Quora — это онлайн-платформа для обмена знаниями, которая позволяет людям обсуждать интересующие их вопросы и получать ответы. На Quora пользователи могут делиться фактами или своим мнением в зависимости от вопроса. От полезных вещей, которые можно узнать за десять минут, до отличных способов использования Asana: если кто-то уже задавал этот вопрос, ответ, вероятно, есть на Quora.

Но объединение людей вокруг мировых знаний не обходится без собственных проблем. Для Эллин Ли, менеджера по продукту в команде интернационализации, одной из таких задач было перевести Quora на 23 новых языка, чтобы лучше обслуживать глобальное сообщество. Для этого команды разработчиков продукта Quora создали процесс непрерывного развертывания, чтобы часто выпускать новые функции и возможности, но их система контроля ошибок не успевала за этим.

Изначально за процесс контроля ошибок отвечала команда разработки продуктов, которая управляла им с помощью инструмента, к которому у неё был доступ. Но их инструмент приводил к разобщённости рабочих потоков и снижению прозрачности проекта, поскольку:

• Всем членам команды Quora предлагалось сообщать об ошибках, но только у некоторых членов команды разработки продуктов был доступ к инструменту отслеживания ошибок.

• Доступ к инструменту отслеживания ошибок получали только команды, которые выполняли пуш кода. Другим командам приходилось запрашивать доступ к инструменту, что требовало большого объёма ручной работы.

• Любые дополнительные вопросы приходилось решать по электронной почте или в Slack, что приводило к критическим задержкам в получении информации.

• Чтобы управлять своей системой, инженеры Quora должны были создавать настраиваемые функции для системы контроля ошибок своей команды.

• Разработчикам продуктов Quora приходилось поддерживать 1 уникальную форму для контроля ошибок на каждую команду.

Эллин знала, что должен быть более эффективный способ, поэтому она взялась за новый сложный проект: объединить всю компанию и найти систему, к которой все могли бы получить доступ.

Вопрос: есть ли лучший способ отправлять сообщения об ошибках и отслеживать их?

Элин взяла на себя задачу найти подходящий инструмент для отслеживания и управления процессом сообщения об ошибках в компании. Она начала с опроса других команд по разработке продуктов, чтобы убедиться, что новый инструмент сможет поддерживать функции, которые им нравились в их нынешней системе, и при этом решит критические проблемы, например, найти инструмент, который не нужно будет постоянно контролировать, настраивать и приоритизировать команде Quora по платформе продуктов. Затем она опросила участников различных команд, не связанных с разработкой продуктов, включая юридический, финансовый и продуктовый отделы, чтобы узнать, чего они ожидают от системы отслеживания ошибок.

Нам нужна была платформа, которая позволила бы отслеживать ошибки и управлять проектами. Это была непростая задача, и многие думали, что такой платформы не существует, пока мы не нашли Asana.

Эллин Ли, менеджер по продуктам компании Quora

В частности, команде Quora был нужен инструмент, который обеспечивал бы:

• Централизованное место для управления проектами, чтобы заинтересованные лица из разных отделов имели чёткое представление об обязанностях и прогрессе, а работа не упускалась из виду.

• Единый стандартный канал для отправки ошибок командам разработчиков продуктов, чтобы они могли затем сортировать их и управлять ими в одном месте.

• Способ фиксировать метаданные задач, чтобы упростить распределение и сортировку ошибок.

• Система, которую можно было бы создавать и настраивать самостоятельно, без поддержки инженеров.

Команда Эллин по интернационализации использовала Asana, поэтому, хотя список пожеланий Quora был амбициозным, она знала, что он выполним. Asana также было легко внедрить в технических и нетехнических командах, что выделяло её среди конкурентов, продукты которых были менее удобными в использовании. Это соответствовало личному требованию Эллин: выбранный ею инструмент мог использоваться всеми сотрудниками компании, а не только командами по продукту и инженерными командами.

В: Что ещё Quora может делать в Asana?

Для Элинн возможность отслеживать ошибки в Quora была только началом. Она также знала, что командам будет полезно использовать централизованную платформу для управления работой, чтобы отслеживать всю свою работу в одном месте.

Поскольку Asana подходила как для технических, так и для нетехнических команд, Эллин подготовилась к внедрению Asana для дополнительных целей: отслеживания всех квартальных проектов Quora в Asana. Раньше каждая команда использовала свой собственный инструмент управления работой — фактически, команда Эллин использовала Asana — для отслеживания работы и управления ею.

Было практически невозможно найти конкретный проект или получить обновление статуса о ходе работ, потому что каждая команда отслеживала свою работу в отдельном месте.

