PR-teamet för APAC hos HubSpot centraliserar sin programhantering med Asana för att bli mer effektiva

HubSpot är en ledande tillväxtplattform som består av programvara för marknadsföring, försäljning och användarservice samt ett effektivt kostnadsfritt CRM. Över 60 500 totala användare i mer än 100 länder använder HubSpots prisbelönta programvara, tjänster och support för att förändra hur de lockar till sig, engagerar och gör användare nöjda.

När Elissa Hudson blev HubSpots PR-ledare för APAC-regionen 2018 hade hon en enorm uppgift framför sig. Hon är baserad i Sydney, Australien och arbetar som en del av det regionala marknadsföringsteamet. Hon ansvarar för att skapa varumärkeskännedom för HubSpot genom att driva mediabevakning i viktiga länder i APAC.

Manuell uppgiftsspårning skapade en administrativ mardröm

Elissa arbetade med tre PR-byråer och kollegor på olika kontinenter och rapporterade direkt till regionchefen i Singapore, vilket innebar att hon fick hantera ett stort antal uppgifter i olika tidszoner. Hon kunde arbeta med mer än 30 olika artiklar i media på samma gång, som var och en hade många uppgifter kopplade till sig. Uppgifterna kunde vara att samla in citat från talespersoner, skriva innehåll, ta fram bilder, hålla kontakt med olika intressenter och mycket mer.

Elissa använde en blandning av penna och papper för dagliga uppgifter och kalkylblad för projekthantering, men detta manuella system för spårning var långt ifrån idealiskt och orsakade kritiska problem:

• Viktiga åtgärdspunkter och uppgifter för medieplaceringar glömdes bort, vilket resulterade i uteblivna möjligheter.

• Det saktade ner deras byråer eftersom uppgifter inte slutfördes tillräckligt snabbt.

• Det fanns ingen enskild vy av hur det gick för varje medieplacering, vilket gjorde det svårt att förutsäga om täckningsmålen uppnåddes varje månad eller inte.

Från kaos till centraliserad hantering

Teamet behövde ett verktyg som sömlöst kunde hantera reportageprocesser, personliga att göra-listor och samarbete med ledare. Uppgifterna behövde vara fristående så att de inte skulle förbises, men de behövde också ett system som kunde ge en helhetsbild av projektets förlopp.

Asana erbjöd ett intuitivt och lättanvänt gränssnitt, en mobilapp för planering när du är på språng och integration med två verktyg som är viktiga för teamets arbete: Gmail och Slack. Viktigast av allt var att Asana gjorde det möjligt att standardisera processer och sammanförde uppgifter i specifika projekt och tavlor. Det blev möjligt att enkelt slutföra uppgifter och att effektivt hålla reda på utvecklingen i varje region.

Ökad effektivitet och bättre insikt

Teamets dagliga arbete har förändrats avsevärt tack vare Asana. För Elissa börjar allt med hennes morgonpendling där hon enkelt kan planera och prioritera sin dag med Asana-mobilappen. Integreringarna för Gmail och Slack gör det möjligt för henne att omvandla förfrågningar från kollegor utomlands till spårbara uppgifter, och objekt som behöver ledarens inmatning kan enkelt tilldelas och läggas till i deras individuella agenda.

När det gäller att arbeta med mediemöjligheter drar teamet full nytta av Asanas projekt i tavelvyn. Alla möjligheter är färgkodade efter region och kategoriserade utifrån deras utvecklingsstadium. Teamet kan enkelt visualisera vilka historier som är på gång och lägga till underuppgifter i projekt för att säkerställa att mindre steg inte glöms bort och försenar projekt längre fram.

Visualiseringen hjälper också Elissa och teamet att få insikt i hur de ligger till i förhållande till sina mål. Från att teamet tidigare varit tvungna att förlita sig på kalkylark, kan de nu snabbt se vilken fas varje möjlighet befinner sig i. Det gör det enkelt att förutsäga hur framskridet ett viss reportage är, eller när en placering ska lanseras, vilket möjliggör mer exakt planering och täckningsprognoser. Om en lucka identifieras i processen kan teamet ta ansvar och proaktivt förslå reportage för att se till att målen nås.

Enkel skalning

Elissa utökar sitt interna team för att öka mediebevakningen i sina viktigaste regioner och hon kommer att använda Asana som grund för introduktion och samarbete. Hennes första anställning kommer att vara en professionell PR-person för att leda Asien-regionen. Den anställda kommer att rapportera direkt till Elissa och Asana kommer att fungera som länken som ansluter deras arbete så att de enkelt kan samarbeta över kontor och tidszoner.

Full insyn i projekt och processer kommer också att leda till en smidig introduktionsprocess som gör det möjligt för Elissa och hennes växande team att fortsätta att skala HubSpot i hela APAC-regionen.