С момента своего основания 20 лет назад компания Awin только набирала популярность. Но даже с таким опытом команда не была готова к резкому ускорению, вызванному пандемией COVID-19. Проекты стали более крупными, сложными и с более жёсткими дедлайнами. Работа разрозненных отделов, которые для совместной работы полагались на электронные таблицы и электронную почту, перестала быть эффективной. Эта модель также не соответствовала видению будущего Awin — миру, в котором возможна 4-дневная рабочая неделя. С целью оптимизации процессов и внедрения методов работы, которые позволили бы протестировать 32-часовую рабочую неделю, Awin начала поиск единого инструмента для управления работой, который можно было бы использовать в масштабах всей компании.

Поиск подходящей платформы для управления работой

Awin уже пользовалась инструментами для управления работой. Разные отделы использовали разные инструменты для управления своей работой. Однако это порождало разрозненность и затрудняло взаимодействие между отделами. Awin нуждалась в платформе, которая упростила бы организацию и интегрировалась с системами, уже используемыми в компании, такими как Microsoft Teams и Jira. На тот момент Asana уже использовали 30 работников из команды маркетинга. Старший менеджер по маркетингу Александра Биц была большой поклонницей платформы и продвигала её во всей компании. Поддержка со стороны команды маркетинга помогла Asana занять выгодное положение, но платформа не была выбрана, пока не были протестированы и оценены другие инструменты.

Asana стала предпочтительным выбором благодаря интуитивно понятному, удобному интерфейсу и полной прозрачности, которую она обеспечит в работе всей компании.

Тестирование Asana в рамках кампаний «Чёрная пятница»

В Awin решили, что лучший способ представить Asana всей компании — показать конкретные примеры её эффективности. Компания протестировала платформу со своей немецкой командой продаж, которая использовала исключительно Asana для управления кампаниями в преддверии Чёрной пятницы. Чёрная пятница — важный день в розничной торговле, и подготовка к ней требует много общения, переговоров и координации. Команда продаж эффективно справилась со всем этим в Asana и оставила очень положительный отзыв о своём опыте.

В период «Чёрной пятницы» обычно обрабатывалось 600 задач одновременно. Возможность общаться внутри задач и одновременно видеть ход их выполнения была для нас огромным преимуществом.

Феликс Витте, директор по корпоративному развитию и стратегии, AWIN AG

После этого успеха компания Awin внедрила Asana в масштабах всей компании. Благодаря простоте использования Asana большинство работников легко освоили платформу. Более технически подкованные работники сразу же начали пользоваться функциями автоматизации Asana, такими как «Правила», и функциями обновления статуса. Те, кому было сложнее использовать Asana, начали с простых списков задач, чтобы привыкнуть к новому способу работы. Дополнительную помощь оказала команда Asana по сопровождению клиентов, которая показала людям, что именно они могут делать на платформе. Независимо от уровня освоения, в Awin значительно повысилась прозрачность, что сразу же ощутили все сотрудники компании.

Теперь Феликс Витте, глава отдела корпоративного развития и стратегии в Awin, является одним из главных чемпионов Asana. По словам Феликса, ни одна другая платформа не была внедрена и принята так быстро, как Asana. «Asana предлагает множество мелочей, которые в совокупности приносят большую пользу», — говорит Феликс. Одно из любимых преимуществ Asana для Феликса заключается в том, что больше не нужно вести протоколы совещаний, потому что работникам сразу назначаются задачи.

До сих пор ни одна другая платформа не внедрялась и не принималась так быстро, как Asana. Поначалу мне приходилось убеждать коллег, но сегодня они стали ещё большими чемпионами Asana, чем я.

Феликс Витте, директор по корпоративному развитию и стратегии, AWIN AG

Повышение эффективности и четырёхдневная рабочая неделя

Автоматизация и повышение эффективности, обеспеченные Asana, позволили Awin запустить пилотный проект по переходу на четырёхдневную рабочую неделю. Это захватывающее изменение повысило мотивацию работников к лучшей структуризации своей работы на платформе. В результате работа стала более упорядоченной, а ресурсы — использоваться более эффективно.

Ниже приведены несколько процессов, которые улучшились благодаря Asana:

• Глобальные маркетинговые команды больше не разрознены и легко взаимодействуют друг с другом. Команды могут отчитываться не только перед местным руководством, что упрощает координацию глобальных кампаний и обмен знаниями.

• Управлять глобальными проектами с несколькими заинтересованными сторонами стало намного проще. Например, Awin Access — это новый продукт для небольших интернет-магазинов. В запуске этого проекта участвовали различные международные команды, между которыми были распределены сотни подзадач. Благодаря Asana управлять этим было проще простого.

• Новые предложения Awin и её партнёров легко передавать в Asana. Нет необходимости отправлять электронные письма по всему миру или использовать сложные электронные таблицы, потому что каждый может видеть то, что ему нужно, в Asana.

• Отчётность теперь автоматизирована и упрощена. Таким командам, как отдел разработки и стратегии Феликса, больше не нужно каждый месяц собирать одни и те же данные для отчётов. Запросы автоматизированы, и данные поступают без каких-либо действий со стороны пользователей.

В целом, повышенная прозрачность, которую обеспечивает Asana, стала огромным преимуществом для Awin. Возможность видеть планы проектов от начала до конца и визуализировать, какие задачи зависят друг от друга, позволила работникам лучше управлять своей работой и ресурсами. Теперь глобальным командам стало проще обмениваться информацией, а координация между отделами значительно улучшилась.

Обычная запутанная переписка по электронной почте больше не нужна. Участники проекта могут отслеживать всё с помощью Asana, и больше нет необходимости в сложном сопоставлении в электронных таблицах.

Феликс Витте, директор по корпоративному развитию и стратегии компании AWIN AG

Взгляд в будущее

Теперь Awin начала использовать Asana для составления целей и ключевых результатов (OKR). Благодаря проекту, инициированному Феликсом и его командой, вся компания теперь может видеть, как их работа способствует достижению более масштабных целей. OKR стали важным инструментом управления, и руководители Awin продолжат изучать, как использовать их и Asana в целом, чтобы и дальше расширять возможности команд для максимально эффективной работы.