Awin har infört en 4-dagars arbetsvecka tack vare Asana

Awin är världens största leverantör av affiliatemarknadsföring. Företaget har sitt huvudkontor i Berlin och hjälper annonsörer och utgivare att samarbeta för att öka försäljningen. Tjänster spåras och betalas för i plattformen, vilket gör interaktioner mellan båda parter säkra. Business-modellen fungerar så bra att Awin har 15 200 internationella annonskunder, över 211 000 publiceringspartners och kunder i över 180 länder. Företaget har fler än 1 100 anställda och cirka 870 använder för närvarande Asana för att hantera arbetet. Så här gick det till.

Awin har bara ökat i popularitet sedan starten för 20 år sedan. Men trots dessa meriter var teamet inte redo för den snabba accelerationen som covid-19-pandemin medförde. Projekten blev större, mer komplexa och hade kortare deadliner. Avdelningar som arbetade i silor och förlitade sig på kalkylark och e-post för samarbete var inte längre effektiva. Den här modellen passade inte heller in i den vision som Awin hade för sin framtid, en värld där en fyradagars arbetsvecka var möjlig. Med målet att optimera processer och anta arbetsmetoder som skulle göra det möjligt att prova en 32-timmars arbetsvecka började Awin leta efter ett enda arbetshanteringsverktyg som kunde användas i hela företaget.

Sökandet efter rätt plattform för att hantera arbetet

Awin var inte främmande för arbetshanteringsverktyg. Olika avdelningar använde olika verktyg för att hantera arbetet. Detta skapade dock silor och gjorde det svårt att samarbeta mellan olika avdelningar. Awin behövde en plattform som förenklade organisationen och integrerades med system som redan fungerade för företaget, såsom Microsoft Teams och Jira. Vid den här tidpunkten användes Asana redan av 30 anställda i marknadsföringsteamet. Marknadsföringschef Alexandra Bietz var ett stort fan av plattformen och förespråkade den för hela företaget. Marknadsföringsteamets stöd hjälpte till att placera Asana i en bra position, men plattformen valdes inte förrän andra verktyg hade testats och utvärderats.

Asana blev det föredragna valet på grund av det intuitiva, användarvänliga gränssnittet och den fullständiga transparens det skulle ge i arbetet i hela företaget.

Testa Asana med Black Friday-kampanjer

Awin bestämde sig för att det bästa sättet att introducera Asana för hela företaget skulle vara att visa konkreta exempel på dess effektivitet. Företaget testade plattformen med sitt tyska säljteam som uteslutande använde Asana för att hantera kampanjer inför Black Friday. Black Friday är en stor dag inom detaljhandeln och förberedelserna innebär mycket kommunikation, förhandling och samordning. Försäljningsteamet hanterade allt detta effektivt i Asana och gav mycket positiv feedback om sin upplevelse.

Under Black Friday-perioden var det vanligt att 600 uppgifter behandlades samtidigt. Att kunna kommunicera inom uppgifter och se deras förlopp samtidigt var en stor fördel för oss.”

Efter den här framgången introducerade Awin Asana i hela företaget. Asana var så lätt att använda att de flesta anställda snabbt tog till sig det. De mer tekniskt kunniga anställda började omedelbart använda Asanas automatiseringsfunktioner såsom regler och statusuppdateringar. De som tyckte att det var svårare att använda Asana började med grundläggande uppgiftslistor för att vänja sig vid ett nytt sätt att arbeta. Asanas team för användarframgång gav extra hjälp och visade alla exakt vad de kunde göra på plattformen. Oavsett hur många som använde Asana blev Awin mycket mer transparent, vilket omedelbart märktes i hela företaget.

Nu är Felix Witte, chef för företagsutveckling och strategi på Awin, en av Asanas största mästare. Enligt Felix har ingen annan plattform introducerats och antagits så snabbt som Asana. "Asana erbjuder många små saker som tillsammans ger ett stort mervärde", säger Felix. En av Felix favoritsaker med Asana är att mötesprotokoll inte längre behöver registreras eftersom de anställda tilldelas sina uppgifter direkt.

Hittills har ingen annan plattform introducerats och antagits så snabbt som Asana. Först var jag tvungen att övertala dem, men idag har mina kollegor blivit ännu större Asana-experter än jag.”

Ökad effektivitet och en 4-dagars arbetsvecka

Asanas automatisering och effektivitetsvinster gjorde det möjligt för Awin att testa en 4-dagars arbetsvecka. Den här spännande förändringen gjorde de anställda mer motiverade att strukturera sitt arbete på plattformen på ett bättre sätt. Resultatet har blivit att arbetet är mer strömlinjeformat och att resurserna används mer effektivt.

Här är några av de processer som har förbättrats med Asana:

• Globala marknadsföringsteam är inte längre isolerade utan samarbetar enkelt med varandra. Team kan rapportera bortom lokal ledning, vilket gör det enklare att samordna globala kampanjer och dela kunskap.

• Globala projekt med flera intressenter är mycket enklare att hantera. Awin Access är till exempel ett nytt produktutbud för mindre onlinebutiker. Lanseringen av det här projektet involverade flera internationella team med hundratals underuppgifter mellan dem. Asana gjorde det enkelt att hantera detta.

• Nya erbjudanden från Awin och dess partner kommuniceras enkelt i Asana. Det finns ingen anledning att skicka e-postmeddelanden över hela världen eller använda komplicerade kalkylblad eftersom alla kan se vad som är relevant för dem i Asana.

• Rapporteringen är nu automatiserad och effektiviserad. Team som Felix utvecklings- och strategiavdelning behöver inte längre leta upp samma data för rapporter varje månad. Förfrågningar automatiseras och dataflödet går in utan att någon behöver lyfta ett finger.

Sammantaget har den ökade transparensen som Asana erbjuder varit en stor vinst för Awin. Att kunna se projektplaner från början till slut och visualisera vilka uppgifter som är beroende av varandra har gjort det möjligt för anställda att bättre hantera sitt arbete och sina resurser. Det är nu lättare för globala team att kommunicera och samordningen mellan avdelningarna har förbättrats avsevärt.

Den vanliga förvirrande e-postpingen är inte längre nödvändig. De som är involverade i projektet kan hålla reda på saker med Asana och komplicerad kartläggning i kalkylblad är inte längre nödvändig.”

Framtidsutsikter

Awin har nu börjat använda Asana för att kartlägga mål och nyckelresultat (OKR). Det är ett projekt som Felix och hans team har banat väg för, och hela företaget kan nu se hur deras arbete leder till större mål. OKR:er har blivit ett viktigt hanteringsverktyg och ledare på Awin kommer att fortsätta utforska hur man använder dem, och Asana mer generellt, för att fortsätta ge team möjlighet att göra sitt bästa.