Как Asana использует управление работой для организационного планирования
Сводная информация
Рита Хаят — эксперт по управлению сложными программами в масштабах всей компании. Как руководитель отдела управления проектами Asana по стратегии и операциям, Хаят отвечает за достижение критически важных для бизнеса целей. Она делает это с помощью чётких процессов, более чем 20-летнего опыта и умения использовать весь потенциал Asana.
Команда Хаят отвечает за четыре основные области в рамках организации Business:
Стратегическое планирование и реализация
Управление программами и проектами
Операционное управление и менеджмент изменений
руководство и организационное развитие.
В совокупности эти обязанности охватывают множество различных команд и требуют высокого уровня межфункциональной координации. Например, команда Хаят недавно организовала обновление стратегии продукта Asana — инициативу, которая потребовала участия инженеров, исследователей и разработчиков, маркетологов, дизайнеров и многих других специалистов.
Хотите знать, как её команда это сделала? Вот секреты Хаят по достижению бизнес-целей и выполнению важной работы в срок.
Обеспечение прозрачности на всех уровнях
Роль Хаят требует от неё координации как с отдельными командами, так и с высшим руководством. Это означает, что ей нужно видеть работу двумя разными способами: (1) подробный обзор, чтобы помочь руководителям команд управлять своими дорожными картами и ресурсами, и (2) общий обзор, чтобы помочь руководителям понять прогресс с первого взгляда. «Управление имеет решающее значение, — отмечает Хаят. — Оно предполагает предоставление нужной информации нужным людям в нужное время. «Заинтересованным сторонам требуется разный уровень детализации в зависимости от их роли».
В чём её секрет? Портфели Asana, которые позволяют группировать связанные проекты (и другие портфели) в одном центральном командном центре. Это помогает заинтересованным сторонам отслеживать прогресс в достижении целей и контролировать состояние ключевых инициатив в одном месте. Например, Хаят создала портфель «руководство», чтобы информировать Сакет Шриваставу, ИТ-директора Asana, о деятельности в рамках организации ИТ-директора. Из этого центра Сривастава может быстро отслеживать ход выполнения каждой программы и её влияние на цели компании. «В ходе обсуждений с Сакетом моя задача — предоставить ему необходимую информацию, чтобы убедиться, что наша работа соответствует нашим планам», — объясняет Хаят. «Если возникают какие-либо проблемы, ему нужна немедленная видимость, чтобы принимать обоснованные решения».
Заинтересованные лица, которым требуется более детальный анализ, могут изучать портфели отдельных команд в центре для руководства. Там они могут увидеть конкретные инициативы команды и понять, как они согласуются с более широкими целями компании. Они также могут отслеживать важные этапы, результаты, обязанности, сроки и влияние на бизнес по каждому проекту, над которым работает их команда. В результате каждый может получить полное представление о текущих программных мероприятиях и их соответствии общим стратегическим целям.
Стандартизация лучшей практики
По словам Хаят, структура и организация необходимы для бесперебойной работы Business. Командам нужны чёткие, стандартизированные процессы, чтобы каждый раз правильно начинать работу. Её основным инструментом для стандартизации являются шаблоны Asana — готовые руководства, в которых описаны все действия, необходимые для запуска нового проекта.
«Когда мы начинаем работу, мы полагаемся на структурированный подход, основанный на этих шаблонах, — объясняет Хаят. — «Это гарантирует, что лучшая практика будет интегрирована с самого начала, что позволит нам затем адаптировать процесс к уникальным требованиям каждого проекта». Команда Хаят использует шаблоны, в которых перечислены все результаты, необходимые для завершения проекта, включая зависимости и исполнителей задач. Эта система помогает им мгновенно приступать к работе и автоматически назначать задачи нужным людям в нужное время.
Команда Хаят также использует функции стандартизации рабочих процессов в Asana для создания согласованных процессов и единообразной отчётности в организации без лишней ручной работы. Asana позволяет руководителям создавать, просматривать и редактировать рабочие процессы в одном месте, а затем применять их к множеству различных проектов. Например, они могут указывать разделы проекта, добавлять нестандартные поля, применять правила и использовать шаблоны задач, обеспечивая согласованность и эффективность методов управления проектами.
