Превращайте обсуждения в действия с помощью приложения Asana в Claude. Создавайте проекты и задачи прямо из чатов, чтобы быстрее переходить от планирования к выполнению.Читать блог
Как Asana использует управление работой для оптимизации планирования ресурсов
Инициативы не могут быть успешными без правильных ресурсов. Никто не знает этого лучше, чем Рита Хаят, руководитель отдела стратегии и операций в Asana. Хаят отвечает за достижение критически важных для бизнеса целей, распределяя нужные ресурсы в нужное время для выполнения наиболее важной работы.
Команда Хаят отвечает за четыре основные области в рамках организации Business:
Стратегическое планирование и реализация
Управление программами и проектами
Операционное управление и менеджмент изменений
руководство и организационное развитие.
Управление ресурсами имеет важное значение для каждой из этих областей. «Крайне важно, чтобы мы выполняли свои обязательства», — говорит Хаят. Тщательно планируя бюджет и способность команды, её команда может последовательно достигать целей и реализовывать инициативы компании.
Вот как они это делают.
Получение представления о способности команды
По словам Хаят, одним из самых больших преимуществ Asana является планирование способности. Эта функция дает ей представление о загруженности команды во всех проектах, чтобы она могла убедиться, что у команды достаточно бюджета и персонала для уверенного выполнения своей дорожной карты. «Приоритеты и сроки могут меняться, что требует перераспределения ресурсов, — отмечает Хаят. — «Это подчёркивает важность поддержания прозрачности в критически важных проектах».
Благодаря планированию загрузки руководители могут заглянуть в будущее и увидеть, что предстоит сделать команде, а затем распределить работу на ближайшие месяцы в зависимости от способности сотрудников. Вы можете видеть, над какими проектами работают люди, какой процент времени занимают эти проекты и кто может быть перегружен. Когда требуется изменение, руководители могут легко перераспределять работу, продлевать сроки и корректировать ресурсы.
Планирование способности дает таким руководителям, как Хаят, общее представление о ситуации. В то же время более специализированные руководители команд могут видеть подробную картину способности своей команды и того, над чем все работают. Например, команда Хаята имеет один общий вид на весь отдел, а также более конкретные представления для каждой команды.
«Каждой роли требуются разные функции, — объясняет Хаят. — «Asana эффективно удовлетворяет обе эти потребности».
Обеспечение высокоприоритетных проектов необходимым персоналом
Для команды Хаят очень важна расстановка приоритетов. «Многие проекты пользуются большим спросом, — отмечает она. — Мы получаем запросы от различных бизнес-функций по всей организации, охватывающие все уровни». При таком большом объёме запросов её команде нужна система, основанная на данных, чтобы понять, что важно, во что компания должна инвестировать, а что можно отложить.
Её команда использует три ключевые функции для эффективной расстановки приоритетов:
формы для сбора информации о запросах и их правильного определения;
Портфели для отслеживания дорожных карт команды и обеспечения ключевых инициатив необходимыми ресурсами
Проекты для определения приоритета более мелких задач в рамках каждой инициативы
Давайте рассмотрим каждый из них.
Asana в деле
С помощью Asana операционные команды могут объединять работу, стандартизировать процессы и автоматизировать рабочие процессы — и всё это в одном месте.
1. Определение объёма запросов с помощью форм
Команда Хаят использует формы для стандартизации процесса подачи запросов. «Форма позволяет превращать неструктурированные данные в структурированные», — говорит Джана Байсвенгер, руководитель отдела управления программами Business в Asana и участница команды Хаят. Это даёт команде необходимую информацию, чтобы оценивать и определять размер новых проектов на основе объективных критериев.
«Мы требуем, чтобы инициаторы запросов обосновывали их, детально описывали ожидаемое влияние на организацию и объясняли, как это будет способствовать достижению целей компании», — говорит Хаят. Получив эту информацию, команда может начать процесс оценки, чтобы правильно определить объём каждого запроса. Это помогает им определить: 1) какие ресурсы потребуются для выполнения запроса и 2) какое влияние он окажет на бизнес, например, принесёт ли он определённую сумму ежегодного регулярного дохода. После этого команда может расставить приоритеты для каждого запроса в рамках общей дорожной карты.
