Awin переходит на 4-дневную рабочую неделю с помощью Asana

Awin — крупнейший в мире поставщик услуг партнёрского маркетинга. Компания со штаб-квартирой в Берлине помогает рекламодателям и издателям сотрудничать для стимулирования продаж. Услуги отслеживаются и оплачиваются на платформе, что обеспечивает безопасность взаимодействия между обеими сторонами. Бизнес-модель работает настолько хорошо, что у Awin 15 200 международных рекламных клиентов, более 211 000 партнёров-издателей и клиентов в более чем 180 странах. В компании работает более 1100 работников, и около 870 из них используют Asana для управления своей работой. Вот история о том, как это произошло.

С момента своего основания 20 лет назад компания Awin только набирала популярность. Но даже с таким послужным списком команда не была готова к резкому ускорению, вызванному пандемией COVID-19. Проекты стали крупнее, сложнее и с более сжатыми дедлайнами. Разрозненные отделы, полагающиеся на электронные таблицы и электронную почту для совместной работы, перестали быть эффективными. Эта модель также не соответствовала видению Awin своего будущего, мира, в котором четырехдневная рабочая неделя была бы жизнеспособной. Поставив перед собой цель оптимизировать процессы и внедрить методы работы, которые позволили бы перейти на 32-часовую рабочую неделю, компания Awin начала поиск единого инструмента для управления работой, который можно было бы использовать во всей компании.

Поиск подходящей платформы для управления работой

В Awin уже использовались инструменты для управления работой. Разные отделы использовали разные инструменты для управления своей работой. Однако это создавало разрозненность и затрудняло сотрудничество между отделами. Компании Awin требовалась платформа, которая упростила бы организацию и интегрировалась с уже работающими системами, такими как Microsoft Teams и Jira. В то время Asana уже использовали 30 работников из маркетинговой команды. Старший менеджер по маркетингу Александра Битц была большим поклонником платформы и продвигала её в компании. Поддержка со стороны маркетинговой команды помогла Asana занять хорошую позицию, но платформа не была выбрана до тех пор, пока не были протестированы и оценены другие инструменты.

Asana стала предпочтительным выбором благодаря интуитивно понятному, удобному интерфейсу и полной прозрачности, которую она обеспечивает в работе всей компании.

Тестирование Asana в кампаниях «Чёрной пятницы»

В Awin решили, что лучший способ представить Asana всей компании — показать конкретные примеры её эффективности. Компания запустила платформу в пилотном режиме со своей немецкой командой продаж, которая использовала исключительно Asana для управления кампаниями, предшествующими Чёрной пятнице. Чёрная пятница — важный день в розничной торговле, и подготовка к нему требует много общения, переговоров и координации. Команда продаж эффективно справилась со всем этим в Asana и оставила очень положительные отзывы о своём опыте.

В период Чёрной пятницы обычно одновременно обрабатывалось 600 заданий. Возможность общаться внутри задач и одновременно видеть ход их выполнения была для нас огромным преимуществом.”

После этого Awin внедрила Asana во всей компании. Благодаря простоте использования Asana большинство работников легко освоили её. Более технически подкованные работники сразу же начали использовать функции автоматизации Asana, такие как правила и обновления статуса. Те, кому работа в Asana давалась сложнее, начали с простых списков задач, чтобы привыкнуть к новому способу работы. Дополнительную помощь оказала команда Asana по сопровождению клиентов, которая показала людям, что именно они могут делать на платформе. Независимо от уровня внедрения, в Awin значительно повысилась прозрачность, что сразу же ощутили все сотрудники компании.

Теперь Феликс Витте, глава отдела корпоративного развития и стратегии в Awin, является одним из самых больших чемпионов Asana. По его словам, ни одна другая платформа не была внедрена и принята так быстро, как Asana. «Asana предлагает множество мелочей, которые в совокупности приносят большую пользу», — говорит Феликс. Одна из любимых особенностей Asana для Феликса заключается в том, что больше не нужно записывать протоколы совещаний, потому что работникам сразу же назначаются задачи.

До сих пор ни одна другая платформа не была внедрена и принята так быстро, как Asana. Сначала мне пришлось убеждать коллег, но сегодня они стали ещё большими чемпионами Asana, чем я.”

Повышение эффективности и четырёхдневная рабочая неделя

Благодаря автоматизации и повышению эффективности, обеспечиваемым Asana, компания Awin смогла перейти на четырёхдневную рабочую неделю. Это захватывающее изменение сделало работников более мотивированными к тому, чтобы лучше структурировать свою работу на платформе. В результате работа стала более упорядоченной, а ресурсы используются более эффективно.

Ниже приведены несколько процессов, которые улучшились с помощью Asana:

• Глобальные маркетинговые команды больше не разрознены и легко сотрудничают друг с другом. Команды могут отчитываться не только перед местным руководством, что упрощает координацию глобальных кампаний и обмен знаниями.

• Глобальными проектами с несколькими заинтересованными сторонами управлять стало намного проще. Например, Awin Access — это новый продукт для небольших интернет-магазинов. В запуске этого проекта участвовали разные международные команды с сотнями подзадач между ними. Asana сделала управление этим проще простого.

• Новые предложения от Awin и её партнёров легко передаются в Asana. Нет необходимости отправлять электронные письма по всему миру или использовать сложные электронные таблицы, потому что каждый может видеть, что ему нужно, в Asana.

• Отчётность теперь автоматизирована и упрощена. Таким командам, как отдел разработки и стратегии Феликса, больше не нужно каждый месяц собирать одни и те же данные для отчётов. Запросы автоматизированы, и поток данных поступает без необходимости поднимать палец.

В целом, повышенная прозрачность, предлагаемая Asana, стала огромной победой для Awin. Возможность видеть планы проектов от начала до конца и визуализировать, какие задачи зависят друг от друга, позволила работникам лучше управлять своей работой и ресурсами. Теперь глобальным командам стало проще общаться, а координация между отделами значительно улучшилась.

Обычный запутанный пинг-понг по электронной почте больше не нужен. Участники проекта могут отслеживать всё с помощью Asana, и сложное сопоставление в электронных таблицах больше не требуется.”

Взгляд в будущее

Теперь Awin использует Asana для сопоставления целей и ключевых результатов (OKR). Благодаря проекту, разработанному Феликсом и его командой, теперь вся компания может видеть, как их работа способствует достижению более высоких целей. ЦКР стали важным инструментом управления, и руководители Awin будут продолжать изучать, как использовать их и Asana в целом, чтобы давать командам возможность выполнять свою работу наилучшим образом.