Адаптация к изменениям
Хаят знает, что в Business перемены неизбежны. Именно поэтому её команда выстраивает чёткий процесс принятия решений в каждом проекте. Всякий раз, когда требуются изменения, например корректировка объёма, сроков или стоимости проекта, есть заранее определённые лица, принимающие решения, которые могут помочь наметить дальнейший путь.
«У нас есть руководящий комитет для каждого проекта или программы, — объясняет Хаят. — «Они отвечают за принятие окончательного решения при каждом предложении изменений». Например, недавняя инициатива по продукту Asana включала форму для сбора предложений по изменениям. Если требовалось принять решение, форма автоматически назначала задачу нужному человеку в руководящем комитете.
Проекты и программы в организации Хаят также включают систематический подход к документированию решений и выявлению рисков. А благодаря использованию шаблонов команда может стандартизировать эту структуру в рамках всей организации, обеспечивая согласованность и ясность в том, как команды справляются с изменениями и рисками проекта.
Отслеживание производительности
Для отдела корпоративных технологий и ИТ Asana надёжная отчётность имеет важное значение для достижения целей команд. Постоянно отслеживая эффективность ключевых инициатив, Хаят помогает командам корректировать курс и распределять ресурсы, чтобы выполнять работу вовремя.
Например, команда Хаят использует панель задач Asana для контроля за выполнением заявок в службу поддержки. Этот инструмент позволяет им видеть разбивку отчётов об инцидентах за определённый период времени, чтобы руководители могли быстро проверить, выполняются ли проекты в соответствии с планом. А для более подробного анализа команда Хаята использует интеграцию с Tableau. «Эта интеграция позволяет нам создавать сложные панели задач в Tableau, которые извлекают данные прямо из Asana», — говорит Хаят, подчёркивая возможность проводить углубленные оценки для принятия решений и уточнения стратегии.
Распределение ресурсов между командами
Достижение целей сводится к одному важному компоненту: рабочей силе. Вот почему команда Хаят уделяет первостепенное внимание планированию ресурсов, чтобы предотвратить перегрузку и обеспечить, чтобы все тратили своё время на то, что важно. Для этого им нужна прозрачность в отношении загрузки каждой команды, сейчас и в будущем.
Функция планирования способности Asana — ключ к этой прозрачности для Khayat. Благодаря планированию загрузки руководители могут заглянуть в будущее и увидеть, что предстоит сделать команде, а затем распределить работу на предстоящий месяц с учётом общей способности каждого сотрудника. Можно даже увидеть, над какими проектами работают люди, ка��ой процент времени занимают эти проекты и кто перегружен. А если требуется внести изменения, руководители могут легко перетаскивать задачи от одного человека к другому.
У команды Хаята есть разные представления, позволяющие видеть способность на разных уровнях. Например, у них есть один общий вид для всего отдела. «Для таких, как я, есть общий вид, который охватывает весь отдел, обеспечивая видимость всей организации ИТ-директора», — объясняет Хаят. Кроме того, у нас есть более конкретные представления для каждой команды, позволяющие руководителям получать доступ к подробной разбивке способности команды и текущих проектов». Когда руководитель вносит изменения на уровне команды, они также отражаются в общем представлении, поэтому нет необходимости дублировать работу.
Планируйте успех с помощью Asana
Фиксируя всю работу в Asana, команда Хаята получает полную видимость всей организации ИТ-директора, включая дорожные карты, рабочие нагрузки, прогресс в достижении целей и многое другое. Благодаря этой аналитике они могут быстрее достигать важных целей.
Узнайте, как Asana может помочь вашей компании координировать команды и процессы в организации.
Asana в деле
С помощью Asana операционные команды могут объединять работу, стандартизировать процессы и автоматизировать рабочие процессы — и всё это в одном месте.
