Na pierwszej linii zaangażowania Young Survival Coalition (YSC) w relacje z jej członkami stoi zespół ds. komunikacji marketingowej. Nadzoruje on promocję i dostarczanie całej treści, wydarzeń, e-maili, mediów społecznościowych i strony internetowej organizacji. Jak wyjaśnia Mary Atwater, menedżerka ds. mediów cyfrowych w YSC, interesariusze szukają pomocnych zasobów, dlatego najwyższym priorytetem zespołu jest zapewnienie, że strona internetowa i blog są aktualne oraz zawierają najbardziej odpowiednie i aktualne informacje.

Zarządzając naszymi treściami i kalendarzami dla mediów społecznościowych w Asanie, osiągnęliśmy 190% wzrost liczby wyświetleń bloga i 175% wzrost liczby poleceń w mediach społecznościowych.

Przy dużej liczbie zleceń roboczych, braku możliwości łatwego śledzenia postępów projektów przez poszczególne działy oraz niewielkim zespole pracującym nad wieloma terminami i priorytetami jednocześnie, zespołowi trudno było za wszystkim nadążyć. Dlatego w 2018 roku zatrudnili Steph Poland jako specjalistkę ds. operacji w dziale marketingu, aby pomagała w planowaniu, koordynacji i zarządzaniu pracą.

Mając w zespole Steph i nowego zastępcę dyrektora, zespół MarCom ocenił każdy proces przepływu pracy w swoim dziale. Odkryli, że duża liczba zleceń roboczych pochodzących z wielu różnych działów utrudnia zespołowi współpracę, informowanie działów o statusie ich projektów i dotrzymywanie terminów niezbędnych do wykonania wysokiej jakości pracy. Wspólnie musieli znaleźć rozwiązanie, które zapewniłoby przejrzystość procesów zespołowych, zmniejszyło stres całego zespołu i umożliwiło mu wykonywanie pracy jak najlepiej.

Proces wyboru

Jednym z pierwszych kroków, które podjęli, było zidentyfikowanie najważniejszych potrzeb zespołu. Prowadząc tak wiele różnych projektów jednocześnie, zespół szukał:

• Możliwości scentralizowania przychodzących próśb i zleceń, aby nic nie umknęło uwadze.

• Sposobu na przeglądanie wszystkiego, nad czym pracował zespół, w jednym miejscu, aby lepiej ustalać priorytety.

• Narzędzia do kompleksowego planowania projektów, dzięki któremu obowiązki i terminy będą jasne, a kluczowe kroki nie zostaną pominięte.

Kilka działów korzystało już z Asany i znało to narzędzie, ale nie zintegrowało swoich projektów w Asanie. Steph przyjrzała się temu bliżej, biorąc udział w wydarzeniu Asana together, podczas którego dowiedziała się o zniżce Asany dla organizacji non-profit. Przekonane, że funkcje Asany spełnią potrzeby zespołu – a dodatkowo mając do dyspozycji zniżkę dla organizacji non-profit – kierownictwo YSC było pewne, że Asana może pomóc organizacji scentralizować pracę, zwiększyć przejrzystość i umożliwić wszystkim zespołom skupienie się na najważniejszej części ich pracy: wspieraniu członków.

Ponieważ dział MarCom już korzystał z Asany, Steph skupiła się na tym, aby pomóc innym działom nauczyć się z niej korzystać, wbudowując w nią ich procesy. Zaczęła od prowadzenia szkoleń wdrożeniowych na temat Asany dla kierownictwa i każdego działu, aby mogli zrozumieć, jak korzystać z kluczowych funkcji i organizować swoją pracę. Następnie Steph skonfigurowała projekty i przepływy pracy w Asanie dla wszystkich zadań, od zleceń po planowanie specjalnych programów, aby zespół mógł łatwo śledzić postępy i zapoznać się z narzędziem.

Nawiązywanie głębszych relacji z beneficjentami dzięki bardziej efektywnej pracy

Teraz zespół MarComm, podobnie jak wszyscy inni w YSC, korzysta z Asany do zarządzania całą pracą – od planowania premier internetowych wydarzeń Summit i Tour de Pink po zarządzanie treściami i programami marketingu marki. Śledząc swoją pracę w Asanie, mogą skupić się na tworzeniu większej liczby wysokiej jakości zasobów dla młodych dorosłych dotkniętych rakiem piersi, zamiast tylko na publikowaniu materiałów. A ponieważ usprawnili swoje procesy, mają teraz czas na tworzenie jeszcze większej ilości treści. Oto trzy sposoby, w jakie Asana zwiększyła efektywność zespołu i jego zaangażowanie w relacje z beneficjentami:

Skrócenie czasu i zwiększenie liczby rejestracji na Summit

YSC na nowo zdefiniowało sposób planowania swojej największej oferty programowej, YSC Summit, korzystając z Asany. Zamiast polegać na wielu arkuszach kalkulacyjnych i wykonywać dużo pracy ręcznej, teraz używają szablonów projektów. Dzięki temu czas planowania premiery internetowej i promocji skrócił się z 30–40 godzin do 10–15 godzin. Usprawnili również proces przeglądu, korzystając z zależności i podzadań, aby mieć pewność, że nic nie umknie ich uwadze. Dzięki zwiększonej wydajności zespół miał więcej czasu, aby skupić się na generowaniu zainteresowania wydarzeniem YSC Summit 2020 i udało mu się podwoić liczbę rejestracji Save My Spot.

Dzięki Asanie skróciliśmy czas potrzebny na rozpoczęcie planowania szczytu o 80%.

Zwiększenie dokładności i odpowiedzialności, aby uruchomić Tour de Pink na czas

YSC Tour de Pink to prawdopodobnie najbardziej złożony projekt organizacji. Jest to wielodniowa charytatywna wycieczka rowerowa. Od rejestracji po zarządzanie zespołem, przewodniki szkoleniowe i aplikację – sukces Tour de Pink zależy od kilku działów, planów awaryjnych i integracji. Korzystając z Asany do planowania wydarzenia i rozdzielając obowiązki oraz terminy, zespół był w stanie zmniejszyć liczbę poprawek wysyłanych do swojego wykonawcy stron internetowych. W rezultacie o 50% poprawiła się terminowość uruchomienia.

Dostarczanie większej liczby treści wysokiej jakości i nawiązywanie kontaktów z większą liczbą interesariuszy

Dzięki usprawnieniu harmonogramów projektów YSC Summit i Tour de Pink cały zespół ma więcej czasu na skupienie się na tworzeniu wysokiej jakości treści na bloga. Od czasu wdrożenia Asany zwiększyli liczbę treści na blogu o 50%, a treści do mediów społecznościowych o 45%. W rezultacie liczba czytelników ich bloga wzrosła o 190%, a liczba poleceń z mediów społecznościowych o 175%.

Dzięki większej przejrzystości i więcej czasu na skupienie się na wspieraniu swoich beneficjentów zespół YSC MarComm był w stanie radykalnie poprawić sposób, w jaki dociera do swojej społeczności. Zarządzając swoją pracą w Asanie, może skupić się na zapewnianiu wsparcia i zasobów, których osoby dotknięte rakiem piersi naprawdę potrzebują, gdy mierzą się z jednym z najtrudniejszych doświadczeń w swoim życiu.