Deneb Petterson leder Clas Ohlsons digitala marknadsföringsprogram i Finland. Deneb och hans team för onlinemarknadsföring ansvarar för att skapa intresse för företagets produkter och driva trafik till deras webbplats genom övertygande digitala kampanjer, en effektiv strategi för sociala medier och onlinereklam. För att göra allt detta framgångsrikt och i slutändan få onlinebeställningar måste alla i teamet vara väl samordnade.

När Deneb började leda teamet för sju år sedan använde de kalkylark för att planera och hantera sitt arbete, vilket gjorde samarbete i realtid omöjligt. Endast en person kunde vara i en fil samtidigt, så ofta skapades flera versioner av samma kalkylark och ingen visste vilken som var referenskällan. Teamet slösade också bort mycket tid på att manuellt uppdatera sina kalkylblad när arbetet fortskred eller planerna ändrades – om de ens kom ihåg att uppdatera dem.

Deneb visste att det måste finnas ett bättre sätt för teamet att hantera allt sitt arbete och samarbeta mer effektivt. Som turen ville det planerade han att delta i den berömda Slush-konferensen i Helsingfors vid den här tiden och hoppades hitta sitt svar medan han nätverkade med andra teknikentusiaster.

Sökandet efter ett verktyg för att möjliggöra ett sömlöst samarbete

På Slush pratade Deneb med andra digitala marknadsförare och berättade om de utmaningar som hans team hade med att hantera sina kampanjer och sin kalender för sociala medier. Några personer rekommenderade att han skulle titta på Asana. Efter att ha gjort några efterforskningar fann han att:

• Flera personer kunde samarbeta inom ett projekt eller en uppgift samtidigt

• Uppdateringar gjordes i realtid och var synliga för alla

• Arbetet kunde visas i flera layouter, bland annat som en lista och en kalender

• E-postmeddelanden kunde vidarebefordras till verktyget för att skapa genomförbara uppgifter så att arbetet inte försvinner i deras inkorgar

• En mobilapp skulle ge dem flexibiliteten att få åtkomst till sitt arbete även när de inte var på kontoret

Asana var allt Deneb letade efter, så när han återvände till kontoret introducerade han sitt team till Asana. För att få alla att känna sig bekväma med det nya verktyget och arbetssättet anordnade han utbildningar för att göra alla bekanta med hur Asana fungerade. Han skapade också riktlinjer och konventioner för hur teamet skulle strukturera sitt arbete så att alla planerade och hanterade sitt arbete på ett konsekvent sätt. Därifrån uppmuntrade han dem att börja i liten skala genom att bygga upp ett av sina projekt i Asana och var tillgänglig för att svara på eventuella frågor som de hade.

Med Asana får du flexibiliteten att hantera arbetet i olika vyer beroende på vad som är mest lämpligt för projektet eller processen. Vi använder till exempel kalendervyn för att hantera vårt program för sociala medier, så att vi enkelt kan se när inläggen kommer att publiceras.

Öppenhet förbättrar samordningen och effektiviteten mellan team

Nu använder hela det finska kontoret Asana för att hantera arbetet. Alla kan se vad som görs i de olika teamen, vilket hjälper dem att hålla sig synkroniserade eftersom de arbetar utifrån samma information. Några exempel på hur Clas Ohlsons finska kontor använder Asana för att arbeta mer effektivt är:

Strategisk planering: De följer upp strategiska initiativ för året i Asana så att alla på kontoret kan se de viktigaste prioriteringarna både regionalt och för företaget. Det hjälper dem att se till att de spenderar sin tid på rätt arbete, och de kan tydligt förstå hur deras individuella uppgifter bidrar till större mål.

Kampanjhantering för digitala medier och sociala medier: Säsongsbetonade digitala kampanjer, liksom regelbundna inlägg i sociala medier, är viktiga trafikkällor för både deras e-handel och fysiska butiker. Marknadsföringsteamet använder projektmallar för att starta varje ny kampanj eftersom de följer samma steg varje gång. Detta gör det möjligt för dem att gå vidare till genomförandefasen direkt och tilldela punkter att göra med bara ett klick. Allteftersom kampanjerna fortskrider kan de se när arbete pågår i projektets tidslinjer och flytta runt arbete om det finns beroenden eller kapacitetskonflikter. Och dessa uppdateringar sker i realtid, så att alla hela tiden har åtkomst till de senaste kampanjplanerna.

Vi lanserar elva eller tolv kampanjer för var och en av våra fem säsonger, och nu med projektmallar sparar vi väldigt mycket tid under planeringen. Dessutom kan vi enkelt hänvisa till vad vi har gjort tidigare eftersom alla våra planer finns i Asana.

Möten: För att säkerställa att mötena är en effektiv användning av allas tid skapas agendor så att det är tydligt vad som kommer att diskuteras, och teamkollegor har möjlighet att bidra med ämnen när nya punkter dyker upp. För att hålla mötena i fas använder teamet anpassade fält för att spåra hur många minuter som ska ägnas åt varje ämne, och punkter att göra samlas in i realtid och tilldelas direkt.

Ta sina digitala kampanjer och e-handel till nästa nivå

Clas Ohlsons webbplats är en viktig drivkraft inte bara för e-handelsköp, utan även för köp i butik. Teamet har precis lanserat en ny webbplats som kommer att erbjuda en ännu bättre upplevelse till deras lojala kunder. Med den testar de nya marknadsföringsaktiviteter som innehåller prediktiv teknik för att ge en mer anpassad upplevelse med riktade produktrekommendationer. För att säkerställa att den nya lanseringen blev en framgång förlitade sig teamet på Asana för att hålla alla synkroniserade.

Nu när vi alla hanterar vårt arbete i Asana är alla synkroniserade och vi har en central referenskälla för våra kampanjer – vi behöver inte längre gissa om vi tittar på rätt version av planen.