Awins popularitet har bara ökat sedan starten för 20 år sedan. Men trots denna meritlista var teamet inte redo för den snabba accelerationen som covid-19-pandemin orsakade. Projekten blev större, mer komplexa och hade kortare deadliner. Avdelningar som arbetade i silor och som förlitade sig på kalkylark och e-post för samarbete var inte längre effektiva. Denna modell passade inte heller in i den vision som Awin hade för sin framtid, en värld där en 4-dagars arbetsvecka var möjlig. Med målet att optimera processer och införa arbetsmetoder som skulle göra det möjligt att testa en 32-timmars arbetsvecka började Awin leta efter ett enda arbetshanteringsverktyg som kunde användas i hela företaget.

Söker efter rätt plattform för att hantera arbetet

Awin var inte främmande för arbetshanteringsverktyg. Olika avdelningar använde olika verktyg för att hantera sitt arbete. Detta skapade dock silor och gjorde det svårt att samarbeta mellan olika avdelningar. Vad Awin behövde var en plattform som skulle förenkla organisationen och integreras med system som redan fungerade för företaget, såsom Microsoft Teams och Jira. Vid den här tidpunkten användes Asana redan av 30 anställda i marknadsföringsteamet. Marknadsföringschefen Alexandra Bietz var ett stort fan av plattformen och förespråkade den för hela företaget. Marknadsföringsteamets stöd hjälpte till att ge Asana en bra start, men plattformen valdes inte förrän andra verktyg hade testats och utvärderats.

Asana blev det föredragna valet på grund av det intuitiva, användarvänliga gränssnittet och den fulla transparens som det skulle ge i arbetet i hela företaget.

Testa Asana med Black Friday-kampanjer

Awin bestämde sig för att det bästa sättet att introducera Asana till hela företaget skulle vara att visa konkreta exempel på dess effektivitet. Företaget testade plattformen med sitt tyska säljteam som uteslutande använde Asana för att hantera kampanjer inför Black Friday. Black Friday är en enorm dag inom detaljhandeln och förberedelserna innebär mycket kommunikation, förhandling och samordning. Försäljningsteamet hanterade allt detta effektivt i Asana och gav mycket positiv feedback om sin upplevelse.

Under Black Friday-perioden var det vanligt att 600 uppgifter hanterades samtidigt. Att kunna kommunicera inom uppgifter och samtidigt se deras förlopp var en enorm fördel för oss.

Felix Witte, chef för företagsutveckling och strategi, AWIN AG

Efter den här framgången introducerade Awin Asana i hela företaget. Asana var lätt att använda, vilket innebar att de flesta anställda enkelt kunde börja använda det. Mer tekniskt kunniga anställda började omedelbart använda Asanas automatiseringsfunktioner såsom regler och statusuppdateringsfunktioner. De som tyckte att det var svårare att använda Asana började med enkla uppgiftslistor för att vänja sig vid ett nytt sätt att arbeta. Asanas team för användarframgång gav extra hjälp och visade människor exakt vad de kunde göra på plattformen. Oavsett användningsnivåer skedde en enorm ökning av transparensen på Awin, vilket omedelbart märktes i hela företaget.

Nu är Felix Witte, chef för företagsutveckling och strategi på Awin, en av Asanas största mästare. Enligt Felix har ingen annan plattform introducerats och antagits så snabbt som Asana. "Asana erbjuder många små saker som ger stort värde när de sätts ihop", säger Felix. En av Felix favoritsakerna med Asana är att mötesprotokoll inte längre behöver spelas in eftersom de anställda tilldelas sina uppgifter direkt.

Hittills har ingen annan plattform introducerats och antagits lika snabbt som Asana. I början var jag tvungen att övertala folk, men idag har mina kollegor blivit ännu större Asana-experter än jag.

Felix Witte, chef för företagsutveckling och strategi, AWIN AG

Ökad effektivitet och en 4-dagars arbetsvecka

Automatiseringen och effektivitetsvinsterna som Asana tillhandahåller gjorde det möjligt för Awin att testa en 4-dagars arbetsvecka. Den här spännande förändringen gjorde de anställda mer motiverade att strukturera sitt arbete bättre i plattformen. Resultatet har blivit att arbetet är mer strömlinjeformat och att resurserna används mer effektivt.

Här är några av de processer som har förbättrats med Asana:

• Globala marknadsföringsteam är inte längre isolerade och samarbetar enkelt med varandra. Team kan rapportera bortom den lokala ledningen, vilket gör det enklare att samordna globala kampanjer och dela kunskap.

• Globala projekt med flera intressenter är mycket enklare att hantera. Till exempel är Awin Access ett nytt produktutbud för mindre webbutiker. Lanseringen av det här projektet involverade olika internationella team med hundratals underuppgifter mellan dem. Asana gjorde det till en barnlek att hantera detta.

• Nya erbjudanden från Awin och dess partner kan enkelt kommuniceras i Asana. Man behöver inte skicka e-postmeddelanden över hela världen eller använda komplicerade kalkylark eftersom alla kan se vad som är relevant för dem i Asana.

• Rapporteringen är nu automatiserad och effektiviserad. Team som Felix utvecklings- och strategiavdelning behöver inte längre jaga samma data för rapporter varje månad. Begäran är automatiserade och data flödar in utan att någon behöver lyfta ett finger.

Sammantaget har den ökade öppenheten som Asana erbjuder varit en enorm vinst för Awin. Genom att kunna se projektplaner från början till slut och visualisera vilka uppgifter som är beroende av varandra har de anställda kunnat hantera sitt arbete och sina resurser på ett bättre sätt. Det är nu lättare för globala team att kommunicera och samordningen mellan avdelningarna har förbättrats avsevärt.

Den vanliga förvirrande e-postpingen är inte längre nödvändig. De som är involverade i projektet kan hålla koll på saker och ting med Asana, och komplicerad kartläggning i kalkylark är inte längre nödvändig.

Felix Witte, chef för företagsutveckling och strategi, AWIN AG

En titt på framtiden

Awin har nu börjat använda Asana för att kartlägga mål och nyckelresultat (OKR). Ett projekt som Felix och hans team var först med att genomföra. Hela företaget kan nu se hur deras arbete bidrar till att uppnå större mål. OKR:er har blivit ett viktigt ledningsverktyg och ledarna på Awin kommer att fortsätta att utforska hur de kan använda dem, och Asana mer generellt, för att fortsätta att ge team möjlighet att göra sitt bästa.