Линейка люксовых, простых в использовании, современных средств макияжа Trinny London, которыми можно пользоваться где угодно, уже успела попасть в косметички по всему миру. Всего за четыре года штат компании вырос до более чем 170 работников. Однако этот невероятный успех вызвал опасения относительно того, как поддерживать такой уровень роста в долгосрочной перспективе за счёт привлечения новых клиентов.

Согласно каталогу «Anatomy of Work» только за счёт оптимизации процессов сотрудники могут экономить шесть часов и пять минут каждую неделю. Компания Trinny London решила внедрить новый инструмент в стиле канбан и сразу же отметила, что стало проще видеть задачи, отслеживать ход работ и выявлять функциональные зависимости. Но это создало новую проблему — избыток коммуникации. «Папки «Входящие» сотрудников были завалены уведомлениями», — пояснила Шэннон.

Компания Trinny London решила оценить другие инструменты для управления работой, понимая, что ей нужно решение с мощными возможностями автоматизации и всеми необходимыми функциями «из коробки». «Нам нужна была более продвинутая система — что-то, что работало бы как электронная таблица, но с возможностью просмотра в режиме реального времени и автоматическими уведомлениями, и при этом не перегружало бы людей», — говорит Шэннон.

Asana соответствовала всем требованиям

Команды Asana и Trinny London начали внедрение с одного сценария использования: помощи в запуске продуктов. Джемима Чайлдс, координатор по производству видеоматериалов, сказала: «Asana сделала процесс максимально понятным. Казалось, что все знали, на каком этапе они находятся и что им нужно делать». Шэннон продолжила: «Если я не у ноутбука, я слежу за уведомлениями с помощью интеграции с приложением Slack. Всё находится в одном месте, поэтому, когда я возвращаюсь к работе за компьютером, моя электронная почта не переполнена».

Демонстрация возможностей Asana в небольшом масштабе упростила внедрение. Но команде понравилось не только то, как Asana улучшила управление работой, — ей понравились и все мелкие детали. «Мне нравится, как можно выражать благодарность коллегам с помощью эмодзи. Это очень мотивирует и имеет большое значение», — говорит Джемима.

Правильная основа

«Когда мы использовали нашу первоначальную электронную таблицу и инструмент в стиле канбан, нам приходилось постоянно выпрашивать у людей актуальную информацию. Это не уменьшало, а увеличивало нагрузку вдвое», — говорит Джемима. Однако ясность, которую Asana обеспечивает при составлении брифов для новых рекламных объявлений, их организации и учёте обратной связи, позволила Trinny London улучшить работу своих сотрудников. Согласно каталогу «Anatomy of Work», более четверти работников хотели бы, чтобы их работодатели сделали такие инвестиции для улучшения совместной работы. «Моя любимая функция — это возможность добавлять одну задачу на несколько досок. Таким образом, нам нужно общаться только в одной задаче, и она видна везде. Это изменило правила игры для нас», — говорит Шэннон.

Trinny London использует Asana для оптимизации расходов на рекламу. Как пояснила Деми Мистри, координатор по платным рекламным кампаниям в социальных сетях: «Раньше было очень сложно понять, где что находится, и подобрать нужные изображения к нужному тексту. Asana даёт мне полное представление о цели, описании, связанных ссылках и материалах каждого объявления, а также о статусе выполнения и дальнейших шагах. Asana помогает нам быстрее загружать материалы в менеджер рекламы Facebook и тестировать их. Когда мы знаем, что работает, мы можем подготовить больше брифов и повысить рентабельность продаж».

Безупречное выполнение

Asana также позволяет Trinny London координировать работу межфункциональных команд, отвечающих за привлечение новых клиентов по мере развития бизнеса.

Централизованные общие доски обеспечивают единое представление обо всех задачах с чёткими обновлениями статуса и возможностью при необходимости привлекать к проекту нужных сотрудников. «Поскольку мы взаимодействуем со всеми командами в рамках маркетинга, Asana отлично подходит для управления всеми задачами. У нас есть четыре доски, предназначенные исключительно для фотосъёмок: одна — для организации съёмок, одна — для ретуширования, одна — для редакционной работы и одна — для дополнительного дизайна», — говорит Пенни Бавистер, координатор по операциям в сфере дизайна. «Чтобы мы не сбивались с курса, я настроила правило, согласно которому, когда задача отмечается как завершённая, она автоматически переносится на следующую доску. Если чего-то не хватает, другое правило понижает статус задачи и возвращает её на предыдущую доску для дальнейшей работы».

Шеннон прокомментировала: «Asana помогла нам автоматизировать процесс утверждения обратной связи, что, безусловно, ускорило работу и сделало всё более понятным».

Кроме того, исследование «Anatomy of Work» показало, что большинство работников могут тратить лишь 14% своего времени на перспективную стратегию, и Trinny London считает, что Asana предоставила компании огромные возможности. «Моя предыдущая должность теперь функционирует сама по себе, — пояснила Шэннон. — «Asana дала мне больше времени для работы над планированием более высокого уровня и для того, чтобы смотреть в будущее, думая о предстоящих запусках и проектах».

Видимые результаты

Одним из основных KPI команды по производству видеоматериалов было увеличение продолжительности просмотра до одной минуты для всего видеоконтента на сайте и YouTube. Это побуждает больше зрителей ставить отметки «нравится» и подписываться на канал, что в конечном итоге увеличивает выручку. «Чтобы получить новые брифы на видео, мы просим редакционную команду заполнить форму Asana, которая создаёт задачу на доске производства видеоматериалов. Затем у меня появляется наглядный список запросов, и мне проще оценить рабочую нагрузку и состояние различных материалов, прежде чем поручить бриф команде дизайнеров или копирайтеров», — объясняет Джемима.

Раньше входящие запросы обрабатывались по электронной почте, и из-за их большого количества часто пропускались действия или возникали недопонимания — одно из главных последствий выгорания, согласно каталогу «Anatomy of Work». Теперь 99% внутреннего общения происходит через Asana. Кроме того, сотрудники чувствуют ответственность за порученные им задачи, имеют доступ к необходимой информации и ощущают, что могут влиять на результат своей работы, что мотивирует их брать на себя ответственность. Как отметила Джемима: «Asana дала нам возможность лучше управлять рабочей нагрузкой».

Настроены на успех

Благодаря тому, что Asana стала неотъемлемой частью рабочих процессов, у Trinny London теперь есть подходящая платформа для масштабирования и диверсификации, чтобы оставаться актуальной для будущих клиентов. «В следующем году основное внимание будет уделено расширению нашего присутствия на растущих рынках, включая США, Германию и Канаду, — говорит Деми. — «Asana существенно поможет нам в организации выхода на новые рынки, а также в поддержании обычной деятельности».

Теперь Trinny London уверена в своей способности привлекать новых клиентов в долгосрочной перспективе, поскольку Asana предоставляет команде платформу, необходимую для безупречного управления работой и её выполнения.