Эллин Ли, менеджер по продуктам компании Quora

Благодаря портфелям команды теперь могут отслеживать работу по нескольким проектам и получать общее представление об отчётах о ходе выполнения работ по всем инициативам. Руководители команд также могут создавать еженедельные отчёты о состоянии с помощью отчётов о статусе всего за несколько кликов. Тогда сотрудники компании смогут просматривать все отчёты о ходе работ команды на уровне портфеля.

В: Как внедрить Asana во всей организации?

Чтобы помочь Quora освоить Asana, Эллин применила двухсторонний подход:

• Отслеживание ошибок: Эллин начала с создания документа, в котором были изложены новые правила отслеживания ошибок в Asana. Чтобы создать этот документ, Эллин сотрудничала с командой по ошибкам, в которую входит по одному инженеру из каждой команды. Их документ отвечает на любые потенциальные вопросы, которые могут возникнуть у членов команды Quora, например, как сообщить об ошибке, как сортировать ошибки и что делать, если вам назначили ошибку. Таким образом, все могли сразу же уверенно приступить к отслеживанию ошибок в Asana.

• Управление проектами и портфелями: Элин знала, что ей также нужно внедрить управление портфелями в Quora, чтобы повысить прозрачность статуса каждого проекта. Чтобы внедрить портфели в команде Quora, Элинн применила свой опыт работы с Asana, создав примеры рабочих процессов, чтобы продемонстрировать, как команды могут наилучшим образом использовать Asana для управления проектами и портфелями. Каждый руководитель команды создал портфель для своей команды, а руководителям проектов было предложено добавлять проекты в портфель своей команды. Командам предлагается отслеживать в проектах всё, что они пожелают. Единственное требование заключается в том, чтобы каждый руководитель проекта делился еженедельными обновлениями, чтобы руководители команд могли получить общее представление о статусе каждого проекта на уровне портфеля.

Поскольку у меня был большой опыт работы с Asana, я настоятельно рекомендовал её, потому что был уверен, что она хорошо подходит не только для отслеживания индивидуальной работы, но и для совместной работы в команде и управления работой.

Эллин Ли, менеджер по продуктам компании Quora

Будучи платформой для онлайн-знаний, команда Quora не остановила на этом процесс адаптации к Asana. Эллин также создала внутренний канал Slack, чтобы отвечать на любые разовые вопросы и предоставить участникам команды пространство для обмена советами и рекомендациями по использованию Asana. Команда Quora также не была бы полноценной, если бы не делилась своими знаниями с другими на Quora. Пользователи Quora — как работники Quora, так и любопытные пользователи Интернета — могут получить доступ к пространству Asana, чтобы делиться подсказками, снимками экрана и лучшими практиками Asana.

В: Как Quora использует Asana сегодня?

Команда Quora прошла долгий путь от разрозненной работы и недостаточной прозрачности. Сегодня вся работа, требующая выполнения, выполняется в Asana, а руководители команд еженедельно делятся отчётами о ходе работ. Портфолио задач и проектов команды доступны на уровне компании, поэтому межфункциональные сотрудники в Quora могут получать актуальную информацию о ходе проекта.

Ожидается, что для каждого проекта, над которым работает команда, будет создан соответствующий отчёт о проекте в Asana. Руководители команд создают еженедельные отчёты о ходе работ, которыми мы делимся со всей компанией через портфели.

Эллин Ли, менеджер по продуктам компании Quora

Кроме того, весь контроль ошибок осуществляется в Asana. В результате каждый участник команды Quora может легко сообщать о новых ошибках с помощью одной центральной формы, которая направляет информацию в один проект. Участники команды выбирают, какой команде следует направить ошибку, в выпадающем списке. Затем правила Asana уведомляют этих участников команды о новом баге, что позволяет быстрее и эффективнее сортировать работу.

Для дополнительной наглядности процесса контроля ошибок инженеры Quora создали пользовательский API с помощью Asana, который добавляет отправителя формы в качестве сотрудника в задачу. Таким образом, человек, отправивший форму, может быть в курсе событий, отвечать на дополнительные вопросы и получать уведомления об исправлении ошибки.

Раньше было практически невозможно получить представление о работе, выполняемой командами и всей компанией, потому что люди использовали разные инструменты. Теперь вся наша работа централизована в Asana. Эта прозрачность изменила для нас всё.

Эллин Ли, менеджер по продуктам компании Quora

Каковы следующие шаги Quora?

Обеспечив прозрачность и взаимодействие внутри компании, Quora предоставляет эти возможности своим пользователям. Недавно они запустили Quora Spaces, где пользователи могут создавать курируемый контент Quora по определённой теме или вопросу. Эллин и её команда работают над тем, чтобы сделать Spaces доступными на как можно большем количестве языков, чтобы любой пользователь Quora мог создать Space. Популярные пространства: Simplify Your Life, Machine Learning и Straight From the Source.