mer än ett team arbetade i Asana var det logiskt att uppgradera till Premium så att alla hade åtkomst till funktioner såsom avancerad rapportering och sekretesskontroller. Därifrån spreds det till alla team och avdelningar och nu har alla team sitt arbete i Asana.”

Jaime förklarar Asanas popularitet på Overstock.com med att det är enkelt att använda. ”Vem som helst kan titta på ett Asana-projekt och omedelbart förstå vad som pågår. Jag kan anställa någon ny, ge dem en inloggning i Asana och säga: ’Det här är teamen du ska gå med i’, utan att behöva utbilda dem i hur de ska använda det. Det är effektivt.”

Tillsammans från första dagen

När Jaimes team lanserar en ny produkt kan varje team som är involverat ge sin syn på vad som behöver göras från dag ett. Lanseringsplanen är samlad på ett ställe och teamen kan tilldela nödvändiga uppgifter och slutdatum till personen som ansvarar för den delen av arbetet.

Dessutom säger Jaime att Asana hjälper till att se till att kvaliteten på de kampanjer de genomför är i toppklass. ”När man är tillsammans som en grupp i Asana och ska göra en lista över allt som behövs göras för en produktlansering är det enkelt att redan från början upptäcka eventuella luckor eller hål som måste fyllas i, för att inte behöva stressa i slutet eller fördröja tidslinjer bara för att vi har glömt något.”

Ett exempel på hur detta har fungerat bra är Overstock.coms team för sökmotoroptimering. ”Eftersom jag jobbar med produkt och designs är jag vanligtvis inte lika involverad i SEO. För några år sedan tänkte vi inte ens på att involvera SEO-gruppen i våra produktplaner eftersom vi inte tyckte att det behövdes. Det isolerade dem och resultaten var inte bra.

Nu när vi alla arbetar med samma projekt i Asana kan SEO-teamet se vad mitt team arbetar med och jag påminns om hur viktigt det är att koppla in dem från planeringsstadiet. Det har varit fantastiskt att se SEO förbättras för Overstock.com nu när vi hanterar den här processen i Asana.”

Samarbete innebär bättre kvalitet

Jaime tycker att ett av de mest överraskande resultaten hon har sett med Asana är nivån på samarbetet och hur kul teamen har när de arbetar tillsammans. ”Vi kan dela prototyplänkar för nya produkter och designer vi arbetar med och teamet kommenterar dem med sina reaktioner. Jag måste säga att några av kommentarerna är hysteriskt roliga.” Med detta sagt är hon också imponerad av hur mycket arbete som görs i Asana. ”Det skulle ta mig lång tid att lista allt som vårt företag använder Asana för.” Här är några av höjdpunkterna:

• Produktöversikter: Teamet på Overstock.com lägger in varje ny produkt i Asana från idéfasen, så att alla vet vad som händer från början.

• Digital marknadsföring: Overstock.coms SEO-, SEM- och betalda annonseringsstrategier hanteras i Asana.

• Individuella möten: Varje ledare kan behålla sina individuella möten med sina närmaste medarbetare i Asana, med sekretesskontroller som ser till att bara rätt personer har åtkomst.

• Teammöten: När hon började hantera sitt teammöte i Asana såg Jaime en enorm ökning av mötesproduktiviteten. Mötesagendan hanteras i ett eget projekt, så att alla vet exakt vad som är på gång.

Jaime är mest stolt över ökningen av arbetskvaliteten på Overstock.com. ”Som ett team vill vi skapa den absolut bästa upplevelsen för våra användare, och när ett projekt har slutförts i Asana kan jag känna mig säker på att vi levererar mot det målet.”