2. Отслеживание дорожных карт с помощью портфелей
У Хаят есть портфель дорожных карт для каждой команды, чтобы отслеживать все ключевые инициативы, над которыми они работают. Это даёт ей общее представление о проектах и информацию, необходимую для своевременного определения приоритетов в отношении ресурсов. Её команда использует нестандартные поля, чтобы сразу же фиксировать информацию, такую как приоритет проекта, уровень трудозатрат и то, является ли инициатива «большим камнем», то есть важным, ресурсоёмким элементом дорожной карты.
«Когда я просматриваю свой портфель дорожных карт, я сразу вижу, какие инициативы являются самыми важными, какие — долгосрочными проектами, а какие — быстрыми результатами», — объясняет Хаят. Эта информация необходима для эффективного распределения людей и ресурсов. Например, команда Хаят может сначала заняться самыми важными задачами, а затем перейти к быстрым результатам. «Эта категоризация значительно проясняет, как мы должны управлять нашей способностью», — говорит Хаят.
3. Определение приоритета задач в рамках проектов
В рамках каждого проекта руководители также должны расставлять приоритеты для отдельных задач, чтобы обеспечить эффективное использование ресурсов команды. Хорхе Зунига, руководитель отдела систем данных и интеграций в Asana, использует аналогичную систему тегов в своей команде для распределения ресурсов на уровне проекта. Нестандартные поля позволяют им сразу видеть ключевые детали, такие как:
Приоритет задачи
Уровень трудозатрат
Расчётное время
Тип запроса
Статус задачи (приостановлено, в процессе, к выполнению, бэклог и т. д.)
И не только
Это помогает команде Зуниги расставлять приоритеты для самых важных задач. Это также позволяет им заниматься заявками с более низким приоритетом, когда у них есть дополнительное время. «Во время планирования спринтов мы присваиваем каждому элементу приоритет, — говорит Зунига. — «Менее приоритетные задачи попадают в раздел „Список дел“, и люди могут брать их, когда у них есть дополнительная способность».
Отслеживание времени, затраченного на инициативы
Точные данные об учёте времени необходимы для соблюдения сроков выполнения проектов. Команда Зуниги точно отслеживает, сколько часов тратится на каждую задачу, чтобы можно было сравнить эти данные с первоначальными оценками и понять, превышен ли бюджет или нет. «Во время планирования спринта мы рассчитываем примерное количество часов, а затем каждый добавляет свои фактические часы», — говорит Зунига. Затем эти цифры автоматически переносятся в отчёт о планировании способности, где Зунига может в реальном времени видеть, сколько часов участники команды тратят на проекты. В результате он может помочь командам перераспределить задачи, чтобы никто не был недогружен или перегружен.
«Когда я замечаю, что кто-то перегружен, мне нужно понять, почему, — говорит Зунига. — «Отчёты Asana позволяют мне точно видеть, на что они тратят время. Например, я могу просмотреть все заявки в службу поддержки, завершенный подрядчиком за месяц, и увидеть, какая из них заняла больше времени, чем ожидалось».
Наличие этих точных данных об учёте времени повысило эффективность всей команды Зуниги, от управления рабочим временем подрядчиков до помощи работникам в том, чтобы не тратить время на переключение между задачами. Исследования показывают, что это может отнимать до 40% продуктивного времени.
«Благодаря Asana наша команда стала очень эффективной, — говорит Зунига. — «С пятью работниками на полную ставку мы можем легко выполнять работу двенадцати».
Используйте ресурсы с умом
Обеспечьте надлежащее укомплектование критически важной для бизнеса работой на всех уровнях организации.
Пусть ваши ресурсы работают на вас
Собирая все рабочие данные на одной платформе, операционные команды и отделы управления проектами в Asana получают полное представление о приоритетах и о том, как команды распределяют время. В результате руководители могут каждый раз распределять ресурсы для выполнения наиболее важной работы.
Узнайте, как ваша команда может обеспечить надлежащее финансирование критически важной для бизнеса работы на всех уровнях организации.
Asana в деле
С помощью Asana операционные команды могут объединять работу, стандартизировать процессы и автоматизировать рабочие процессы — и всё это в одном месте.
